淺談電力企業(yè)客戶(hù)檔案信息化建設(shè)的必要性

陳婷紅

摘要：隨著國(guó)家電網(wǎng)公司全面推進(jìn) “三型兩網(wǎng)”發(fā)展戰(zhàn)略以及當(dāng)前爆炸式增長(zhǎng)的電力系統(tǒng)數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足從海量數(shù)據(jù)中獲取準(zhǔn)確、關(guān)鍵及定制化信息的需求，電網(wǎng)運(yùn)行所需的檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用是電力行業(yè)信息化、智能化發(fā)展的必然要求。電網(wǎng)公司“十三五規(guī)劃”的不斷推進(jìn)，公司在“兩個(gè)一流”建設(shè)顯著成就的同時(shí)，進(jìn)一步普及了檔案信息化知識(shí)，宣傳了檔案信息化文化，展現(xiàn)了檔案信息化工作價(jià)值。電力企業(yè)客戶(hù)檔案管理實(shí)施信息化管理模式勢(shì)在必行，依托現(xiàn)有營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步流轉(zhuǎn)和全過(guò)程管理，充分發(fā)揮電子檔案管理高效、便捷優(yōu)勢(shì)。下面針對(duì)電力企業(yè)客戶(hù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，淺析電力企業(yè)客戶(hù)檔案信息化建設(shè)的必要性。

關(guān)鍵詞：電子檔案、信息化建設(shè);電力企業(yè)客戶(hù)檔案三型兩網(wǎng)

一、前言

國(guó)家電網(wǎng)公司國(guó)家電網(wǎng)有限公司聚焦建設(shè)世界一流能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，守正創(chuàng)新、擔(dān)當(dāng)作為，打造“樞紐型，平臺(tái)型，共享型”企業(yè)，建設(shè)運(yùn)營(yíng)好“堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)，泛在電力物聯(lián)網(wǎng)”，即為“三型兩網(wǎng)”發(fā)展戰(zhàn)略。力求“四個(gè)服務(wù)”的企業(yè)宗旨于使命與價(jià)值的統(tǒng)一，也是國(guó)有企業(yè)的政治責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任與社會(huì)責(zé)任的統(tǒng)一。電力公司營(yíng)業(yè)范圍遍及全國(guó)，一個(gè)區(qū)域的電網(wǎng)公司每天新增的業(yè)務(wù)檔案高達(dá)上千件，再加上歷史遺留業(yè)務(wù)檔案，資料量非常龐大。無(wú)論是業(yè)務(wù)的辦理、信息的錄入還是后期的管理和查詢(xún)，其工作強(qiáng)度和工作效率相互制約，且滲透整個(gè)業(yè)務(wù)管理全過(guò)程，如何提高工作效率同時(shí)又降低勞動(dòng)強(qiáng)度，也是電力公司目前亟待解決的課題。

二、電力企業(yè)客戶(hù)檔案管理現(xiàn)狀分析

1. 責(zé)任分工不明確，檔案歸檔不完整

客戶(hù)檔案管理是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案建設(shè)工作，缺乏完善的檔案管理責(zé)任分工，例如在日常檔案管理工作中，歸檔責(zé)任部門(mén)與檔案管理部門(mén)責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門(mén)對(duì)檔案的歸檔缺乏主動(dòng)性和能動(dòng)性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，對(duì)所產(chǎn)生的檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時(shí)，歸檔不完整，歸檔遺漏等問(wèn)題。

2.客戶(hù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范導(dǎo)致信息化建設(shè)缺失

《國(guó)家電網(wǎng)公司電力企業(yè)客戶(hù)檔案管理規(guī)范》中對(duì)于客戶(hù)檔案信息化建設(shè)提出了具體要求：“以智能化、信息化手段保障電力企業(yè)客戶(hù)檔案的安全、高效和規(guī)范管理，對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程所涉及存量紙質(zhì)文檔實(shí)現(xiàn)電子化、流程化、可視化收集維護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能化信息共享與業(yè)務(wù)應(yīng)用”。目前，電網(wǎng)公司客戶(hù)檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)一直滯后于行業(yè)整體水平，包括跨專(zhuān)業(yè)流程不貫通，目標(biāo)不協(xié)同，操作不規(guī)范，人工錄入問(wèn)題普遍存在，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、管理方式、檔案信息安全在內(nèi)的規(guī)范多次調(diào)整，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.客戶(hù)檔案建設(shè)投入不足

電力公司傳統(tǒng)的檔案管理伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于檔案管理工作的硬件設(shè)施已不能滿(mǎn)足工作要求，是從設(shè)備，房間，環(huán)境等方面都需要進(jìn)一步升級(jí)。從電力企業(yè)中當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴(yán)重滯后的問(wèn)題。有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨(dú)的檔案資料室，但卻缺乏安全防護(hù)的措施，存在著巨大的安全隱患;企業(yè)管理工作中缺乏對(duì)于檔案管理工作的足夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作不能做到實(shí)處。

4.客戶(hù)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的匱乏

電力企業(yè)客戶(hù)檔案管理的特殊性，使得從事檔案收集整理的人員除具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)外，還要熟悉電力企業(yè)營(yíng)配工作流程規(guī)范?，F(xiàn)實(shí)中，檔案管理人員年齡偏大，女性偏多，輪崗換崗更替頻繁。日常工作繁瑣，內(nèi)容枯燥無(wú)味，職務(wù)晉升時(shí)不具備競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)年輕人才缺乏吸引力，更傾向于從事一線生產(chǎn)營(yíng)銷(xiāo)工作。檔案管理人員一般為非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)出身，相關(guān)技術(shù)知識(shí)和應(yīng)用水平的匱乏，導(dǎo)致檔案建設(shè)中系統(tǒng)維護(hù)、軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)等信息資源維護(hù)工作無(wú)法順利開(kāi)展。

三、電力企業(yè)客戶(hù)檔案信息化建設(shè)必要性

1.建立信息化管理體系，有利于客戶(hù)檔案的管理與服務(wù)

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，建立現(xiàn)代信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放式、主動(dòng)式的檔案管理與服務(wù)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。逐步建立完善的信息化檔案管理體系，制定和推出合理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確責(zé)任分工，使檔案的相關(guān)工作科學(xué)有序進(jìn)行，做好監(jiān)督和指導(dǎo)工作，切實(shí)把各項(xiàng)工作落到實(shí)處，保證電子檔案的可靠性、安全性、真實(shí)性以及完整性，為廣大用戶(hù)提供方便快捷、安全高效的檔案資料服務(wù)，加強(qiáng)考核，實(shí)行考核問(wèn)責(zé)制，確保檔案管理工作有章可循定期對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查和備份，防止出現(xiàn)黑客攻擊、信息流失等情況的發(fā)生，并在具體的實(shí)踐應(yīng)用中不斷補(bǔ)充完善，促進(jìn)檔案管理信息化改革。

2. 建立檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，有利于推動(dòng)檔案管理的發(fā)展

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量， 對(duì)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變來(lái)說(shuō)，高素質(zhì)人員的職業(yè)技能培養(yǎng)是必不可少的。因此，要加大培訓(xùn)工作力度，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，引入專(zhuān)業(yè)人才，使檔案管理人員不僅掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更熟練掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟練網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。培養(yǎng)工作人員的檔案信息化意識(shí)，不斷更新知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)步伐，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案信息化管理知識(shí)和技術(shù)， 打造綜合性的檔案管理團(tuán)隊(duì)。優(yōu)化工作人員的知識(shí)和薪資結(jié)構(gòu)，完善職業(yè)晉升渠道，滿(mǎn)足信息化社會(huì)對(duì)檔案管理的要求，積極引進(jìn)先進(jìn)的電子設(shè)備和管理技術(shù)，適應(yīng)檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。

3.加快檔案信息化建設(shè)，有利于檔案工作的規(guī)范有序和健康發(fā)展

充分利用智能技術(shù)（包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等），建設(shè)現(xiàn)代化檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)班組協(xié)同合作，信息資源有效整合，避免以往重藏輕用的做法，充分重視數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)和綜合利用?？蛻?hù)檔案信息化的建設(shè)，明確了營(yíng)配業(yè)務(wù)各流程環(huán)節(jié)客戶(hù)檔案收集、上傳、審核、整理的主體，結(jié)合自身業(yè)務(wù)范圍，規(guī)范了參與檔案信息化管理的各崗位人員的職責(zé)、權(quán)限，應(yīng)加強(qiáng)部門(mén)班組間協(xié)調(diào)，統(tǒng)一客戶(hù)檔案信息化管理平臺(tái)，將崗位職責(zé)等納入績(jī)效考核，讓各環(huán)節(jié)具體的工作，都能夠充分實(shí)現(xiàn)有章可循。保證實(shí)施過(guò)程中崗位人員執(zhí)行力度和操作的及時(shí)準(zhǔn)確率，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范有序和健康發(fā)展。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有利于檔案的共享和利用

制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的編碼格式、便于各部門(mén)之間檔案文件的檢索和傳輸，同時(shí)也可以切實(shí)提高檔案信息的實(shí)效性。其次，打破專(zhuān)業(yè)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效貫通，整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享和交流，提升客戶(hù)與企業(yè)之間友好用電與供需互動(dòng)過(guò)程中的參與度和滿(mǎn)意度，為電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展貢獻(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實(shí)行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部門(mén)之間的資源共享和管理人員的業(yè)務(wù)交流。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是記錄重要信息的載體，是人類(lèi)社會(huì)文明的成果。檔案管理信息化建設(shè)致力于構(gòu)建檔案信息平臺(tái)、提高工作效率、提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，讓檔案在信息化時(shí)代更好的為人類(lèi)政治、經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)提供有利于現(xiàn)實(shí)的經(jīng)驗(yàn)、借鑒和參考依據(jù)。盡管在現(xiàn)階段還存在著各種各樣的困難和問(wèn)題，但相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，隨著客戶(hù)檔案信息化廣泛應(yīng)用，將對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)發(fā)展具有著十分深遠(yuǎn)的意義實(shí)現(xiàn)了環(huán)節(jié)少、時(shí)間短、造價(jià)低、服務(wù)優(yōu)的辦電服務(wù)新模式。檔案管理信息化要充分應(yīng)用移動(dòng)互聯(lián)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電力系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)萬(wàn)物互聯(lián)、人機(jī)交互，為打造狀態(tài)全面感知、信息高效處理、應(yīng)用便捷靈活的泛在電力物聯(lián)網(wǎng)提供信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

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