對(duì)科技檔案管理利用再認(rèn)識(shí)

戎昕

摘 要：科學(xué)技術(shù)檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，科學(xué)技術(shù)檔案主要包含在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)方面和科學(xué)研究方面所形成的各種有價(jià)值的文獻(xiàn)材料，科學(xué)技術(shù)檔案不僅能夠很好的指導(dǎo)科研實(shí)踐活動(dòng)，同時(shí)還具有重要的科研研究?jī)r(jià)值?？茖W(xué)技術(shù)檔案是廣大技術(shù)人員在生產(chǎn)實(shí)踐和科研實(shí)踐過(guò)程中所形成的智慧結(jié)晶，這些智慧結(jié)晶不僅能夠更好的指導(dǎo)科技實(shí)踐活動(dòng)，同時(shí)也能夠推動(dòng)科學(xué)技術(shù)向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理利用

一、科技檔案的特性

1.科技檔案的專業(yè)性。由于科技檔案形成領(lǐng)域和本質(zhì)特點(diǎn)都與其他檔案存在明顯不同，科技性的檔案具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，任何一項(xiàng)科技成果的出現(xiàn)都具有鮮明專業(yè)性特點(diǎn)，只有在專業(yè)范圍之內(nèi)由專業(yè)人員生成并對(duì)此項(xiàng)科技活動(dòng)進(jìn)行記錄，形成特定專一科技檔案。這些科技檔案對(duì)于科技成果運(yùn)用能夠起到重要的佐證作用。如在科技檔案制度形成、科技檔案整理、分類、歸檔，科技檔案館建設(shè)等方面都需要根據(jù)檔案的專業(yè)性進(jìn)行完善和創(chuàng)新。

2.科技檔案的類型和種類的多樣性?？萍紮n案內(nèi)容比較豐富，由于科技成果分屬于不同種類，因此對(duì)于科技成果的內(nèi)容記錄方式也有所不同，具體科技檔案可以分為生產(chǎn)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)。以生產(chǎn)活動(dòng)作為劃分依據(jù)可以分為農(nóng)業(yè)活動(dòng)檔案，這種科技檔案包含農(nóng)、林、牧、等多個(gè)農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的檔案，而建筑檔案可以根據(jù)建筑施工工程、設(shè)計(jì)工程、竣工驗(yàn)收等不同階段形成相應(yīng)檔案。而產(chǎn)品研發(fā)可以根據(jù)生產(chǎn)工藝、工藝裝備、產(chǎn)品設(shè)計(jì)形成相應(yīng)的檔案，自然活動(dòng)可以根據(jù)天文、地震、氣象、環(huán)境保護(hù)、測(cè)繪等不同種類形成不同的科技檔案?？萍紮n案類型是所有領(lǐng)域檔案中專業(yè)性最多，管理起來(lái)最為復(fù)雜的檔案。如，科技檔案在收集、分類、管理、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)都需要根據(jù)檔案的特性采取不同的措施，以確?？萍紮n案能夠被有效保存并加以利用。

3.科技檔案資料的成套性。諸如一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)制造，一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)施工，一個(gè)課題的系統(tǒng)研究，所形成的諸多相關(guān)資料文件都必須認(rèn)真歸檔，形成一套完整的科技檔案?？萍紮n案的成套性既有利于科技檔案的歸檔整理，同時(shí)也有利于科技檔案的開發(fā)利用，因此在科技檔案整理過(guò)程中一定要確保資料的完整性。

二、科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題

科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備和依據(jù)憑證功能。依據(jù)科技檔案的特性，要管理好科技檔案的資料，歸檔是科技文件轉(zhuǎn)化科技檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。歸檔是否完整，是科技檔案的前提要件。

一是管理意識(shí)差，編研手段滯后。無(wú)論是科技檔案產(chǎn)出部門，還是檔案管理部門對(duì)于科技檔案的管理當(dāng)前都缺少有效創(chuàng)新，傳統(tǒng)的管理辦法仍然是科技檔案管理的主要手段，信息技術(shù)運(yùn)用相對(duì)較少。檔案形成之后，管理人員對(duì)于歸檔工作重視程度不足，特別是對(duì)于電子檔案歸檔，在編研手段上相對(duì)落后，影響了檔案的管理和服務(wù)。

二是檔案制作材料不規(guī)范，具體表現(xiàn)為：

1.字跡、線條不規(guī)范。當(dāng)前國(guó)家對(duì)于檔案材料和書寫材料都進(jìn)行了明確規(guī)定，各項(xiàng)規(guī)章制度都明確要求檔案在制作過(guò)程中必須采用耐久材料，不能使用鉛筆、復(fù)制紙和圓珠筆等相關(guān)材料。但在實(shí)際操作過(guò)程中仍然有單位違規(guī)使用不耐久材料，特別是很多工程技術(shù)人員認(rèn)為使用復(fù)印紙和圓珠筆能夠給工作帶來(lái)極大的方便。但對(duì)于檔案而言，這種不耐久的材料歸檔之后需要更加精心的管理，一旦在管理過(guò)程中出現(xiàn)疏漏，后果不堪設(shè)想，很多檔案難以恢復(fù)利用。

2.紙張、紙樣不規(guī)范。當(dāng)前很多工程檔案都以紙質(zhì)材料為主，紙質(zhì)材料的耐久性存在很大差異，有的是印刷紙、書寫紙、有光紙等，用紙規(guī)格不統(tǒng)一，薄厚不勻，有的工程文件材料用B5、16K等都不符合規(guī)定。由于很多檔案紙張不過(guò)關(guān)，在檔案管理過(guò)程中增加了工作人員的工作量，同時(shí)由于紙張自身問(wèn)題在檔案保存上，壽命也會(huì)相減短，因此這些問(wèn)題必須要加以重視并告知檔案生成部門。

3.圖紙編制不規(guī)范。對(duì)于科技檔案而言，工程設(shè)計(jì)圖紙是檔案管理工作的重要內(nèi)容，占比也比較大，這些設(shè)計(jì)圖紙的作用也非常重要，無(wú)論什么樣的工程都需要大量的工程圖紙來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)，但在工程圖紙制作過(guò)程中如果使用的紙張不規(guī)范，在歸檔時(shí)就會(huì)影響裝訂存放和保存。

裝訂、立卷不規(guī)范。當(dāng)前國(guó)家對(duì)于裝訂、立卷標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有形成完善的規(guī)定，各類科技檔案生成部門都結(jié)合行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制作工程檔案，而在檔案整理過(guò)程中由于工程材料整理存在差異，有的只能按專業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行立卷，有的需要按工程項(xiàng)目進(jìn)行立卷。在裝訂過(guò)程中有的材料并不統(tǒng)一，立卷之后形成的材料薄厚不一，寬窄不同。有的是用硬卷皮，用的是用軟卷皮，這些問(wèn)題的存在都給檔案的歸檔和保存帶來(lái)了諸多影響和不便，也難以也對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和統(tǒng)一化管理。

三是檔案原始?xì)w檔難。當(dāng)前科技檔案的數(shù)量越來(lái)越多，很多科技材料的檔案可以通過(guò)復(fù)制形式存在，真正的原始檔案還在科技人員手中，而檔案局保存的檔案就是復(fù)印件。有些科技檔案原件或許是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是經(jīng)過(guò)各職能部門簽章，留有當(dāng)事人簽字、批閱筆跡的歷史真跡，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及以后維修、改擴(kuò)建的重要依據(jù);也許是對(duì)某個(gè)產(chǎn)品規(guī)格和產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生爭(zhēng)端時(shí)的數(shù)據(jù)憑證;二是某項(xiàng)科技成果所有權(quán)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)的成果開發(fā)的實(shí)驗(yàn)記錄;或許是工程建設(shè)中土地使用權(quán)或建筑物合法性受到質(zhì)疑時(shí)有價(jià)證件;也許是科技決策的重要依據(jù)等等。，而檔案局保存的檔案就是復(fù)印件而如果科技檔案掌握的不是第一手原始資料，在法律依據(jù)憑證上就很難體現(xiàn)其價(jià)值和作用。

四是電子檔案?jìng)浞輾w檔率低。當(dāng)前檔案管理部門對(duì)于電子檔案管理的制度還不夠規(guī)范，由于電子檔案在歸檔過(guò)程中還缺少相應(yīng)的法律依據(jù)，同時(shí)科技類檔案很多都以紙質(zhì)文件為主，特別是工程設(shè)計(jì)類檔案，一般紙質(zhì)檔案在完成某一階段設(shè)計(jì)之后，設(shè)計(jì)人員就會(huì)按照檔案部門的要求進(jìn)行歸檔，但當(dāng)前很多設(shè)計(jì)單位都將原來(lái)的紙質(zhì)檔案通過(guò)電子計(jì)算機(jī)形成圖表形式，這些圖表形式只有少部分單位移交給檔案管理部門。同時(shí)檔案系統(tǒng)軟硬件設(shè)施升級(jí)較慢，很多電子文件都無(wú)法進(jìn)行保存和讀取，導(dǎo)致電子檔案?jìng)浞輾w檔率低。

五是借閱中科技檔案滯留時(shí)間長(zhǎng)，缺損現(xiàn)象嚴(yán)重。科技檔案只有被充分利用后發(fā)覺(jué)才能夠發(fā)揮其直接或間接的效益，而對(duì)科技檔案進(jìn)行借閱是進(jìn)行科技生產(chǎn)指導(dǎo)的重要方式，但當(dāng)前在科技檔案管理過(guò)程中很多科技人員借閱之后，常常把檔案滯留在自己手中，對(duì)于檔案不愛(ài)護(hù)，進(jìn)行涂改或劃線，在檔案歸檔過(guò)程中造成的損失是無(wú)法彌補(bǔ)的。加之歸還不及時(shí)容易丟失，影響了科技檔案的現(xiàn)實(shí)性和成套性。

三、管理好科技檔案資料工作的幾項(xiàng)措施

1.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段，提高檔案管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展科技檔案在推動(dòng)生產(chǎn)力方面的作用越來(lái)越明顯，當(dāng)前要想管理好科技檔案資料就必須運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段提升檔案管理水平。一方面我們要認(rèn)清當(dāng)前數(shù)字檔案集中的現(xiàn)實(shí)情況，要加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和硬件設(shè)施，確保數(shù)字檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)遺漏和缺失。同時(shí)要引進(jìn)一批高素質(zhì)的人才，推動(dòng)電子檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮人才在電子檔案管理過(guò)程中的作用。另一方面，要對(duì)傳統(tǒng)的工作方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，要改變傳統(tǒng)依靠人工方式的檔案整理和管理工作模式，要適應(yīng)當(dāng)前科技生產(chǎn)的發(fā)展需要，提升檔案信息化建設(shè)水平，更好的滿足當(dāng)前檔案信息開發(fā)利用和數(shù)據(jù)化的現(xiàn)實(shí)需求，從空間上為檔案管理提供更廣闊的空間，同時(shí)也有利于檔案資源的開發(fā)和利用。

2.建立健全制度，實(shí)行規(guī)范化管理。檔案生成部門要按照《檔案法》、《企事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)》相關(guān)要求結(jié)合本部門科技檔案的產(chǎn)出情況制定相應(yīng)的管理辦法，從科技檔案的形成到上報(bào)都應(yīng)該形成完善的流程。檔案管理部門也要結(jié)合當(dāng)前科技生產(chǎn)的實(shí)際情況出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理辦法，形成相應(yīng)的配套措施，從檔案形成到歸檔，再到管理都應(yīng)該形成系統(tǒng)的制度體系，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度規(guī)范。對(duì)于歸檔范圍、歸檔手續(xù)、歸檔依據(jù)、科技檔案的紙質(zhì)格式和數(shù)據(jù)格式都要具體化制度，并提升科技檔案制度的可操作性，使科技檔案的歸檔與科技部門的檔案生成緊密聯(lián)系在一起。要提升檔案信息化建設(shè)水平，構(gòu)建更為完善的多功能檔案檢索系統(tǒng)，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)要重視科技檔案管理，提升科技檔案管理的現(xiàn)代化水平，并配備專門的技術(shù)人才，推動(dòng)科技檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，更好的服務(wù)廣大科技工作者。

3.要嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔資料的準(zhǔn)確性。檔案借閱是科技檔案利用的重要形式，為了確保檔案的原始性和真實(shí)性，科技檔案在借閱和歸檔過(guò)程中，檔案管理人員要對(duì)科技檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，采取專人負(fù)責(zé)、專人管理的工作形式，確保檔案借閱工作有序進(jìn)行。同時(shí)還應(yīng)該采取技術(shù)手段，如數(shù)字簽名、雙重加密等技術(shù)，提升數(shù)字檔案的安全性。此外對(duì)于電子檔案可以備份一套進(jìn)行封存，以確保檔案在借閱過(guò)程中出現(xiàn)丟失之后有備無(wú)患。只有采取這些有效措施才能夠確保歸檔資料的準(zhǔn)確性。

四、充分發(fā)揮科技檔案信息資源的作用

新時(shí)期，對(duì)科技類檔案信息資源開發(fā)提出了更高要求，檔案館員不但具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)，而且要有很強(qiáng)的進(jìn)取心，做服務(wù)科技活動(dòng)的有心人?，F(xiàn)有科技成果是新技術(shù)產(chǎn)生的營(yíng)養(yǎng)基礎(chǔ)，將科技生產(chǎn)者急需的專業(yè)技術(shù)信息準(zhǔn)確、及時(shí)地提供給這些信息利用者，支持其科技創(chuàng)新活動(dòng)，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)科技檔案和資料、包括科技檔案工作者在技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)中的價(jià)值。對(duì)于從事某個(gè)專題研究的信息利用者而言，展現(xiàn)在其眼前的是很大的信息體系，它所需要的僅是其中極小的一部分內(nèi)容，這部分內(nèi)容往往分布在一個(gè)較為寬泛的信息載體領(lǐng)域，其中一個(gè)主要的來(lái)源是科技檔案。這些鮮活的信息，往往寥寥數(shù)字便可激活科技人員創(chuàng)新靈感，或提供一條實(shí)用信息，解決一個(gè)具體問(wèn)題的線索。當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)不但在轉(zhuǎn)移過(guò)程中需要科技檔案的支持，而且在轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力過(guò)程中需要知識(shí)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的處理，在這一過(guò)程中形成了大量的科技檔案，而這些科技檔案只有被開發(fā)和利用，才能夠更好的推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，從而達(dá)到促進(jìn)生產(chǎn)力的目的。

綜上可以看到要對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的開發(fā)和利用，從科技檔案管理實(shí)際角度出發(fā)，采取切實(shí)可行的對(duì)策，進(jìn)一步提升科技檔案的利用效率。此外，還要加強(qiáng)科技檔案的宣傳，讓更多的人員了解科技檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)科技檔案管理利用實(shí)現(xiàn)再認(rèn)知。