淺析檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

李廣

在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，我國(guó)檔案管理體系也發(fā)生了翻天覆地的改變，大部分檔案部門(mén)逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理工作中，并加強(qiáng)建設(shè)了完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，逐步提高了檔案信息管理水平，促使信息資源能夠得到充分的開(kāi)發(fā)利用。但是，就我國(guó)目前檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其中仍舊存在著很多的問(wèn)題和不足，還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)與完善。

一、檔案管理信息化的概念

就檔案管理的信息化而言，其是在館藏檔案的基礎(chǔ)上，在保持原來(lái)的信息內(nèi)容不變的前提下，對(duì)檔案的存在形式進(jìn)行變革，使其達(dá)到信息化的要求，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的。

二、檔案管理信息化的必要性和可能性

在當(dāng)今檔案管理的信息量急速增加、種類(lèi)繁多、信息載體多樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已與社會(huì)的信息化發(fā)展相脫節(jié)。這就必然要求檔案管理信息化，以在滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需要的同時(shí)更好的促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實(shí)現(xiàn)檔案的功能和價(jià)值。

1.具備軟硬件基礎(chǔ)。硬件基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在各單位的檔案管理部門(mén)已具備打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等高新技術(shù)設(shè)備，為另外，對(duì)于計(jì)算機(jī)電腦的配置也滿(mǎn)足了檔案管理部門(mén)人員的需要。

2.規(guī)范的管理機(jī)制。為了加強(qiáng)局檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我局訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。

三、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)分析

（一）便于存儲(chǔ)? 在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理的時(shí)候采用信息化的方法，能夠節(jié)省檔案占據(jù)的空間，所有的檔案只需要存儲(chǔ)在硬盤(pán)中，不要再通過(guò)紙質(zhì)建檔的方式。另一方也解決了原紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)期間的自然損害問(wèn)題，從而便于檔案資料存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性。

（二）利于查詢(xún)? 在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，需要檔案管理人員逐一去尋找檔案，檔案管理的效率低下，檔案管理信息化中徹底改變了這一費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的查詢(xún)方式，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)檔案資料的即時(shí)、準(zhǔn)確查詢(xún)。

（三）便捷遠(yuǎn)程查詢(xún)、實(shí)現(xiàn)信息共享?檔案管理的信息化通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)可組織、單位內(nèi)部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時(shí)滿(mǎn)足了組織、單位內(nèi)部對(duì)檔案信息需求。同時(shí)專(zhuān)用的信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地遠(yuǎn)程管理和使用，著在一定程度上更大的發(fā)揮了檔案的作用。

（四）便于實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)管理?在檔案管理信息化中，可通過(guò)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置，對(duì)使用者的調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案資源的分級(jí)管理。這在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)需保密檔案的保密。同時(shí)，在系統(tǒng)查詢(xún)記錄中可自動(dòng)對(duì)調(diào)閱情況進(jìn)行記錄，以便更好的實(shí)現(xiàn)責(zé)任追究。

四、目前我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程中所面臨的問(wèn)題及解決措施

（一）目前我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程中所面臨的問(wèn)題

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理的信息化有了一定了認(rèn)識(shí)和了解，但是就目前我國(guó)檔案管理的信息化進(jìn)程而言，還是存在一定的問(wèn)題的。

1.在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息化設(shè)備還不健全，在進(jìn)行信息化的檔案管理時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)還是不牢固的，很多單位在沒(méi)有單獨(dú)的檔案管理的局域網(wǎng)的同時(shí)，其高性能、大容量的服務(wù)器的也嚴(yán)重缺失。

2.檔案管理信息化的軟件基礎(chǔ)不知，這主要體現(xiàn)在目前我國(guó)的檔案管理信息化沒(méi)有建立統(tǒng)一的管理規(guī)范，同時(shí)現(xiàn)在正在使用的檔案管理的軟件系統(tǒng)存在著一定的缺陷，缺乏高質(zhì)量的軟件系統(tǒng)。

3.在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，容易泄露信息，沒(méi)有對(duì)安全隱患進(jìn)行評(píng)估并采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化檔案管理的實(shí)際運(yùn)行中，還是存在著操作等問(wèn)題。

（二）改善我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程中所面臨問(wèn)題采取的措施

1.加強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)。各機(jī)構(gòu)單位要充分意識(shí)到檔案管理信息化的必然性和重要性，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理信息化建設(shè)的重視，將檔案管理信息化建設(shè)工作納入到本單位的工作計(jì)劃以及工作考核的范圍中來(lái)，切實(shí)解決檔案管理信息化過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，加強(qiáng)檔案信息化工作的管理和監(jiān)督，從而更好的推動(dòng)本單位的檔案管理信息化建設(shè)。

2. 加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，和緩政府要值得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫(kù)房面積，購(gòu)置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類(lèi)。嚴(yán)把檔案收集關(guān)。檔案館應(yīng)把國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎(chǔ)。在接收檔案前，有關(guān)部門(mén)要下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，及時(shí)修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。

3.完善檔案信息化管理的相關(guān)機(jī)制。在檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該不斷完善檔案管理的相關(guān)運(yùn)行機(jī)制，使檔案信息化管理的相關(guān)步驟更加得明確和完善，提高相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化管理的具體步驟應(yīng)該明確，使管理人員能夠按照具體的流程進(jìn)行檔案管理，從而在根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)檔案管理工作人員在工作過(guò)程中的工作行為進(jìn)行一定的規(guī)范和控制。

4.加強(qiáng)檔案管理信息化的安全管理。檔案的信息化管理能夠在一定程度上提高檔案管理的效率，但是，同時(shí)也會(huì)帶來(lái)一些安全隱患，這些安全隱患制約的檔案信息化管理的有效性。在檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中存在隱患，會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的失真和丟失，所以，在檔案信息化管理時(shí)應(yīng)該提高安全意識(shí)。切實(shí)加強(qiáng)信息安全意識(shí)、加強(qiáng)信息安全評(píng)估的組織機(jī)構(gòu)、工作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的建設(shè)和完善、加大評(píng)估工具的開(kāi)發(fā)和推廣力度，從而滿(mǎn)足檔案管理信息化安全評(píng)估的切實(shí)需要，加強(qiáng)檔案管理信息化的安全管理。

5.加強(qiáng)檔案信息化管理人員的素質(zhì)。人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門(mén)在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說(shuō)，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專(zhuān)業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息的發(fā)展建設(shè)有著十分重要的意義。而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題，還使得現(xiàn)代化檔案工作的效率得到進(jìn)一步的提升。不過(guò)，從當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)看，其中還存在著許多的問(wèn)題。為此我們就需要根據(jù)其實(shí)際情況，采用相應(yīng)的技術(shù)手段來(lái)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化促進(jìn)。

作者單位：161200黑龍江省富?？h價(jià)格認(rèn)證中心