公共資源交易中心檔案管理優(yōu)化探尋

杜明慧

摘 要：公共資源交易檔案管理是公共資源交易活動(dòng)的重要組成部分，是規(guī)范公共資源交易活動(dòng)重要途徑之一。通過公共資源交易檔案的規(guī)范管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公共資源交易全流程的記錄與追溯，可以對(duì)公共資源交易公開、公平、公正開展工作起到重要的監(jiān)督作用。本文介紹了公共資源交易檔案管理的必要性，從制度因素、人員因素、信息化角度對(duì)公共資源交易檔案管理優(yōu)化進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：公共資源交易中心;檔案管理;信息化;法律法規(guī)

1.加強(qiáng)公共資源檔案管理的必要性

《招標(biāo)投標(biāo)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》等招投標(biāo)領(lǐng)域的法律法規(guī)是公共資源交易檔案管理工作的主要依據(jù)。相關(guān)檔案管理的法條包括：（1）《招標(biāo)投標(biāo)法》第三十六條規(guī)定;“由投標(biāo)人或者其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，也可以由招標(biāo)人委托的公證機(jī)構(gòu)檢查并公證;經(jīng)確認(rèn)無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格和投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容。招標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前收到的所有投標(biāo)文件，開標(biāo)時(shí)都應(yīng)當(dāng)當(dāng)眾予以拆封、宣讀。開標(biāo)過程應(yīng)當(dāng)記錄，并存檔備查?！?/p>

（2）《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》第三十六條規(guī)定：“未通過資格預(yù)審的申請(qǐng)人提交的投標(biāo)文件，以及逾期

送達(dá)或者不按照招標(biāo)文件要求密封的投標(biāo)文件，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)拒收。招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)如實(shí)記載投標(biāo)文件的送達(dá)時(shí)間和密封情況，并存檔備查。”（3）《政府采購(gòu)法》第四十二條規(guī)定：“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年?！薄?/p>

綜上所述，上述招投標(biāo)領(lǐng)域的主要法律法規(guī)均提出了對(duì)公共資源交易檔案管理要求。公共資源交易檔案管理是有法可依的，法律法規(guī)的要求成為該工作開展的必然要求。

2.優(yōu)化檔案管理的制度因素分析

法律是公共資源檔案管理的第一依據(jù)，各地公共資源檔案管理制度的制定以遵照相關(guān)的法律法規(guī)為前提，因此，公共資源檔案管理工作必須依照相關(guān)制度進(jìn)行，才能保障公共資源檔案管理合法合規(guī)進(jìn)行。各地公共資源管理中心應(yīng)健全本中心的檔案管理工作制度，如，檔案管理制度應(yīng)明確具體負(fù)責(zé)部門的責(zé)任及相關(guān)部門的配合工作。針對(duì)檔案管理具體工作應(yīng)明確公共資源檔案管理的歸檔范圍、內(nèi)容、時(shí)間及質(zhì)量要求、檔案保存期限，檔案的編號(hào)方法，借閱及保密制度。檔案內(nèi)容應(yīng)涵蓋整個(gè)交易流程，包括立項(xiàng)階段的文件、招標(biāo)階段、投標(biāo)階段、評(píng)標(biāo)階段及定標(biāo)階段的文件及相關(guān)的電子版及視頻。檔案管理員按照每一個(gè)項(xiàng)目清單和具體標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)辦人移交的歸檔文件進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后才能辦理交接，否則不予接收。公共資源中心應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的檔案管理考核制度，每月進(jìn)行考核，對(duì)于考核不合格的人員應(yīng)予通報(bào)，并按照考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。公共資源交易中心的主管部門、財(cái)政部門等應(yīng)按照相關(guān)的制度要求進(jìn)行定期或不定期的抽查，加強(qiáng)對(duì)公共資源交易中心檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.優(yōu)化檔案管理的人員因素分析

公共資源交易檔案管理普遍存在著對(duì)檔案管理工作重視度不足的現(xiàn)象。公共資源交易檔案工作管理人員要提高自身對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，積極學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)理論，做到將檔案管理理論與公共資源交易特點(diǎn)緊密結(jié)合起來，細(xì)化公共資源交易工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)公共資源交易檔案管理優(yōu)化目標(biāo)。

公共資源交易檔案管理相關(guān)人員專業(yè)化水平不高是公共資源交易檔案管理難以優(yōu)化的另一個(gè)主要的人員因素。公共資源交易中心可以通過加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵(lì)本中心人員外派學(xué)習(xí)，定期或不定期與其他地區(qū)的公共資源交易中心交流學(xué)習(xí)檔案管理，按照“取其精華、去其糟粕”的工作思路，完善本中心的檔案管理流程與內(nèi)容。此外，交易中心應(yīng)注意吸收外來檔案管理優(yōu)秀人才，擴(kuò)充本中心檔案管理人才隊(duì)伍，通過“幫帶傳”的方式，將外部檔案管理先進(jìn)的理念灌輸?shù)奖局行臋n案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)中去。

4.優(yōu)化檔案管理的信息化因素分析

公共資源交易平臺(tái)整合及電子化招投標(biāo)的大力發(fā)展勢(shì)必使得檔案電子化成為一種趨勢(shì)。公共資源交易中心的紙質(zhì)化檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)信息時(shí)代背景對(duì)公共資源交易檔案管理的需要，所以改變檔案管理紙質(zhì)化形式，形成電子化檔案迫在眉睫。但是，相比紙質(zhì)化檔案管理，電子化檔案有特殊要求，主要包括：一是電子檔案在傳輸過程、保存過程均有泄露、損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此，公共資源中心檔案管理部門應(yīng)做好電子檔案的安全防護(hù)，應(yīng)用相關(guān)的安全軟件，殺毒和防護(hù)軟件進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范;二是建立檔案管理信息化的搜索和數(shù)據(jù)庫(kù)，二者至關(guān)重要：建立搜索引擎是為了追蹤檔案信息，建立數(shù)據(jù)庫(kù)則是電子檔案的存儲(chǔ)處，通過搜索及數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)公共資源交易檔案的全流程管理。

5.結(jié)束語

檔案管理是公共資源交易活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)之一。但是，各地公共資源檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，法律法規(guī)不健全，人員對(duì)檔案規(guī)范管理不夠重視、檔案管理專業(yè)化不高等共性問題。相關(guān)機(jī)構(gòu)及責(zé)任人員只有不斷加強(qiáng)公共資源檔案管理，提高公共資源檔案管理水平，才能使得公共資源交易活動(dòng)適應(yīng)歷史性的發(fā)展機(jī)遇期，發(fā)揮出公共資源交易檔案管理的價(jià)值及作用。

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