大數(shù)據(jù)時代關(guān)于檔案信息化管理工作的研究

摘 要：現(xiàn)代社會是一個信息化的時代，各種信息資源都以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲和分享。檔案管理逐漸信息化，其管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。在信息全球化的背景下，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，檔案信息化、數(shù)據(jù)化成為了不可阻擋的趨勢。網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)、信息化管理等不再是模糊的學(xué)術(shù)概念，而是需要單位相關(guān)部門及社會各界人士重點關(guān)注的內(nèi)容，如何做好檔案信息化管理，這是在大數(shù)據(jù)時代的一項任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)。本文就大數(shù)據(jù)時代背景下如何做好檔案信息化管理工作進(jìn)行了簡要探析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;信息化管理;策略研究

1.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的難點

1.1潛在風(fēng)險大

大數(shù)據(jù)即社會信息化的產(chǎn)物，我們的工作、生活方式在很大程度上都受到了大數(shù)據(jù)社會環(huán)境的影響，而檔案管理工作也在大數(shù)據(jù)時代到來的背景下面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。檔案管理工作是直接與機構(gòu)的正常運營和發(fā)展緊密關(guān)系的，也就與國家的經(jīng)濟發(fā)展掛鉤，如果機構(gòu)的檔案信息發(fā)生泄露，那么可能會嚴(yán)重影響到運營單位乃至國家的經(jīng)濟效益，造成不良后果。因此，檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展是社會經(jīng)濟緊密相連的鎖鏈，對于社會長遠(yuǎn)發(fā)展是十分重要的。而從現(xiàn)實生產(chǎn)應(yīng)用看來，機構(gòu)的檔案管理工作還面臨著巨大的考驗，在大數(shù)據(jù)時代的沖擊下，相關(guān)管理辦法、策略尚未構(gòu)建完善，檔案信息的泄露、丟失仍時有發(fā)生，因此在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理的同時，也面臨著較大的潛在風(fēng)險。

1.2如何規(guī)避潛在風(fēng)險問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作方式注定會在大數(shù)據(jù)背景下被淘汰，老舊的模式早已不能適應(yīng)時代的發(fā)展和社會的需求，因此如何實現(xiàn)檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型，規(guī)避潛在風(fēng)險，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)改進(jìn)傳統(tǒng)制度中的缺陷，這是需要相關(guān)管理工作者需要重點考慮的問題。要減少風(fēng)險的發(fā)生，首先要有執(zhí)行的依據(jù)，既需要相關(guān)部門結(jié)合實際完善檔案管理制度，對漏缺部分的方面進(jìn)行補充，對高風(fēng)險的部分作出約束，實現(xiàn)檔案管理工作的可靠性及保密性，同時要保證檔案管理制度的科學(xué)合理性，從而減小大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下檔案管理工作的管理風(fēng)險。其次，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作的整體效率是一大基本發(fā)展目標(biāo)，讓大數(shù)據(jù)服務(wù)于人，同時讓人適應(yīng)于大數(shù)據(jù)環(huán)境，培養(yǎng)掌握了大數(shù)據(jù)技術(shù)的專業(yè)檔案管理工作人員是基本條件，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，并能合理制約檔案管理工作人員的行為，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.如何提升檔案信息化管理水平

2.1提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

要實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的科學(xué)有效性，掌握專業(yè)知識的檔案管理人才是基礎(chǔ)。信息化時代要求工作人員掌握更多信息基礎(chǔ)知識，要科學(xué)、合理地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行管理，就必須提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理人員在掌握專業(yè)技能的前提下實現(xiàn)工作的高效率、高水平完成。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，相關(guān)工作人員掌握的是人工檔案管理技術(shù)，而對大數(shù)據(jù)管理技術(shù)了解甚少，對于大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的知識十分缺乏，對于檔案信息化的發(fā)展非常不利。因此，機構(gòu)必須加強對管理工作人員大數(shù)據(jù)技術(shù)的培養(yǎng)，鼓勵學(xué)校等教育機構(gòu)增設(shè)大數(shù)據(jù)技術(shù)教學(xué)課程，培養(yǎng)檔案信息化管理人才。另一方面還可以引進(jìn)國外的先進(jìn)技術(shù)資源，進(jìn)行學(xué)習(xí)和應(yīng)用。各個機構(gòu)及相關(guān)部門應(yīng)積設(shè)立培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段的幫助下實現(xiàn)視頻教學(xué)等，從而切實提高檔案管理人員的專業(yè)水平，還能實現(xiàn)檔案管理人員之間的相互聯(lián)系和學(xué)習(xí)。最后，對于檔案管理人員的基礎(chǔ)入門條件應(yīng)有一定的要求，通過聘用專業(yè)人才以更加順利的開展檔案信息化管理工作。

2.2合理配置檔案管理人員組成

傳統(tǒng)的檔案管理工作是一種較枯燥的工作，導(dǎo)致我國目前各管理機構(gòu)的檔案管理人員的技術(shù)水平普遍偏低，專業(yè)素養(yǎng)不足，另一方面工作人員的待較差，因此工作人員的年齡多數(shù)較大，檔案管理崗位上缺少年輕、專業(yè)素質(zhì)強、學(xué)習(xí)能力強的青年工作者。這就導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展受限，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，缺乏能夠快速掌握新技術(shù)、吸收新知識的骨干人員，這對于檔案管理工作信息化是十分不利的。大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，高素質(zhì)的檔案管理工作人員是管理機構(gòu)實現(xiàn)發(fā)展的必備條件，檔案管理對于相關(guān)工作人員的技術(shù)要求也更高。因此，為了實現(xiàn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，要重點引入信息技術(shù)型人才，合理配置檔案管理人員的組成結(jié)構(gòu)，提高工作人員的整體職業(yè)素養(yǎng)，加強對檔案管理的重視，讓更多優(yōu)秀、專業(yè)的年輕人從事到檔案管理工作中，從而實現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)。

2.3加強對檔案管理的安全性建設(shè)

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以促進(jìn)檔案管理工作的飛速發(fā)展與進(jìn)步，帶給管理機構(gòu)更多的發(fā)展機遇，不僅讓檔案管理工作的效率大大提高，而且還能節(jié)約一部分人工成本，促進(jìn)檔案管理信息化對機構(gòu)發(fā)展無疑是有巨大益處的，但同時也會讓他們面臨一定的風(fēng)險。首先，目前大數(shù)據(jù)的應(yīng)用技術(shù)尚不成熟，在實踐過程中還面臨諸多的問題，檔案管理的安全性建設(shè)就是我們需要首先考慮的問題。大數(shù)據(jù)讓信息管理便捷化，也讓檔案信息更容易發(fā)生丟失、泄漏等問題，從而可能造成不可挽回的損失。因此相關(guān)建設(shè)人員要認(rèn)識到安全問題的重要性，切實采取防范措施加強檔案信息管理的安全性，規(guī)范操作，從根本上保證檔案信息的安全性。管理部門也要從基礎(chǔ)上提升管理軟件、硬件的水平，加強網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建設(shè)，讓基礎(chǔ)設(shè)施適應(yīng)工作基本需要，從而保障檔案管理信息化的發(fā)展。

2.4加快檔案管理數(shù)字化，實現(xiàn)智能管理

管理部門要想提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用，就必須要加快對目前老舊的檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，改變和創(chuàng)新服務(wù)模式，使得檔案管理工作順利朝著數(shù)字化、信息化的方向快速發(fā)展。首先，原來紙質(zhì)的檔案資料不能實現(xiàn)資源的信息化，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進(jìn)行相關(guān)信息的整理、歸類、編輯和儲存，加快對信息資料的數(shù)字化處理速度，并且建立一個良好的信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案資料的快速查閱及應(yīng)用，在管理工作中不斷引入新的數(shù)字化、信息化資源，刪繁就簡，不斷改進(jìn)和完善數(shù)字化管理系統(tǒng)，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式中的問題，這樣通過數(shù)字化、信息化技術(shù)就可以節(jié)省大量的檔案管理時間，能夠切實提高工作效率，減輕工作壓力，提高對檔案資料的利用率。其次，大數(shù)據(jù)背景本身就要求檔案管理的不斷完善和進(jìn)步，因此要加快對檔案信息的規(guī)范歸檔工作：第一，要確保檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的契合性，對電子資料信息實行合理的監(jiān)控管理，對于公文等重要信息要有一套完善的起草、審閱、采集等管理流程，實現(xiàn)對電子信息資源的合理儲存，保證重要信息資源的完善、有效性。第二，根據(jù)國家關(guān)于專業(yè)類電子檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對專業(yè)類電子檔案進(jìn)行分類管理，并完善專業(yè)類電子檔案的管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)。第三，要具體對檔案數(shù)字化、信息化的實行措施進(jìn)行落實，制定合理操作計劃，以檔案信息化的未來發(fā)展趨勢為指導(dǎo)，根據(jù)實際情況來制定檔案管理信息化的實施計劃，并且不同管理機構(gòu)之間要逐漸將數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。最后，要不斷開發(fā)各種數(shù)據(jù)信息的采集、分析、管理、應(yīng)用等數(shù)據(jù)平臺，為檔案信息管理提供服務(wù)支撐。

3.結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代背景下，建設(shè)和發(fā)展檔案資源的數(shù)字化、信息化管理是必然的趨勢，這是一項復(fù)雜且龐大的工程，檔案管理機構(gòu)必須要對其進(jìn)行具體規(guī)劃，制定合理的目標(biāo)，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息化，摒棄陳舊的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理方法，從而提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 段園園.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案信息化管理方法探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（19）：9-10.

[2] 于詠梅.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化視角下人力資源管理研究[J].山西檔案，2019（03）：134-136.

[3] 劉明陽.大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（03）：68.

[4] 蘭洋.關(guān)于大數(shù)據(jù)時代檔案信息化工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：84.

作者簡介：趙玉香（1968.03.07——），女，漢族，吉林白山人，學(xué)歷中專，中級職稱，研究方向：檔案類。