關(guān)于精簡公文和提升公文處理工作的思考

靳琳 張晉寧

摘 要：在科研事業(yè)單位的日常工作中，公文處理工作是決定行政管理工作效率高低和質(zhì)量優(yōu)劣的關(guān)鍵，對科研單位科技創(chuàng)新發(fā)展具有重要影響。在“精簡公文，改變文風(fēng)”形勢下，文章立足于科研單位公文處理工作實(shí)際情況，分析了包括精簡公文在內(nèi)的公文處理工作存在的問題，提出了提高認(rèn)識、健全機(jī)制、做好規(guī)劃、轉(zhuǎn)變工作方法、強(qiáng)化隊(duì)伍等公文處理工作建議。

關(guān)鍵詞：精簡公文;公文處理

公文因具備鮮明的政策性、法定的權(quán)威性、科學(xué)的程序性和嚴(yán)格的規(guī)范性等特點(diǎn)，是單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能和處理行政管理事物的重要工具之一。黨和國家高度重視公文處理工作，2012年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)委聯(lián)合發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012），首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范，極大的推動公文處理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，對加強(qiáng)和規(guī)范我國公文處理具有里程碑的意義。

黨的歷史經(jīng)驗(yàn)證明，文風(fēng)不正，危害極大。不良文風(fēng)蔓延開來，不僅損害講話者、為文者自身形象，也降低黨的威信，導(dǎo)致干部脫離群眾，群眾疏遠(yuǎn)干部，使黨的理論和路線方針政策在群眾中失去吸引力、感召力、親和力。習(xí)近平總書記在文風(fēng)方面率先垂范，直陳“空談?wù)`國”，強(qiáng)調(diào)“實(shí)干興邦”，在改進(jìn)文風(fēng)方面發(fā)表了許多重要論述。黨的“十八大”之后，改進(jìn)文風(fēng)成為宣傳黨的十八大精神、落實(shí)中央政治局八項(xiàng)規(guī)定的重要任務(wù)，也是改進(jìn)工作、提高輿論引導(dǎo)能力的重要機(jī)會。

一、公文處理工作是科研單位行政管理的重要環(huán)節(jié)

2001年，科技部全面啟動了社會公益類科研機(jī)構(gòu)分類改革工作。社會公益類科研機(jī)構(gòu)情況復(fù)雜，改革基礎(chǔ)相對薄弱，改革難度更大，改革任務(wù)復(fù)雜艱，要求積極研究和制定相關(guān)政策，狠抓配套政策落實(shí)，明確提出建立現(xiàn)代科研院所制度。

林業(yè)在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和生態(tài)文明建設(shè)中具有基礎(chǔ)性和公益性地位。建設(shè)林業(yè)現(xiàn)代化，科技創(chuàng)新是關(guān)鍵。中國林業(yè)科學(xué)研究院是我國林業(yè)建設(shè)中科技創(chuàng)新的中堅(jiān)力量，也是國家深化科研院所體制改革試點(diǎn)和第一批先行先試單位，直屬研究所是擴(kuò)大高校和科研院所自主權(quán)，賦予創(chuàng)新領(lǐng)軍人才更大人財物支配權(quán)、技術(shù)路線決策權(quán)試點(diǎn)單位。中國林業(yè)科學(xué)研究院努力打造世界一流現(xiàn)代林業(yè)科研院所，不斷推進(jìn)深化體制改革和現(xiàn)代院所建設(shè)，高效優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化管理是現(xiàn)代院所建設(shè)的重要支撐。

作為林業(yè)科研事業(yè)單位行政管理的重要基礎(chǔ)工作，公文處理是決定現(xiàn)代化管理效率高低和質(zhì)量優(yōu)劣的關(guān)鍵，對單位科技創(chuàng)新發(fā)展具有重要影響。在“精簡公文，改變文風(fēng)”形勢下，要求相關(guān)公文處理人員嚴(yán)格遵循實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范的處理原則，嚴(yán)格做好公文管理過程中各環(huán)節(jié)的銜接工作，并且具備扎實(shí)的文字功底和相關(guān)科研知識儲備。因此，公文管理人員要勇于迎接挑戰(zhàn)，在公文處理的各個重要階段做到有序銜接，切實(shí)有效的提升公文處理水平、提高工作質(zhì)量。

二、公文存在的問題和原因

1.重視程度不夠。科研單位主要任務(wù)以科研為主，不論是科研崗還是行政崗，各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都以項(xiàng)目、論文等硬性產(chǎn)出為主。對公文工作認(rèn)識局限于文件的收發(fā)、整理和保管，與科研工作關(guān)系薄弱，與個人發(fā)展聯(lián)系不緊密，沒有充分認(rèn)識公文工作的重要性。

2.公文質(zhì)量得不到保障。一是公文基礎(chǔ)知識不足。2012年發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定了15類文種，明確了不同文種適用的范圍和行文規(guī)則。實(shí)際操作中，經(jīng)常出現(xiàn)錯用文種，行文關(guān)系混亂現(xiàn)象。比如“請示”和“報告”錯用，上行文和平行文錯用等。二是公文寫作不規(guī)范。起文人員公文寫作水平有待提高。公文起草前調(diào)查研究深度不夠，征求意見不夠廣泛，容易造成公文內(nèi)容指導(dǎo)性和可操作性不強(qiáng)。三是公文表述不“精簡”?？蒲袉挝还ぷ魅藛T容易把科研論文體例代入到公文寫作中，篇幅過長，重點(diǎn)不突出。四是公文處理流程不規(guī)范。部門存在公文處理環(huán)節(jié)人員缺失，或一崗多責(zé)，相關(guān)人員公文處理能力不足現(xiàn)象，收文登記混亂、辦文不懂輕重緩急、歸檔分類不科學(xué)等，造成公文處理流程混亂。五是公文把關(guān)不嚴(yán)謹(jǐn)。辦公室人員在核稿時經(jīng)常被“急件”“領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)”“請求編號”影響，無法履行判斷行文是否必要、內(nèi)容是否合理、格式是否規(guī)范等職能。

3.精簡公文長效機(jī)制難以堅(jiān)持，公文數(shù)量反彈。一是思想轉(zhuǎn)變難，唯“紅頭文件”為尊。發(fā)文單位認(rèn)為事事靠發(fā)“紅頭文件”才能得以推進(jìn)，文件執(zhí)行單位認(rèn)為事事等“紅頭文件”才算有據(jù)可依。二是升級發(fā)文現(xiàn)象嚴(yán)重。本是部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作，可以部門、領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會發(fā)文的公文卻要以黨組或高行政級別的名義發(fā)文。三是同一工作內(nèi)容以多種名義重復(fù)發(fā)文。發(fā)文單位辦文前考慮不充分，就一項(xiàng)工作內(nèi)容在意見指導(dǎo)、具體措施等方面存在表述不清晰、內(nèi)容不完整，在文件執(zhí)行后需補(bǔ)充發(fā)文，造成一事多次發(fā)文。

三、精簡文件的必要性

近年來，黨中央、國務(wù)院就精簡會議、文件，改進(jìn)文風(fēng)多次提出要求。在2019年的政府工作報告中，國務(wù)院表示帶頭大幅精簡會議、堅(jiān)決把文件壓減三分之一。旨在整治一切形式主義，讓干部從文山會海中解脫出來，把精力用在解決實(shí)際問題上。

1.精簡文件能夠快速提升工作效率。隨著無紙化辦公的推進(jìn)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化辦公快捷高效的特點(diǎn)，科研事業(yè)單位在部署工作任務(wù)的過程中，“紅頭文件”不再是任務(wù)分發(fā)和通知傳達(dá)的主要形式。精簡文件更能適應(yīng)工作方式變化所需，是提升工作效率的必要方式。

2.精簡文件能夠有效提高文件質(zhì)量。對“紅頭文件”印發(fā)數(shù)量的限制，勢必會影響發(fā)文單位發(fā)文考量，促使辦文人員更加重視文件內(nèi)容，使其從針對性、可操作性、規(guī)范性以及涵蓋范圍、發(fā)往單位等多種角度加深思考，更能準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖。

3.精簡文件能夠有助于單位部門協(xié)作。多個部門交叉共管的工作由于部門之間溝通協(xié)調(diào)不暢，容易出現(xiàn)就一項(xiàng)工作重復(fù)發(fā)文，甚至出現(xiàn)要求不同，造成文件執(zhí)行者混亂的現(xiàn)象。精簡文件有利于共管部門就一項(xiàng)工作發(fā)文前加強(qiáng)溝通，優(yōu)化文件執(zhí)行環(huán)境，加強(qiáng)工作實(shí)效性，促使文件精神落實(shí)到位。

四、提升公文處理能力方法

1.提高對公文重要性的認(rèn)識。做好公文處理工作重要性的宣傳工作，促使從單位領(lǐng)導(dǎo)到職工提高認(rèn)識，從頂層設(shè)計加強(qiáng)公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和支持力度。辦公室嚴(yán)格履行公文管理職能，尤其從事公文的工作人員要從嚴(yán)要求公文管理，在處理相關(guān)問題時要堅(jiān)持原則，將公文處理工作的情況定期匯報，匯總存在的問題，提出解決方案，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。切實(shí)發(fā)揮辦公室統(tǒng)籌職能，積極引導(dǎo)其他職能部門重視公文工作，形成合力，共同做好公文處理工作。

2.建立健全公文處理機(jī)制。完善公文管理制度，規(guī)范公文處理工作。一是實(shí)現(xiàn)起文、公文內(nèi)容質(zhì)量、公文處理、公文督辦全流程監(jiān)控。對重要公文要爭取全過程參與，核查政策是否銜接，用語是否科學(xué)，體例是否規(guī)范。二是嚴(yán)格落實(shí)公文處理責(zé)任機(jī)制，嚴(yán)把審核關(guān)。公文審核是確保公文質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)。起文部門對公文內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確，精煉合規(guī)負(fù)主體責(zé)任，并應(yīng)當(dāng)由部門公文管理人員負(fù)責(zé)第一道核稿環(huán)節(jié)，辦公室公文管理人員把關(guān)第二道核稿環(huán)節(jié)，主要是糾正公文中存在的不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。

3.加強(qiáng)公文印發(fā)整體規(guī)劃，精簡發(fā)文。圍繞年度工作，細(xì)梳工作職能、把控工作進(jìn)度，對本單位發(fā)文進(jìn)行前瞻性的整體規(guī)劃，無特殊情況嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)文規(guī)劃。沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的文件堅(jiān)決不發(fā)，已有明確規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，且沒有本單位特殊實(shí)際情況需要修訂的不再發(fā)文，已通過會議研究通過和其他形式部署的不再發(fā)文，對同類業(yè)務(wù)內(nèi)容的文件進(jìn)行合并。單位內(nèi)部協(xié)調(diào)事項(xiàng)形成結(jié)論的簽報，經(jīng)過會議討論形成的會議紀(jì)要都可以作為辦公依據(jù);征求意見、反饋意見類文件、非重要事項(xiàng)可以多用函的形式來解決一些具體問題。

精簡發(fā)文，起文把控是關(guān)鍵。在發(fā)文部門在起草前，發(fā)文部門與辦公室先行溝通，辦公室指導(dǎo)是否需要發(fā)文，不需要發(fā)文的應(yīng)當(dāng)勸說用其它方式開展業(yè)務(wù)，確需發(fā)文的，對發(fā)文形式和內(nèi)容進(jìn)行指導(dǎo)修改，以求充分體現(xiàn)發(fā)文意圖，解決實(shí)際問題，并且主題鮮明、重點(diǎn)突出、語言精練、文風(fēng)樸實(shí)。

4.加速推進(jìn)自動化辦公，科學(xué)使用網(wǎng)絡(luò)平臺。自動化辦公室是高效履行行政管理職能的有效方式，在公文處理方面，能夠?qū)崿F(xiàn)全程監(jiān)控，處理及時，縮短流轉(zhuǎn)時間，提高工作效率?？茖W(xué)使用網(wǎng)絡(luò)平臺，通過短信、微信、電子郵件的形式發(fā)布非重要通知。比如非重要會議，不印發(fā)會議通知，若確實(shí)存在書面通知需要，以函頭形式印發(fā)。非重要事項(xiàng)可通過自動化辦公系統(tǒng)的通知流程發(fā)布。

5.強(qiáng)化公文管理隊(duì)伍，建立公文培訓(xùn)機(jī)制。除辦公室文秘部門外，其余各職能部門應(yīng)該指定一人具體負(fù)責(zé)公文處理工作。組建一支公文處理隊(duì)伍，極大有利于公文處理工作規(guī)范化和科學(xué)化。辦公室要建立公文培訓(xùn)機(jī)制，對本單位內(nèi)部公文管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。促使公文管理人員提高對公文工作重要性的認(rèn)識，精簡公文的意識，從根本上重視公文工作;注重政策方針的學(xué)習(xí)，提高政治理論素養(yǎng);掌握林業(yè)行業(yè)發(fā)展趨勢，單位全局和中心工作動態(tài)，了解和掌握單位科研工作基本情況;以及公文起草、審核、處理和規(guī)范的實(shí)務(wù)技能培訓(xùn)，經(jīng)常組織相關(guān)工作人員探討，歸納經(jīng)常出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)開展梳理、總結(jié)和指導(dǎo)。

綜上所述，在科研事業(yè)單位的日常工作中，公文處理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的、常規(guī)性的工作，公文處理工作的質(zhì)量直接決定了科研事業(yè)單位各部門之間能否協(xié)調(diào)運(yùn)行，能否在最短時間內(nèi)創(chuàng)造更高的價值。精簡文件既是中央的要求，也是科研事業(yè)單位提高科研創(chuàng)新工作效率和質(zhì)量的需求，負(fù)責(zé)公文處理工作的人員必須增強(qiáng)責(zé)任意識與觀念意識，不斷豐富公文處理能力，提高公文處理水平，以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度對待每一次的公文處理工作，保障各項(xiàng)工作的順利開展。

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