高等院校檔案信息化管理能力研究

麥曉璋

信息化管理是高校檔案管理工作的必然趨勢(shì)，開(kāi)展高校檔案信息化管理能力評(píng)估，能夠通過(guò)科學(xué)化和定量化評(píng)估褒揚(yáng)先進(jìn)、鞭笞落后，并未改進(jìn)和優(yōu)化高校檔案信息化管理工作提供改進(jìn)方向。本文結(jié)合我國(guó)高校檔案信息化管理能力的現(xiàn)狀和需求，對(duì)檔案信息化管理能力評(píng)價(jià)體系與方法進(jìn)行研究。

隨著我國(guó)高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)展，高校在進(jìn)行人才培育、科技研究以及對(duì)外合作的過(guò)程中形成了大量的檔案信息，這是檔案信息不僅是人才培育、科技研究以及對(duì)外合作過(guò)程的重要記錄材料，也是記載各個(gè)高校和我國(guó)教育過(guò)程的珍貴歷史資料。高等院校緊跟檔案管理工作的新需求，不斷提高檔案管理的方法和水平，是我國(guó)高等教育體系的重要工作內(nèi)容。以西安交通大學(xué)檔案管理工作為例，西安交通大學(xué)檔案館自建校至今，檔案館共保存畢業(yè)合影圖片8698張，西安交通大學(xué)檔案館依托相關(guān)公司成功研發(fā)了畢業(yè)生合影預(yù)約歸檔管理系統(tǒng)，并于2016年4月正式啟用，實(shí)現(xiàn)了降低人力成本、緊跟現(xiàn)代技術(shù)步伐，有較強(qiáng)的學(xué)生自主參與功能，便于使用、提高管理效率的良好效果，是近年來(lái)西安交通大學(xué)檔案館在檔案信息化改革中的成功舉措，具有重要的示范和推廣意義，并獲得2016年度教育部直屬高校檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)。從管理學(xué)實(shí)踐角度分析，高校的檔案管理勢(shì)必會(huì)向著信息化的方向發(fā)展，通過(guò)對(duì)高校檔案信息化管理能力的評(píng)估，能夠通過(guò)科學(xué)化和定量化評(píng)估褒揚(yáng)先進(jìn)、鞭笞落后，并未改進(jìn)和優(yōu)化高校檔案信息化管理工作提供改進(jìn)方向。

1 高等院校檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案是反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)建設(shè)、科研開(kāi)發(fā)等各方面的過(guò)程和成果，因而，檔案是單位的知識(shí)財(cái)富，充分有效的加強(qiáng)對(duì)檔案的利用和研究，可以更好的認(rèn)識(shí)過(guò)去，開(kāi)創(chuàng)未來(lái)。在信息化的時(shí)代里，檔案信息管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)、新的機(jī)遇，過(guò)去沿用已久的一些方法和手段已顯得陳舊過(guò)時(shí)，不能適應(yīng)新的形式的要求，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式受到了巨大沖擊，急需采用新的方法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。隨著高等院校人才培養(yǎng)數(shù)量和科研項(xiàng)目的不斷增多，需要保管和處理的人事資料、項(xiàng)目資料、技術(shù)文獻(xiàn)資料、圖樣文字資料也不斷增多，檔案文件管理的工作量十分龐大，檔案管理人員不足和龐大的工作量之間的矛盾日益突出。如果依然采用傳統(tǒng)的手工記錄管理方式對(duì)檔案的管理，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)，顯然不能滿(mǎn)足高等院校的需要。

2 高等院校檔案信息化管理的需求分析

所謂檔案管理信息系統(tǒng)是指對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、加工、存儲(chǔ)，并通過(guò)一定的技術(shù)裝備和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞與交流功能的信息系統(tǒng)，包括科學(xué)的建檔、歸檔，如何快速查詢(xún)檔案、打印檔案管理報(bào)表等。高校檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需要依據(jù)實(shí)用性、易操作性、美觀性等原則，結(jié)合目前及以后檔案管理的實(shí)際需求，在進(jìn)行較為充分的用戶(hù)需求分析的基礎(chǔ)上，全面設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能，采用功能強(qiáng)大的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工具、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和可視化的Windows操作界面，保證文件檔案的安全、完整和易查詢(xún)、易修改性，為顯著提高檔案文件管理的效率提供有力的保障。

3 高等院校檔案信息化管理評(píng)價(jià)體系

構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要基礎(chǔ)，高校檔案信息化管理能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系可以從投入指標(biāo)和產(chǎn)出指標(biāo)兩個(gè)方面進(jìn)行指標(biāo)體系構(gòu)建：

（1） 高校檔案信息化管理投入指標(biāo)。檔案信息化管理投入指標(biāo)主要包括人力資本投入指標(biāo)和財(cái)力資本投入指標(biāo)兩個(gè)方面，在人力資本投入指標(biāo)方面，可以選用“專(zhuān)職檔案信息化管理人員數(shù)量”作為評(píng)價(jià)指標(biāo)，在財(cái)力資本投入指標(biāo)方面，可以選用“檔案信息化管理費(fèi)用總額” 作為評(píng)價(jià)指標(biāo)。

（2） 高校檔案信息化管理產(chǎn)出指標(biāo)。高校檔案信息化管理產(chǎn)出指標(biāo)可以從“檔案信息化管理的檔案文件總量”、“檔案信息化系統(tǒng)支持的最大用戶(hù)數(shù)”、“檔案信息化系統(tǒng)功能完備性”、“檔案信息化系統(tǒng)安全性”、 “檔案信息化系統(tǒng)服務(wù)靈活性”等方面反映高校檔案信息化管理服務(wù)能力。

在指標(biāo)數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中，可以分主觀指標(biāo)和客觀指標(biāo)兩個(gè)類(lèi)型進(jìn)行指標(biāo)數(shù)據(jù)收集，對(duì)于檔案信息化管理的檔案文件總量”、“檔案信息化系統(tǒng)支持的最大用戶(hù)數(shù)”可以直接作為客觀指標(biāo)類(lèi)型進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，對(duì)于“檔案信息化系統(tǒng)服務(wù)靈活性”等可以作為主觀指標(biāo)類(lèi)型進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，數(shù)據(jù)收集方法可以采用里克特量表法的形式進(jìn)行問(wèn)卷設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)收集。

4 提高高校檔案信息化管理能力對(duì)策建議

為了加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，需要構(gòu)建檔案信息化管理的制度體系、加強(qiáng)高校檔案信息化管理的評(píng)估體系建設(shè)、加強(qiáng)高校檔案信息化管理的人才體系建設(shè)：

第一，加強(qiáng)高校檔案信息化管理的制度體系建設(shè)。制度體系建設(shè)能夠?qū)Ω咝n案信息化管理起到一定激勵(lì)作用，在加強(qiáng)高校檔案信息化管理的制度體系建設(shè)方面，要結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理的實(shí)際情況來(lái)建立高校檔案信息化管理的強(qiáng)制性制度體系建設(shè)，使檔案管理有章可循，另外要加強(qiáng)高校檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系建設(shè)，落實(shí)檔案管理者的相關(guān)職責(zé)，創(chuàng)新工作方法，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

第二，加強(qiáng)高校檔案信息化管理的評(píng)估體系建設(shè)。加強(qiáng)高校檔案信息化管理的評(píng)估體系建設(shè)，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果褒揚(yáng)先進(jìn)、鞭笞落后，能夠發(fā)揮檔案信息化管理水平評(píng)估的激勵(lì)功能，在開(kāi)展加強(qiáng)高校檔案信息化管理的評(píng)估體系建設(shè)的過(guò)程中，一方面應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展層次（例如985高校、211高校、普通院校等分類(lèi)視角）的建議建立分類(lèi)評(píng)價(jià)機(jī)制，另一方面建立基于評(píng)估結(jié)果的資源分配機(jī)制，將檔案信息化管理水平作為分配教育資源的重要依據(jù)之一;

第三，加強(qiáng)高校檔案信息化管理的人才體系建設(shè)。提高高校檔案信息化管理水平，關(guān)鍵在于檔案信息化人才的有效支撐，只有建在的充分的人才數(shù)量和質(zhì)量支撐的基礎(chǔ)上，才能夠發(fā)揮檔案信息化提高檔案管理效率的功能，在加強(qiáng)高校檔案信息化管理的評(píng)估體系建設(shè)的過(guò)程中，一方面應(yīng)加強(qiáng)高校檔案信息化人才的自主培養(yǎng)，另一方面高校通過(guò)社會(huì)化購(gòu)買(mǎi)服務(wù)以及校企聯(lián)合人才培養(yǎng)等模式豐富檔案信息化管理人才的培育機(jī)制。工作人員要堅(jiān)持不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)、嚴(yán)格規(guī)范管理的原則，積極參與到工作培訓(xùn)當(dāng)中，增強(qiáng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，形成現(xiàn)代化的檔案管理觀念，熟練掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)以及操作軟件，以過(guò)硬的知識(shí)結(jié)構(gòu)與職業(yè)素養(yǎng)來(lái)滿(mǎn)足高校信息化發(fā)展的需求。

5 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理的信息化建設(shè)是構(gòu)建數(shù)字校園的重要組成部分，能夠全面提升檔案管理效率，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性與安全性，需要對(duì)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面優(yōu)化與改進(jìn)。結(jié)合我國(guó)高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及需求，將組合評(píng)價(jià)方法應(yīng)用到高等院校檔案信息化管理能力評(píng)價(jià)中，來(lái)構(gòu)建檔案信息化管理能力評(píng)價(jià)體系，在一定程度上能夠反映高校的教學(xué)質(zhì)量以及管理水平。在后續(xù)的檔案信息化管理發(fā)展過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)信息資源的開(kāi)發(fā)與深化，促使檔案信息在快速發(fā)展的新時(shí)代下發(fā)揮其關(guān)鍵性作用。

（作者單位：廣州民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院）