提升高校辦公室行政管理工作效率的對策研究

朱寶杉

高校行政管理貫穿于高校日常工作的每一個環(huán)節(jié)。提升高校行政管理效率對于學校綜合發(fā)展具有重要意義。本文通過對當前高校行政管理存在的問題進行分析，對提高高校行政管理工作效率提出策略建議。

1 完善相關(guān)法律法規(guī)和學校規(guī)章政策

完善高校行政方面的規(guī)章制度。制度化、規(guī)章化是當下高校行政管理的重要趨勢。為實現(xiàn)行政管理的制度化、規(guī)范化，高校管理部門需不斷提升行政管理的法制化程度，使相應的行政管理工作有法可依、有制可循。如此一來，高校的行政管理工作才能在相應制度的保障中有條不紊、按部就班地進行，相關(guān)工作人員才能在完成對工作效率提升的同時以高度的工作熱情投身于高校的管理工作中。故而，對相關(guān)法律法規(guī)和學校規(guī)章政策是擴招之后高校行政管理的重中之重。

2 完善對行政管理部門、崗位的考核考評

強化高校行政的考核評價體系，完善相應的獎懲制度。高校相關(guān)考核可細化到小組，根據(jù)考評的要點組織不同的考評小組對行政體系中的相關(guān)部門、崗位人員進行清晰有序的量化考核，使各部門間職責、權(quán)利相對清晰化。此外，完善行政管理中的獎懲制度，對于激發(fā)高校行政人員的工作積極性、提升其工作參與度具有重要作用。這一制度將使高校行政管理在原有基礎(chǔ)上更進一步，邁入新臺階。具體而言，所謂獎懲獎勵制度可具化為物質(zhì)與精神兩方面，兩類獎勵類型的納入相輔相成、對高校行政工作有著重要的促進作用。這無疑會使工作積極、成績斐然的優(yōu)秀者信心倍增，并努力發(fā)揚自己在工作中的標兵作用。對其他行政工作人員來說，標榜模范的示范性作用也最終將起到引導作用。

當然，在相關(guān)激勵制度、考評體系的制定過程中，高校應以效率優(yōu)先、公平公正作為重要原則。只有獎罰分明的激勵制度及相對明確細致的行政工作考評體系，才能使整個高校行政工作以相對全面細致、客觀有效的面貌呈現(xiàn)在廣大師生乃至于教育系統(tǒng)乃的視野中。

3 優(yōu)化崗位配置，明確崗位職責

“規(guī)范管理、權(quán)責明晰、精簡高效”是高校崗位部門間需達到的最佳狀態(tài)。各高校均有自己的學院分布與師生配備，故高校應基于高校的自身特質(zhì)進行各行政部門科室間的崗位分布與職責配備，力求完成崗位配置的刪繁就簡，實現(xiàn)各辦公流程、人員配置的優(yōu)化，各崗位間既分權(quán)分責又互幫互助。各部門成員應以崗位職責對自我嚴苛要求，使應負責任精細化，絕不邁入危險的雷區(qū)地帶。當行政工作中問題苗頭初現(xiàn)時，相關(guān)成員定要及時向相關(guān)上級反映、溝通。在提升工作效率時，高校行政部門也應注重對現(xiàn)代化辦公方式的利用，以此完成工作效率的提升。

4 加強各部門的協(xié)作，增強溝通交流

部門協(xié)作是實現(xiàn)高校行政職能的重要措施之一。高校行政管理部門需樹立起大局意識與整體意識，立足于高校的總體規(guī)劃進行行政工作的統(tǒng)籌安排，在進行高校相關(guān)工作時找尋到合適的目標與立足點、側(cè)重點。這是高校行政管理工作順利進行的重要保障。與此相類的，高校還應樹立前瞻意識，以高校行政工作的整體高效作為工作目標。各新政部門應避免只求眼前利益、只顧單個部門間利益的狹隘眼光。唯有各行政部門間加強合作溝通、各取所長，才能彌補哥部門間行政工作的短處，進而完成高校行政管理水平的整體提升。

5 強化服務意識

基于高等教育的相對普及，高校管理也升級原有管理理念，樹立起為師生服務的自覺意識。高校不應成為教育的金字塔，而應在管理過程中不斷強化服務廣大師生的核心能力。故高校行政群應將自己定位為高校體系中的“服務者”，擔負起為廣大師生排憂解難的重要職責。腳踏實地的貼心服務將使高校的行政水平達到最佳，為師生間的有效交流、高校的教學活動開展起到基礎(chǔ)性作用。從更為深層的角度上來說，一系列教學活動的順利開展能夠使國家的教育事業(yè)更進一步。在高校的日常行政管理工作中，各部門應廣泛聽取來自廣大師生的意見，使各項管理各類制度最終能將師生利益落到實處，從而達到行政管理效果的最佳化。

6 對行政管理人員的培訓，提高業(yè)務能力和專業(yè)知識水平

高校行政人員的個體素質(zhì)高低對高校行政管理水平高低的影響不易察覺卻必然存在。行政工作要求相關(guān)管理人員擁有語言表達、溝通概括、交際協(xié)調(diào)等各類基礎(chǔ)化、常規(guī)化能力，這一能力的提升顯然有賴于工作人員對相關(guān)知識的掌握。故高校管理部門不應忽視對相關(guān)管理人員的再教育工作，而應定期開展極富針對性同時又不失系統(tǒng)性的的專業(yè)能力培訓工作。這一措施的重要價值在于使相關(guān)人員在日常工作的閑暇之余有了提升業(yè)務能力、專業(yè)知識的機會。高校提供的再教育、再培訓機會將促使管理人員在工作過程中擁有更為開闊寬廣的視野和敏銳深刻的眼光，并以更為積極主動、細致認真的態(tài)度去完成相應的職責。

7 增強責任感、使命感以及憂患意識

高校行政管理人員需不斷樹立所在崗位的責任感與使命感，敏銳認知到高校行政工作在擴招大潮中所面臨的挑戰(zhàn)，強化自我憂患意識與危機意識。這要求高校行政工作者對自己所從事的工作認真負責，樹立起禍福相依的預見與防范意識。故在日常工作中，高校行政人員應兢兢業(yè)業(yè)地對待管理工作，樹立起防微杜漸的危機意識。

8 結(jié)語

總而言之，我國高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，高校行政管理也需要迎難而上，銳意進取，不斷深化教育管理體制改革。豐富行政管理層級、行政管理人員的管理工作經(jīng)驗，完善行政管理工作方法，提升行政管理工作效率，為我國新時期高等教育事業(yè)發(fā)展做出應有的貢獻。

（作者單位：福建船政交通職業(yè)學院）