文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對(duì)策

劉曉

【摘 要】隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文獻(xiàn)檔案管理逐漸受到重視。文書工作的管理也是一個(gè)單位的重要組成部分，也是衡量和評(píng)估一個(gè)單位的標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理不斷更新，使得檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)今的文書檔案管理工作還存在一些問題需要我們?nèi)ジ倪M(jìn)，使檔案管理工作做得越來越好。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；現(xiàn)有問題；對(duì)策

1.文書檔案管理的作用和特點(diǎn)

文書檔案管理工作，在生活中無處不在，文書檔案不僅見證了一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展過程，更見證了國家、社會(huì)的發(fā)展。文書檔案記載著一個(gè)單位發(fā)生事件過程的記載和一個(gè)單位的發(fā)展史，一般以紙質(zhì)為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動(dòng)方案及記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級(jí)簽發(fā)的文件、各種重要時(shí)刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。

2.文書檔案管理的現(xiàn)有問題

2.1對(duì)檔案工作管理人員的培訓(xùn)工作做得不夠完善

一些單位出現(xiàn)檔案管理問題的主要原因就是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作水平達(dá)不到單位對(duì)應(yīng)職人員的工作要求，這些沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員對(duì)于文書檔案工作沒有具體的了解，對(duì)工作缺乏接觸與認(rèn)知，管理工作的標(biāo)準(zhǔn)并不能達(dá)到專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在一些單位中，雖然檔案管理人員具有上崗證書，但其在后續(xù)的管理工作中并沒有參加過檔案培訓(xùn)的深造教育，不能及時(shí)地更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。不論是上崗之前沒有經(jīng)過正式的上崗培訓(xùn)的檔案管理人員，還是在后續(xù)工作中缺乏現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)的檔案管理人員，由于缺乏對(duì)當(dāng)下檔案管理更新的了解，導(dǎo)致專業(yè)工作素質(zhì)跟不上，從而阻礙了單位檔案管理水平的提高，不利于文書檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量的提高。

2.2對(duì)文書管理的重視度不夠

單位的管理人員往往忽視文書檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)不全面，不細(xì)致、不充分，忽略了其邏輯性、科學(xué)性以及實(shí)踐意義。部分領(lǐng)導(dǎo)只重視實(shí)際創(chuàng)造價(jià)值效益的環(huán)節(jié)，認(rèn)為此項(xiàng)管理工作不能帶來收益，因而對(duì)其相關(guān)部門的設(shè)立草草了事。在管理時(shí)更是疏忽懈怠，受各綜合因素影響，使其成為單位墊底的部門，因此造成管理效率不高，利用率差，喪失其實(shí)際的價(jià)值，如此一來，會(huì)使得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為此部門可有可無，最終陷入惡性循環(huán)。

2.3檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化

現(xiàn)今科技的飛速發(fā)展使各行各業(yè)的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學(xué)化、數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。文書檔案管理中可以引入一些現(xiàn)代化的運(yùn)用提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質(zhì)為主對(duì)間過長紙張就不易保管容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數(shù)字化管理，運(yùn)用一些管理軟件做成電子檔案，存儲(chǔ)空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節(jié)省時(shí)間還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯(cuò)檔、漏存檔等問題。運(yùn)用管理軟件進(jìn)行文書檔案管理工作會(huì)使一個(gè)單位的管理工作更加的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。

2.4文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題

文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實(shí)行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對(duì)科學(xué)的管理。但是在實(shí)際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識(shí)淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

3.提高文書檔案管理水平的對(duì)策

3.1完善管理體制

管理體制的確立，影響著公司的發(fā)展方向和發(fā)展進(jìn)程。對(duì)文書檔案管理工作要制定相應(yīng)的體制，要細(xì)致的分工，使其工作內(nèi)容簡潔明了，便于操作。只有公司制定了相應(yīng)的體制，工作人員才會(huì)嚴(yán)格的遵守公司的規(guī)章制度，避免不良現(xiàn)象的發(fā)生。文書檔案的管理者要有責(zé)任心，對(duì)工作要細(xì)心，例如，在重要文件的審核與印刷時(shí)，要嚴(yán)格的進(jìn)行審核，減小錯(cuò)誤率。

3.2加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作；經(jīng)常性的導(dǎo)各個(gè)部門之間去走動(dòng)走動(dòng)，獲得及時(shí)的信息；還要根據(jù)單位的實(shí)際工作，主動(dòng)思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，如何做好資料的收集和整理工作等。

加強(qiáng)檔案管理部門和各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點(diǎn)，著重收集能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀，促進(jìn)單位未來發(fā)展的資料，為實(shí)際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價(jià)值的情報(bào)。

3.3加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)

文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，為了使文書檔案管理工作人員更好的適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，首先，要充分發(fā)揚(yáng)檔案工作人員的主動(dòng)性和進(jìn)行，努力提高檔案管理人員的知識(shí)文化水平；其次，還需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)額培訓(xùn)教育工作，使每一位文書檔案管理人員都很好的適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的要求，提高檔案管理人員采用計(jì)算機(jī)辦公工作效率。

3.4建立良好的文書檔案管理工作銜接機(jī)制

缺少有效的工作銜接機(jī)制也是影響工作質(zhì)量提升的重要因素，應(yīng)該給予足夠重視。在具體的工作實(shí)踐中，首先應(yīng)該建立一套科學(xué)完善的文書工作程序，規(guī)范文書管理工作流程。所謂無規(guī)矩不成方圓，只有建立一定的工作程序，才能有效避免文書流轉(zhuǎn)和存檔過程出現(xiàn)的誤差，也可以為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)，程序一旦建立，就應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)范流程進(jìn)行，任何人都不能隨意改動(dòng)。其次，應(yīng)該建立文書和檔案銜接機(jī)制。因?yàn)闄n案管理工作是以文件為基礎(chǔ)進(jìn)行的，如果文件工作不夠規(guī)范，那么要想使檔案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注文書和檔案收集、管理方面的銜接，對(duì)于一些需要進(jìn)行存檔的文件，應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)登記和分類，嚴(yán)格按照事先制定的工作流程操作，盡量做到統(tǒng)一和規(guī)范。

3.5使用現(xiàn)代化技能，收拾檔案

檔案聚集著很多的指示，也記載著豐厚的信息，成為一種豐厚的信息資源。但檔案的收拾工作任務(wù)繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手法收拾檔案，則能夠收到事半功倍的作用。一是人工立卷時(shí)，立卷人依據(jù)自個(gè)的了解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都模仿一致的規(guī)范，但因每個(gè)人的了解能力不一樣，對(duì)同一個(gè)文件有不一樣的分類，因而不可避免的發(fā)生分類禁絕的表象，影響檀卷的質(zhì)量，給使用工作任務(wù)帶來不方便。而使用計(jì)算機(jī)模仿人工立卷，然后按類別將歸于條目的內(nèi)容打印出來，作為曾經(jīng)的那種以“卷”為單位時(shí)植卷目錄這一檢索工具的代替物，也可按文件構(gòu)成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作任務(wù)中的影響，又發(fā)揚(yáng)計(jì)算機(jī)的辦理優(yōu)勢，減少了手藝操作，進(jìn)步了工作任務(wù)效率。非常好的服務(wù)于社會(huì)。

4.結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件管理的作用越來越明顯，受到各單位的廣泛關(guān)注，在開展工作的過程中，需要我們不斷完善檔案管理制度，加強(qiáng)各部門之間的合作與溝通，使檔案管理工作更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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（作者單位：煙臺(tái)市特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院）