事業(yè)單位檔案管理中存在的問題以及對(duì)策討論

梁日升

摘要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要方面，具有一定的保密性與專業(yè)性。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展及技術(shù)的進(jìn)步，市場經(jīng)濟(jì)條件下信息管理的難度加大。事業(yè)單位檔案管理只有結(jié)合本單位的發(fā)展需求不斷的完善，采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式及手段，優(yōu)化管理制度及模式，提升管理人員的綜合素質(zhì)與水平，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理設(shè)備的應(yīng)用，才能切實(shí)提高內(nèi)部檔案管理的質(zhì)量與水平。本研究的開展旨在全面提升事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性及合理性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;問題

一、引言

事業(yè)單位檔案管理工作包括檔案的收集與統(tǒng)計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)，是事業(yè)單位人才職稱評(píng)聘、人員選拔、人員任用及培訓(xùn)等相關(guān)實(shí)踐活動(dòng)的開展的主要依據(jù)，其流程較為復(fù)雜且具有一定的專業(yè)性，是當(dāng)前事業(yè)單位管理中的重要組成部分之一。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，現(xiàn)代事業(yè)單位對(duì)檔案管理的要求逐步的提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式及發(fā)展理念已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的管理需求。事業(yè)單位的檔案管理工作逐步完善，但是由于受到多種因素的限制，其實(shí)際的工作效率較低，目前事業(yè)單位檔案管理工作還存在諸多的問題，這在一定程度上影響了事業(yè)單位的整體工作效率?；诖?，本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及對(duì)策展開研究，旨在全面提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性及規(guī)范性。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業(yè)化的管理人員

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，相關(guān)工作的開展對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)及綜合素質(zhì)要求不斷的提高，具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)與技術(shù)是當(dāng)前工作人員需要重點(diǎn)關(guān)注的要素。為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案管理及服務(wù)，相關(guān)工作人員必須掌握必備的信息化應(yīng)用能力與操作技能，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)與道德意識(shí)，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。

（二）缺乏完善的物質(zhì)基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作開展的物質(zhì)基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，主要領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)工作的科學(xué)認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)本單位檔案進(jìn)行保護(hù)的意識(shí)，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面存在不足，加上資金的限制，事業(yè)單位部分檔案損壞無法修復(fù)的現(xiàn)象依舊存在，現(xiàn)有檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備不夠先進(jìn)與科學(xué)，限制了相關(guān)工作的開展與優(yōu)化。

（三）缺乏完善的管理制度

當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位檔案管理缺乏完善的內(nèi)部管理制度，相關(guān)工作的開展缺乏有效的規(guī)章制度，現(xiàn)行制度在實(shí)際的操作中無法有效落實(shí)，影響了檔案管理的質(zhì)量與實(shí)際效果。管理制度不健全無法實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員的有效約束，相關(guān)工作人員工作的積極性與主動(dòng)性不足，事業(yè)檔案單位檔案管理質(zhì)量參差不齊，部分單位實(shí)施的規(guī)章制度與實(shí)際的工作相脫節(jié)，檔案管理的隨意性較大，單位檔案管理工作無法保質(zhì)開展。

（四）管理模式及手段落后

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的要求也逐步的提高，但是在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐中，事業(yè)單位檔案管理缺乏現(xiàn)代化的管理設(shè)備與技術(shù)，工作人員的信息化水平較低，檔案管理信息化建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理缺乏現(xiàn)代化的管理手段與方法，部分單位采用傳統(tǒng)的管理模式及手段，導(dǎo)致檔案管理的整體質(zhì)量及效率低下，最終影響了檔案管理工作的開展及管理水平的提升。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）提高工作人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理要全面提升工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)并重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能及服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，通過定期或不定期培訓(xùn)的模式，開展檔案管理人員業(yè)務(wù)重視教育及培訓(xùn)。事業(yè)單位要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，幫助工作人員掌握檔案管理基礎(chǔ)技術(shù)與方案，提升其檔案管理的綜合水平，采用現(xiàn)代化的技術(shù)與手段進(jìn)行檔案資料的管理、存儲(chǔ)與應(yīng)用。事業(yè)單位要重點(diǎn)培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意義，優(yōu)化檔案管理工作程序，提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與效率。

（二）樹立全面檔案管理的意識(shí)

事業(yè)單位上下要樹立全面檔案管理的意識(shí)，將檔案管理工作納入其長期工作的總體規(guī)劃與部署，各部門工作人員要積極的配合檔案管理部門做好相關(guān)工作，提高單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，培養(yǎng)全員的檔案管理意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，合理配置內(nèi)部資源，積極支持檔案管理工作的開展，加大資金投入，引入現(xiàn)代化的管理設(shè)備與技術(shù)，全面提高事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際效能。

（三）建設(shè)完善的檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理工作的開展，要建設(shè)完善的內(nèi)部檔案管理制度，提高檔案管理的科學(xué)性及合理性，規(guī)范化的管理制度是各項(xiàng)工作得以有序開展的基礎(chǔ)。相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照制度規(guī)范開展工作，積極主動(dòng)地參與工作，完善的檔案管理制度是督促工作人員有效工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。各事業(yè)單位要在現(xiàn)行檔案管理制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實(shí)際情況及檔案管理部門的實(shí)際情況，建設(shè)與單位發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)范及制度，為檔案管理工作人員相關(guān)工作的開展提供指導(dǎo)，做好內(nèi)部檔案管理工作。

綜合而言，事業(yè)單位檔案管理要樹立檔案資料的利用與管理意識(shí)，發(fā)揮檔案管理的基礎(chǔ)作用，重點(diǎn)分析現(xiàn)行管理實(shí)踐中存在的主要問題與不足，從不同的角度出發(fā)加以完善與創(chuàng)新，促進(jìn)內(nèi)部檔案管理實(shí)踐的科學(xué)性、規(guī)范化發(fā)展，提高內(nèi)部檔案管理的延續(xù)性與銜接性，為事業(yè)單位科學(xué)決策提供指導(dǎo)。

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