基于WBS的研究生招生工作分解

于寧

摘要：引入項目管理的理念，對研究生招生工作進(jìn)行WBS 分解，并與傳統(tǒng)招生工作方式進(jìn)行對比。分析發(fā)現(xiàn)，基于WBS 的研究生招生工作分解可以提高招生管理的規(guī)范化和精細(xì)化水平，達(dá)到有效規(guī)劃、提升效率、科學(xué)評估的目的，是研究生招生模式創(chuàng)新的一次有益探索。

Abstract： Based on the concept of project management， Work Breakdown Structure （WBS） was applied to the graduate enrollment work in this paper， which is compared with the traditional mode of enrollment. It is found that the application of WBS in graduate enrollment work can improve the standardization and refinement level of enrollment management， and achieve the purpose of effective planning， efficiency improvement and scientific assessment， which is a beneficial exploration on the innovation of graduate enrollment mode.

關(guān)鍵詞：研究生;招生;WBS;工作分解

Key words： postgraduate;enrollment;Work Breakdown Structure;work breakdown

中圖分類號：G643? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）25-0093-03

0? 引言

研究生招生工作是研究生教育的首要關(guān)口，對于確保研究生培養(yǎng)質(zhì)量發(fā)揮著重要作用。在國家持續(xù)深入推進(jìn)研究生教育綜合改革的大背景下，研究生招生工作的改革創(chuàng)新迫在眉睫。當(dāng)前，研究生招生工作一定程度上還存在統(tǒng)籌規(guī)劃不夠合理、配合參與部門職責(zé)分工不夠明確、招生管理不夠規(guī)范精細(xì)、招生質(zhì)量效益評估不夠科學(xué)等諸多問題，急需解決和改進(jìn)。本文引入項目管理的理念，利用WBS方法探索改進(jìn)研究生招生工作，以提升研究生招生質(zhì)量效益。

1? WBS方法概述

1.1 WBS的概念

WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結(jié)構(gòu)）就是把項目包含的所有工作任務(wù)按照內(nèi)在結(jié)構(gòu)或者實施過程，逐層細(xì)化分解為若干工作單元，直到每個最小工作單元的任務(wù)內(nèi)容獨立單一、便于責(zé)任分配和管理，并能直觀反映出各項工作在整個項目中的地位作用[1]。WBS結(jié)構(gòu)化組織和定義了項目的全部工作范圍，能夠明確各項工作之間的界限，不僅可以作為項目實施的工作依據(jù)，還有助于制定項目計劃、控制項目進(jìn)度、實現(xiàn)過程監(jiān)控[2]。

1.2 WBS的作用

WBS作為項目管理中一種常用的基本方法，其作用主要有以下五方面：

①有效規(guī)劃設(shè)計項目管理的整體思路。通過對項目自上而下的逐層分解，可以使復(fù)雜的項目簡單化，使項目管理的思路更加明確合理，各項任務(wù)操作性更強，有助于項目經(jīng)理和團(tuán)隊確定和管理項目的各項工作。

②清晰體現(xiàn)項目工作的全部范圍和相互關(guān)聯(lián)。WBS的百分之百法則確保了WBS必須包含100%的項目工作范圍[3]，即通過把WBS底層的各項工作逐級向上匯總，確保沒有任何遺漏或者多余的工作，同時，WBS也可直觀體現(xiàn)出各項工作之間的相互聯(lián)系和界限。

③建立系統(tǒng)完整的目標(biāo)體系。WBS詞典作為工作分解結(jié)構(gòu)中的支持性文件，針對WBS中的每個工作單元，詳細(xì)描述了項目的活動和可交付成果[4]，還包括進(jìn)度安排、成本預(yù)算、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，有利于對項目的有效控制和監(jiān)督，同時為項目驗收評估和成員績效考核提供參考依據(jù)。

④幫助項目經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任分配。WBS與負(fù)責(zé)相關(guān)工作的組織部門聯(lián)系起來，就形成了責(zé)任分配矩陣，這可以直接體現(xiàn)出各部門的職責(zé)分工，使項目成員清晰了解每項任務(wù)的責(zé)任分配情況，并能就任務(wù)內(nèi)容相互之間進(jìn)行有效溝通。

⑤有助于掌控項目重大關(guān)鍵節(jié)點。從工作分解結(jié)構(gòu)中可以區(qū)分關(guān)鍵工作和次要工作，定義項目的里程碑事件，在重大事件節(jié)點前，及時檢查項目運行情況并進(jìn)行有效控制，同時使高層管理者容易掌握項目的進(jìn)展和完成情況。

1.3 建立WBS的方法步驟

建立WBS的基本方法就是分解。一般可按照以下步驟進(jìn)行：①分析項目的可交付成果和相關(guān)的工作任務(wù)。②確定WBS的結(jié)構(gòu)和分解程度。根據(jù)項目的特點，明確分解思路，選擇基于成果（系統(tǒng)）還是基于工作過程進(jìn)行分解[5]。項目的復(fù)雜程度和規(guī)模大小不同，WBS的分解層次也不同。分解的詳細(xì)程度要適中，確保利于責(zé)任分配和管理。不能過度分解，增加工作量的同時可能造成資源浪費、效率降低。③將項目進(jìn)行逐級分解。即將上一級的工作內(nèi)容細(xì)化分解為下一級更詳細(xì)的組成部分，直到按照計劃的分解程度，確定每個工作單元相對獨立。④給WBS的所有組成項進(jìn)行編碼。⑤檢查分解的正確性。通過檢查，確保所有組成項對于完成上一級工作是充分而且必要的。

2? 基于WBS的研究生招生工作分解

2.1 研究生招生職能定位

研究生招生單位負(fù)責(zé)本單位研究生招生工作的組織實施，按照國家招生政策要求，主要職責(zé)包括：根據(jù)上級要求編制研究生招生計劃;編制招生章程、招生專業(yè)目錄和考試大綱;組織研究生招生宣傳和考生咨詢服務(wù)工作;組織考生報名，審查考生報考資格;負(fù)責(zé)研究生招生考試的具體組織實施和錄取工作;處理其他研究生招生相關(guān)事務(wù)等。

2.2 研究生招生WBS

根據(jù)研究生招生的職能定位和工作特點，基于招生的工作過程，建立研究生招生WBS。研究生招生工作可分解為明確年度招生任務(wù)、擬制發(fā)布招生章程、招生宣傳、碩士推免報考錄取、碩士統(tǒng)考報考錄取、博士報考錄取、招生總結(jié)等7大類、31分類、146項的五級結(jié)構(gòu)。研究生招生總體WBS分解結(jié)構(gòu)示意圖見圖1。

因研究生報考錄取階段工作程序較多、工作內(nèi)容較為復(fù)雜，對碩士統(tǒng)考報考錄取、博士報考錄取兩個階段建立WBS，以加強研究生招生工作的計劃和控制。具體見圖2、圖3。

3? 基于WBS的研究生招生工作分解與傳統(tǒng)方式的對比分析

基于WBS的研究生招生工作分解，與傳統(tǒng)的招生工作方式進(jìn)行對比分析，在統(tǒng)籌規(guī)劃、管理方式、工作效率、總結(jié)評估等方面都具有明顯優(yōu)勢。

3.1 招生管理規(guī)范化和精細(xì)化水平得到提升

傳統(tǒng)的研究生招生工作中，工作人員多是憑經(jīng)驗辦事，對工作的流程和細(xì)節(jié)缺乏研究，工作標(biāo)準(zhǔn)不高?；赪BS的研究生招生工作分解，是按照工作過程的思路進(jìn)行分解的，這為工作人員梳理了自己所需完成工作的每個環(huán)節(jié)，明確了各項工作的具體要求，也為后續(xù)制定招生工作制度規(guī)范和實施細(xì)則奠定了基礎(chǔ)。

3.2 招生統(tǒng)籌規(guī)劃得到改進(jìn)

傳統(tǒng)的研究生招生工作中，往往由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致同類工作重復(fù)進(jìn)行。比如博士和碩士、應(yīng)屆生和在職人員的招生宣傳工作，如果統(tǒng)籌規(guī)劃不夠充分，將會徒增工作量，浪費有限資源。在年度研究生招生工作啟動階段，運用WBS方法提前細(xì)化分解各類工作，能夠有效理清工作思路，把握工作全局，抓住工作重點，提升工作的針對性和有效性。

3.3 招生工作效率得到提高

傳統(tǒng)的研究生招生工作中，參與配合的部門和人員職責(zé)界定不夠清楚，部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作消耗了工作人員的很多精力。WBS的建立，可以明確相關(guān)部門和人員的職責(zé)分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮、責(zé)任不明的現(xiàn)象，同時各部門人員可以就某項具體工作直接找到相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通，避免任何工作都要先反映到招生主管部門，再轉(zhuǎn)達(dá)到相關(guān)人員。

3.4 總結(jié)評估的科學(xué)性和傳承性得到加強

傳統(tǒng)的研究生招生工作中，對招生的總結(jié)評估主要集中在招生的數(shù)量、質(zhì)量等工作成果，對招生各環(huán)節(jié)的工作過程沒有全面的評價。WBS分解結(jié)構(gòu)為全面評估招生工作過程和工作成果提供了依據(jù)，同時每個工作人員完成的所有工作都登記在冊，可以作為個人工作講評和績效考核的參考。招生工作的一個周期完成后，可以對WBS進(jìn)行修改完善，形成WBS樣板延用到下一周期，為新年度的招生工作和新加入的工作人員提供指導(dǎo)。

4? 結(jié)束語

引入項目管理的理念，利用WBS方法改進(jìn)研究生招生工作，是研究生教育改革中的一次創(chuàng)新實踐，同時也是應(yīng)用項目管理理論開展研究生招生工作的有益探索，這為后續(xù)提升研究生招生質(zhì)量效益開拓了思路，為研究生招生實行項目化管理提供了借鑒。

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