新媒體時(shí)代檔案工作轉(zhuǎn)型及服務(wù)創(chuàng)新思考

楊紅

[摘 要]隨著互聯(lián)網(wǎng)新媒體時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案工作也隨著新媒體環(huán)境的變化而變化。新媒體時(shí)代的信息資源具有海量性、碎片化、虛擬性的特點(diǎn)，利用新媒體的檔案工作方式，可隨時(shí)上傳下載信息，海量信息可以及時(shí)共享，同時(shí)在儲(chǔ)存方面也具有很大優(yōu)勢(shì)，在管理上非常方便，不必占有實(shí)體空間。

[關(guān)鍵詞]新媒體時(shí)代;檔案工作轉(zhuǎn)型;服務(wù)創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.086

[中圖分類號(hào)]G273.5[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）18-0-02

0? ? ?引 言

檔案工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和利用的過(guò)程。檔案信息在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中需要耗費(fèi)一定的人力和時(shí)間，但在傳統(tǒng)檔案工作管理的過(guò)程中，信息檔案比較雜亂、零散，大量手工化的信息檔案在采集和管理過(guò)程中缺乏現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，給整個(gè)檔案管理工作帶來(lái)一定的困難和不便。然而，在新媒體時(shí)代的環(huán)境下，檔案管理工作將自動(dòng)化、無(wú)紙化和高效化，互聯(lián)網(wǎng)新媒體的發(fā)展促進(jìn)了檔案工作轉(zhuǎn)型。

1? ? ?檔案工作管理的現(xiàn)狀

1.1? ?檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

現(xiàn)階段，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，檔案形式各樣，有文卷、磁帶、光盤等形式，在保管上帶來(lái)了諸多不便，有些資料甚至?xí)诒４鏁r(shí)效內(nèi)自然損壞。分類方法在不同時(shí)期和不同地區(qū)也不一樣，長(zhǎng)此以往，造成檔案管理的卷宗質(zhì)量差，各檔案的信息不完整。由于檔案信息的基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，工作量比較煩瑣，需要大量的人力和物力進(jìn)行管理與維持，制約了檔案管理工作轉(zhuǎn)型與發(fā)展。統(tǒng)一管理，做好標(biāo)準(zhǔn)化收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，在一定程度上可以給后期檔案工作管理帶來(lái)更多有益的影響，此外，也為檔案管理工作轉(zhuǎn)型帶來(lái)更多便利，促進(jìn)檔案電子信息化進(jìn)一步發(fā)展。

1.2? ?與新媒體接洽的數(shù)量較少

目前，我國(guó)新媒體檔案部門主要集中在微信和微博這兩種社交媒體上，與其他新媒體的融合度不高，覆蓋度不廣，檔案信息未實(shí)現(xiàn)高效共享體系，一方面阻礙了挖掘檔案信息資源的價(jià)值，另一方面也降低了檔案信息的傳遞效率。在新媒體環(huán)境下，有關(guān)單位可以實(shí)現(xiàn)高效處理檔案信息，也可以借由新媒體的傳播方式來(lái)宣傳檔案信息中有價(jià)值的部分。在信息化時(shí)代，應(yīng)打破信息檔案管理形式單一的局面，結(jié)合更多的新媒體挖掘檔案信息，建立一體化、多層次、全方位的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型及服務(wù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)多元化的新媒體覆蓋。

1.3? ?檔案信息管理不安全

在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案信息的安全尤為重要，一旦發(fā)生信息泄露或者信息安全問(wèn)題，將會(huì)嚴(yán)重危害社會(huì)網(wǎng)絡(luò)公共安全。由于技術(shù)和管理不完善，檔案信息在保存和傳遞過(guò)程中具有安全隱患，需要構(gòu)建安全的檔案信息管理系統(tǒng)，在實(shí)行高效檔案信息共享的同時(shí)，保護(hù)檔案信息的隱私，從而保障檔案信息安全，提高檔案信息服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)力。

1.4? ?檔案信息工作人員的素質(zhì)有待提高

在新媒體環(huán)境下，檔案工作的對(duì)象和方式發(fā)生了改變，檔案信息工作人員的工作方式也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)工作模式比較單一，大多一手資料靠純手工記錄，雖然能夠保障信息的準(zhǔn)確性，但不利于儲(chǔ)存與管理，為后期檔案信息利用帶來(lái)諸多不便。此外，檔案信息工作者對(duì)信息開發(fā)利用的效率有待提高，信息服務(wù)能力也需要提高，需要轉(zhuǎn)變檔案工作的思維，創(chuàng)新管理技術(shù)與信息收集方式，全方位利用新媒體的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高檔案工作的效率。

2? ? ?新媒體時(shí)代檔案工作轉(zhuǎn)型及服務(wù)創(chuàng)新的意義

2.1? ?完善檔案管理體系，發(fā)揮檔案信息的宣傳作用

傳統(tǒng)的檔案信息工作僅針對(duì)社會(huì)民生方面的信息進(jìn)行存檔處理，這種單一化檔案信息體系已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)公眾對(duì)信息多樣化的需求。在現(xiàn)代社會(huì)生活中，新的生活方式帶來(lái)新的信息資訊，傳統(tǒng)檔案信息已經(jīng)不再滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息檔案的需求，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息體系。不管從檔案信息收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，還是利用檔案信息，都應(yīng)在新媒體環(huán)境下進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，通過(guò)深度挖掘檔案信息，發(fā)掘有價(jià)值的信息，結(jié)合文化宣傳、意識(shí)教育等方面建立檔案信息資源，再通過(guò)新媒體方式進(jìn)行信息資源共享和宣傳，發(fā)揮檔案信息的宣傳價(jià)值作用。

2.2? ?構(gòu)建多元化檔案信息管理，提高檔案工作的管理效率

在新媒體環(huán)境下，檔案集成的速度將會(huì)大大提高，合理利用多種媒介，將減少大量的人力物力投入與儲(chǔ)存空間，在一定程度上給后期管理帶來(lái)了便捷。利用多元化的新媒體，如微博、微信、豆瓣等平臺(tái)，可以獲取成本較低、數(shù)量較多、質(zhì)量較高的數(shù)據(jù)信息。新媒體平臺(tái)中的大量信息含有社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，收集具有社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案信息，可以分析出民眾喜好，可以根據(jù)民眾的喜好和意向來(lái)服務(wù)民眾，造福于民。在傳統(tǒng)的檔案信息工作中，難以將大量的手工信息進(jìn)行集中分析，也難以提煉出有價(jià)值的信息，在一定程度上影響了檔案管理工作的效率。因此，在新媒體環(huán)境下，構(gòu)建全方位、多元化的信息檔案，可以更高效地進(jìn)行檔案信息管理，更好地利用和處理檔案信息。

2.3? ?建立檔案學(xué)科體系，發(fā)展檔案學(xué)理論知識(shí)體系

在新媒體環(huán)境下，大量信息的涌現(xiàn)影響了檔案學(xué)研究的對(duì)象和內(nèi)容，在某種程度上豐富了檔案學(xué)的研究對(duì)象和研究?jī)?nèi)容?，F(xiàn)階段，檔案工作的內(nèi)容將不再是收集管理社會(huì)民生檔案信息，而是把具有保存價(jià)值的一切信息進(jìn)行檔案化。將新媒體文件、個(gè)人文件和其他具有保管價(jià)值的信息文件進(jìn)行一定格式化儲(chǔ)存并進(jìn)行研究，能夠促進(jìn)檔案學(xué)理論知識(shí)體系發(fā)展，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，不斷完善檔案管理體系。

3? ? ?在新媒體時(shí)代進(jìn)行檔案工作轉(zhuǎn)型及服務(wù)創(chuàng)新的措施

3.1? ?提高檔案工作人員的工作能力

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與創(chuàng)新，檔案工作也逐漸向電子信息化發(fā)展，檔案工作人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新工作方式，從傳統(tǒng)的純手工收集制作檔案信息逐漸衍變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息化操作，在檔案工作形式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，檔案工作人員應(yīng)該不斷提高工作技巧，利用新媒體優(yōu)勢(shì)進(jìn)行信息篩集與整理，通過(guò)不斷總結(jié)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，形成一套完善的處理技巧。此外，還應(yīng)針對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過(guò)培訓(xùn)改進(jìn)管理手段、增加技術(shù)手段，提高檔案工作人員的工作能力。

3.2? ?完善檔案信息的安全系統(tǒng)

在新媒體網(wǎng)絡(luò)下，信息收集到信息利用過(guò)程存在安全隱患。檔案信息儲(chǔ)存的主要安全隱患來(lái)自病毒攻擊造成的信息泄露、丟失和篡改。為了防止這種情況發(fā)生，相關(guān)單位應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)對(duì)信息檔案進(jìn)行監(jiān)控和加密，監(jiān)控可共享的檔案信息，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常進(jìn)行預(yù)警提示，對(duì)不可公開的檔案信息進(jìn)行加密。同時(shí)，還應(yīng)安全監(jiān)控檔案信息收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)過(guò)程，防止信息進(jìn)入檔案系統(tǒng)過(guò)程中攜帶危險(xiǎn)因素。檔案信息管理需要從整體的角度來(lái)考慮，從信息采集到利用，應(yīng)該建立一個(gè)完善閉合的防護(hù)體系，制定相應(yīng)管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)化的工作方式，確保檔案信息管理過(guò)程安

全可靠。

3.3? ?增強(qiáng)檔案公眾服務(wù)的實(shí)用性

在傳統(tǒng)檔案工作中，檔案信息收集的內(nèi)容多為社會(huì)民生類信息，實(shí)用性不是很強(qiáng)，在一定程度上制約了檔案服務(wù)發(fā)展。因此，提高檔案公眾服務(wù)的實(shí)用性非常重要，特別是在新媒體環(huán)境下，應(yīng)該緊密結(jié)合各大新媒體平臺(tái)，搭建一體化的檔案信息系統(tǒng)，合理配置檔案信息資源，改變傳統(tǒng)檔案信息只能定時(shí)定點(diǎn)取用的方式，提高檔案資源的循環(huán)利用率。此外，也可以借助微博、微信、QQ等新媒體平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的宣傳工作，通過(guò)新媒體的方式進(jìn)行檔案工作的文化宣傳、社會(huì)服務(wù)等，增加檔案公眾服務(wù)的實(shí)用性。

3.4? ?提高檔案信息的探究深度

現(xiàn)階段，檔案信息管理涉及的內(nèi)容比較基礎(chǔ)，難以和新媒體進(jìn)行融合。因此，在新時(shí)期，相關(guān)單位一定要提高檔案信息的探究深度，提高檔案信息管理的工作效率和新媒體環(huán)境下網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用率。新媒體網(wǎng)絡(luò)的大數(shù)據(jù)具有海量性、碎片化、虛擬性的特點(diǎn)，在該特點(diǎn)下，檔案信息工作者通過(guò)建立某個(gè)主題，通過(guò)新技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)挖掘數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)背后的含義，再把分析結(jié)果進(jìn)行檔案化集成，增加檔案信息的知識(shí)性，連接網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)與檔案信息，從新媒體大數(shù)據(jù)的角度出發(fā)，收集種類多、數(shù)量多、價(jià)值高的信息，這些信息將構(gòu)成探究檔案信息的原材料，從這些原材料入手，提高檔案信息的探究深度，促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

在新媒體環(huán)境下，檔案工作的對(duì)象和內(nèi)容不再單一局限于社會(huì)民生類信息，檔案工作的對(duì)象和內(nèi)容不斷增加，各種新媒體將推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，一方面，減少了傳統(tǒng)檔案工作中需要的人力和財(cái)力，提高了檔案管理效率，另一方面，拓寬了檔案服務(wù)的范圍，提高了檔案信息的利用效率，增加了檔案工作的實(shí)用性。在檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)單位應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善不足，善于利于新的管理方式和新的技術(shù)系統(tǒng)，通過(guò)完善管理系統(tǒng)，提高檔案工作人員的能力，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

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