大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)探究

方愛明

[摘 要]隨著電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)的快速發(fā)展，檔案工作已經(jīng)進(jìn)入信息化時代。這對檔案管理工作來講是一把“雙刃劍”，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。本文立足于大數(shù)據(jù)時代全面到來的宏觀背景，在大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面對的機(jī)遇與挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，提出進(jìn)一步提高檔案管理工作水平的措施。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù);檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.083

[中圖分類號]G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-0-02

0? ? ?引 言

隨著《政府信息公開條例》的頒布與實施以及政府職能的轉(zhuǎn)變，檔案管理逐漸失去了神秘感，越來越多地融入人們生活工作中，為人們所熟知并使用。在大數(shù)據(jù)、云計算、“互聯(lián)網(wǎng)+”

技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)的時代，海量檔案信息給人們帶來了沖擊感，人們對檔案需求逐漸趨于多元化、個性化。檔案信息量的擴(kuò)大和處理難度的增加，對檔案收集、整理和鑒定等工作提出了新的更高的要求。因此，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)及個人應(yīng)重視檔案管理工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1? ? ?大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機(jī)遇

1.1? ?促進(jìn)檔案管理變革創(chuàng)新

就目前社會發(fā)展的情況來看，檔案工作可以歸結(jié)為管理和應(yīng)用兩大部分，基于管理和應(yīng)用的需求與要求可以歸納為八大環(huán)節(jié)。在檔案管理與應(yīng)用的每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上，始終無法離開“卷”和“件”這種基礎(chǔ)單位。大數(shù)據(jù)所具有的碎片化、非結(jié)構(gòu)性特征，某種程度上弱化了以“卷”和“件”為基礎(chǔ)的檔案管理，提高了檔案管理工作中對智能化、數(shù)字化、多樣化等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的依賴程度，促進(jìn)檔案管理技術(shù)變革，使檔案信息管理與應(yīng)用不再受時間與空間的雙重限制。檔案信息資源將被置入更加廣闊的領(lǐng)域中管理、處理、傳輸和利用，從而提高了檔案管理工作的整體效率與效能，提升了檔案服務(wù)水平。

1.2? ?加速深化民眾檔案意識

新時代帶來了新發(fā)展，檔案事業(yè)從傳統(tǒng)的“國家模式”逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r期的“社會模式”，成為檔案管理的行動指南，是引領(lǐng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，不僅是檔案管理部門內(nèi)部變革與創(chuàng)新的需要，更是推動社會高速發(fā)展的訴求，同時也是外部環(huán)境驅(qū)動的結(jié)果。大數(shù)據(jù)時代的到來，使上述變革與外部驅(qū)動條件更加便利，為檔案事業(yè)的總體轉(zhuǎn)向帶來了新契機(jī)。海量檔案資源有利于民眾多方位提取他們所關(guān)心的信息，給生活帶來便利，但同時面臨甄別信息的重復(fù)性和時效性，因此，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘檔案信息的價值，能夠進(jìn)一步加速深化民眾檔案意識。

2? ? ?大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)

2.1? ?檔案管理環(huán)節(jié)處理面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案信息載體發(fā)生了深刻改變，已經(jīng)由之前的傳統(tǒng)信息形態(tài)與傳播方式轉(zhuǎn)向了將信息系統(tǒng)作為驅(qū)動的發(fā)展方向，信息系統(tǒng)正在成為現(xiàn)階段各類檔案信息資源生成、處理、儲存、流轉(zhuǎn)的平臺。換言之，大數(shù)據(jù)時代中檔案信息的形成、分類處理、流轉(zhuǎn)移交、保管利用等業(yè)務(wù)流程都是在統(tǒng)一化的網(wǎng)絡(luò)平臺上無縫連接的，對信息系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用非常必要。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案信息的數(shù)量呈現(xiàn)幾何增長的態(tài)勢，面對海量化的檔案信息，開展傳統(tǒng)立卷工作就必須投入更多的人力和物力，傳統(tǒng)的逐份鑒定模式鑒定檔案已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)碎片化、非結(jié)構(gòu)性特征下產(chǎn)生的檔案信息，載體更趨于多樣化，如圖片、音頻、視頻等不同格式的電子檔案。同時，隨著政府開展無紙化辦公，政務(wù)信息通過電子文件進(jìn)行傳輸，對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及電子計算機(jī)的依賴程度逐漸提高。多樣化的電子檔案為檔案信息利用提供了豐富的載體資源，豐富了檔案信息的傳播方式。檔案管理工作中收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計這些環(huán)節(jié)都面臨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、云計算技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的沖擊。

2.2? ?檔案信息安全問題成難點

大數(shù)據(jù)時代的到來，使人們獲得檔案資源的途徑逐漸拓寬，然而在開放性、共享性極強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)世界中，數(shù)據(jù)與檔案信息的安全問題是不容忽視的難點。這一挑戰(zhàn)形成基于多方面原因，不僅包括理念層面的因素、技術(shù)層面的因素，同時也涉及法律法規(guī)方面的因素。從國家這一宏觀維度來看，帶有密級的檔案信息泄露無疑會對國家造成巨大損失，嚴(yán)重將影響國家安全與社會安定團(tuán)結(jié)。從公民這一微觀層面來看，個人隱私信息泄露或者被不法分子惡意傳播，將會給公民的正常生活與工作帶來嚴(yán)重影響。然而事實表明，在大數(shù)據(jù)時代，無論是國家級的檔案信息，還是公民個人的檔案信息，都存在被傳播、竊取的可能。現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)時代確保檔案管理數(shù)字化檔案信息的絕對安全已經(jīng)成為人們集中關(guān)注的問題。

3? ? ?大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的策略

3.1? ?以大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案備份與留存水平

各單位開展檔案管理工作的過程中，可以借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息備份與留存，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足，提高檔案管理的整體效率。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持與影響下，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并被廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作開辟了新路徑，提供了全新的思路。相關(guān)部門開展檔案管理工作的過程中，工作人員可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對實踐中形成的檔案資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化，并且可以通過影音信息、圖片信息、文字信息等之間的相互整合，豐富檔案信息的內(nèi)容，將檔案信息進(jìn)行快速備份與留存。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理工作的管控將會更加便捷，檔案資料的使用價值也將大幅提高。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，檔案管理工作人員可以總結(jié)出更科學(xué)、創(chuàng)新的檔案搜集與保管機(jī)制，從而全面提升檔案服務(wù)水平。

3.2? ?以現(xiàn)代管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資料的精細(xì)化管理

信息技術(shù)的快速發(fā)展，驅(qū)動了各類數(shù)字化、智能化管理軟件工具的開發(fā)與利用。相關(guān)部門開展檔案管理工作的過程中，可以充分利用特定的軟件工具實現(xiàn)對檔案資料的精細(xì)化管理。例如，檔案管理人員可以通過檔案管理軟件實時更新檔案資料，如針對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，可以利用管理軟件實時添加某一崗位工作人員的勞動成果以及績效情況，對接檔案管理軟件與辦公管理軟件，將OA流轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的過程審批等信息導(dǎo)入檔案管理軟件中，實現(xiàn)檔案形成的全生命周期管理。需要注意的是，通過特定軟件工具開展檔案信息管理的過程中，一方面需要單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員深刻認(rèn)識到信息技術(shù)對于檔案管理的重要意義，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大信息技術(shù)的相關(guān)投入，如購置檔案信息化管理的硬件設(shè)備、積極引進(jìn)軟件工具等。另一方面，基于軟件系統(tǒng)的檔案精細(xì)化管理對相關(guān)工作人員的要求比較高，不僅要求檔案管理工作者具備檔案管理的專業(yè)知識，同時還要熟練操作計算機(jī)。因此，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)單位一定要注重人才引進(jìn)與培養(yǎng)，為單位檔案管理隊伍注入新鮮的血液，注重加大對現(xiàn)有檔案管理工作人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育。在開展崗位培訓(xùn)工作的過程中，不僅要夯實檔案管理人的專業(yè)知識與職業(yè)技能，為他們帶來信息技術(shù)方面的知識，提高計算機(jī)系統(tǒng)的認(rèn)知，同時還要注意對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任意識、服務(wù)意識等方面的培訓(xùn)，使單位內(nèi)部檔案管理人員可以熟練應(yīng)用檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案搜集與管理機(jī)制的要求，開展高效率的檔案管理與信息服務(wù)工作，提高檔案管理工作的整體效率。

3.3? ?利用云技術(shù)完善“共享式”檔案管理模式

云技術(shù)在計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推動下應(yīng)運(yùn)而生，如今已經(jīng)比較成熟，應(yīng)用范圍十分廣泛，受到了人們的廣泛關(guān)注和青睞。電子計算機(jī)、智能手機(jī)等作為云技術(shù)的物理接口，已經(jīng)非常普及，因此，在檔案管理信息化建設(shè)的歷程中，檔案管理部門可以充分利用云技術(shù)這一現(xiàn)代科技產(chǎn)物。例如，有效利用云技術(shù)的優(yōu)勢，逐步提高單位內(nèi)部檔案資料的共享程度，之后逐步實現(xiàn)檔案“云管理”的信息化建設(shè)目標(biāo)。值得注意的是，在應(yīng)用云技術(shù)開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)單位應(yīng)該集中關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題，這需要檔案管理工作人員及單位其他員工全面樹立檔案信息安全意識以及網(wǎng)絡(luò)安全意識;在利用云技術(shù)的過程中，嚴(yán)格把控檔案資料的信息安全。與此同時，在構(gòu)建檔案資料共享平臺的過程中，需要各部門之間協(xié)作，因此，檔案管理部門一定要變被動為主動，做好檔案共享工作的橋梁與紐帶，積極完善檔案信息資料，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”順利實施。

4? ? ?結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時代的到來對于檔案管理工作來說，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，如何實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展已經(jīng)成為人們集中探討的話題?；诖耍趹?yīng)用云技術(shù)的過程中，檔案管理人員必須樹立大數(shù)據(jù)思維，以現(xiàn)代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，積極提高檔案管理的時效性與總體水平，滿足廣大人民群眾的檔案服務(wù)需求，推動社會全面發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]李宇.機(jī)遇與挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)時代檔案工作的堅守與創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2018（4）.

[2]吳偉寧.大數(shù)據(jù)時代檔案工作的機(jī)遇、挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略[J].檔案天地，2015（5）.

[3]郎文香.大數(shù)據(jù)時代高校校友檔案的建立與開發(fā)利用[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報，2017（5）.

[4]王玲，張妍妍.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的大機(jī)遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2014（17）.

[5]石冬梅.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（27）.

[6]劉玉蘭.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].蘭臺世界，2015（11）.

[7]徐琨.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理：機(jī)遇、挑戰(zhàn)與應(yīng)對[J].蘭臺世界，2017（15）.

[8]彭富玲.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（21）.