信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑

陳旭平

[摘 要]通常意義上，一個人要想在社會中生存立足，他的個人經(jīng)歷以及家庭情況都要有一些相關記載。只有建立一個完整的信息存儲庫，才可以為事業(yè)單位進行人員錄用、聘用以及職位晉升工作提供一個相對科學的參考依據(jù)。人事檔案是這些私人信息的一個載體，但隨著社會發(fā)展，一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理并不能很好地滿足當前情況下對于人事管理的各種要求。可見，事業(yè)單位對于人事檔案進行科學化管理，使其與檔案管理模式不斷創(chuàng)新，并充分運用信息化的優(yōu)勢特征至關重要。

[關鍵詞]人事檔案;信息化管理;創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.082

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-0-02

0? ? ?引 言

隨著時代發(fā)展，為了滿足信息化的要求，事業(yè)單位應該在進行人事檔案管理時采取一些信息技術進行科學管理，人事檔案處理方式應該符合時代要求，必須具備一定的安全性和科學性。事業(yè)單位應該結合傳統(tǒng)的人事檔案管理體系，對自身發(fā)展提出創(chuàng)新性改革，從而解決多項不合理問題，綜合討論出一項適合自身發(fā)展的新型人事檔案管理體系，進而更好地實現(xiàn)信息化時代對于人事檔案管理模式創(chuàng)新的目標及要求。

1? ? ?人事檔案管理的定義及特點

在當今時代，各種信息傳播速度較快，事業(yè)單位在進行人員招聘時，如果不能對一些具體資料進行詳細采集記錄，就會導致招聘信息延誤，而人事檔案信息化管理可以很好地解決這一項問題。人事檔案管理是一項具有服務特性的工作，涉及一些人事檔案收集、存放以及工作調(diào)配等多個方面內(nèi)容，在人力資源管理工作中具有重要地位。

個人發(fā)展和單位發(fā)展都會受到人事檔案管理的影響，受管理對象、內(nèi)容和工作特點的影響，人事檔案管理具有以下幾個特點。①精準性和真實性。人事檔案扮演著信息承載體的角色，為事業(yè)單位的人員錄用提供了一個參考依據(jù)。因此，信息檔案所記載的內(nèi)容一定要確保真實合理、內(nèi)容全面，要求事業(yè)單位根據(jù)實際工作的要求，對員工的全部信息進行一個初步了解，了解他們的學習經(jīng)歷、成長經(jīng)歷和思想方面。②全面性和流動性。管理檔案的工作人員在很多時候，能夠根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的要求，產(chǎn)生一些職位變動，所以相關人事檔案要隨著管理人員進行流動，必須要與檔案所有者保持同步。③具備隱私機密性。人事檔案記錄較為全面，人員的個人信息都記錄在冊，其中，很大一部分內(nèi)容均屬于個人隱私機密，事業(yè)單位不應該對外公開，所以，單位一定要防止信息泄露。從事人事檔案管理的工作人員要有高度責任感，盡最大努力確保檔案信息的安全性，不可泄露人事檔案的重要信息。

2? ? ?信息化時代人事檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀

當前情況下，我國一些事業(yè)單位的相關部門沒有對人事檔案信息管理工作有著足夠的重視，沒有提供一個合理的監(jiān)督環(huán)境，人事檔案信息管理工作效率低下，且檔案管理的工作人員和檔案所有者之間并沒有建立明確的關系，在工作中進行溝通時會出現(xiàn)一定阻礙，致使人事檔案信息管理工作缺乏一定的合理化和規(guī)范性，忽視了檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的很多部門并沒有建立一個完善的人事檔案信息管理體系，且部門與部門之間也沒有做好相關溝通，給檔案管理工作帶來了很多難題;相關管理人員缺乏專業(yè)的知識，不能很好地促進人事檔案信息管理良好發(fā)展。

3? ? ?加強人事檔案管理的必要性

在信息化時代，事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展要與時俱進，應該跟隨時代潮流，結合信息化時代的發(fā)展趨勢，進一步凸顯自身特點，構建一個完善的管理模式。當今時代對于人事檔案管理的工作效率提出了很高要求，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足時代需求，事業(yè)單位應該尋求高效率的信息化管理發(fā)展道路。在信息化時代，數(shù)據(jù)海量性是一大發(fā)展特色，在人事檔案管理工作中，要想準確記錄海量數(shù)據(jù)，就需要采取一些信息化的方法進行管理，從而大量節(jié)約事業(yè)單位的人力物力資源，降低成本，從而有效提高人事檔案管理工作的效率。

4? ? ?加強人事檔案信息化管理的具體措施

4.1? ?建立相對完善的數(shù)字管理體系

事業(yè)單位可以建立一個相對完善的數(shù)字管理體系，進而促進本單位的人事檔案管理更好地進行信息化建設。首先，根據(jù)實際情況建立一項比較完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，借助各項高科技技術，對數(shù)字中的一些信息進行定期更新修改。其次，把并不包含個人隱私的信息準確地傳送給相關部門，合理科學地提高人事檔案信息管理工作的效率和質(zhì)量。再次，在進行數(shù)據(jù)庫建設時，還可以依據(jù)員工信息種類進行區(qū)別，方便后期工作查閱。最后，事業(yè)單位的一些管理人員可以依據(jù)數(shù)據(jù)庫傳達的信息，全方位地了解工作人員的工作態(tài)度和情況，從而很好地確保人事檔案信息管理的協(xié)調(diào)一致性。

4.2? ?對人事檔案管理工作人員進行相關職業(yè)素養(yǎng)訓練

在進行人事檔案信息管理工作時，相關人員的職業(yè)素養(yǎng)是工作的基本保障。員工應該不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技術能力，保障工作質(zhì)量。事業(yè)單位應該聘請一些比較專業(yè)的檔案管理人員，對檔案管理工作進行嚴格審查。此外，事業(yè)單位還要對相關管理工作人員進行考核，依據(jù)員工的具體情況為他們制作對應訓練，針對性地進行一些職業(yè)素養(yǎng)培訓。

4.3? ?創(chuàng)新檔案管理的思路

管理具備服務屬性，傳統(tǒng)的檔案管理模式只是把一些簡單的工作進行整合。隨著時代發(fā)展，這些較為機械的模式并不能很好地適用事業(yè)單位的發(fā)展要求，尤其是一些信息共享和運輸工作，對于管理工作提出了更高要求。因此，檔案管理部門一定要結合自身的實際情況，革故鼎新，把工作性質(zhì)逐漸轉向服務層面。在實際情況中，事業(yè)單位可以借助于信息化的諸多優(yōu)點給需求者提供一些較為準確和科學的檔案資料。這些經(jīng)過專門區(qū)別的檔案，很大程度上方便了需求者的信息查詢，是一項高強度、高質(zhì)量、高要求的服務工作。檔案管理部門應該努力提升自己的工作質(zhì)量和效率，不斷擴大自己的服務范圍，深入到各個行業(yè)和領域中。

4.4? ?加強工作主動性

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理材料大部分是一些紙質(zhì)材料，但信息化管理中則是形形色色的電子材料。如果事業(yè)單位想大幅度提高工作效率和質(zhì)量，充分滿足需求者的各種訴求，就要把提高檔案管理工作的主動性。在實際工作中，專業(yè)人員對于員工信息進行了更新處理之后，應該負責主動上傳，當后期有需求時，管理系統(tǒng)可以主動把信息傳遞出去，提高工作效率，縮短信息傳播的時間。此外，檔案管理部門還可以進一步拓寬自己的服務渠道，優(yōu)化各種性能，確保事業(yè)單位管理人員或者員工時時刻刻都可以對信息進行一個全方面查詢，進而大幅度地提升檔案管理工作的快捷性。

國家應該完善相關制度，根據(jù)我國當前人事檔案信息管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀可以看出，各種問題不斷凸顯，尤其在技術方面，此外，事業(yè)單位對于員工管理的規(guī)范性也達不到要求?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理變成信息化改革，事業(yè)單位應該建立一套比較完善的管理制度規(guī)范人事檔案信息管理，只有依據(jù)相對科學的管理制度，才能對全部的管理工作進行監(jiān)督和引導，從而實現(xiàn)自身高效的管理目標。

4.5? ?構建一個高效的人事檔案信息化管理平臺

為了提高人事檔案信息化的管理速度，事業(yè)單位可以利用一些網(wǎng)站和新媒體來構建一個比較全面的人事檔案管理平臺，更好地實現(xiàn)人事檔案管理工作的自動化和信息化發(fā)展。借助于互聯(lián)網(wǎng)技術可以很好地把多項管理功能相結合，可以對一些信息進行實時更新和評價，大幅度降低人力物力資源浪費，合理提升工作效率。此外，最為主要的一點是加強信息化人事檔案管理，進一步提高管理工作的精確度和高效性，全面提高人事檔案管理工作的服務水平，實現(xiàn)人事檔案管理工作的效益最大化。

5? ? ?結 語

隨著時代發(fā)展，人事檔案信息管理工作要加強信息化建設。事業(yè)單位不僅要在硬件設施上進行高度創(chuàng)新，還要加強檔案管理工作人員的相關培訓，主要目的是提供適合時代發(fā)展與要求的人事檔案信息化管理服務。目前，若想完善人事檔案管理系統(tǒng)，加快檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，事業(yè)單位相關管理人員應該高度重視該項工作，切實把人事檔案信息化技術應用到實際管理工作中，為自身發(fā)展提供一個良好的氛圍。事業(yè)單位的檔案信息化可以改善事業(yè)單位的管理環(huán)境，對人事檔案處理具有極為重要的作用。因此，事業(yè)單位應該抓住發(fā)展機遇，結合各種豐富的高科技技術充實和擴展自身管理內(nèi)容，改變自己的服務體系，切實促進信息現(xiàn)代化發(fā)展進程，在時代發(fā)展潮流中提升自己的競爭能力，進而更好地服務社會。

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