基于VBA 的微應(yīng)用在高職院校教學(xué)管理信息化中的應(yīng)用研究

曾海，葛翔，尚鮮連

（蘇州市職業(yè)大學(xué)，蘇州215104）

0 引言

近年來，高職院校教學(xué)管理的信息化程度正在不斷加深，以教務(wù)管理系統(tǒng)為代表的各類信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為工作標(biāo)配，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用對教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化起到了重要的促進(jìn)作用。教育部《教育信息化2.0 行動計(jì)劃》指出，在1.0 時(shí)期教育信息化的基礎(chǔ)上，2.0 階段的教育信息化將作為推進(jìn)教育現(xiàn)代化強(qiáng)大動力和教育變革的內(nèi)生要素[1]。教學(xué)管理的信息化應(yīng)適應(yīng)新時(shí)代的要求，在系統(tǒng)互融互通和大數(shù)據(jù)效能發(fā)揮等方面跟上教育信息化2.0 的步伐。

高職院校的教學(xué)管理部門和二級學(xué)院教學(xué)管理機(jī)構(gòu)是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量保證的重要力量，教學(xué)管理人員的信息化應(yīng)用水平對教學(xué)管理的質(zhì)量和效率有重要影響。現(xiàn)存的教務(wù)管理、數(shù)據(jù)采集、畢業(yè)設(shè)計(jì)、頂崗實(shí)習(xí)等信息系統(tǒng)在給工作帶來便利的同時(shí)，在使用中也存在著一些亟待解決的問題。

（1）信息化系統(tǒng)之間存在“孤島效應(yīng)”

“孤島效應(yīng)”指的是各種信息無法順暢地各部門的信息系統(tǒng)之前流動，實(shí)際形成一個(gè)個(gè)孤立的、各自為政的信息系統(tǒng)[2]。不同的教學(xué)信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)互通不順暢不僅會引起數(shù)據(jù)不一致，導(dǎo)致教學(xué)管理缺乏統(tǒng)一性和共享性[3]，在工作中帶來的額外數(shù)據(jù)整理等操作還占用了教學(xué)管理人員大量的工作時(shí)間，降低了教學(xué)管理的效率。

（2）信息化系統(tǒng)應(yīng)對變化能力較弱

信息系統(tǒng)在運(yùn)行之初和業(yè)務(wù)需求契合度較高，但隨著時(shí)間的推移和教學(xué)改革的不斷深化，信息系統(tǒng)的功能與不斷變化的教學(xué)管理業(yè)務(wù)之間的匹配度通常會呈下降趨勢；盡管在原系統(tǒng)上進(jìn)行增量開發(fā)可以解決部分問題，但是大型軟件開發(fā)周期長速度慢，無法及時(shí)滿足一些緊急需求；教學(xué)管理過程中急需的一些小功能開發(fā)工作量不大，公司的參與積極性不高。

（3）信息系統(tǒng)的功能存在缺陷和盲區(qū)

信息系統(tǒng)中的部分老舊功能模塊不能適應(yīng)教學(xué)改革的新要求，需要通過人工操作進(jìn)行例外處理，形成了功能缺陷；部分教學(xué)管理中急需使用的功能沒有得到信息系統(tǒng)的支持，形成了功能盲區(qū)。這些缺陷和盲區(qū)給管理人員帶來了額外的工作量，他們的精力不能完全集中于教學(xué)管理的核心業(yè)務(wù)，背離了教學(xué)管理實(shí)施信息化改革的初衷。

1 高職院校教學(xué)管理信息化實(shí)踐中的問題

1.1 信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)互通問題

高職院校教學(xué)管理中使用的信息系統(tǒng)通常包括教務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)、頂崗實(shí)習(xí)系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)以及各類考試管理系統(tǒng)等。各個(gè)系統(tǒng)開發(fā)平臺不同，數(shù)據(jù)庫類型各異，軟件架構(gòu)多樣。各系統(tǒng)數(shù)據(jù)在邏輯上互相關(guān)聯(lián)，但實(shí)際使用中這些關(guān)聯(lián)基本上需要通過手動方式實(shí)現(xiàn)，即關(guān)聯(lián)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出和校驗(yàn)后才能建立。

例如，畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)之間需要對接互通。每年的班級信息、專業(yè)信息、教研室主任信息均需要從教務(wù)系統(tǒng)中手動導(dǎo)出數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)格式根據(jù)畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)要求進(jìn)行整理后，使用其導(dǎo)入功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。若某個(gè)二級學(xué)院共有約1500 名學(xué)生，每屆學(xué)生500 余人，僅導(dǎo)入導(dǎo)出一次工作量并不算大，但在實(shí)際教學(xué)管理工作中，由于學(xué)籍變動等多種原因，需要反復(fù)執(zhí)行數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、校驗(yàn)等工作。

1.2 多來源數(shù)據(jù)歸并問題

高職院校二級學(xué)院經(jīng)常面臨不同場景下各類報(bào)表的填報(bào)工作，其中多來源數(shù)據(jù)歸并是此類工作場景中的共性需求。

（1）教學(xué)科研統(tǒng)計(jì)場景

在教學(xué)業(yè)績和科研業(yè)績的統(tǒng)計(jì)過程中，雖然大部分高職院校都有教科研成果統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，但由于統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)口徑、填報(bào)數(shù)據(jù)校驗(yàn)等方面存在差異，信息系統(tǒng)的反應(yīng)速度往往存在跟不上數(shù)據(jù)變化和統(tǒng)計(jì)口徑的變化，經(jīng)常需要進(jìn)行手工調(diào)整、制表后導(dǎo)入系統(tǒng)。統(tǒng)計(jì)過程中需要手工進(jìn)行數(shù)據(jù)歸并、數(shù)據(jù)規(guī)范性檢查和數(shù)據(jù)交叉校驗(yàn)等工作。

（2）畢業(yè)資格預(yù)審核場景

學(xué)生在畢業(yè)前需要進(jìn)行畢業(yè)資格審核，即根據(jù)學(xué)生已獲取的各類學(xué)分和認(rèn)證情況判斷其是否具備畢業(yè)資格。由于成績錄入、資格證書發(fā)放、重修補(bǔ)考等情況變化較快，存在成績暫時(shí)來不及輸入系統(tǒng)、已經(jīng)通過考試但證書未到、畢業(yè)論文已經(jīng)通過審核但還未答辯等問題，需要根據(jù)實(shí)際情況對畢業(yè)資格進(jìn)行多輪手工預(yù)審。需要檢查的數(shù)據(jù)來自教學(xué)計(jì)劃、教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的成績表、負(fù)責(zé)培訓(xùn)考證部門的表格等多個(gè)數(shù)據(jù)來源，在審核中需要完成數(shù)據(jù)歸并、數(shù)據(jù)規(guī)范性檢查和交叉檢驗(yàn)等工作。

（3）頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生情況跟蹤場景

在高職院校第五、第六學(xué)期，校、企、生三方可在協(xié)議保證下實(shí)施頂崗實(shí)習(xí)教學(xué)環(huán)節(jié)，對此環(huán)節(jié)進(jìn)行管理的是頂崗實(shí)習(xí)系統(tǒng)；第六學(xué)期學(xué)生要進(jìn)行畢業(yè)設(shè)計(jì)，對此環(huán)節(jié)進(jìn)行管理的是畢業(yè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)；學(xué)生成績的需要記錄，對此環(huán)節(jié)進(jìn)行管理的是教務(wù)系統(tǒng)；學(xué)生參加升學(xué)考試，對此環(huán)節(jié)進(jìn)行管理的是外部專用系統(tǒng)；在每位學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)期間還有多份紙質(zhì)過程文檔需要填寫。

對每一位學(xué)生而言，以上各系統(tǒng)缺一不可。多來源數(shù)據(jù)需要?dú)w并在一張表中集中體現(xiàn)并動態(tài)更新，學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)才能及時(shí)掌控頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生的實(shí)時(shí)動態(tài)。

1.3 批量文件規(guī)范化校驗(yàn)和統(tǒng)計(jì)問題

作為基層教學(xué)單位，教務(wù)秘書和檔案管理員有大量的電子教學(xué)文檔需要檢查、統(tǒng)計(jì)、匯總。例如每門課程Word 格式的課程教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)院教師各自撰寫并上交。課程教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的填寫規(guī)范檢查、工作進(jìn)度統(tǒng)計(jì)匯總等常規(guī)工作卻處于信息化的真空地帶，一般由教學(xué)管理人員多次反復(fù)校對，類似的情況還存在于教學(xué)計(jì)劃核對匯總、個(gè)人科研成果簡表的填寫和匯總等。

以高職院校專業(yè)建設(shè)中需完成的課程標(biāo)準(zhǔn)為例，某二級學(xué)院在教學(xué)管理部門提供模板的基礎(chǔ)上組織各專業(yè)教師填寫。

在實(shí)際操作過程中，存在的問題有：①數(shù)據(jù)填寫不規(guī)范，必填字段沒有填寫或者內(nèi)容不對；②數(shù)據(jù)校驗(yàn)困難，在有數(shù)百份教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的情況下校驗(yàn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力；③數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難，教學(xué)秘書需要手工從每個(gè)課程標(biāo)準(zhǔn)中提取作者等內(nèi)容；④數(shù)據(jù)更新帶來的問題多，難以追蹤哪份教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)改動了什么內(nèi)容。

1.4 數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式發(fā)生變化的問題

不同的信息化系統(tǒng)對接時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)形式不同的情況。以教務(wù)系統(tǒng)課表查詢結(jié)果與信息中心門禁開卡系統(tǒng)對接為例，每學(xué)期信息中心需要按課表為每位在某教室上課的教師開通門禁權(quán)限，兩個(gè)系統(tǒng)需進(jìn)行數(shù)據(jù)互通。

教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的安排表中，因同一門課程可由多名教師在不同時(shí)間段授課，因此在同一行中存在授課地點(diǎn)重復(fù)的情況；同一教師可上多門課程，此時(shí)在不同行里同一教師的名字會出現(xiàn)多次，但信息中心門禁管理系統(tǒng)只接受教師名和教室名不重復(fù)的數(shù)據(jù)。只有將數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式改變并去除重復(fù)數(shù)據(jù)后，兩個(gè)系統(tǒng)方能實(shí)際互通。

2 基于VBA的教學(xué)管理微應(yīng)用開發(fā)

微軟Office 軟件內(nèi)置的VBA 軟件能很好地適應(yīng)以上應(yīng)用場景。如孟美任利用VBA 編程實(shí)現(xiàn)自動化編務(wù)整合，提高了編務(wù)工作的效率[4]；蘇苗苗基于VBA開發(fā)了聯(lián)合培養(yǎng)學(xué)生績點(diǎn)計(jì)算系統(tǒng)[5]。在高職院校教學(xué)管理領(lǐng)域中，以上常見問題大致可分為三類并進(jìn)行解決。

2.1 數(shù)據(jù)互通及多來源數(shù)據(jù)歸并解決方案

多來源數(shù)據(jù)歸并是信息系統(tǒng)互通過程中的重要共性操作，使用VBA 開發(fā)的通用歸并函數(shù)適用于在不同場合下將多個(gè)子表中的數(shù)據(jù)并入總表的需求。數(shù)據(jù)歸并前首先要準(zhǔn)備好一張包含主表和多張子表在內(nèi)的數(shù)據(jù)文件，然后將函數(shù)插入Excel 文件并根據(jù)函數(shù)接口規(guī)范填寫參數(shù)表，最后通過Excel 的宏菜單運(yùn)行程序并在主表中獲得歸并結(jié)果。函數(shù)的主要工作流程如圖1所示。

VBA 程序?qū)崿F(xiàn)過程中的主要關(guān)鍵技術(shù)有：（1）每次表格中的數(shù)據(jù)行數(shù)不確定，須判斷當(dāng)前Excel 文件中的數(shù)據(jù)行數(shù)，使用單元格的End 函數(shù)和xlUp 參數(shù)，如Range（"A65536"）.End（xlUp）.Row 可解決問題。（2）不同數(shù)據(jù)表中有不同的工作薄名和列名且行號持續(xù)變化。通過在Sheets 和Range 中使用參數(shù)即可根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)表名和列名完成不同的功能，典型的代碼如下：

ThisWorkbook.Sheets（destSheetName）Range（mainKeyCol&i）.Value）

程序?qū)⒅鞅砻鎯τ赿estSheetName 中，將主表關(guān)鍵字列放在mainKeyCol 中，用變量i 控制行號掃描整個(gè)數(shù)據(jù)表。與Excel 的VLOOKUP 函數(shù)相比，自定義歸并函數(shù)的代碼可以同時(shí)處理多個(gè)數(shù)據(jù)列，具備檢查和標(biāo)記錯(cuò)誤、自動行號檢測和自動重復(fù)去除等功能，適用于教學(xué)科研統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)資格預(yù)審核、頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生情況跟蹤場景。

2.2 批量文件規(guī)范化校驗(yàn)和統(tǒng)計(jì)解決方案

在教學(xué)管理過程中經(jīng)常會遇到大批Word 或者Excel 文件需要進(jìn)行規(guī)范化校驗(yàn)和統(tǒng)計(jì)的情況。通用VBA程序要求教學(xué)管理人員將待處理的批量文件放入指定文件夾，修改程序模板，改變校驗(yàn)字段名稱、規(guī)則和統(tǒng)計(jì)字段名稱，最后運(yùn)行程序。程序根據(jù)校驗(yàn)規(guī)則將校驗(yàn)結(jié)果寫入目標(biāo)文件，將提取的統(tǒng)計(jì)字段放入統(tǒng)計(jì)文件。即使源文件發(fā)生修改，重新運(yùn)行程序時(shí)程序模板不再需要修改。函數(shù)的主要工作流程如圖2 所示。

圖2 批量文件的規(guī)范化校驗(yàn)和統(tǒng)計(jì)流程

程序?qū)崿F(xiàn)過程中技術(shù)難點(diǎn)有：

（1）文件列表獲取。通過Dir 函數(shù)獲取文件列表，用Documents 對象的Open 方法打開位于當(dāng)前路徑下的文件：

myName=Dir（myPath&""&"*.doc"）

Set wb=Documents.Open（myPath&""&myName）

（2）關(guān)鍵字定位。設(shè)定Selection 對象的參數(shù)，使用FindExecute 函數(shù)定位關(guān)鍵字：

Selection.Find.Text="撰寫人"

Selection.Find.Execute

（3）字段內(nèi)容獲取。使用字符串功能取得字段內(nèi)容

startPos=InStr（1，string1，"撰寫"）

endPos=InStr（1，string1，"時(shí)間"）

authorName=Mid（string1，startPos，endPos-startPos）

（4）動態(tài)生成文件。用Activate 函數(shù)激活個(gè)記錄文件后，寫入取得的字段內(nèi)容。

ActiveDocument.Content.InsertAfter Text:=myName+"，"+authorName

（5）程序運(yùn)行加速。由于程序在短時(shí)間內(nèi)很快地打開和關(guān)閉大量文件，屏幕會快速刷新影響運(yùn)行速度，將Application 對象的.ScreenUpdating 屬性設(shè)定為False關(guān)閉屏幕更新可顯著提高運(yùn)行速度。

在此通用模板下改寫完成的各類VBA 程序適用于課程標(biāo)準(zhǔn)、各類教學(xué)計(jì)劃和各類申報(bào)表格的校驗(yàn)匯總。

2.3 數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式轉(zhuǎn)換解決方案

教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的課表、成績表等數(shù)據(jù)的教學(xué)管理中具有重要作用。教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的課表中由于存在一名教師上多門課程、多名教師上一門課程的問題，導(dǎo)出結(jié)果的單行數(shù)據(jù)中往往存在多名教師和多門課程，即數(shù)據(jù)方向是橫向的；實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)管理系統(tǒng)和門禁管理系統(tǒng)等只接受一行中僅有一名教師或者一門課程的數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式，即數(shù)據(jù)方向是縱向的。數(shù)據(jù)在橫向形式和縱向形式之間轉(zhuǎn)換后，不同的信息系統(tǒng)才能互通。

基于VBA 開發(fā)的通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換函數(shù)使用時(shí)，工作人員在教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出文件，準(zhǔn)備好表名、首行數(shù)據(jù)行號、關(guān)鍵字段名稱和待轉(zhuǎn)換字段名稱等參數(shù)，設(shè)定好目標(biāo)工作表，運(yùn)行后得到適用于其他信息化系統(tǒng)的規(guī)范數(shù)據(jù)。以教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)向信息中心門禁管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為例，工作流程如圖3 所示。

圖3 數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式轉(zhuǎn)換處理流

程序?qū)崿F(xiàn)時(shí)的技術(shù)難點(diǎn)主要有：

（1）橫向數(shù)據(jù)的分離及縱向化。對導(dǎo)出課表每一行數(shù)據(jù)執(zhí)行Split（多個(gè)教師名字段，"/"）函數(shù)，將結(jié)果放入val 列表；使用循環(huán)將橫向數(shù)據(jù)以縱向形式寫入目標(biāo)數(shù)據(jù)表，分離課程名的技術(shù)原理相同，不同的是分隔符內(nèi)容。

（2）數(shù)據(jù)自動排序。使用Sort 函數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行單關(guān)鍵字或者多關(guān)鍵排序：

lastrow=.Cells（Rows.Count，1）.End（xlUp）.Row

.Range（"A3:e"&lastrow）.Sort Key1:=.Range（dCol），order1:=xlDescending…

（3）縱向數(shù)據(jù)向橫向數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。縱向數(shù)據(jù)指的是一位教師在多個(gè)教室上課時(shí)，存在多條（教師、教室）數(shù)據(jù)，導(dǎo)入其他信息系統(tǒng)時(shí)很方便，但管理人員希望看到的報(bào)表格式更為直觀，如：（教師工號、教師姓名、以分隔符分開的教室名列表）的形式。程序掃描已排序數(shù)據(jù)并自動生成報(bào)表。

If（prevName=ThisWorkbook.Sheets（"上課分布"）.Range（"a"&i）.Value）Then'名字一樣，拼接

roomString=roomString+ThisWorkbook.Sheets（"上課分布"）.Range（"b"&i）.Value+"、"

prevName=ThisWorkbook.Sheets（"上課分布"）.Range（"a"&i）.Value

Else'名字不一樣

reportCount=reportCount+1

ThisWorkbook.Sheets（"申請報(bào)告"）.Range（"a"&reportCount）.Value=reportCount-1

End If

程序適合于教務(wù)系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，也適用于在期末考試期間生成以考場為主關(guān)鍵字的統(tǒng)計(jì)表格供巡考人員使用。

3 實(shí)施效果分析

基于VBA 的微應(yīng)用程序能顯著提高一線教學(xué)管理人員的工作效能，相關(guān)事務(wù)的處理效率可提高幾倍到幾十倍，對需要重復(fù)執(zhí)行的數(shù)據(jù)操作效果尤佳。各典型應(yīng)用場景下的程序?qū)嵤┏尚绫? 所示。由于在設(shè)計(jì)中對常見問題進(jìn)行了分類和抽象，形成的程序庫具備一定的通用性，在遇到新場景時(shí)只需對情況進(jìn)行分析，挑選合適的函數(shù)進(jìn)行直接調(diào)用或者選用程序模板進(jìn)行簡單修改即可適應(yīng)。

表1 基于VBA 的微應(yīng)用程序?qū)嵤┏尚?/p>

4 結(jié)語

作為教學(xué)管理專用信息系統(tǒng)的有益補(bǔ)充，基于VBA 的微應(yīng)用程序起到了對接各類信息系統(tǒng)、促進(jìn)數(shù)據(jù)規(guī)范化、提升數(shù)據(jù)匯總及統(tǒng)計(jì)效率等重要作用。VBA 應(yīng)用程序的局限性和優(yōu)點(diǎn)同樣明顯：程序開發(fā)環(huán)境相對簡陋，只能適應(yīng)一些簡單應(yīng)用場景；程序以功能實(shí)現(xiàn)為主要目標(biāo)，用戶界面簡陋，有時(shí)需要用戶根據(jù)說明書直接修改程序模板，因此開發(fā)人員要對教學(xué)管理人員進(jìn)行面對面培訓(xùn)；對程序開發(fā)者要求較高，在具備較強(qiáng)編碼能力的同時(shí)，程序設(shè)計(jì)人員還必須高度熟悉教學(xué)管理業(yè)務(wù)。在信息化基礎(chǔ)好、人員配置充足的院校里，程序的部署和實(shí)施成效相對更佳。在教學(xué)管理信息化水平不斷提高的過程中，基于VBA 的微應(yīng)用程序在教學(xué)管理信息系統(tǒng)間的互通和功能的拾遺補(bǔ)缺等方面具備獨(dú)特的作用。