新時(shí)期檔案管理數(shù)字化研究

王英秀

摘 ? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)走入到了千家萬戶。對(duì)于檔案管理工作而言，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為了大勢(shì)所需，越來越多的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了檔案管理工作當(dāng)中去，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)將人們帶入到了前所未有的信息社會(huì)，人們已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理模式，這種管理模式不僅提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也更加有利于企業(yè)的健康發(fā)展，社會(huì)的數(shù)字化建設(shè)和檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展決定了檔案的數(shù)字化建設(shè)。本文通過研究當(dāng)前檔案管理數(shù)字化存在的問題，探討了如何提高檔案數(shù)字化管理水平，提出了新時(shí)期檔案管理數(shù)字化的措施，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，希望為以后的研究提供寶貴的意見。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 ?檔案管理 ?數(shù)字化研究

中圖分類號(hào)：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）08（b）-0162-02

隨著時(shí)代的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式的弊端逐漸顯露了出來，很多企業(yè)在不斷擴(kuò)大，人員信息也在不斷增加，紙質(zhì)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足新時(shí)期的檔案管理工作需要，檔案的管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)行數(shù)字化的管理模式，形成結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，使其通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行直接的傳播，是一種更加快速便捷的信息利用服務(wù)。

1 ?新時(shí)期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題

1.1 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

我國的檔案管理人員的素質(zhì)普遍不是很高，很多的檔案管理人員大多數(shù)都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理人員，大多數(shù)檔案管理人員隊(duì)伍出現(xiàn)老齡化嚴(yán)重的問題，很多的年輕人不愿意從事檔案的管理工作，大多數(shù)有一定能力的人員會(huì)選擇具有挑戰(zhàn)性和發(fā)展前途的工作，這也在一定程度上加劇了檔案管理人員隊(duì)伍老齡化的問題，這些管理人員不能熟練的操計(jì)算機(jī)，受傳統(tǒng)觀念的影響根深蒂固，在一定程度上制約了檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

1.2 數(shù)字化管理設(shè)備不完善

數(shù)字化管理需要具備一定的硬件資源和軟件資源，但是受到資金的限制，很多企業(yè)無法配備齊全的數(shù)字化設(shè)備，很多的設(shè)備和程序過于陳舊，陳舊的計(jì)算機(jī)無法更新先進(jìn)的技術(shù)，想要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須配備專業(yè)的現(xiàn)代化設(shè)備，便于及時(shí)地更新設(shè)備程序和系統(tǒng)，進(jìn)而為檔案的真實(shí)性和可靠性提供保證。

1.3 檔案管理的安全性得不到保證

當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，因此，存在著一定的安全性隱患，一旦遭到病毒和黑客的入侵，檔案資料就會(huì)泄露，因此，這也加強(qiáng)了檔案管理的難度。大多數(shù)的檔案編輯會(huì)采用電子編碼技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)中存在著很多的不足，很多的紙質(zhì)檔案被修改后仍然有殘留的痕跡，由于數(shù)據(jù)量較大，導(dǎo)致很多的管理人員無法在第一時(shí)間就發(fā)現(xiàn)，因此，檔案的數(shù)字化管理存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)出現(xiàn)違反法律法規(guī)的行為，這是需要我們高度警惕和嚴(yán)格杜絕的。

2 ?實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的意義

檔案，是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們的各種歷史發(fā)展過程，近幾年來，檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步和發(fā)展。新時(shí)期的檔案管理工作任務(wù)繁重，如果單純的依附傳統(tǒng)的檔案管理模式就會(huì)造成大量的工作量和浪費(fèi)較長的時(shí)間，阻礙了檔案管理工作的有效開展，因此，檔案管理的數(shù)字化不僅是未來發(fā)展的主流，還是當(dāng)下時(shí)代特征的重要表現(xiàn)，具體優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)。

2.1 提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

在企業(yè)的發(fā)展過程中，辦公室是企業(yè)接收與傳達(dá)信息的重要場(chǎng)所，但是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，工作人員在辦公室能接收到的信息越來越繁雜，使用傳統(tǒng)的辦公模式不能有效應(yīng)對(duì)這種局面。因此，要想對(duì)大量信息進(jìn)行高效、快速的處理，必須要使用到數(shù)字化檔案管理模式。數(shù)字化模式相對(duì)于傳統(tǒng)模式來說，可以有效減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息量。而傳統(tǒng)辦公模式下要想提高信息檔案處理效率，只能增加辦公人員，通過增加人數(shù)提高整體效率，這就直接影響到了企業(yè)的運(yùn)行成本與管理難度。因此，檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用，可以有效提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)工作效率，減少人員開支，避免紙張浪費(fèi)。

2.2 提升檔案利用效率

檔案管理在過去多是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存與管理的，需要使用到檔案室與檔案館，工作人員在查詢與使用時(shí)效率不高，需要根據(jù)目錄進(jìn)行仔細(xì)查找。而數(shù)字化檔案管理可以高效便捷地進(jìn)行檔案查詢，通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以進(jìn)行實(shí)時(shí)搜索與查詢，大大降低了查詢檔案的難度，避免紙質(zhì)檔案因翻閱或其他原因造成的損毀等問題，提升了檔案的利用效率。

2.3 提升檔案管理工作效率

檔案管理工作的工作效率一直是企業(yè)最為頭疼的地方。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)檔案的查詢與入檔等都需要工作人員實(shí)地完成，檔案要首先歸檔，在查詢時(shí)將檔案取出，在使用完畢后再按照分類排序歸檔，過程繁雜，極易出現(xiàn)工作失誤。在使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以迅速在海量的檔案信息中找到目標(biāo)位置，并對(duì)其檔案進(jìn)行精準(zhǔn)查詢，無需取檔與入檔。這種便捷的查詢方式在人事檔案（員工入職、調(diào)動(dòng)、退休、離職等）方面極為便捷，可以大大提高檔案管理人員的工作效率。

3 ?檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

3.1 對(duì)文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

文書是檔案工作中的基礎(chǔ)部分，因此，文書處理的質(zhì)量直接影響了檔案管理工作的效率。在新時(shí)期，面對(duì)海量的信息數(shù)據(jù)，檔案管理工作需要使用新興的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)對(duì)文書進(jìn)行登記與上傳，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)文書文件進(jìn)行整理和分類，并在目標(biāo)范圍內(nèi)進(jìn)行傳輸與查閱。使用數(shù)字化檔案管理技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳閱，可以大大提高文件的處理效率，減少工作人員的工作難度，提高辦公室工作效率。

3.2 加快系統(tǒng)工程建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)包含多種內(nèi)容，涵蓋較廣的工程。檔案管理系統(tǒng)需要軟件開發(fā)、檔案分類、查詢調(diào)用管理等多項(xiàng)，在使用數(shù)字化模式進(jìn)行檔案管理后，可以有效提高檔案信息的錄入效率，加快系統(tǒng)工程建設(shè)的進(jìn)程。在檔案錄入后，要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份整理，減少不必要的損失，提升工作效率。

3.3 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

新時(shí)期檔案管理數(shù)字化是檔案信息系統(tǒng)高性能運(yùn)行的重中之重，通過使用數(shù)字化管理方式，可以提高系統(tǒng)的可靠性。在硬件方面，信息系統(tǒng)的光纖要與磁盤陣列相連接，還要通過擴(kuò)展模塊的方式提高系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。系統(tǒng)硬件還需要支持熱插拔，提高系統(tǒng)運(yùn)行的連續(xù)性。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是日常檔案管理工作的主要人員，可以直接影響到檔案管理工作的效率與進(jìn)度。因此，要想有效提高檔案管理工作的效率，需要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)進(jìn)行定期的培訓(xùn)與考核。在技能方面，要對(duì)工作人員定期培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員知識(shí)與軟件水平。此外，在社會(huì)主義新時(shí)期，檔案管理人員也要不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，做好檔案保密工作，提高檔案安全意識(shí)，提高檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

4 ?結(jié)語

面對(duì)信息數(shù)據(jù)日益增多的社會(huì)環(huán)境，數(shù)字化檔案管理模式的實(shí)施刻不容緩，使用數(shù)字化模式進(jìn)行檔案管理，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高檔案利用率，直接提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化水平不斷提高。

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