事業(yè)單位人事檔案管理思路創(chuàng)新之我見(jiàn)

李想

摘 要：人事檔案是人事、組織等各部門(mén)在進(jìn)行人事管理活動(dòng)中形成的能夠起到反映個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)及工作技能考核情況的一類記載。學(xué)生人事檔案反應(yīng)了學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況和表現(xiàn)，單位人事檔案反映了員工的工作表現(xiàn)，是單位將來(lái)進(jìn)行人員提拔和晉升的重要考核依據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)方方面面發(fā)生了很大的改變，為了保證人事檔案管理工作能夠適應(yīng)信息時(shí)代變化，事業(yè)單位的檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新和變革。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新思路

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的影響力已經(jīng)漸漸深入到了我們工作和生活的方方面面，伴隨而來(lái)的是我們工作和生活各方面的革新。在信息化高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理工作創(chuàng)新也迫在眉睫。

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理水平參差不齊整體水平較低

改革開(kāi)放三十多年來(lái)，社會(huì)的方方面面發(fā)生了翻天覆地的變化，其中事業(yè)單位也進(jìn)行了人事干部制度改革，體制內(nèi)的改革影響也迅速反應(yīng)到其檔案管理工作中。很多單位逐漸成立檔案專崗并配置對(duì)應(yīng)的人員，這一點(diǎn)是進(jìn)步的，但是目前也存在很多問(wèn)題，第一種情況是部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，沒(méi)有進(jìn)行專門(mén)人員配備，安排單位其他部門(mén)的人員兼人事檔案管理，兼職人員受到時(shí)間和精力所限很多時(shí)候僅僅是出于應(yīng)付完成狀態(tài)，這種狀態(tài)下的工作水平可想而知是比較差的 。第二種情況是很多單位配置了檔案管理專崗人員但是選擇人員時(shí)標(biāo)準(zhǔn)太低，比如選拔的人員一般是單位“老弱群體”，單位里年齡較大等著退休的人員、工作考核表現(xiàn)較差的，這種類型的人一般就被納入到檔案管理崗。以上因素導(dǎo)致的結(jié)果是整個(gè)檔案管理人員方面整體素質(zhì)和專業(yè)能力比較薄弱，因此導(dǎo)致檔案管理工作整體表現(xiàn)考核結(jié)果差強(qiáng)人意。

（二）單位主管領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理專崗人員重視度不高

檔案管理工作涉及到每位職員的工作表現(xiàn)記錄，是晉升和提拔的重要證明載體，很顯然檔案管理工作是一項(xiàng)很重要的工作。這樣的工作在很多單位中卻被認(rèn)為是存在意義不大的雞肋部門(mén)，部門(mén)內(nèi)部工作就是一項(xiàng)抄寫(xiě)好、保管好檔案的機(jī)械性工作，不能像業(yè)務(wù)部門(mén)那樣能夠跑出去為單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，正因如此沒(méi)有年輕人愿意去從事該項(xiàng)工作，導(dǎo)致人員整體素質(zhì)較差跟不上工作的要求。

（三）未能跟上時(shí)代發(fā)展進(jìn)行檔案管理設(shè)施的投入和更新

在檔案管理實(shí)際工作中最突出的問(wèn)題就是經(jīng)費(fèi)投入不足，有的單位領(lǐng)導(dǎo)往往業(yè)務(wù)部門(mén)投錢(qián)很大方理所應(yīng)當(dāng)，但是一旦落實(shí)到在檔案管理上投入就認(rèn)為沒(méi)有必要，即使象征性的投入了，但是資金的投入到達(dá)不到檔案管理所需資金。比如檔案室一房多用問(wèn)題比較突出，防火、防潮、防盜等流于形式完全不能符合檔案管理要求。

（四）未能跟上信息時(shí)代發(fā)展要求采用新的管理介質(zhì)和工具對(duì)檔案進(jìn)行管理

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代不可逆轉(zhuǎn)的到來(lái)給我們生活帶來(lái)了很大便利的同時(shí)也給我們工作生活的方方面面提出了新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代很多新興事物得到了普遍應(yīng)用和長(zhǎng)足發(fā)展。這些反映到事業(yè)單位的人事檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中正日益發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用。但是在實(shí)際檔案管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子管理方式還沒(méi)有得到很大程度的應(yīng)用和普及，甚至有的單位還沒(méi)有配置計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，很大一部分單位雖然配置了計(jì)算機(jī)但在利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案中還處在起步階段。有些事業(yè)單位因?yàn)槿藛T年齡較大等問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)工作人員操作電腦，仍處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于人事檔案的管理同時(shí)又影響工作效率。

二、信息時(shí)代人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先從資金投入源頭上解決檔案管理工作中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不達(dá)標(biāo)問(wèn)題，每年根據(jù)實(shí)際工作要求投入固定的經(jīng)費(fèi)到檔案管理專項(xiàng)工作中，杜絕以往檔案管理工作支出上常年累月無(wú)資金投入的現(xiàn)象。按照相關(guān)文件要求規(guī)范檔案室的配置，沒(méi)杜絕一房多用現(xiàn)象，檔案室不可用來(lái)辦公、當(dāng)倉(cāng)庫(kù)等其他用途。按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鐵門(mén)、鐵窗、監(jiān)控等硬軟件設(shè)施安裝以及相應(yīng)的檔案整理工具的配置，保證檔案室符合防火、防潮、防盜等管理要求。

（二）提高檔案管理隊(duì)伍人員專業(yè)素質(zhì)

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視專崗人員選拔問(wèn)題，改變以往用人模式，避免出現(xiàn)兼職檔案管理崗或者將年齡較大等著退休人員、工作效率較為低下無(wú)法滿足業(yè)務(wù)科室需要的人員歸入到檔案管理專崗。嚴(yán)肅嚴(yán)格選拔從業(yè)人員，設(shè)置崗位入職標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)先選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員并建立良好的工作考核和后續(xù)晉升機(jī)制，讓大家意識(shí)到檔案管理工作跟業(yè)務(wù)部門(mén)工作一樣重要，引導(dǎo)從業(yè)人員樹(shù)立起管理好人事檔案的責(zé)任心和榮譽(yù)感。

（三）充分利用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的紅利積極采取信息化管理手段進(jìn)行管理檔案

近幾年來(lái)，隨著電子信息化時(shí)代的到來(lái)，各行業(yè)運(yùn)營(yíng)模式發(fā)生了很大的改變。但目前事業(yè)單位的人事檔案管理這方面跟進(jìn)的步伐卻比較緩慢，大數(shù)據(jù)時(shí)代下計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中正日益發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用。這就要求在實(shí)際檔案管理工作中，要合理配置計(jì)算機(jī)數(shù)量并讓計(jì)算機(jī)電子管理方式的應(yīng)用和普及。除了配置外，還要提升管理人員計(jì)算機(jī)操作水平，避免出現(xiàn)配置了計(jì)算機(jī)人員不會(huì)操作或操作技能不高導(dǎo)致利用率低的情況發(fā)生，切實(shí)提高計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用提高工作效率。

結(jié)語(yǔ)：

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，信息時(shí)代影響著人們生活的方方面面，事業(yè)單位人事檔案管理也不例外。當(dāng)前檔案管理工作取得了一定的成績(jī)，但是距離信息時(shí)代要求還有一定的差距，必須從實(shí)際出發(fā)對(duì)人事檔案進(jìn)行變革，緊跟時(shí)代步伐做好檔案管理工作的無(wú)紙化電子化，提升工作效率，為事業(yè)單位工作中人員的考核、提拔、晉升提供真實(shí)可靠的檔案資料。

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