流程導(dǎo)向的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建

史歡歡 周耀林 姚麗璇

摘要：隨著實(shí)踐工作的推進(jìn)，如何有效規(guī)范名人檔案資源建設(shè)，從而提高名人檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度和建設(shè)質(zhì)量，成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)而緊迫的問題。為此，文章在論述基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)框架，闡釋了基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的具體內(nèi)容。

關(guān)鍵字：名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系

Abstract： With the advancement of practical work， how to standardize the construction of celebri？ ty archives resources effectively to improve the stan？ dardization degree and construction quality of celebri？ ty archival resource construction， has become a real？ istic and urgent problem. To this end， on the basis of discussing the principles of process-based celebrity archival resource construction standard system， the structure framework of the process-based celebrity archival resource construction standard system is de？ signed， and the specific content of the processbased celebrity archival resource construction stan？ dard system is explained.

Key words： Celebrity archives； Resource con？ struction； Standard system

一直以來，名人手稿、日記等檔案資料都是檔案館、圖書館乃至博物館等文化事業(yè)機(jī)構(gòu)收藏的重要對(duì)象。近些年來，隨著社會(huì)主義文化建設(shè)和歷史文化遺產(chǎn)保護(hù)熱潮的興起，無論是科學(xué)文化界還是行政管理界、科技界，都非常重視名人檔案資源建設(shè)工作，例如中國科協(xié)“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程”“毛澤東數(shù)字圖書館”“李鴻章特色數(shù)據(jù)庫”等名人檔案資源建設(shè)項(xiàng)目不斷增多。隨著實(shí)踐工作的推進(jìn)，如何有效規(guī)范名人檔案資源建設(shè)，從而提高名人檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度和建設(shè)質(zhì)量，就成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)而緊迫的問題。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，目前已有23個(gè)省市出臺(tái)了專門的名人檔案管理辦法，例如《廣東省名人檔案管理辦法》《海南省檔案館名人檔案管理辦法（試行）》《寧波市著名人物檔案管理辦法》等；多個(gè)高校也根據(jù)本校名人檔案資源建設(shè)的實(shí)際制定了相關(guān)的管理辦法，例如《武漢大學(xué)著名人物檔案管理辦法》《北京大學(xué)“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法》《東南大學(xué)名人檔案管理規(guī)定》等。

通過對(duì)上述各單位發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)目前出臺(tái)的名人檔案管理辦法或標(biāo)準(zhǔn)仍舊存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范過于簡(jiǎn)單籠統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一致、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布路徑不權(quán)威、標(biāo)準(zhǔn)缺乏更新等不足之處。例如，《寧波市著名人物檔案管理辦法》第十二條對(duì)名人檔案數(shù)字化的規(guī)定，“檔案館應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將紙質(zhì)的著名人物檔案及著名人物其他資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，”[1]其對(duì)數(shù)字化的各類技術(shù)參數(shù)等均無明確的規(guī)范，且對(duì)象為單一的紙質(zhì)載體檔案，不涉及音視頻檔案等。究其原因，主要是不同行業(yè)機(jī)構(gòu)沒有統(tǒng)一的國家層面的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。這就要求進(jìn)一步加強(qiáng)名人檔案資源建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的研究，通過構(gòu)建名人檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系，為我國名人檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)提供依據(jù)。

一、標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則

名人檔案資源建設(shè)主要由建檔對(duì)象的確立、采集、整理、鑒定、保存和利用等六個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成。在充分了解名人檔案資源建設(shè)各流程具體內(nèi)容的基礎(chǔ)上，構(gòu)建名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，才能做到有的放矢，從而提高名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性和可操作性。在基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的過程中，應(yīng)該遵循以下原則。

（一）系統(tǒng)性原則

名人檔案資源建設(shè)工作是一個(gè)由采集、整理、鑒定、保存和利用等流程構(gòu)成的系統(tǒng)集合，并且每個(gè)流程不是單一疊加的關(guān)系，而是相互聯(lián)系、共同作用于名人檔案資源建設(shè)工作這一本體。但是基于現(xiàn)有各省市名人檔案標(biāo)準(zhǔn)分析發(fā)現(xiàn)，目前各省市出臺(tái)的不同類型的名人檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)缺乏系統(tǒng)性，即使是同一類型的名人檔案標(biāo)準(zhǔn)，其流程也沒有做到系統(tǒng)化，如《寧夏回族自治區(qū)著名人物檔案征集管理辦法》與其他大部分省市名人檔案管理辦法相比，缺少名人檔案界定、工作原則、收集原則、交接程序、鑒定與保管等流程。

因此，構(gòu)建名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系必須遵循系統(tǒng)性原則，將名人檔案管理的各個(gè)流程納入名人檔案管理這一整體系統(tǒng)，以名人檔案管理整體系統(tǒng)的總目標(biāo)來協(xié)調(diào)各個(gè)流程的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，從宏觀層面實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)體系的把控，確保各流程標(biāo)準(zhǔn)體系之間既緊密聯(lián)系，同時(shí)又模塊分明、層次清晰。

（二）協(xié)調(diào)性原則

截至目前，我國并未制定出國家層面統(tǒng)一的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)只是一些單位自發(fā)制定的工作規(guī)范，例如中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)組織相關(guān)人員研究制定的《老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程采集工作標(biāo)準(zhǔn)》，武漢大學(xué)制定的《武漢大學(xué)著名人物檔案管理辦法》。長此以往，既不利于節(jié)約獨(dú)立制定標(biāo)準(zhǔn)的成本和壓力，也不利于名人檔案資源建設(shè)整體工作的開展。

因此，名人檔案資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循協(xié)調(diào)性原則，協(xié)調(diào)好各單位之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好國內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，協(xié)調(diào)好名人檔案建設(shè)同檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。

（三）通用性原則

以目前廣東、山東、上海等23個(gè)省市出臺(tái)的名人檔案管理辦法為例，各省市只參考了《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和各省檔案工作條例，但是名人檔案資源流程建設(shè)過程中涉及的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等諸多技術(shù)，大多都沒有參考相關(guān)通用標(biāo)準(zhǔn)。

名人檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的通用性是指所采用的技術(shù)應(yīng)保證在大部分地區(qū)和部門，針對(duì)大部分類型的名人檔案資源建設(shè)都普遍適應(yīng)。名人資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)該在綜合多方面調(diào)研和征求意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確保使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)具有可擴(kuò)展性、開放性和適用性，采用國際和國內(nèi)通用且成熟的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議、長期保存標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)傳播標(biāo)準(zhǔn)等，而不應(yīng)盲目追求技術(shù)的最先進(jìn)。

二、標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架

名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)貫穿名人檔案資源從采集、整理、鑒定、保存到傳播利用的全過程，直接影響到名人檔案資源的建設(shè)質(zhì)量。由于目前尚無國家層面的名人檔案資源建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此本文以檔案國際標(biāo)準(zhǔn)、檔案國家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和各地地方管理辦法為參考，以名人檔案資源建設(shè)的流程為導(dǎo)向，由建設(shè)對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、保存標(biāo)準(zhǔn)和利用標(biāo)準(zhǔn)共六部分構(gòu)成名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系框架，如圖1所示。

圍繞上述構(gòu)成，建立名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系框架的各種標(biāo)準(zhǔn)，主要通過如下途徑完善。

第一，納入標(biāo)準(zhǔn)。將國內(nèi)外關(guān)于電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)納入名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系中，如《文件管理可移植文件格式第1部分：PDF 1.7》（ISO 32000—1： 2008）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62—2017）和《口述史料采集與管理規(guī)范》（DA/T59—2017）等。

第二，吸收標(biāo)準(zhǔn)。例如，吸收國家檔案局編制的《人事檔案管理辦法》的相關(guān)內(nèi)容，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）中第12條“數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交”的標(biāo)準(zhǔn)，以及歷史文物管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。

第三，更新標(biāo)準(zhǔn)。例如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2005）等都于近兩年進(jìn)行了更新；專門的辦法標(biāo)準(zhǔn)也有待于更新，如《寧夏回族自治區(qū)著名人物檔案征集管理辦法》自1999年發(fā)布以來，從未進(jìn)行過更新。

第四，新建標(biāo)準(zhǔn)。一些標(biāo)準(zhǔn)目前尚未建立，需要提上日程，如名人實(shí)物檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、名人檔案資源網(wǎng)上傳播的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及名人檔案資源建設(shè)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。

三、標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容闡釋

名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)框架的內(nèi)容由六部分組成，由于鑒定標(biāo)準(zhǔn)較為具體，不具備統(tǒng)一概括性，這里將不做贅述。筆者將主要從建檔對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、保存標(biāo)準(zhǔn)和利用標(biāo)準(zhǔn)五方面進(jìn)行闡述。

（一）建檔對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)

建檔對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)是指建檔名人對(duì)象的選擇標(biāo)準(zhǔn)。不同行業(yè)領(lǐng)域?qū)n對(duì)象的界定標(biāo)準(zhǔn)不一，不同行政級(jí)別的機(jī)構(gòu)對(duì)建檔對(duì)象的界定也應(yīng)有所區(qū)別，因此需要對(duì)名人對(duì)象進(jìn)行甄別，制定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，避免因重復(fù)收集造成資源浪費(fèi)。名人的界定標(biāo)準(zhǔn)必須具備可操作性和客觀性，盡量避免“有較大影響”等含糊界定，與非征集范圍之內(nèi)的名人保持明確層次界限[2]。

具體來說，涉及歷史名人時(shí)，需要考慮所處時(shí)代、歷史功績(jī)及其對(duì)現(xiàn)代的影響等內(nèi)容；涉及當(dāng)代名人時(shí)，需要考慮其年齡、知名度和所做貢獻(xiàn)等內(nèi)容；涉及行政管理名人，應(yīng)側(cè)重考慮其行政影響；涉及文化科技名人，應(yīng)側(cè)重其在文化科技方面做出的巨大貢獻(xiàn)；各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的名人，應(yīng)充分考慮其對(duì)本行業(yè)做出的貢獻(xiàn)?？傊?，名人入選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在綜合考慮知名度及其所做貢獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，各有側(cè)重，慎重選擇，制定歷史名人入選標(biāo)準(zhǔn)、當(dāng)代名人入選標(biāo)準(zhǔn)、行政管理名人入選標(biāo)準(zhǔn)、文化科技名人入選標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)領(lǐng)域名人入選標(biāo)準(zhǔn)等。

（二）采集標(biāo)準(zhǔn)

名人檔案資源建設(shè)采集標(biāo)準(zhǔn)包括三個(gè)方面，分別是主體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、客體選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

首先，主體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)方面應(yīng)該明確名人檔案資源建設(shè)的采集主體范圍和主體職責(zé)，即由何種主體統(tǒng)籌工作的開展，由何種主體參與具體工作的實(shí)施?！睹藱n案信息化建設(shè)質(zhì)量控制研究》[3]一文中提出，名人檔案信息化建設(shè)的主體根據(jù)施工方的不同可劃分為自控主體和監(jiān)控主體。老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程《采集工程管理機(jī)制》中明確了采集工程的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)?！独峡茖W(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程采集人員資質(zhì)》對(duì)口述資料采集人員、實(shí)物資料采集人員、聲像資料采集人員、采集小組的資質(zhì)都做出了一定的要求。此外，《寧波市著名人物檔案管理辦法》中提出，“檔案館之間以及檔案館與博物館、圖書館、方志館、紀(jì)念館、美術(shù)館等單位之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)著名人物檔案資料征集、開發(fā)和利用方面的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共建共享”，從而將博物館、圖書館等機(jī)構(gòu)列入名人檔案收集的主體。

其次，關(guān)于客體選擇標(biāo)準(zhǔn)，由于名人檔案資源紛繁眾多，要盡可能還原名人的生活軌跡和學(xué)術(shù)生涯，因此要根據(jù)年齡、知名度、貢獻(xiàn)等相關(guān)因素制定優(yōu)先的名人檔案資源選擇標(biāo)準(zhǔn)?？梢圆杉说膶?shí)物檔案、音像檔案和其他具有保存價(jià)值的各類檔案，比如老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程依據(jù)老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長經(jīng)歷的豐富程度和身體狀況推薦采集對(duì)象，對(duì)于采集對(duì)象的采集內(nèi)容，主要包括口述資料（采集工作中形成的，以及以往各種工作、活動(dòng)中所形成的）、實(shí)物資料（傳記資料、證書類、信件類、手稿類、著作類、新聞、事跡類、檔案類、圖紙類、其他與老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長過程有關(guān)的實(shí)物資料）、音像資料（參加國務(wù)或政務(wù)活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外事活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)、家庭生活中重要的照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等）、與老科學(xué)家學(xué)術(shù)生涯有關(guān)的具有保存價(jià)值的其他資料。隨著時(shí)代的進(jìn)步，除紙質(zhì)檔案外，數(shù)字化的檔案也是名人檔案采集的重要內(nèi)容，比如，新媒體中關(guān)于名人事跡的相關(guān)報(bào)道、電子郵件、OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文書等電子文件。