你會(huì)高質(zhì)量辦理公文嗎

陳琳琳

公文是企業(yè)及其各部門、各單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和履行職能、處理公務(wù)、推進(jìn)工作的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。高質(zhì)量的公文，內(nèi)容翔實(shí)，觀點(diǎn)明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字樸實(shí)，表述簡(jiǎn)明，要素齊全，格式規(guī)范，能夠有效地指導(dǎo)、聯(lián)系工作，促進(jìn)職能運(yùn)行，提升工作效率，產(chǎn)生良好效益，也能夠體現(xiàn)企業(yè)良好的運(yùn)營(yíng)管理形象。

企業(yè)公文管理及公文質(zhì)量現(xiàn)狀

企業(yè)公文管理及公文質(zhì)量不同程度存在一定差距。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

公文管理職責(zé)認(rèn)識(shí)不清。一些部門和人員認(rèn)為公文核校、印發(fā)屬于綜合管理部門職責(zé)，應(yīng)該由綜合管理部門審核把關(guān)，與本部門無關(guān)，混淆了擬稿人、核稿人、審稿人、簽發(fā)人各自應(yīng)有的基本及共同的崗位職責(zé)。

公文質(zhì)量層層把關(guān)不嚴(yán)。擬稿人完稿后，校稿核稿不仔細(xì)，科級(jí)人員（主任員）、分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)、簽發(fā)人，層層把關(guān)不嚴(yán)，有時(shí)甚至跳過逐一審核環(huán)節(jié)，如此一來錯(cuò)漏也就在所難免。

公文撰寫水平參差不齊。不少企業(yè)高質(zhì)量的公文比例不高，許多公文質(zhì)量平平，部分公文質(zhì)量較差，有的甚至事理文理不通，嚴(yán)重影響企業(yè)形象和工作推進(jìn)。主要表現(xiàn)為：一是文種選擇不準(zhǔn)確；二是內(nèi)容詳略不當(dāng)；三是表達(dá)邏輯、條理不清，語法錯(cuò)誤；四是表述不精煉、不準(zhǔn)確、詞不達(dá)意，繁復(fù)冗長(zhǎng)；五是文稿常出現(xiàn)錯(cuò)字、別字；六是文本格式不規(guī)范，標(biāo)題、編號(hào)標(biāo)點(diǎn)、錯(cuò)誤等。

公文流轉(zhuǎn)辦理效率不高。公文流轉(zhuǎn)速度較慢，有的環(huán)節(jié)停滯時(shí)間較長(zhǎng)。簽批意見不明確、不具體，可操作性較差。單位、部門橫向縱向銜接不夠，信息不對(duì)稱。辦理速度、時(shí)限、效率、質(zhì)量存在差距，回復(fù)、報(bào)送、報(bào)告不夠及時(shí)。

提升企業(yè)公文質(zhì)量的措施建議

熟悉相關(guān)政策法規(guī)。公文撰寫必須有明確的政策依據(jù)和法規(guī)依據(jù)，公文的具體內(nèi)容和制定程序必須符合法律和有關(guān)規(guī)章的規(guī)定，否則無效，甚至違規(guī)。擬稿人要按照上級(jí)政策、文件、會(huì)議精神，結(jié)合本單位、本部門具體實(shí)際撰寫，不能隨意編撰，更不能與法律法規(guī)相悖。

摸清工作相關(guān)情況。任何一份公文都應(yīng)根據(jù)工作中的實(shí)際需要擬寫。動(dòng)筆前，要弄清撰文背景、用途，明確發(fā)文主旨，使撰寫的公文符合實(shí)際，分析情況切中肯綮，提出建議具有可操作性，從而達(dá)到有效解決問題的目的。

吃透相關(guān)專業(yè)知識(shí)。公文的專業(yè)性極強(qiáng)，擬稿人要吃透相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉專業(yè)宏觀情況和相關(guān)細(xì)節(jié)，掌握行業(yè)前沿技術(shù)和最新動(dòng)態(tài)，說內(nèi)行話，增強(qiáng)公文的專業(yè)性、針對(duì)性和實(shí)用性。

掌握公文相關(guān)要素

一是站位定位準(zhǔn)確。擬寫公文一定要站位高，不能拘泥于局部一隅而就事論事，要提高認(rèn)識(shí)、拓寬視野、瞄準(zhǔn)前沿、以點(diǎn)帶面、舉一反三。

二是框架結(jié)構(gòu)合理。公文不能一盤散沙，要做好謀篇布局，要根據(jù)所涉事項(xiàng)的內(nèi)容、主題、重點(diǎn)，搭建合理的提綱結(jié)構(gòu)。公文結(jié)構(gòu)既要注重橫向布點(diǎn)，又要注重縱向支撐，使公文結(jié)構(gòu)立體而穩(wěn)固。

三是事項(xiàng)內(nèi)容充分。對(duì)公文涉及的各方面內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)需要和側(cè)重，有所取舍，但對(duì)必須表述的內(nèi)容，一定要應(yīng)有盡有，事項(xiàng)齊全，表述充分，該有的內(nèi)容不能缺項(xiàng)。

四是邏輯構(gòu)建嚴(yán)密。擬寫的公文要做到邏輯嚴(yán)密、條理清晰，不能前后錯(cuò)位、顛來倒去、交叉重疊、本末倒置。要遵循公文所涉及事項(xiàng)的基本因果關(guān)系、層遞關(guān)系、主次關(guān)系、總分關(guān)系、并列關(guān)系，做到從因到果、從主到次、從整體到部分、從概括到具體、從現(xiàn)象到本質(zhì)、從具體到一般等層次分明，讓閱文者清晰明了。

五是剖析問題深入。公文所涉事項(xiàng)，需詳略得當(dāng)，不能淺嘗輒止、泛泛而談、輕描淡寫、蜻蜓點(diǎn)水、點(diǎn)到為止。對(duì)所涉事項(xiàng)，應(yīng)該突破淺表層面，由表入里，深入研判分析，做到說深說透，具有針對(duì)性、前瞻性和指導(dǎo)性。

六是語言表達(dá)精當(dāng)。公文的語言表達(dá)與其他文體不同，用句要符合語法，用語要符合規(guī)范，準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，恰當(dāng)?shù)轿?，樸?shí)自然，通俗易懂，不隨意編造，不生搬硬造，不生僻晦澀。

七是文本符合規(guī)范。公文文種要選擇準(zhǔn)確，不可錯(cuò)用、混用。公文行文要規(guī)范得體，準(zhǔn)確界定主送、抄送范疇。公文格式、標(biāo)題、編號(hào)、標(biāo)點(diǎn)、字體、符號(hào)、行距、間距、印制等，要符合國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)公文管理相關(guān)要求。

強(qiáng)化企業(yè)公文管理的措施建議

公文辦理職責(zé)界定

一是公文擬稿人員職責(zé)。公文擬稿人員是擬寫公文的直接責(zé)任人，擬寫公文是國(guó)企管理人員的通用崗位職責(zé)和崗位要求。公文擬稿人員應(yīng)按照本單位、本部門工作要求，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)，擬寫出符合質(zhì)量基本要求的公文，交由上一級(jí)管理者審核。

二是公文審核人員職責(zé)。各級(jí)公文審核人員（科級(jí)、主任員級(jí)、部門/公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)級(jí)負(fù)責(zé)人）應(yīng)根據(jù)公文審核需要和職級(jí)，逐級(jí)對(duì)下級(jí)遞交的公文予以審核把關(guān)，履行審核責(zé)任，不能做“二傳手”。

三是職能部門管理職責(zé)。負(fù)責(zé)公文擬寫的職能部門，對(duì)文本內(nèi)容、文本格式、公文簽批等負(fù)責(zé)。如出現(xiàn)錯(cuò)情，擬寫部門按照公文印制部門提出的標(biāo)題、文種、格式等修改要求，在發(fā)文前修改至合格。需要相關(guān)部門會(huì)商的公文，相關(guān)部門應(yīng)提出專業(yè)意見，并對(duì)涉及本部門的內(nèi)容負(fù)責(zé)。綜合性公文中涉及的數(shù)據(jù)、報(bào)表等內(nèi)容，由涉及部門提供、負(fù)責(zé)。

四是公文印制部門職責(zé)。企業(yè)綜合管理部門是企業(yè)印發(fā)公文的職能部門，負(fù)責(zé)企業(yè)公文印發(fā)，負(fù)責(zé)對(duì)所發(fā)公文格式的審核把關(guān)，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)其他單位、部門公文管理進(jìn)行督導(dǎo)。

公文處理時(shí)效要求

一是首簽處理要求。企業(yè)綜合管理部門是企業(yè)公文簽轉(zhuǎn)的歸口管理部門。除送領(lǐng)導(dǎo)直接簽發(fā)、批示的公文外，企業(yè)內(nèi)部日常流轉(zhuǎn)的公文，原則上均由企業(yè)綜合管理部門統(tǒng)籌簽轉(zhuǎn)分送。企業(yè)綜合管理部門要及時(shí)簽轉(zhuǎn)處理各類公文，及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)簽批，及時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)部門、單位，簽轉(zhuǎn)時(shí)限原則上不超過2個(gè)工作日。簽轉(zhuǎn)公文盡量做到當(dāng)日處理，緊急公文必須立即報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批處理，如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，應(yīng)及時(shí)口頭請(qǐng)示。

二是領(lǐng)導(dǎo)簽批要求。需企業(yè)負(fù)責(zé)人簽批的公文，企業(yè)綜合管理部門要及時(shí)送請(qǐng)、提醒領(lǐng)導(dǎo)簽批。企業(yè)負(fù)責(zé)人簽批出的公文，企業(yè)綜合管理部門應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)部門、單位。

三是部門辦理要求。企業(yè)負(fù)責(zé)人批示由某個(gè)部門或單位牽頭辦理的文件，該部門或單位需當(dāng)日簽批辦理意見返回；需緊急辦理的公文，由領(lǐng)取人及時(shí)聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)，說明事由，請(qǐng)示辦理意見后辦理；若辦理時(shí)間較長(zhǎng)，簽批辦理意見后的原件應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)返回，非涉密件可自行復(fù)印原件繼續(xù)辦理，但對(duì)企業(yè)內(nèi)部資料、信息應(yīng)按規(guī)管控。涉密公文原則上應(yīng)當(dāng)日簽閱返回。特殊情況公文需滯留辦理的，要使用保密柜安全存放。

四是公文簽署要求。公文辦理應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一的公文處理箋，公文處理箋不能五花八門。除傳閱類公文外，需簽署具體辦理意見的，不能只簽閱辦人姓名。簽批意見要指向明確，內(nèi)容完整，字跡清晰，同時(shí)應(yīng)簽署時(shí)間。

五是公文辦理要求。對(duì)公文簽署的事項(xiàng)，各涉事單位、部門、人員，要按照自身職能職責(zé)盡快辦理、落實(shí)；上一級(jí)管理部門、人員負(fù)有督辦督查責(zé)任，下一級(jí)管理部門、人員負(fù)有提醒、建議義務(wù)。

公文OA系統(tǒng)管理

一是明確OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)管理員。各單位、各部門要設(shè)置專門OA系統(tǒng)管理員崗位，OA系統(tǒng)管理員需設(shè)置A、B角，確保及時(shí)補(bǔ)位。各單位、各部門OA系統(tǒng)管理員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知企業(yè)綜合管理部門OA系統(tǒng)管理人員，并按變動(dòng)情況及時(shí)作出相應(yīng)權(quán)限變更。各單位、各部門有人員退休、離職、調(diào)入、調(diào)出等，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)調(diào)整本單位OA系統(tǒng)流程模板。

二是及時(shí)登錄處理OA公文。系統(tǒng)管理員原則上每天上下午至少登錄1次OA系統(tǒng)處理公文，文件有特殊辦理時(shí)間節(jié)點(diǎn)的（急件或特急件），收文處理時(shí)間需在要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)前。

三是加快公文流轉(zhuǎn)辦理效率。各單位、各部門工作人員要盡快處理自己經(jīng)手的公文，不能滯留公文、壓件不辦、辦情不返。要加快公文流轉(zhuǎn)速率、效率，縮短公文流轉(zhuǎn)時(shí)間，提升工作績(jī)效。

強(qiáng)化企業(yè)公文考核的措施建議

建立公文錯(cuò)情通報(bào)制度。企業(yè)可以按月度、季度、半年度實(shí)行公文錯(cuò)情通報(bào)。

納入企業(yè)評(píng)價(jià)考核體系。對(duì)出現(xiàn)公文表述重要錯(cuò)誤、格式編號(hào)錯(cuò)亂、流轉(zhuǎn)程序錯(cuò)誤、遺失公文原件、逾期未予辦理、相互推卸責(zé)任、造成公文泄密等，視其情節(jié)輕重，處以不同數(shù)額的經(jīng)濟(jì)考核；對(duì)工作造成重大影響和損失的，按照企業(yè)相關(guān)制度處理。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)提升素養(yǎng)。企業(yè)各部門、各單位要加強(qiáng)公文業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高公文業(yè)務(wù)能力。 對(duì)公文工作中出現(xiàn)的差錯(cuò)，要積極修正。只有嚴(yán)格規(guī)范，精益求精，才能提高公文管理水平和公文質(zhì)量。