圖書館流通管理系統(tǒng)常見問題及處理

文/尚晉鳳

1 圖書館流通管理系統(tǒng)的常見問題分析

1.1 系統(tǒng)的功能

圖書及文獻(xiàn)資料的流通工作是圖書館的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，也是圖書館的主要服務(wù)方式。流通管理系統(tǒng)面對的對象為廣大讀者，通過知識及信息的傳播，使讀者能夠?qū)︷^藏文獻(xiàn)進(jìn)行高效利用。該系統(tǒng)所處理的是圖書館以館藏資源為讀者服務(wù)的過程，在這個過程中，存在三個實(shí)體，分別為圖書館、館藏資源、讀者。流通管理系統(tǒng)以館藏圖書及文獻(xiàn)資料的借與還作為主干，并將其它工作集成到一起，從而形成一個較為完整的圖書流通管理體系。圖書館流通管理系統(tǒng)的主要功能如圖1所示。

1.2 系統(tǒng)常見問題

從圖書館流通管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況上看，比較常見的問題有以下幾個方面：

1.2.1 圖書的借還問題

這是圖書館流通管理系統(tǒng)應(yīng)用中最為常見的問題之一，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）錯誤記錄。某個讀者并未在圖書館中借出過圖書，但系統(tǒng)中卻存在該讀者的借出記錄；讀者借出的與系統(tǒng)的記錄不符；讀者已經(jīng)歸還的圖書，在系統(tǒng)中仍然顯示為借出狀態(tài)；讀者借書時，系統(tǒng)提示館藏資料庫中無該文獻(xiàn)。

（2）操作失誤。這圖書館流通管理系統(tǒng)應(yīng)用中比較常見的問題之一，如，圖書館利用流通管理系統(tǒng)為讀者辦理借閱手續(xù)時，工作人員因疏忽大意，忘記清除上一位讀者的借閱信息，誤將后一位讀者的借閱信息輸入到上一位讀者的借閱記錄當(dāng)中；又如，讀者一次借閱多本圖書，堆疊在一起時，工作人員僅對最上面的一本進(jìn)行掃描，系統(tǒng)中也只有該書的借閱記錄；再如，掃描器出現(xiàn)異常，致使讀取的借書證號錯誤，而工作人員由于養(yǎng)成看屏幕的習(xí)慣，很少對借書證號進(jìn)行核對，導(dǎo)致讀者的借閱信息有誤。

1.2.2 系統(tǒng)軟硬件問題

圖書館流通管理系統(tǒng)軟硬件的問題體現(xiàn)在如下幾個方面：

（1）部分圖書館的流通管理系統(tǒng)建設(shè)的比較早，受到當(dāng)時技術(shù)條件的限制，使得系統(tǒng)的各方面性能并不完備，加之不斷使用，導(dǎo)致部分硬件設(shè)備的故障發(fā)生率增大，如果關(guān)鍵硬件故障，則可能使系統(tǒng)陷入癱瘓狀態(tài)，由此會對正常的圖書借還造成影響。

（2）圖書館流通管理系統(tǒng)的使用頻率較高，由此使系統(tǒng)始終處于高負(fù)荷的工作狀態(tài)，當(dāng)圖書的借還量較大時，極有可能造成系統(tǒng)死機(jī)。

圖1：圖書館流通管理系統(tǒng)的功能

（3）流通管理系統(tǒng)主要是為讀者借還圖書服務(wù)，系統(tǒng)中使用的軟件，應(yīng)當(dāng)滿足這一使用需要。然而，部分軟件在功能方面有所不足，從而導(dǎo)致個別項(xiàng)目無法順利開展，由此對正常的圖書借還造成影響。

1.2.3 條形碼問題

圖書館引入自動化管理系統(tǒng)之后，存儲于計算機(jī)系統(tǒng)中的記錄成為讀者借還書的唯一憑據(jù)，射頻識別技術(shù)是圖書館自動化管理中的關(guān)鍵技術(shù)之一，條形碼中包含的信息，可通過射頻識別進(jìn)行讀取。條形碼的清晰度、完整性及準(zhǔn)確性是保證其中信息順利讀取的前提，一旦條形碼破損或是受潮，都可能導(dǎo)致流通管理系統(tǒng)讀錯信息，進(jìn)而引起竄碼的情況，知識系統(tǒng)中的信息與借還書的信息不符。因條形碼掃描器認(rèn)碼不認(rèn)書，所以一旦條形碼出現(xiàn)問題，可能會使圖書或文獻(xiàn)資料丟失。

2 圖書館流通管理系統(tǒng)問題的處理方法

針對圖書館流通管理系統(tǒng)應(yīng)用中的常見問題，應(yīng)當(dāng)從管理與技術(shù)兩方面著手進(jìn)行處理，從而確保系統(tǒng)的作用能夠得以充分發(fā)揮。

2.1 技術(shù)措施

2.1.1 添加查詢設(shè)備

為便于讀者對圖書館中的圖書及文獻(xiàn)資料進(jìn)行查詢，可在流通管理系統(tǒng)中增設(shè)查詢設(shè)備，該設(shè)備具有速度快、準(zhǔn)確性高、便捷性強(qiáng)等特點(diǎn)，是手動查詢無法比擬的。通過查詢設(shè)備的加入，不但能夠使讀者查詢資料的時間大幅度縮短，而且還能為讀者準(zhǔn)確提供館藏信息的標(biāo)識，同時，讀者可以通過查詢設(shè)備，對個人借閱信息進(jìn)行查詢，由此可以避免信息出錯的情況發(fā)生。

2.1.2 增加顯示屏

圖書館使用的流通管理系統(tǒng)一般都是單屏顯示，只有工作人員能夠看到讀者的借閱與歸還信息，而讀者本人是看不到的。若是工作人員疏忽便可能導(dǎo)致信息出錯。通過增加一個顯示屏，形成雙屏顯示后，讀者在圖書館借閱圖書時，能夠清楚地看到借閱信息，由此不但提高了借閱的透明度，而且還能大幅度降低借閱的出錯率。

2.1.3 軟硬件升級與維護(hù)

圖書館應(yīng)當(dāng)對流通管理系統(tǒng)的軟件和硬件進(jìn)行升級，借此來完善系統(tǒng)的功能。同時，圖書館的技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)定期對流通管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，更新殺毒軟件、下載漏洞補(bǔ)丁，并對維護(hù)中發(fā)現(xiàn)的隱患問題進(jìn)行及時處理，從而確保系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性和安全性，防止使用中出現(xiàn)死機(jī)和異常等情況。除此之外，對于流通管理系統(tǒng)使用中功能不完善的問題，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)軟件進(jìn)行二次開發(fā)，從而滿足圖書借閱及歸還等環(huán)節(jié)的需要，使系統(tǒng)的作用得以充分發(fā)揮。

2.1.4 引入自助借還書系統(tǒng)

對于一些大型的圖書館，如果經(jīng)濟(jì)條件允許，可以引入技術(shù)先進(jìn)的自助借還書系統(tǒng)，并使該系統(tǒng)與圖書館現(xiàn)有的流通管理系統(tǒng)相結(jié)合。通過自助借還書系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠減輕流通管理系統(tǒng)的運(yùn)行負(fù)荷，并且還能使圖書館圖書流通的自動化程度大幅度提升，可以有效避免人為差錯。

2.1.5 規(guī)范條形碼

（1）為確保條形碼能夠被閱讀器正常識別，應(yīng)當(dāng)確保所有的條形碼平整，不得存在褶皺的現(xiàn)象。在粘貼條形碼時，可將其牢固貼在書名頁的下端，借助圖書的封面及襯頁對條形碼進(jìn)行保護(hù)，避免磨損或脫落。需要注意的是，盡可能不要將條形碼粘貼在顏色較深的頁面上，這是因?yàn)殚喿x器在深色的背景上讀取條形碼信息時，出錯的幾率較大。

（2）通過對條形碼的規(guī)范操作，能夠是誤讀率大幅度降低。因此，應(yīng)當(dāng)確保閱讀器讀碼操作的正確性。工作人員可將閱讀器在條形碼的上方懸空后對完成掃描，整個過程不宜抖動，且不可上下移動，必須用光點(diǎn)掃描條文。由此除了能夠防止條形碼磨損之外，還不會出現(xiàn)竄碼或是誤碼的情況。

2.2 管理措施

2.2.1 完善管理制度

為有效降低流通管理系統(tǒng)使用中的問題發(fā)生幾率，圖書館應(yīng)當(dāng)在加強(qiáng)圖書質(zhì)量的基礎(chǔ)上，對讀者管理制度加以完善。具體措施如下：

（1）圖書館的管理人員應(yīng)當(dāng)采取有效的方法和手段，提高館藏圖書的質(zhì)量，防止因圖書本身的問題造成破損的情況發(fā)生。

（2）圖書館應(yīng)當(dāng)制定一套完善的讀者管理制度及實(shí)施細(xì)則，要求讀者借閱圖書時，應(yīng)登記圖書的狀態(tài)，圖書館的工作人員應(yīng)當(dāng)在讀者歸還圖書時，進(jìn)行全面檢查，看借出與歸還時的圖書狀態(tài)是否一致，如果圖書出現(xiàn)破損，則應(yīng)當(dāng)讓讀者進(jìn)行賠償。

2.2.2 提高人員的綜合素質(zhì)

圖書館工作人員的素質(zhì)和專業(yè)水平是其為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵，也是避免各種錯誤發(fā)生的基礎(chǔ)。因此，圖書館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人員管理，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，降低圖書流通中的差錯率。一方面圖書館應(yīng)當(dāng)加大對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，可在培訓(xùn)中加入與流通管理系統(tǒng)使用方面的內(nèi)容；另一方面，圖書館應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)供工作人員的責(zé)任感，端正他們的工作態(tài)度，認(rèn)真對待圖書流通管理工作。

3 結(jié)論

綜上所述，流通管理系統(tǒng)作為現(xiàn)代圖書館的重要組成部分之一，其具有不可替代的作用，為使該系統(tǒng)的作用得以充分發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)使用中存在的問題進(jìn)行分析，并采取有效的技術(shù)措施和管理措施加以解決處理，這對于促進(jìn)圖書館流通管理工作的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。