高校財務處“一門式”服務體系探究

張嫦利 楊雙雙

【摘要】 ?目前，高校財務處普遍存在師生報銷滿意度低、與其他部門信息共享程度低、部門內(nèi)各科室協(xié)同配合能力欠缺等問題。在我國推動實施“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的背景下，文章從高校財務處報銷現(xiàn)狀入手，結合線上線下兩個維度探究高校財務處“一門式”服務體系，分析其優(yōu)勢，并提出實施方案。

【關鍵詞】 ? 高校財務處;報銷;“一門式”服務體系;信息共享

【中圖分類號】 ?F810 ?【文獻標識碼】 ?A ?【文章編號】 ?1002-5812（2019）16-0111-02

一、引言

不論是在核算型還是在管理型財務模式下，報銷業(yè)務都是高校財務處的基礎工作，也是財務處和師生聯(lián)系最多的業(yè)務，直接影響著師生對財務處的滿意度。目前高校的財務報銷模式主要有四種：手工報銷（即傳統(tǒng)窗口報銷）、投遞報銷、集中報銷、網(wǎng)上報銷[1]。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代信息技術的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上報銷模式已成為各高校研究開發(fā)運用的熱點。在成熟的網(wǎng)上報銷模式下，報銷流程可以實現(xiàn)全部在網(wǎng)上操作，包括信息錄入、審批、財務審核復核、現(xiàn)金支付等，同時紙質報銷材料應送到財務處，經(jīng)財務人員審核與網(wǎng)上信息比對一致后，入賬歸檔[2]。限于技術原因，多數(shù)高校的網(wǎng)上報銷模式只實現(xiàn)了不同程度的網(wǎng)絡化，尚未達到完全在網(wǎng)上操作的程度。在辦理報銷業(yè)務時，師生來財務處主要有兩種情況，一是投遞預約報銷單，二是取回有問題的報銷材料。除了報銷業(yè)務，高校財務處需要直接服務師生的業(yè)務還有[3]：（1）二級單位預決算管理工作。（2）科研項目管理工作。（3）專項資金管理工作。（4）學生學費、住宿費的收費業(yè)務，校內(nèi)收費項目的申報審批。（5）教職工薪酬、學生獎助學金的發(fā)放。（6）來款的入賬、認領和開票業(yè)務。（7）往來款項的清理工作。（8）票據(jù)的申請、領用業(yè)務。（9）網(wǎng)上財務信息系統(tǒng)的技術支持。（10）全校財務人員的業(yè)務指導和繼續(xù)教育培訓。（11）提供會計檔案查閱服務，提供科研項目申報所需的基本銀行存款賬戶開戶許可證、資信等級證書等復印件及財務報表。

基于財務處要實現(xiàn)的功能，在核算型財務模式下，高校財務處一般設置計劃管理科、會計科、資金結算科等辦公室[4]。在管理型財務模式下，高校財務處一般設置財務分析與研究科、財務規(guī)劃科、財務預決算科（財務管理模塊）;報銷業(yè)務辦公室、薪酬核算辦公室、資金管理辦公室、會計檔案管理辦公室（會計核算模塊）;科研經(jīng)費管理科、專項經(jīng)費管理科等辦公室（業(yè)務管理模塊） [5]。

在當前的機構設置下，師生如果需要辦理多項財務業(yè)務，就需要出入財務處多個科室。在年末、暑假前期等報銷高峰期，前來辦理業(yè)務的師生人數(shù)較多，需要在多處排隊等候，辦事效率較低。同時財務人員需要對接絡繹不絕前來咨詢和辦理業(yè)務的師生，工作精力被分散，處理日常工作的效率明顯降低。

二、“一門式”服務體系的概念

2016年國務院辦公廳轉發(fā)的《推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”開展信息惠民試點實施方案》，提出要加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”，運用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術，推進線上線下一體化管理，實現(xiàn)政務服務事項的“一窗口受理、一平臺共享、一站式服務”，逐步實現(xiàn)就近能辦、同城通辦、異地可辦[6]。在此背景下，高校財務處的“一門式”服務體系應運而生，該體系包括線上的“一門式”服務平臺以及線下的“一門式”服務辦公室。

線上的“一門式”服務平臺是指一個綜合的服務網(wǎng)站，整合了與師生直接相關的財務業(yè)務，通過信息化技術，以預約報銷為基礎模塊，將預算申報管理、網(wǎng)上預約報銷、繳費、查詢、信息公布、政策宣傳、業(yè)務指南、常見報銷問題解答等集成在一個財務系統(tǒng)中，師生只要登錄一個網(wǎng)站就能辦理所有財務業(yè)務、查詢到所有的財務相關信息。

線下的“一門式”服務辦公室是指一個綜合的服務辦公室，整合了線上不能辦理的財務業(yè)務，以服務師生辦理報銷業(yè)務為基礎，通過設置物流崗、預約報銷單現(xiàn)場處理崗、材料收發(fā)崗（含預約報銷單預審）、咨詢崗等，將預約報銷單分配、預約報銷單加急處理、收發(fā)材料、咨詢接待等功能集成在一個辦公室。其中，收發(fā)材料、咨詢接待整合了財務處各辦公室的業(yè)務，代收各類業(yè)務需要遞交的材料、代發(fā)辦理好的各類業(yè)務的憑證以及接受各類業(yè)務的咨詢和提供流程操作指導。

三、“一門式”服務體系的實施方案

（一）線上“一門式”服務平臺實施方案。以某重點高校為例，該校利用信息化技術，2012年正式實行網(wǎng)上報銷模式，2016年在全校范圍內(nèi)安放自助投遞機，同年試行“一門式”服務體系，經(jīng)過兩年多的時間，現(xiàn)已建成較為完善的“一門式”服務體系。原先的部門官網(wǎng)主要具備部門介紹、政策宣傳、通知公告等基礎功能。該校結合線上“一門式”服務平臺需要實現(xiàn)的功能，以部門官網(wǎng)為基礎進行技術升級。

“一門式”服務平臺集成了網(wǎng)上報銷模塊、預算管理模塊、信息查詢模塊（教職工收入酬金查詢、學生獎助學金查詢、來款查詢）、票據(jù)預約模塊（預借開票預約及核銷預借票據(jù)、到款開票預約）、學生繳費模塊（學費住宿費繳費）、教職工繳費模塊（黨費繳費）、項目授權管理模塊、信息咨詢模塊等，登錄平臺即可選擇進入。其中信息咨詢模塊采用關鍵詞搜索模式，只要輸入關鍵詞即可查詢到相關的政策和解答。為了更方便師生預約，網(wǎng)上報銷模塊利用了人事處關于教職工職稱的信息共享、外事管理處關于師生出入境的信息共享、資產(chǎn)管理處關于固定資產(chǎn)的信息共享、教務處關于學生學籍的信息共享等，避免了師生在多個端口重復錄入信息。如圖1所示。

作為基礎模塊的網(wǎng)上報銷模塊主要包括以下幾個子模塊：線上信息錄入模塊、信息審批模塊（開發(fā)中）、信息查詢模塊。線上信息錄入模塊與項目預算信息關聯(lián)，在前端控制項目支出，指導師生在預算范圍內(nèi)合理預約報銷。師生整理需要報銷的票據(jù)后，結合項目可支出業(yè)務類別，將各項支出錄入系統(tǒng)，由系統(tǒng)保存好信息后，生成唯一的預約號和二維碼。信息審批模塊應實現(xiàn)以下功能：財務報銷人員以圖片的形式將報銷材料上傳至系統(tǒng)，選擇審批人，提交保存信息。審批人在移動端或PC端登錄系統(tǒng)，由系統(tǒng)將需要審批的預約單信息傳至審批人，審批人點擊查看后進行審批，達到線上審批的目的。如果審批通過，報銷人會收到信息提醒，可以打印紙質報銷單進行投遞;如果不通過，報銷人會看到駁回原因，可以修改和再提交。財務處收到紙質材料后，進行物流分配，師生能夠從“一門式”服務平臺上查詢到預約單的處理進展，包括：預約單已接收等待分配、預約單已分配等待制單、預約單制單完成、預約單處于退單狀態(tài)等。財務人員在收到紙質報銷單后進行審核，如果報銷材料無誤，將預約號輸入財務審核系統(tǒng)自動生成記賬憑證，經(jīng)后續(xù)復核人員確認無誤后再進行提交，數(shù)據(jù)傳輸至銀企直聯(lián)系統(tǒng)后進行支付。如圖2所示。

（二）線下“一門式”服務辦公室實施方案。繼續(xù)以該重點高校為例，“一門式”服務辦公室的物理格局設計成開放式辦公室，根據(jù)功能分類進行劃區(qū)布置，主要包括物流崗、預約報銷單現(xiàn)場處理崗、材料收發(fā)崗（含預約報銷單預審）、咨詢崗等。（1）物流崗負責收取現(xiàn)場投遞和自助投遞機里的預約報銷單，再根據(jù)報銷業(yè)務類型進行分配，并提供物流狀態(tài)查詢服務。（2）預約報銷單現(xiàn)場處理崗主要服務兩個對象：一是補好材料再次前來投遞想確保報銷沒問題的師生，二是因項目結題、采購急用實驗材料等急于辦理報銷的師生。其中，預約報銷單現(xiàn)場處理崗又可根據(jù)報銷業(yè)務類型劃分為多個崗位，如：日常報銷業(yè)務崗、薪酬核算業(yè)務崗、外匯業(yè)務崗等，根據(jù)各類業(yè)務的預約量配置不同的崗位人數(shù)，合理分流，讓師生在“一門式”辦公室快速高效地辦理報銷業(yè)務。（3）收發(fā)材料崗整合了財務處各辦公室的業(yè)務，代收代發(fā)各類材料，再轉交各辦公室。接收的材料有：投遞的預約報銷單（接收的同時進行預審，現(xiàn)場退回材料不齊的預約單）、報銷登記的私車車牌/電話變更信息表、項目立項申請表、項目預算調(diào)整申請表、開票預約申請單、財務審計查詢憑證預約申請單、辦理工資卡/公務卡申請表等。領取的材料有：有問題需要領回的預約報銷材料、辦好的工資卡/公務卡、財務宣傳材料、暫借經(jīng)費單及境外匯款單等財務資料、申領的票據(jù)、學校開戶行信息等復印件、打印的財務匯款支付成功憑證。此外，收發(fā)材料崗還對復印的財務憑證提供蓋章服務。（4）咨詢接待崗接受各類業(yè)務的咨詢并提供流程操作指導。借助于財務操作指南、配備業(yè)務經(jīng)驗豐富的人員，咨詢接待崗能迅速解答師生的各類財務問題，在對外電腦上現(xiàn)場提供系統(tǒng)操作指導，并解決師生遇到的系統(tǒng)操作問題。如遇到解決不了的問題，可以通過內(nèi)部溝通給出解決方案。

四、“一門式”服務體系的作用

（一）提高了師生對財務業(yè)務辦理的滿意度。該體系設立的目的是方便師生，讓師生隨時隨地通過“一門式”服務平臺辦理一部分業(yè)務，包括最常用的報銷預約業(yè)務。當師生遇到線上實現(xiàn)不了的功能時，再前往“一門式”服務辦公室辦理，從而提升財務處的服務效能。相對于傳統(tǒng)的服務模式，“一門式”服務體系下師生辦理財務業(yè)務的時間更靈活、等候時間更少、收到反饋信息更及時、了解財務信息更便捷。以辦理報銷業(yè)務為例，師生可以靈活進行網(wǎng)上預約，線上審批更是節(jié)約了師生的時間，可以在審批完成后再投遞報銷材料，并通過平臺查看報銷后續(xù)的進展。

（二）提高了高校的財務管理水平?！耙婚T式”服務平臺通過將業(yè)務轉移到線上辦理，可以方便財務人員更靈活地完成后續(xù)審批工作（票據(jù)預約申請等），也減輕了財務人員接待師生的壓力。“一門式”服務辦公室的設立，讓前臺（“一門式”服務辦公室）的專人專崗對接一部分師生，后臺（其他辦公室）的財務人員能夠集中精力處理日常業(yè)務。

（三）促進了財務處和外部多部門的信息協(xié)同?！耙婚T式”服務平臺通過連接人事處、外事管理處、資產(chǎn)管理處和教務處等部門的信息系統(tǒng)接口，共用師生在其他部門登記的信息。隨著數(shù)字化智慧校園的不斷發(fā)展，財務處與各業(yè)務部門的聯(lián)系不斷加強，“一門式”服務平臺的設立促進了各部門之間的信息共享。

五、結論

高校財務處“一門式”服務體系在“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的政策號召下，借助于互聯(lián)網(wǎng)時代的技術發(fā)展，將部分先前在線下辦理的業(yè)務整合于線上，并設置線下“一門式”服務辦公室。這種管理模式提高了師生對財務業(yè)務辦理的滿意度、提高了高校的財務管理水平并促進了財務處和外部多部門的信息協(xié)同?！耙婚T式”服務體系以報銷業(yè)務為基礎，拓展了多個業(yè)務模塊，隨著信息技術的發(fā)展，該體系的線上部分會整合越來越多的業(yè)務，線下的“一門式”服務辦公室的運轉也會更加高效。S

【主要參考文獻】

[1] 李佳.高校財務共享服務中心模式探析[J].商業(yè)會計，2018，（13）.

[2] 謝合明，何小敏.高校財務與會計機構分設的實踐性探討[J].會計之友，2016，（12）.

[3] 徐輝，葛欣，張海利.推進稅務“一門式一網(wǎng)式”服務改革的思考[J].稅務研究，2016，（12）.