工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制及其途徑選擇研究

王艷霞

陜西榆林能源集團(tuán)有限公司 陜西 榆林 719000

前言

經(jīng)濟(jì)全球化背景下的市場競爭尤為激烈，促使各個(gè)企業(yè)紛紛采用科學(xué)合理的采購管理手段控制工程項(xiàng)目成本，從而凸顯成本控制在招標(biāo)采購管理中的地位與優(yōu)勢。此外，由于國家進(jìn)一步放寬了企業(yè)準(zhǔn)入條件，投標(biāo)過程中不斷增加的有資質(zhì)企業(yè)使得競標(biāo)難度加大，因此探究工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制及其途徑，成為企業(yè)研究的重要課題。

1 工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理發(fā)展現(xiàn)狀

成本預(yù)算是工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理加強(qiáng)成本控制的主要角度。一般情況下，招標(biāo)階段存在的眾多問題會導(dǎo)致實(shí)際成本與預(yù)算目標(biāo)不符，例如工程所需材料的市場價(jià)格發(fā)生變動、物資供應(yīng)商信譽(yù)度不高等，都會影響工程投資成本，進(jìn)而降低整體建設(shè)利潤。此外，工程項(xiàng)目管理人員、采購人員、設(shè)計(jì)人員成本控制意識不強(qiáng)、招標(biāo)采購計(jì)劃與流程不完善、采購過程監(jiān)督管理不到位等問題，會造成各部門之間信息交流不及時(shí)，使得成本控制出現(xiàn)偏差，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)資源產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)。

2 項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制途徑

工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理模式包括項(xiàng)目投資主體自采自購、EPC總承包、委托承包單位代采購、聘請第三方團(tuán)隊(duì)這四種模式。其中，EPC總承包模式較為常見，總承包單位會從全局角度出發(fā)，通過制定的系統(tǒng)、詳細(xì)計(jì)劃進(jìn)行采購管理、質(zhì)量管理、安全管理等，并對建設(shè)過程中的問題負(fù)全部責(zé)任，對降低工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

2.1 利用全過程概念，強(qiáng)化成本控制意識

實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略采購目標(biāo)是工程項(xiàng)目采購管理的主要目的，從降低成本角度入手，采取一系列有效的質(zhì)量、進(jìn)度、預(yù)算等管理手段，從而凸顯出工程項(xiàng)目高質(zhì)量、高水平的特點(diǎn)，保障企業(yè)市場占有率的提升。因此，企業(yè)應(yīng)積極利用全過程成本控制理念，將招標(biāo)采購管理的成本控制延伸到工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，突出強(qiáng)調(diào)各部門員工成本控制理念與技能的增強(qiáng)，使得成本控制力度得到加大。在招標(biāo)采購環(huán)節(jié)，充足的貨源、較快的供貨速度、較低的購貨成本成為企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目全新的利益增長點(diǎn)。與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)充分考慮工程項(xiàng)目建設(shè)全過程中可能存在市場風(fēng)險(xiǎn)，引導(dǎo)員工樹立全過程成本控制觀念，從而將招標(biāo)采購階段成本控制在合理范圍。一般情況下，工程項(xiàng)目招標(biāo)采購流程包括投標(biāo)、競標(biāo)、采買、交付、檢驗(yàn)，又可將采購管理的成本控制具體分為準(zhǔn)備、實(shí)施與收尾三個(gè)階段，每一階段、每一步驟在工程項(xiàng)目中具有不同的側(cè)重點(diǎn)，促使企業(yè)從整體成本控制角度出發(fā)，進(jìn)而凸顯出全過程成本控制觀念的價(jià)值與優(yōu)勢。此外，切實(shí)加強(qiáng)合同管理對成本控制、風(fēng)險(xiǎn)控制具有十分深遠(yuǎn)的影響，能夠有效避免項(xiàng)目建設(shè)資源產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)，應(yīng)由采購人員對采購市場進(jìn)行調(diào)查與分析，在保證物資質(zhì)量可靠的基礎(chǔ)上，提升工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量與水平，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的進(jìn)程。

2.2 制定詳細(xì)的計(jì)劃，加強(qiáng)預(yù)算與成本控制

工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制需要詳細(xì)、系統(tǒng)、完整的計(jì)劃，這樣才能保障企業(yè)整體效益的提高。首先，由采購人員采集工程項(xiàng)目建設(shè)所需的數(shù)據(jù)與信息，為造價(jià)預(yù)算工作提供可行的依據(jù)。其次，明確工程項(xiàng)目材料、設(shè)備的名稱、用途、指標(biāo)參數(shù)等，按照方案需求填寫完整采購清單，確保采購工作順利開展。最后，嚴(yán)格按照工程清單購買物資，在此過程中，需要與供應(yīng)商做到有效的信息交流，以此保障招標(biāo)采購的合理性，提升預(yù)算工作的科學(xué)性。為進(jìn)一步降低成本、減少資金浪費(fèi)，一方面，加強(qiáng)采購預(yù)算工作。首先，采購人員從工程項(xiàng)目實(shí)際需求出發(fā)，根據(jù)統(tǒng)一的資金使用標(biāo)準(zhǔn)對招標(biāo)采購成本進(jìn)行合理的評估；其次，對每一階段所耗費(fèi)的資源進(jìn)行測算，明確各項(xiàng)資金的用途，避免造成資金以及工程建設(shè)資源產(chǎn)生浪費(fèi)；最后，在相關(guān)部門的配合下，執(zhí)行編制好的預(yù)算計(jì)劃，并結(jié)合實(shí)際情況對計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化與調(diào)整，部門人員需嚴(yán)格遵守系統(tǒng)、完善的資金使用制度，保障招標(biāo)采購管理成本控制措施的有效實(shí)施。另一方面，加強(qiáng)核算管理。工程項(xiàng)目資金允許在合理范圍內(nèi)波動，要求財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格核算各項(xiàng)資金的使用情況，注重部門之間的溝通與信息交流，保障監(jiān)督管理工作的有效落實(shí)，為招標(biāo)采購管理成本控制實(shí)效性提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)成本控制的預(yù)期目標(biāo)[2]。

2.3 分析采購大環(huán)境，合理選擇物資供應(yīng)商

采購大環(huán)境的變化直接影響工程項(xiàng)目招標(biāo)采購階段的成本，因此，采購人員應(yīng)全面考慮工程建設(shè)材料在采購大環(huán)境中的變化信息，學(xué)會利用信息化技術(shù)了解物資供應(yīng)商的基本信息，實(shí)現(xiàn)對市場信息的動態(tài)監(jiān)控，以此確保采購編制的合理性。市場完善、系統(tǒng)信息機(jī)制的建立，首先，建立便于對比、分析工程項(xiàng)目的建設(shè)價(jià)格目錄，以此實(shí)現(xiàn)成本降低的目的；其次，科學(xué)制定應(yīng)對采購大環(huán)境變化的采購方案，以此實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)采購階段成本的有效控制；最后，充分利用采購大環(huán)境，真正把控采購方與物資供應(yīng)商之間的關(guān)系，確保企業(yè)自身把握較大的競爭優(yōu)勢，不僅有利于產(chǎn)品質(zhì)量的提升，還可實(shí)現(xiàn)采購成本的降低，促進(jìn)企業(yè)健康良性發(fā)展。與此同時(shí)，采購大環(huán)境中的供應(yīng)商資質(zhì)存在差異，需要嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對招標(biāo)工作進(jìn)行優(yōu)化，避免資質(zhì)不合格的供應(yīng)商服務(wù)影響工程項(xiàng)目采購管理的成本控制。供應(yīng)商資質(zhì)的判斷，需要結(jié)合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及市場聲譽(yù)度進(jìn)行評估，避免在物資供應(yīng)中混入不合格的物資。此外，工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)定期檢查建設(shè)所用材料的質(zhì)量是否與招標(biāo)文件相符，嚴(yán)格按照合同規(guī)定追究供應(yīng)商責(zé)任，將自身效益損害降到最低，保障招標(biāo)采購管理的成本控制實(shí)效得到充分發(fā)揮，為自身提高核心競爭力奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保證工程項(xiàng)目獲得預(yù)期利潤。

2.4 構(gòu)建信息化系統(tǒng)，規(guī)范采購管理流程

工程項(xiàng)目招標(biāo)采購策略可以理解為：從企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的采購目標(biāo)角度出發(fā)，采取的計(jì)劃、方案與措施。在市場機(jī)會的共享、新技術(shù)與新產(chǎn)品的開發(fā)、數(shù)據(jù)信息的交換與利用、市場風(fēng)險(xiǎn)的共擔(dān)，促使工程項(xiàng)目采購方與物資供應(yīng)商合作模式發(fā)生了改變，只有雙方以信任作為基礎(chǔ)，才能建立長效的合作關(guān)系[3]。因此，為避免供應(yīng)商在競爭中、采購方在采購中出現(xiàn)過多保留信息的行為，通過建立信息化供需系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)信息共享，促使業(yè)界中的雙方能夠突破傳統(tǒng)合作模式的局限，最大程度降低信息不對稱度。工程項(xiàng)目采購方使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠在信息化系統(tǒng)以及平臺中搜索到自己想要的信息，指導(dǎo)所需材料與設(shè)備的市場價(jià)格，極大地提升了招標(biāo)采購管理的效率。物資供應(yīng)商在接收到系統(tǒng)信息反饋后，在最短時(shí)間內(nèi)對客戶需求做出反應(yīng)，有效降低供需風(fēng)險(xiǎn)，避免庫存發(fā)生堆積。與此同時(shí)，信息化系統(tǒng)上通過統(tǒng)一的配送平臺為采購方進(jìn)行配送，有利于招標(biāo)采購管理成本控制的加強(qiáng)。此外，采購方還可根據(jù)系統(tǒng)提供的信息定期分析市場變動情況，從而制定出科學(xué)合理的招標(biāo)計(jì)劃與采購執(zhí)行方案。目前市面上常用的信息平臺，可由上級單位通過內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)對下級單位進(jìn)行統(tǒng)一的大宗物資采購安排，并且采取線上招標(biāo)形式，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺、大數(shù)據(jù)技術(shù)完成招標(biāo)采購管理工作。在招標(biāo)采購過程中，應(yīng)由專業(yè)人員細(xì)化采購文件、明確清單數(shù)量、落實(shí)文件審核工作、加強(qiáng)評標(biāo)監(jiān)督等，以此提升工程項(xiàng)目招標(biāo)采購的透明度，真正發(fā)揮信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，為企業(yè)降低采購成本、規(guī)范管理流程、提高經(jīng)濟(jì)效益奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理信息化系統(tǒng)如圖1所示。

圖1 采購管理信息系統(tǒng)

3 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)招標(biāo)采購管理，降低工程項(xiàng)目采購成本，是企業(yè)提高效益的重要源泉。因此，工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)積極利加強(qiáng)全過程成本控制意識，深入分析采購大環(huán)境，以此制定符合工程項(xiàng)目實(shí)際情況的招標(biāo)采購計(jì)劃、選擇合適的供應(yīng)商，同時(shí)注重信息化采購系統(tǒng)的應(yīng)用，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤的增加。