提高效能，從找準(zhǔn)方向開始

王芳

明確目標(biāo)，把握方向

亞里士多德曾說(shuō)：“明白自己一生在追求什么目標(biāo)非常重要，因?yàn)槟蔷拖窆置闇?zhǔn)箭靶，我們會(huì)更有機(jī)會(huì)得到自己想要的東西?！币龊霉ぷ?，明確目標(biāo)是非常重要的，一定要考慮清楚既定的目標(biāo)，牢牢把握住方向。如果注意力被一個(gè)個(gè)看似緊迫的事情影響，很容易就會(huì)迷失方向，偏離既定目標(biāo)。只有按照正確的方向一直努力，付出的時(shí)間和努力才不會(huì)白費(fèi)。

HR有時(shí)候會(huì)過分關(guān)注如何解決一個(gè)具體問題，卻忘了跳出問題本身，以更廣闊的視野思考員工的需求。事實(shí)上，HR能提供的最有價(jià)值的內(nèi)容和效用就是持續(xù)幫助員工，而不是僅僅出于專業(yè)需要去解決單一的問題。談及此，筆者想到了人力資源專業(yè)當(dāng)中的“工作分析”。工作分析在人力資源的六大模塊之外，但卻是人力資源管理中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，還是HR招聘、培訓(xùn)、薪酬管理等工作的起點(diǎn)。一些相關(guān)書籍一提到工作分析，通常都比較繁瑣復(fù)雜，比如要先成立工作小組，把握工作分析的最佳時(shí)機(jī)，明確工作分析的前提條件和內(nèi)容，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，等等。有沒有比這更簡(jiǎn)便有效的方法幫助HR提升效率呢？下面這個(gè)實(shí)際工作案例可能會(huì)給大家?guī)?lái)一些啟示。

某公司的行政經(jīng)理休假，其直接下屬前臺(tái)文員小K找到HR，說(shuō)有事要聊聊。當(dāng)時(shí)正值上半年，公司人心不穩(wěn)，一度掀起了離職風(fēng)潮。一聽前臺(tái)說(shuō)有事要聊，HR不由得心里一緊：“莫非她也要離職？”

雙方約好時(shí)間在會(huì)議室詳談。小K說(shuō)，她最近過敏性鼻炎又嚴(yán)重了，因?yàn)榻?jīng)常要幫業(yè)務(wù)部門打標(biāo)簽，而標(biāo)簽紙的膠水味很刺鼻，所以她申請(qǐng)將這項(xiàng)工作交還給業(yè)務(wù)部門自己做，不然自己真的可能做不下去了。

原來(lái)，打標(biāo)簽這份工作是從小K入職以來(lái)就已經(jīng)在她的工作范疇之中了，至今她已經(jīng)做了三年多。她提出，業(yè)務(wù)部門招聘了很多新人，而行政部門卻減少了行政專員和一名前臺(tái)文員，以前三個(gè)人做的事現(xiàn)在全由她一人承擔(dān)，因此她希望HR能幫她與業(yè)務(wù)部門協(xié)商解決此事。

HR了解到，業(yè)務(wù)部門增加人員編制確有其事，但主要是因?yàn)榭蛻舻囊笤絹?lái)越高，部門的業(yè)績(jī)量也在持續(xù)上升，員工經(jīng)常加班至晚上十一二點(diǎn)，工作還是做不完。招聘新人主要是來(lái)彌補(bǔ)業(yè)務(wù)部門人手緊缺的問題。由于平時(shí)加班太多，招來(lái)的新人也很不穩(wěn)定，且初期未培訓(xùn)上手，實(shí)際上部門人員還是每天很晚離開公司。相比之下，前臺(tái)文員除了每天提前半小時(shí)到崗?fù)?，幾乎都能?zhǔn)時(shí)下班。于是HR讓小K把每月的工作整理一下，比如主要負(fù)責(zé)哪幾個(gè)部分的工作，平均每月在每項(xiàng)工作上所花的時(shí)間是多少，等等。有了數(shù)據(jù)分析，才能決定下一步該怎么做。

主要的事放到主要位置

從小K每月的工作分類總結(jié)來(lái)看，她每月處理考勤的時(shí)間約需要一周，核對(duì)快遞大約需要1-2周，每月給業(yè)務(wù)部門打標(biāo)簽的時(shí)間約1-2周，其他工作多是前臺(tái)的零星瑣事。如果去掉為業(yè)務(wù)部門打標(biāo)簽的工作，那么前臺(tái)的工作量就完全不飽合了。但是如果不能合理地解決問題，很有可能導(dǎo)致小K離職。

“人類潛能的導(dǎo)師”史蒂芬·柯維曾說(shuō)過：“人類的重要任務(wù)就是將主要事務(wù)放到主要位置上?！彼窃谔嵝盐覀儯鍪虑闀r(shí)要瞄準(zhǔn)目標(biāo)。有這樣一個(gè)耐人尋味的小故事：有一位畫家要將自己的一幅作品掛在客廳，他請(qǐng)鄰居來(lái)幫忙，位置已經(jīng)找好，當(dāng)鄰居要往墻上釘釘子時(shí)，畫家忽然覺得先在墻上釘兩塊木板，把畫掛在木板上效果會(huì)更好。鄰居照辦，忙去外面找木板。木板找來(lái)后，畫家覺得木板有點(diǎn)兒大，想要鋸下一截。鄰居又忙去找鋸子。鋸子找來(lái)了，但需要磨一下。鄰居又去找銼刀，但銼刀沒有把兒，于是他又去樹林中找小樹……如此折騰了一整天，事情沒有任何結(jié)果。仔細(xì)想想，我們?cè)S多人都是這樣沒有目標(biāo)地瞎忙，最終卻不知道自己到底做成了什么。

回到小K最初提出的問題，HR最應(yīng)該明確的目標(biāo)就是幫助她解決打標(biāo)簽的問題。此時(shí)就要應(yīng)用到工作分析。一項(xiàng)特殊的分析也許從認(rèn)識(shí)上來(lái)講是正確的，但如果這項(xiàng)分析與解決問題完全無(wú)關(guān)，那么它就是在浪費(fèi)時(shí)間。分析小K的工作職責(zé)，不需要各種繁瑣的過程，最簡(jiǎn)單有效的方法就是到現(xiàn)場(chǎng)觀察。

HR跟小K來(lái)到她的辦公現(xiàn)場(chǎng)，讓她示范平時(shí)是怎樣做這份工作的。小K介紹，公司要打標(biāo)簽的產(chǎn)品多是腰帶與項(xiàng)鏈，每個(gè)訂單至少在萬(wàn)條以上，平均1個(gè)月下來(lái)，經(jīng)小K之手打印的標(biāo)簽款號(hào)在30萬(wàn)張以上。按一天打印約4萬(wàn)張標(biāo)簽紙，大概要1-2周才能全部完成。由于期間其他部門還有些零星的標(biāo)簽要打，中途會(huì)有人要來(lái)插隊(duì)，這時(shí)就會(huì)發(fā)生沖突，因?yàn)榕f的條碼機(jī)一次性輸入一個(gè)數(shù)目就會(huì)一直出到打完為止，如果中途取消任務(wù)，停止機(jī)器，再開始時(shí)又得重新設(shè)定。

最麻煩的是，打印的標(biāo)簽要靠人工卷起來(lái)，而這一步驟所花費(fèi)的時(shí)間占到了打標(biāo)簽總工作量的80%以上。如果不及時(shí)將打印出的標(biāo)簽卷起來(lái)，就會(huì)有標(biāo)簽粘到地面上，很難清理且不美觀。

HR思考了一下，與增加人手相比，可能增加一臺(tái)新式標(biāo)簽機(jī)就可以提高前臺(tái)人員的工作效率，減少等待時(shí)間。尤其是卷標(biāo)簽這個(gè)難題，或許可以通過設(shè)備來(lái)取代人工。于是HR建議小K先找網(wǎng)管了解一下相關(guān)設(shè)備信息。

整體觀照，發(fā)散思考

不久，小K將詢問到的結(jié)果反饋給HR：增加一套設(shè)備約需2800元（新款條碼機(jī)約1800元，標(biāo)簽回卷器約1000元）。新款條碼機(jī)打印速度比老款機(jī)器更快，功能更全，而且還有裁刀、自動(dòng)剝紙器，打印清晰度更高；加上標(biāo)簽回卷器之后，人員不用經(jīng)常去留意條碼機(jī)的運(yùn)行情況，當(dāng)遇到批量打印時(shí)，還可以有效解決標(biāo)簽紙剝落、打結(jié)等問題。

HR快速算了一筆賬：按前臺(tái)文員月工資3500元計(jì)算，加上社保及其他福利，按1.5倍計(jì)算，一臺(tái)新設(shè)備每月若節(jié)省一周時(shí)間，則節(jié)省的人工費(fèi)用約為3500×1.5/21.75×5=1206元/月，相當(dāng)于購(gòu)買新設(shè)備三個(gè)月后就能收回成本。既節(jié)省了人工成本，又提高了效率，而且打出來(lái)的標(biāo)簽還很美觀、整潔。

于是HR趕緊向老板匯報(bào)，申請(qǐng)購(gòu)買新設(shè)備。因?yàn)橛辛饲捌诘闹T多調(diào)查和分析，申請(qǐng)順利獲批。小K再也沒有提出將這項(xiàng)工作轉(zhuǎn)交給業(yè)務(wù)部門。重要的是，她不用一天到晚守著標(biāo)簽機(jī)，每天工作也比之前開心了很多。一場(chǎng)危機(jī)終于煙消云散。

工作當(dāng)中，有時(shí)候我們需要后退一步，退一步就能從整體上做一番觀照，看看當(dāng)前的工作是否符合總的要求。也許你對(duì)某個(gè)問題的解決方案是正確的，但放到整體思路中去考慮，可能就是無(wú)效的。我們?cè)诰o張忙碌中不斷追逐更高的效率，但在忙碌中往往會(huì)忘記最終所要達(dá)到的目標(biāo)，那就是效果和效能。為了不使自己走彎路，我們需要理性地想一想，自己所做的一切最終要達(dá)到什么目標(biāo)。目標(biāo)明確后，再借助先進(jìn)的工具與科學(xué)的方法，就會(huì)獲得更高的效能、更好的效果。