論數(shù)字化對(duì)檔案利用工作的重要意義

崔莉

【摘要】長期以來，檔案一直被視作重要的信息資源載體，具有極大的利用價(jià)值。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在新形勢(shì)下檔案管理部門對(duì)靜態(tài)存放的檔案加以動(dòng)態(tài)利用，為社會(huì)公眾提供服務(wù)的同時(shí)，最大限度地提升了檔案的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化在檔案利用中有十分重要地位。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案利用;創(chuàng)新

一、數(shù)字化對(duì)檔案利用工作有十分重要的意義

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用強(qiáng)烈地沖擊著社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，改變著人們的工作方式、學(xué)習(xí)方式及至生活方式。滿足信息時(shí)代檔案利用的需求也有著與時(shí)俱進(jìn)的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是利用檔案的意識(shí)有了顯著的加強(qiáng)，利用檔案的領(lǐng)域越來越普遍。二是對(duì)檔案利用的時(shí)間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大做到迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確。三是對(duì)檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網(wǎng)絡(luò)快捷進(jìn)行自動(dòng)檢索、編目、統(tǒng)計(jì)等一系列繁瑣的程序。面對(duì)利用者在信息時(shí)代和數(shù)字時(shí)代的使用需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當(dāng)今社會(huì)，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變?cè)嫉臋z索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，而且對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)性和規(guī)范性也發(fā)揮著巨大的功效。

二、檔案數(shù)字化對(duì)于檔案利用工作的積極影響

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)必須基于主體需要的被滿足，即被保管存放的檔案必須要被社會(huì)公眾充分利用，并在提供利用服務(wù)的同時(shí)滿足公眾的需要，這就是檔案的價(jià)值之所在。對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案來說，檔案數(shù)字化是提供高效利用服務(wù)的基本手段。檔案數(shù)字化以后，直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，檢索手段從傳統(tǒng)的手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查詢。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷，同時(shí)可以避免手動(dòng)查詢中出現(xiàn)的不準(zhǔn)確、不完整等諸多問題。唐某是我市高級(jí)中學(xué)的教師，在晉升教師序列的中級(jí)職稱時(shí)，她提供不出當(dāng)時(shí)在原單位任職時(shí)完整的初級(jí)職稱的任職資格文件，從而沒有資格申報(bào)中級(jí)職稱。為此，她去過許多部門都沒能夠解決問題，后來到我市檔案館找到了當(dāng)年晉升初級(jí)職稱的任職資格文件原件，使其順利辦理了中級(jí)職稱的申報(bào)。該教師感慨地說：“檔案真的太重要了！及時(shí)、準(zhǔn)確的幫助我解決了晉升職稱的問題?！睓n案數(shù)字化打破了時(shí)間、地域等的限制，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享?？梢?，對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案來說，只有通過數(shù)字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服務(wù)，讓檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，從而創(chuàng)造更多的效益。

數(shù)字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”。檔案數(shù)字化突破了傳統(tǒng)檔案提供利用中時(shí)間和空間的限制，即不論何時(shí)不論何地，擁有查檔權(quán)限的檔案用戶都可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問所需檔案資料，在檔案利用方式上有了質(zhì)的飛躍。檔案數(shù)字化以后，閱讀方式從傳統(tǒng)的提供原件以及復(fù)印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r(shí)閱讀原文信息的方式，避免了傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中由于檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)所造成的勞動(dòng)力大量浪費(fèi)的現(xiàn)象，使得利用服務(wù)更加靈活和高效。

檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。如：數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞;恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。因此檔案數(shù)字化是保護(hù)檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉(zhuǎn)的重大后果。將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后的檔案信息，原原本本地繼承了檔案原件的信息內(nèi)容，完全可以代替原件為用戶提供信息利用，從而大大減少了對(duì)檔案原件的使用，避免了檔案原件的進(jìn)一步損壞，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，可謂意義重大。

三、增強(qiáng)信息意識(shí)，深入數(shù)字化檔案管理事業(yè)

數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著信息時(shí)代的來臨，以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。在當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分全面地展現(xiàn)出來。

信息時(shí)代給了檔案管理工作新的思考，但是機(jī)遇與挑戰(zhàn)總是相伴相生的，在建立多媒體數(shù)據(jù)庫的過程中還存在著許多亟待解決的問題需要進(jìn)一步探討，如基礎(chǔ)設(shè)施的完善、數(shù)字化管理人才的缺失、檔案真實(shí)性鑒定及安全性問題等等……面對(duì)這些問題的原因也并非是單一的，而是來源于科學(xué)技術(shù)、人才培養(yǎng)、法律健全等多個(gè)方面，因此從事檔案事業(yè)必須要有明確的信息安全意識(shí)，需要時(shí)刻秉持著謹(jǐn)慎端正的態(tài)度，相應(yīng)部門應(yīng)及時(shí)制定數(shù)字化檔案的利用制度，加強(qiáng)電子文件信息綜合利用技術(shù)的研發(fā)。