基于某高校的后勤工作信息化思考

劉慧媛 唐亮

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)與后勤工作的結(jié)合給各項工作的開展帶來了新思路，先進(jìn)技術(shù)和業(yè)務(wù)需求的碰撞誕生出了一系列讓后勤工作開展更為高效的軟件或系統(tǒng)，這對提升后勤管理水平、增強(qiáng)后勤服務(wù)能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設(shè)、人員結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施等方面都有不足，后勤工作實(shí)行信息化對轉(zhuǎn)變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】后勤管理;信息化;事業(yè)單位

后勤工作是我院開展各科研工作和教學(xué)任務(wù)的基礎(chǔ)，是我單位事業(yè)發(fā)展的根基。上世紀(jì)末期，全國高校經(jīng)歷了如火如荼的后勤社會化改革，有效轉(zhuǎn)換了后勤工作運(yùn)行機(jī)制，顯著提高了后勤服務(wù)保障水平，我院作為北京市教育體系的科研支撐部門，也將物業(yè)管理、食堂運(yùn)營等工作以政府采購的形式委托給了社會后勤服務(wù)集團(tuán)。但長期以來，我院后勤工作本身未能從根本上改變傳統(tǒng)的勞動服務(wù)方式，仍然以手動辦理為主，一定程度上阻礙著后勤管理水平的提升和辦事效率的提高。此外，我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設(shè)、人員結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施等方面都有不足。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)與后勤工作的結(jié)合給各項工作的開展帶來了新思路，后勤服務(wù)軟件的使用對提升后勤管理水平、增強(qiáng)后勤服務(wù)能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院后勤工作實(shí)行信息化對轉(zhuǎn)變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、后勤工作信息化的目的和意義

（一）實(shí)現(xiàn)了工作效率的提高和運(yùn)作成本的降低。后勤工作支撐著一個單位的正常運(yùn)作和對相關(guān)物資與管理進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)配及安排，例如車輛保障、能源供應(yīng)、餐飲會務(wù)等其他事項都屬于事業(yè)單位后勤工作的范疇，所涉及的范圍非常廣泛、項目復(fù)雜，實(shí)際管理起來非常復(fù)雜。后勤工作信息化基本能夠?qū)崿F(xiàn)后勤工作運(yùn)行過程中的辦公無紙化、操作數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息共享化、服務(wù)人性化的要求。后勤工作通過物業(yè)系統(tǒng)、綜合辦公系統(tǒng)、報修系統(tǒng)、節(jié)能監(jiān)管平臺系統(tǒng)運(yùn)作后，將傳統(tǒng)的人工受理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)離/在線服務(wù)，有效縮短了傳統(tǒng)人工模式下的處理流程，降低了后勤工作的運(yùn)行成本，既節(jié)省了時間，又拓寬了后勤工作發(fā)展的空間，對提高后勤工作效率、做好服務(wù)保障工作具有積極的推動作用。

（二）實(shí)現(xiàn)了后勤管理的科學(xué)化和精細(xì)化。后勤工作信息化本質(zhì)上是管理信息化的一部分。管理信息化是要實(shí)現(xiàn)管理軟件與硬件（包括管理者）的有機(jī)結(jié)合從而實(shí)現(xiàn)管理的系統(tǒng)化、程序化，以達(dá)到管理效率的最大化。后勤工作信息化將信息化與管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合，這對完善工作制度、轉(zhuǎn)變工作理念、優(yōu)化人才隊伍建設(shè)和機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整有著積極的推動作用。后勤工作信息化使信息溝通更為有效，有效促進(jìn)組織建構(gòu)扁平化，加大對管理層和執(zhí)行層的關(guān)系，使管理更為規(guī)范，協(xié)調(diào)更為方便，實(shí)現(xiàn)各類信息的有效整合、集成和共享，達(dá)到業(yè)務(wù)流程的合理充足和管理職能的改變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了后勤管理的科學(xué)化與精細(xì)化。

（三）符合我國對供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的新要求。習(xí)近平總書記在2016年1月26日下午主持召開中央財經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組第十二次會議時強(qiáng)調(diào)，供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的根本目的是提高社會生產(chǎn)力水平，要在適度擴(kuò)大總需求的同時，去產(chǎn)能、去庫存、去杠桿、降成本、補(bǔ)短板，提高供給結(jié)構(gòu)適應(yīng)性和靈活性，使供給體系更好適應(yīng)需求結(jié)構(gòu)變化。這啟發(fā)了我們，我院職能工作和業(yè)務(wù)工作已經(jīng)形成了供給-需求模式，而后勤工作信息化本質(zhì)就是對傳統(tǒng)后勤工作流程進(jìn)行優(yōu)化，提高后勤業(yè)務(wù)辦理效率、補(bǔ)全手工辦理后勤工作產(chǎn)生的各種短板，降低了工作成本，這對我院整體服務(wù)供給工作的優(yōu)化有著積極的促進(jìn)作用。

二、我國后勤工作信息化進(jìn)程

在我國后勤工作整體信息化的進(jìn)程中，根據(jù)需求的不同層面可大致分為基礎(chǔ)辦公、業(yè)務(wù)軟件、信息卡和數(shù)字管理四個階段：

（一）基礎(chǔ)辦公階段。在后勤工作信息化的初期，很多業(yè)務(wù)開始使用Word、Excel、PowerPoint等較為常用的辦公軟件，多用于公文處理、信息記錄等，滿足日常辦公基本需求。

（二）軟件滲透階段。這一階段后勤工作開始使用資產(chǎn)管理、物業(yè)系統(tǒng)、報修系統(tǒng)等管理系統(tǒng)軟件，簡化業(yè)務(wù)辦理流程，較為系統(tǒng)地對信息實(shí)現(xiàn)了流轉(zhuǎn)和管理功能，但各業(yè)務(wù)軟件間運(yùn)行相對獨(dú)立，信息互通程度低。

（三）業(yè)務(wù)整合階段。以信息卡為支撐，由最初用于食堂售飯的IC卡，逐步延伸到水、電計費(fèi)、門禁等領(lǐng)域，主要對消費(fèi)信息有所管控，并逐步將多業(yè)務(wù)進(jìn)行整合至以信息卡為媒介的系統(tǒng)中去，可以進(jìn)行初步的消費(fèi)管理和成本核算，但還沒有涉及后勤其它業(yè)務(wù)和綜合管理。

（四）信息整合階段。這個階段信息化程度較高，使用了信息化平臺管理，被稱作“數(shù)字后勤”，它不僅把前三個階段包含的所有消費(fèi)層面、成本層面、核算層面進(jìn)行數(shù)據(jù)信息整合，同時還能夠把后勤工作整體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行綜合處理和分析，形成統(tǒng)一的后勤管理數(shù)據(jù)信息平臺。

三、我院目前后勤工作使用信息手段辦公的現(xiàn)狀

按照我院職能及部門劃分，后勤工作涵蓋車輛管理、醫(yī)療衛(wèi)生、維修維護(hù)、房屋管理、資產(chǎn)管理等工作。自2012年以來，根據(jù)市教委、市財政局等上及部門要求，開始逐步將后勤工作部分職能嘗試?yán)眯畔⒒侄芜M(jìn)行管理。截至2015年底，已將資產(chǎn)管理各項工作通過OA辦公系統(tǒng)和市財政資產(chǎn)管理平臺進(jìn)行辦理。但后勤工作由于長期多址辦公、涉及職能較多、業(yè)務(wù)范圍較廣、工作性質(zhì)基礎(chǔ)等特點(diǎn)，想要以信息化手段整合資源和集中辦理提高辦事效率還是存在著一定困難。

（一）后勤工作職能覆蓋廣，業(yè)務(wù)辦理分散。按照職能劃分，后勤工作涵蓋“食、住、行、水、電、暖”等各個方面十幾個行業(yè)。在這基礎(chǔ)上根據(jù)后勤服務(wù)的特點(diǎn)再次劃分，可以進(jìn)一步分為兩類，即內(nèi)部管理部分和經(jīng)營服務(wù)部分。其中內(nèi)部管理部分涉及文件管理、人事管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)管理等工作，經(jīng)營服務(wù)管理包含辦公用房安排、家具配備、公車使用、水電使用、衛(wèi)生檢查、報修維修、食堂管理、保潔綠化等。按我院具體情況，后勤工作涵蓋經(jīng)營服務(wù)管理的所有工作和內(nèi)部管理的資產(chǎn)管理工作。所涵蓋的這些工作具有廣泛性、多元性、滲透性和長期性，需要投入較多的人力和物力去維持，這給后勤工作管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)帶來了困難。