會計檔案的歸檔與立卷管理探討

廖佳潔

【摘要】本文論述了會計檔案的重要性，分析了會計檔案的歸檔與整理，以及會計檔案的形成與保管。對會計檔案的歸檔與立卷管理進(jìn)行了一些探討，希望能夠為相關(guān)工作提供一些幫助。

【關(guān)鍵詞】會計檔案;歸檔與立卷;管理

會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他材料等等，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑據(jù)，會計檔案具有專業(yè)性強、利用率高的特點，因此對會計檔案的整理和歸檔要求也不同于其他檔案，對會計檔案的管理必須要給予高度重視，本文對會計檔案的歸檔與立卷管理進(jìn)行探討。

一、會計檔案的重要性

會計檔案就是需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔保管的一些會計核算專業(yè)資料，主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類和其他類。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，記錄和反映了各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也能夠從中總結(jié)經(jīng)驗，為單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策提供重要依據(jù)，為了防止會計檔案丟失、損壞、抽換和銷毀，必須要對其進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保會計檔案得到妥善保管和有效利用。

二、會計檔案的歸檔與整理

對于會計檔案的收集和整理，首先要明確會計檔案的收集范圍，會計檔案的歸檔范圍包括四個部分，會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，不應(yīng)歸檔的主要有上級有關(guān)財務(wù)的普發(fā)性文件;未生效的合同、協(xié)議、單據(jù);無查考利用價值的一般性、臨時性文件等等。

（一）會計憑證。根據(jù)不同類別，會計憑證可以分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證就是在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中所填寫的書面證明，它是會計核算的重要原始依據(jù)，原始憑證又分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種，自制原始憑證是本單位填寫的，外來原始憑證是從外部單位、部門和個人處所收取回來的;記賬憑證是會計人員依據(jù)原始憑證進(jìn)行整理所編制出來的，主要有收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

（二）會計賬簿。會計賬簿是對各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)的記錄，能夠系統(tǒng)反映出整體的經(jīng)濟(jì)狀況，根據(jù)不同的類別可以將會計賬簿分為總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片和輔助賬簿等等?？傎~是按總分類賬務(wù)分類登記的賬簿、明細(xì)賬是按照明細(xì)賬戶分類登記的賬簿、日記賬是指每天由出納會計所填寫的銀行存款和現(xiàn)金日記賬;輔助賬是一種備查賬簿，例如固定資產(chǎn)卡片就是在明細(xì)賬里不能記載的事項。

（三）財務(wù)報告。財務(wù)報告是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，綜合地反映出單位一定時期經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支情況的報告文件，主要是在賬簿記載基礎(chǔ)上進(jìn)行整理編制而成的，根據(jù)不同內(nèi)容，財務(wù)報告可以分為資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、業(yè)務(wù)收入支出明細(xì)表、基本建設(shè)收入支出明細(xì)表、現(xiàn)金流量表、產(chǎn)品成本計算表、凈資產(chǎn)變動表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書等等;根據(jù)不同時間又可以分為月報、季報和年報;根據(jù)不同單位可以分為基層報表和匯總表等等，報表附注和決算說明要與報表以通組卷裝訂，各類會計報表也要像賬簿一樣編寫頁碼。

（四）其他材料。其他類會計文件主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等等，除此之外，還包括一些具有一定保存價值的會計核算文件和記錄，會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件和其他會計核算資料都屬于會計檔案。

三、會計檔案的形成與保管

對于單位當(dāng)年所形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可以由會計機(jī)構(gòu)暫時保管一年，在一年期滿之后必須要由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，并移交到檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，因工作需要確需推遲移交的應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

對于需要歸檔的會計檔案，都要整理裝盒，并根據(jù)要求完整填寫各項內(nèi)容，會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)按照歸檔要求進(jìn)行整理立卷，裝訂成冊，并編制好會計檔案保管清冊，對于保管期限的確定，在會計憑證類中，原始憑證的保管期限為30年，記賬憑證的保管期限為30年，在會計賬簿類中，總賬的保管期限為30年、明細(xì)賬的保管期限為30年、日記賬的保管期限為30年，現(xiàn)金和銀行存款日記賬為30年、固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、輔助賬簿為30年;在財務(wù)報告類中，月度財務(wù)報告和季度財務(wù)報告的保管期限為10年，年度財務(wù)報告的保管期限為永久;在其他類中，會計移交清冊的保管期限為30年、會計檔案保管清冊以及會計檔案銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單均為10年。

會計檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)直接影響了分類的質(zhì)量，對于會計檔案來說，主要有形式特征分類法、年度分類法和機(jī)構(gòu)分類法三種，一般情況下，在會計檔案整理的過程中都是將幾種方法結(jié)合起來使用的。在目前的會計檔案管理中存在著會計檔案立卷不規(guī)范的問題，以下針對四種會計檔案對立卷管理進(jìn)行探討。

（一）會計憑證的整理立卷。對于會計憑證的立卷，要按照日清月結(jié)的順序，將匯總憑證、記賬憑證、原始憑證進(jìn)行分冊整理，一般情況下，分冊的厚度要在5cm以下，同時要去掉金屬物，加封面膠底，裝訂成冊，在裝訂的過程中要左齊上齊，如果右邊和下邊不齊，可以將憑證進(jìn)行折疊，達(dá)到與憑證封面大小規(guī)格一致的目的。對于冊的裝訂，首先用打孔機(jī)在左上角打三個孔，將封底、封面一起三角裝訂，之后進(jìn)行包角粘貼，并在貼口處加蓋騎縫章。除此之外，在會計憑證案卷的封面，還要完整準(zhǔn)確填寫單位的名稱、機(jī)構(gòu)名稱、年度、月份、一共幾冊，本冊是第幾冊，還要寫明記賬憑證的頁數(shù)、保管期限、檔案號，最終由立卷人和負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。如果原始憑證的數(shù)量過多，可以單獨裝訂成冊，在封面注明之后存放在其他類會計檔案中。

（二）會計賬簿的整理立卷。對于會計賬簿的整理立卷，需要根據(jù)不同的年份和種類分別進(jìn)行立卷，并將單位、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、賬簿的名稱以及卷內(nèi)的頁數(shù)、保管的期限、所屬的年度在會計賬簿的封面一一寫明，由相應(yīng)的立卷人和負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字蓋章。對于活頁式的賬簿，要嚴(yán)格按照順序進(jìn)行編頁裝訂。對于總分類賬簿，要寫明賬簿名稱，那些有分訂的，還要注明分訂成幾本，以及該本的順序，而對于已經(jīng)注銷的卡片式賬頁，需要在年終進(jìn)行集中組卷。

（三）財務(wù)報告的整理立卷。對于財務(wù)報告的整理立卷，要根據(jù)月度、季度和年度分別進(jìn)行，除此之外，審計報告和決算審核意見書也要附在財務(wù)報告后一起進(jìn)行裝訂，在財務(wù)報告的封面也與上述檔案一樣寫明相應(yīng)信息，做好簽名蓋章工作。

（四）其他類會計檔案的整理立卷。對于其他類的會計檔案立卷，主要是銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、會計人員交接表和會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等等，在收集之后要進(jìn)行審查和核對，無誤之后進(jìn)行分別組卷，同樣案卷封面也要填寫完整信息，簽名、蓋章。

四、結(jié)束語

總而言之，會計檔案管理是財務(wù)管理中的重中之重，因此必須要做好基礎(chǔ)工作，實行科學(xué)、有效、規(guī)范的管理，提高管理水平，確保會計檔案資料的真實和準(zhǔn)確，提高檔案的利用價值，更好地維護(hù)單位的經(jīng)濟(jì)利益，從而為單位乃至社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供可靠保障。會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔是至關(guān)重要的內(nèi)容，也是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)，本文對會計檔案的歸檔與立卷管理進(jìn)行了一些探討，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作提供一些幫助。

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