信息時代背景下檔案管理工作研究

張曉東

【摘要】本文首先探討了信息時代背景下檔案管理的主要特征，其次對信息時代背景下檔案管理中出現(xiàn)的各種問題進行了介紹，并在最后對信息時代背景下檔案管理工作的優(yōu)化策略進行了解析，希望可以有效提升管理質(zhì)量，進一步完成管理任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理;工作創(chuàng)新

檔案管理對于企事業(yè)單位都具有重要的意義，通過檔案管理不但可以分門別類實現(xiàn)信息管控，同時還可以隨時對各種資料進行調(diào)用，對于企業(yè)實施精準、高質(zhì)量決策具有重要的參考價值。立足于現(xiàn)狀，為了進一步探討信息時代背景下檔案管理的優(yōu)化策略，現(xiàn)就其基本特征介紹如下。

一、信息時代背景下檔案管理的特征

（一）工作定位。信息時代背景下檔案管理在工作定位上出現(xiàn)了一定的改變。在過去，傳統(tǒng)的檔案管理大多以歸檔為主要任務(wù)，通過歸檔、整理等方式來實施檔案管理，能夠?qū)⒏鞣N資料保存下來，為后續(xù)的使用提供便利條件。但是，對于一些企事業(yè)單位而言，由于每年產(chǎn)生的資料、信息十分龐大， 大部分資料在歸檔后往往難以直接查找，許多資料雖然具有很大的應用價值，卻由于無法檢索和查詢而導致難以派上用場。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，采用信息技術(shù)進行檔案管理逐漸成為新時期檔案管理的主流方式，在這樣的條件下，工作上的定位發(fā)生了轉(zhuǎn)變，所以管理的模式與應用的途徑都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這也是信息時代背景所帶來的變化。

（二）工作特征。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理工作呈現(xiàn)出以下幾個方面的主要特征：其一，信息技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理工作進一步貼近于政策法規(guī)，通過規(guī)范化管理能夠提升信息管理的真實性與有效性，甚至許多政策都是通過檔案管理部門直接參與制定與管理的。其二，結(jié)合現(xiàn)階段的情況來看，信息技術(shù)的協(xié)助使得大量的檔案都成為電子檔案的形式，所以檔案管理也從實體管理向著信息化管理的方向轉(zhuǎn)變。其三，實際的檔案管理過程中需要涉及到信息技術(shù)的應用，同時還包括有管理工作以及數(shù)字化工作等內(nèi)容，這些內(nèi)容都在網(wǎng)絡(luò)不斷豐富與普及的過程中實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，為實現(xiàn)管理效率的有效提升創(chuàng)造了條件。

二、信息時代背景下檔案管理存在的問題

（一）工作理念陳舊。工作理念陳舊是現(xiàn)階段檔案管理工作普遍面臨的問題。從客觀上來看，盡管信息技術(shù)在檔案管理當中得到了普遍的應用，但是許多工作人員并沒有形成利用信息技術(shù)進行科學管理的習慣，很多工作人員依然有利用紙質(zhì)材料進行管理的習慣，這樣一來不但降低了管理的效率，同時也會阻礙信息的整合，對于最終檔案的合理調(diào)用具有不利的影響。

（二）管理模式過時。從管理模式的角度上來看，科學合理的管理模式不但可以減少后期出現(xiàn)檔案不匹配的問題與風險，同時也可以提升工作效率，避免出現(xiàn)較大的管理空檔、風險。但是，在實際的管理過程中，由于專業(yè)素質(zhì)不高、認識不充分，一些管理者沒有選擇科學的管理模式，導致現(xiàn)階段的管理模式與實際的應用領(lǐng)域不匹配，從而影響到管理的作用。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)跟不上實際需求。數(shù)據(jù)庫在信息化時代檔案管理過程中扮演著十分重要的角色，合適的數(shù)據(jù)庫能夠降低工作壓力，提升檔案管理效率。不過，由于缺乏專業(yè)技術(shù)人才的參與，大多數(shù)企業(yè)無法實現(xiàn)自身數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更談不上信息化檔案管理的具體落實了。

三、信息時代背景下檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）創(chuàng)新工作理念。創(chuàng)新工作理念，要求在信息時代快速發(fā)展的過程中對管理理念以及工作觀念進行創(chuàng)新。首先，需要所有參與檔案管理的人員都能夠形成檔案信息轉(zhuǎn)化意識，認識到檔案信息的管理價值與資源的重要性，通過根據(jù)需求導向的方式來進行檔案的管理工作，這樣一來，就能夠在檔案管理的基礎(chǔ)上充分應用檔案資源，完善其功能并發(fā)揮相應的作用。其次，在檔案管理過程中人員需要具備檔案資源的綜合利用率的意識，根據(jù)檔案的特征與實際應用的頻繁程度對其進行分級管理，這樣在進行檔案的搜索以及調(diào)用時就不會出現(xiàn)難以尋找的情況，在客觀上提升檔案應用的效率。最后，在工作過程中需要明確檔案管理的價值與重要性。實際上，大量的檔案管理人員對于檔案管理的認識都停留在歸檔、整理等方面，對于資源的充分利用以及檔案管理的重要性理解不深入，這也是導致其工作中偷懶、掉以輕心的重要原因。

（二）改善管理模式。結(jié)合目前檔案管理工作的實際落實情況來看，在信息技術(shù)的應用銜接方面存在不小的欠缺。所以，結(jié)合檔案管理的創(chuàng)新需要，應該繼續(xù)優(yōu)化信息檔案管理的重點環(huán)節(jié)，通過管理制度與模式的創(chuàng)新來提升管理質(zhì)量。首先，工作人員應對管理模式進行不斷創(chuàng)新，在自身服務(wù)水平得到提升的同時改善服務(wù)質(zhì)量。其次，相比于傳統(tǒng)的管理模式，應該建立更為完善的系統(tǒng)來應對多元化的發(fā)展需求，這樣一來，才能夠滿足不同層次的人員對于檔案的管理認識與要求。在實際的工作過程中，還需要結(jié)合工作的內(nèi)容與要求來進行重新整理、歸檔管理等等，這個過程中可能需要做好信息化軟件的設(shè)置與備份，在實際備份過程中則可以根據(jù)單位來制定相應的技術(shù)標準與操作措施，從而使得檔案管理的模式能夠得到進一步的強化，同樣也可以使得工作中的細則得到明確與加強，這對于硬件設(shè)施的技術(shù)處理以及信息模式的升級都具有一定的幫助。最后，改善管理模式，關(guān)鍵在于改變管理者的認識，通過自上而下的管理優(yōu)化來提升部門對于檔案管理的重視程度，真正落實好信息管理的優(yōu)勢與價值。

（三）完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。數(shù)據(jù)庫在檔案管理工作中具有重要的作用，其同樣也是信息化背景下實現(xiàn)信息檔案管理的基本條件之一。在進行信息庫建立時，需要明確檔案管理的主要目的，選擇針對性的方向來進行設(shè)置。在檔案信息庫建設(shè)時，應該從基礎(chǔ)細節(jié)的層面入手，通過協(xié)調(diào)好信息技術(shù)在檔案管理中的切入點來提升信息技術(shù)的綜合利用效率，特別是檔案目錄的管理，既要淺顯易懂，又要能夠?qū)Χ喾N不同類型的條目檔案進行整合，這樣才能夠快速實現(xiàn)檔案的查找與分析。值得注意的是，在進行檔案管理時可以借助于信息化的結(jié)構(gòu)分析來建立數(shù)據(jù)庫，或者直接引入一些相關(guān)領(lǐng)域的成功數(shù)據(jù)庫建設(shè)經(jīng)驗，這樣都可以使網(wǎng)絡(luò)得到擴充，無論是開放式的網(wǎng)絡(luò)模式還是分散式的數(shù)據(jù)庫都可以得以實現(xiàn)，這個過程中需要考慮到檔案管理的工作效率與實際工作效果，酌情進行調(diào)整，盡可能發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的建設(shè)功能與效用。

（四）加強人員隊伍建設(shè)。根據(jù)檔案管理工作中遇到的阻力來看，人員隊伍的建設(shè)不足是導致信息技術(shù)在檔案管理中無法順利應用的主要原因。所以，作為企業(yè)應該加強檔案管理人員的在職培訓，或者通過一些崗位學習、學歷提升、高校深造等方式來提升人員的綜合素質(zhì)。在進行人員招聘時，盡可能招收一些技術(shù)水平過硬，或者有雙學歷、雙專業(yè)背景的人員，這些人員不但可以輕松完成檔案管理工作，同時也可以更為高效地使用信息技術(shù)完成檔案的管理任務(wù)，可以減少單位在檔案管理方面的開銷，對于提升隊伍的建設(shè)水平具有一定的促進效果。在人員隊伍的建設(shè)過程中，可以參考一些成功單位的經(jīng)驗，通過績效考核或者多元素評價的方式來進行管理。

四、總結(jié)

綜上所述，信息時代的到來改變了人們的工作模式，同時也轉(zhuǎn)變了檔案管理的習慣。在新時期實施檔案管理，需要適應信息技術(shù)的應用需求與實際特征，同時也要避免出現(xiàn)工作理念以及管理模式方面更新不及時的問題，需要及時對工作理念以及管理模式進行更新，同步做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與管理工作。在這個過程中，還需要不斷提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，更好地迎合信息技術(shù)的發(fā)展要求，這樣才能夠最大限度地完成檔案管理的具體工作，真正實現(xiàn)信息化管理的作用與價值。

【參考文獻】

[1]李霜，何偉.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].智庫時代，2018（35）：182-183.

[2]徐景超.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].管理觀察， 2018（20）：67-68.

[3]宋春燕.淺議信息化時代背景下如何提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：158.

[4]黃麗.知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：52.

[5]田瑞松.信息時代檔案管理的價值提升[J].管理觀察，2018 （17）：63-64.

[6]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2018，21（12）：184-185.