探討辦公室秘書(shū)工作中的溝通方式

劉欣欣

【摘要】在人與人的日常交往中，溝通是必不可少的一項(xiàng)技能。溝通指的是為一個(gè)既定目標(biāo)，將信息、情感等在人際之間傳遞，最終完成協(xié)商的過(guò)程。從另一層面說(shuō)，溝通不但是一項(xiàng)職業(yè)技能，還是一項(xiàng)生存方式。作為合資企業(yè)的辦公室秘書(shū)，想要成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，除了掌握熟練的專業(yè)知識(shí)外，還必須做好溝通的工作。為提高共同效果，辦公室秘書(shū)須熟練掌握多種溝通方式，對(duì)待不同的對(duì)象采取不同的語(yǔ)言和方式，努力使自己成為一名優(yōu)秀合格的秘書(shū)。

【關(guān)鍵詞】辦公室秘書(shū);溝通方式;技能

溝通是人們?yōu)榱艘粋€(gè)既定目標(biāo)，通過(guò)語(yǔ)言和情感的傳遞，最終完成協(xié)商的過(guò)程。良好的溝通有利于增強(qiáng)人與人之間的情感和信任度，可以更好更快地解決問(wèn)題。合資企業(yè)的辦公室秘書(shū)承擔(dān)著該企業(yè)日常活動(dòng)的安排和對(duì)外聯(lián)系，為了提高企業(yè)的辦事效率，恰到好處的溝通技巧是其必不可少的一項(xiàng)技能。本文針對(duì)合資企業(yè)的辦公室秘書(shū)所面對(duì)的不同溝通對(duì)象，分別提出了不同的溝通方式，希望能為合資企業(yè)辦公室秘書(shū)的日常溝通提供幫助和指導(dǎo)。

一、合資企業(yè)辦公室秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通方式

（一）時(shí)刻認(rèn)清自己的位置。合資企業(yè)的辦公室秘書(shū)要時(shí)刻切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的輔助，要遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)。對(duì)于自己分內(nèi)的事情要盡職盡責(zé)，盡自己最大的努力做到最好。對(duì)于分外之事不可擅自做主，必須向自己的上級(jí)請(qǐng)示過(guò)后，得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)才可行事。

（二）時(shí)刻注意自己的態(tài)度，努力做到未雨綢繆。合資企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)往往日常工作繁忙，要想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，秘書(shū)通常需要提前了解和安排領(lǐng)導(dǎo)的行程和工作。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，秘書(shū)要有清楚的思路和頭腦，匯報(bào)內(nèi)容條理清晰、簡(jiǎn)潔明了，這樣不但節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的寶貴時(shí)間，而且提高溝通效率。在工作中要尊重領(lǐng)導(dǎo)，遇到矛盾和不同意見(jiàn)時(shí)不可和領(lǐng)導(dǎo)頂撞，要理性對(duì)待問(wèn)題。同時(shí)也不可唯命是從，而是要做到不卑不亢，積極與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，幫助領(lǐng)導(dǎo)提出相應(yīng)對(duì)策。

（三）要善于觀察，對(duì)于不同性格的領(lǐng)導(dǎo)采用不同溝通方式。合資企業(yè)辦公室秘書(shū)在與領(lǐng)導(dǎo)相處過(guò)程中要善于觀察，了解自己領(lǐng)導(dǎo)的性格與處事方式，形成適合的溝通方式。在與性格冷靜的領(lǐng)導(dǎo)相處與溝通時(shí)，辦公室秘書(shū)要多聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和建議，對(duì)待自己的工作認(rèn)真仔細(xì)，努力做到萬(wàn)無(wú)一失，一段時(shí)間后就會(huì)逐漸得到冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任;在與有魄力的領(lǐng)導(dǎo)相處與溝通時(shí)，辦公室秘書(shū)可以大膽提出自己的想法和見(jiàn)解，必要的時(shí)候多多展現(xiàn)自己的才能，此種性格的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)更賞識(shí)性格開(kāi)朗、善于自薦的工作者。但凡事都要把握一個(gè)“度”，過(guò)度展現(xiàn)可能會(huì)起到反作用。

雖然秘書(shū)接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格十分多樣化，但只要秘書(shū)人員能夠按時(shí)完成任務(wù)，不斷思考與學(xué)習(xí)，以及應(yīng)用巧妙的溝通方式，都會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)與信任。

二、合資企業(yè)辦公室秘書(shū)與同事的溝通方式

（一）尊重他人，真誠(chéng)相待。尊重是待人處事的前提，尊重他人也是尊重自己。辦公室秘書(shū)在與自己的同事相處過(guò)程中，一定要尊重他人的隱私，不在背后議論他人，并且不輕易聽(tīng)信謠言。當(dāng)與同事在工作中出現(xiàn)分歧時(shí)，一定要善于傾聽(tīng)他人的想法和觀點(diǎn)，切不可一意孤行。只有做到真誠(chéng)待人，才會(huì)得到對(duì)方的信任，從而為自己營(yíng)造積極的工作環(huán)境。

（二）誠(chéng)實(shí)守信，寬以待人。誠(chéng)信是人與人建立信任的基礎(chǔ)，在與同事的相處過(guò)程中，要樹(shù)立誠(chéng)信的觀念，做到“言必信，行必果”。答應(yīng)別人的事情一定要按時(shí)做到，如果有特殊原因沒(méi)有完成，要誠(chéng)懇地向?qū)Ψ浇忉?。?dāng)與他人產(chǎn)生矛盾時(shí)，要懂得寬容，主動(dòng)與他人化解矛盾，積極取得他人的理解。

（三）謙虛謹(jǐn)慎，注意團(tuán)隊(duì)合作精神。在工作中如果遇到困難，要虛心地向自己的同事請(qǐng)教，不要覺(jué)得害羞或者不好意思;同時(shí)，當(dāng)自己的同事遇到難題向自己尋求幫助時(shí)，辦公室秘書(shū)也要給予對(duì)方力所能及的幫助。在日常工作中，作為辦公室秘書(shū)，要善于整合大家的意見(jiàn)和建議，相互配合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神，這樣才會(huì)使公司的業(yè)績(jī)蒸蒸日上。

三、合資企業(yè)辦公室秘書(shū)與客戶的溝通方式

辦公室作為合資企業(yè)的職能部門，其主要的工作就是接待客戶，而負(fù)責(zé)接待工作的主要是辦公室秘書(shū)。因此，掌握熟練恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，是加?qiáng)公司與客戶之間信任度的重要方面。同時(shí)，辦公室秘書(shū)也是合資企業(yè)的形象代表，如果缺乏良好的溝通技巧，不但不會(huì)取得客戶的信任，而且會(huì)加劇矛盾，造成不必要的損失。在與客戶溝通的過(guò)程中，辦公室秘書(shū)要注意以下技巧：

（一）注意個(gè)人形象。好的外表會(huì)增加對(duì)方對(duì)自己的好感度，辦公室秘書(shū)作為公司的形象代表，要格外注意自己的個(gè)人形象。得體的打扮、禮貌的用語(yǔ)、規(guī)范的禮儀都是辦公室秘書(shū)的必要條件。無(wú)論客戶是何種身份，辦公室秘書(shū)都要微笑相待，給客戶留下好印象。

（二）耐心傾聽(tīng)，積極協(xié)調(diào)。辦公室秘書(shū)在與客戶溝通交流時(shí)，需要關(guān)照對(duì)方的情緒，做到耐心傾聽(tīng)。特別是當(dāng)對(duì)方帶有負(fù)面情緒時(shí)，秘書(shū)要做耐心的聽(tīng)眾，了解客戶的需求，并分析問(wèn)題所在，找到能夠幫助客戶解決難題的方法。如果暫時(shí)無(wú)法解決問(wèn)題，應(yīng)該靈活運(yùn)用溝通方式與技巧，穩(wěn)定客戶的情緒，進(jìn)而慢慢商談解決辦法。對(duì)于蠻橫、不講道理的客戶，辦公室秘書(shū)要隨機(jī)應(yīng)變，使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說(shuō)對(duì)方，切忌激化矛盾。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，合資企業(yè)辦公室秘書(shū)的工作紛繁復(fù)雜，要想在復(fù)雜的工作中做到得心應(yīng)手，恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞绞潜夭豢缮俚囊豁?xiàng)技能。有效的溝通方式不僅會(huì)營(yíng)造輕松愉悅的工作環(huán)境，而且會(huì)促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)，即使在公司面臨難題時(shí)也會(huì)變得迎刃而解。因此，公司秘書(shū)要時(shí)刻牢記溝通原則，熟練掌握溝通方式，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)積極做好工作。

【參考文獻(xiàn)】

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