數(shù)字化檔案推動新時期檔案管理工作的發(fā)展探析

張婷

摘要：在信息化時代，各行各業(yè)逐漸穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)開始重視新時期檔案管理工作。本文將對數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行簡要概述，重點(diǎn)分析數(shù)字化檔案推動新時期檔案管理工作的具體策略，包括增強(qiáng)自身檔案管理意識、提升檔案管理人員的數(shù)字化管理技能、更新硬件設(shè)備、及時建立和更新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;數(shù)字化

在社會發(fā)展不斷進(jìn)步的當(dāng)下，產(chǎn)生的檔案資料越來越多，原先的人工管理方式已經(jīng)無法有效保證檔案管理工作的時效性和準(zhǔn)確性，也無法滿足當(dāng)下的檔案管理工作需求。然而在計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用之下，檔案管理工作漸漸實(shí)現(xiàn)了電子化，如此一來便從根本上緩解了檔案裝具缺乏、信息化不足以及檢索緩慢等問題，也漸漸誕生了一種新型的檔案管理形式，即數(shù)字化檔案管理。

1數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

1.1經(jīng)濟(jì)效益高

以往我國檔案管理工作一般采用粗放型模式進(jìn)行辦公，當(dāng)不能及時處理大量檔案信息時，經(jīng)常通過增加辦公經(jīng)費(fèi)和擴(kuò)充辦公人員兩種方法來處理，導(dǎo)致成本大幅度增加。把數(shù)字化檔案應(yīng)用到檔案管理工作中，可以有效解決此問題。由于數(shù)字化檔案不再將紙質(zhì)作為載體，而是通過新型的機(jī)讀檔案，所以既能夠減少檔案保管費(fèi)用，又能夠節(jié)省大量占地使用面積，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2工作效率高

通常檔案管理是采用紙張作為主要載體，放在檔案館或檔案室中存放，因?yàn)闄n案的存儲量大且集中，檔案管理人員要是沒有做好管理，需要查閱資料時就會花費(fèi)大量時間與精力。應(yīng)用數(shù)字化檔案管理，管理人員將各種資料提前傳到計算機(jī)系統(tǒng)中，做好相應(yīng)分類，在查詢時可以快速找到所需要的資料，既省時又省力，提高了工作效率。

2數(shù)字化檔案在檔案管理工作中發(fā)揮作用的基礎(chǔ)

2.1信息化社會為數(shù)字化檔案管理提供了機(jī)遇

在以往的數(shù)字化檔案管理過程當(dāng)中，往往依靠的是人工，對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行分類與整理，從一定程度上來說，人工管理企業(yè)的人事檔案容易出現(xiàn)一定的失誤率，容易把檔案的一些關(guān)鍵性內(nèi)容遺漏。在信息化社會，隨著電腦技術(shù)與通信技術(shù)的迅猛發(fā)展，這些社會科技發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件，都為企業(yè)人事檔案的管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇，隨著信息化社會的不斷發(fā)展，為數(shù)字化檔案管理提供了更好的發(fā)展平臺，人們可以更方便地利用信息以及電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為企業(yè)的檔案管理進(jìn)行信息化處理，達(dá)到對企業(yè)管理的電子化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)高效率的管理。

2.2檔案管理人員的專業(yè)化水平不斷提高

隨著信息化社會的到來，電子計算機(jī)技術(shù)迅速地應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理中來，這就使得企業(yè)管理人員不得不面對信息化社會對檔案管理所帶來的便利條件。檔案管理人員對信息化社會的不斷適應(yīng)以及電腦技術(shù)應(yīng)用的不斷提高，企業(yè)的檔案管理越來越多地被應(yīng)用到電腦信息技術(shù)中來，數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)提取為數(shù)字化檔案管理的核心，把企業(yè)的檔案管理予以信息化、技術(shù)化、數(shù)據(jù)化，達(dá)到了企業(yè)檔案管理的高效率。

3數(shù)字化檔案管理相對于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢

3.1檔案管理的保密性更強(qiáng)

信息化社會的到來，為企業(yè)人事檔案的管理提供了相當(dāng)便捷的途徑，但是必須認(rèn)識到信息化社會的到來，為數(shù)字化檔案管理提供發(fā)展的機(jī)遇的同時，也為其帶來了挑戰(zhàn)。這是因?yàn)樵谛畔⒒鐣?dāng)中，人們的信息都是通過數(shù)據(jù)化來加以儲存的。數(shù)據(jù)化的儲存方式，使得企業(yè)人事檔案的管理也變得迅捷。從這個意義上來說，人事檔案關(guān)系著一個人的政治前途以及發(fā)展?jié)摿?，人事檔案的泄密是數(shù)字化檔案管理所必須加以提高警惕。

3.2檔案管理人員的計算機(jī)水平能夠得以有效提升

企，業(yè)檔案管理的制度與數(shù)字化檔案管理的水平在很大程度上決定了企業(yè)的檔案管理能否規(guī)范化以及程序化。這個層面上來說，社會對計算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，實(shí)際上也為數(shù)字化檔案管理帶來了這樣的挑戰(zhàn)。企業(yè)的檔案管理人員能否及時的跟上信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及電子計算機(jī)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，以及能否適應(yīng)這樣的社會發(fā)展趨勢以及科技發(fā)展的不斷變化。

4未來發(fā)展

自進(jìn)入信息時代，人們越來越多地依靠網(wǎng)絡(luò)去獲取知識和信息，可以預(yù)見，未來人們到檔案館的次數(shù)與時間會漸漸變少，甚至不用再親自跑去檔案館查閱信息。因此，在未來還必須要做好這幾項(xiàng)工作：第一，加大對數(shù)字化檔案建設(shè)必要性的宣傳，以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全方位提升檔案工作人員的素質(zhì);第二，加大現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案全面性的數(shù)字化處理，確保傳統(tǒng)檔案能夠穩(wěn)妥地過渡到數(shù)字化檔案;第三，漸漸將現(xiàn)有的檔案工作體系轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化工作體系，建立完善的工作體系。

5結(jié)語

在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的今天，通過各項(xiàng)數(shù)字化存儲技術(shù)，各種檔案信息都能夠被有效收集起來，供所有機(jī)構(gòu)和個人進(jìn)行查詢和使用。這一項(xiàng)發(fā)展不斷推動著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，還給檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理部門只有牢牢抓住這一機(jī)遇，才能夠適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展環(huán)境，并取得更多檔案管理優(yōu)勢。

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