新時期做好高校檔案管理工作的幾點思考

朱晶

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-106-01

摘 要 檔案工作屬于重要的高校工作內(nèi)容，具有較大的工作量，較為復雜的工作程序，不但與高校的自身建設有關，同時也關系到全體師生的發(fā)展，所以高校必須要重視檔案管理工作。全新的歷史時期，高校檔案管理工作應該對各類檔案資料充分發(fā)揮其作用，合理提高資源利用，為高校的科研工作提供足夠的支撐。本文研究新時期高校檔案管理工作的創(chuàng)新方向，從信息化和人性化兩個角度出發(fā)探討高校優(yōu)化檔案管理的可行策略。

關鍵詞 高校 檔案管理 信息化 人性化

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出高等學校檔案是“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！备咝n案不但對學校的各種重大事件進行記載，同時對于在校和過往師生的學習有一個非常詳細而又準確的記錄，是學?；韭毠せ顒拥闹匾磻n案工作其本質(zhì)在于為高校的發(fā)展提供有效服務，在全面化布局的情況下，通過網(wǎng)絡化方式提高高校教育水平與質(zhì)量，檔案管理網(wǎng)絡化已經(jīng)成為了必不可少的發(fā)展方向。以當前的檔案管理工作基礎進行發(fā)展與創(chuàng)新，對檔案信息資源加以整合與利用，是當前檔案管理工作的重要發(fā)展方向，同時也是教學工作者的迫切需求。

一、新時期做好檔案管理工作的可行策略

（一）轉(zhuǎn)變工作理念

傳統(tǒng)的高校檔案服務理念的目的在于對檔案的收藏，而沒有重視其使用方面的效果。這種重視收藏而輕視使用的管理理念在新時期并不適用，當前處于知識經(jīng)濟的時代，不斷發(fā)展的高校建設要求檔案部門必須要合理加強管理工作，提升服務質(zhì)量與水平，提高學校檔案利用率?？梢杂行У卣细咝n案管理工作中的崗位職責、工作績效以及社會效益等三個方面的內(nèi)容，對傳統(tǒng)高校中平均主義的模式加以改變，以競爭上崗和責任到人的方式實行全面先進的管理，將壓力施加給管理者。還需要對工作人員的積極性加以調(diào)動，要讓他們能夠?qū)⒏嗟木Ψ诺焦ぷ髦校侠硖嵘ぷ髡叩膶I(yè)化水平。在全面發(fā)展的信息化技術條件下，檔案管理工作不能夠故步自封，還需要快速跟上時代發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新與完善自己的工作內(nèi)容和工作方式，提升對檔案合理利用的意思，提高工作激情與積極性，這樣才可以更好的提高管理水平與能力。

（二）加快信息進程

在使用資金的過程中，高校應該合理傾斜與檔案管理部門。長期的發(fā)展中，對檔案管理工作忽視，導致了檔案管理工作無法跟上高校的發(fā)展步伐，高校應該向有關部門提出資金申請。比如，網(wǎng)絡化設備配套采購，各種軟件以及硬件設備的使用等，都需要以真正意義上的檔案管理信息化為出發(fā)點進行配備。對電子檔案的安全性與可靠性加以強化，檔案庫房的穩(wěn)定要嚴格控制在最佳使用溫度，并且要合理做好防火、防潮、防水、防蟲等工作，要對設備進行及時有效的維護。確保計算機系統(tǒng)能夠穩(wěn)定與安全運作，通過物理隔離的方式將外部與內(nèi)部網(wǎng)絡隔離，使用登錄權限的方式做好文件保護工作，在計算機系統(tǒng)中設立有效的防火墻系統(tǒng)，安裝有效的殺毒軟件及時方式病毒和不法入侵。

站在信息化建設的角度，合理對規(guī)章與法律制度加以完善，一方面確保檔案管理人員的合法權益另一方面還需要保證檔案信息的安全使用。建立比較系統(tǒng)化的電子檔案管理系統(tǒng)與方式，配備專業(yè)化程度較高的人才系統(tǒng)，不僅要具備專業(yè)化的檔案管理能力，同時對現(xiàn)代化計算機系統(tǒng)的操作能力也要具備。保證檔案的準確、真實與安全。對于檔案管理工作中不同崗位的人員要有不同的要求與考核制度，對相關的培訓方案加以制定，提高計算機培訓的力度，強化情報學、圖書館學等各方面的學科聯(lián)合運用效果。針對檔案管理人員，還需要進行相關機制的考核，選擇一些具備計算機技術的人才，進入到檔案管理人員的隊伍之中，提升整體實力與水平。

（三）拓展服務功能

高校檔案管理應該對檔案服務質(zhì)量加以提升，檔案管理要立足于服務，提高檢索與查詢的速度，保證資料與信息的安全。為了保證能夠更好的提高檔案利用效率，對服務流程加以簡化，檔案館在對檔案管理制度進行管理與實施的過程中，一定要敢于突破傳統(tǒng)體制，將全新的管理與服務理念融入其中。并且合理規(guī)范檔案管理工作流程，簡化檔案利用程序，從制度上真正做到減少過程。在保證檔案信息安全的前提下，對利用檔案的多余程序加以消除，這樣就能夠幫助使用者更加快捷地尋找到所需要的資料。

對于具有針對性的用戶而言，提供的信息資源服務要有一定的針對性和參考性，按照用戶的需要選擇合適的優(yōu)質(zhì)檔案進行傳遞，向用戶發(fā)送、傳遞有效的信息與資料。同時也可以合理使用當下的流行APP系統(tǒng)，通過QQ/微信等方式進行網(wǎng)絡預約，提高工作效率，這樣在利用檔案的過程中就可以自由選擇自己親自查詢還是委托查詢。以微信或者QQ的方式將一切流程反饋給用戶，讓用戶能夠及時了解到服務的內(nèi)容與進程，這樣就能夠節(jié)約用戶的時間，同時也提高了檔案管理工作的服務水平與效率實現(xiàn)雙贏。

二、結(jié)語

總體來說，高校檔案館要在思想、管理體制上進行創(chuàng)新，樹立成超前服務意識，這樣才能保證檔案服務水平得到提升。此外，在信息社會下，高校檔案館應提高對檔案管理工作的重視，充分用好網(wǎng)絡技術、信息技術和數(shù)字化技術，將各項設備配置齊全，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，及時將檔案信息資源提供給相關人員，從而為我國高校發(fā)展貢獻力量。

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