論提高辦公室檔案管理工作效率

李彥民 王小杏

【摘 要】在檔案管理中，辦公室檔案是重要的組成部分，要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)化管理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息在辦公室檔案管理中的功能。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;工作效率

一、對(duì)辦公室檔案管理工作的概述

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，成為時(shí)代的顯著特征，在各個(gè)領(lǐng)域彰顯重要作用。因此，在辦公室檔案管理中，要充分發(fā)揮電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極進(jìn)行策略的調(diào)整，對(duì)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，促進(jìn)辦公室檔案管理運(yùn)行的有序進(jìn)行。對(duì)于辦公室檔案管理，要實(shí)現(xiàn)檔案的全面性和完整性，以保證檢索的快速性，發(fā)揮檔案的最大機(jī)制。同時(shí)，要做好檔案的保密工作，維護(hù)檔案管理的合理使用，這也是對(duì)辦公室檔案管理人員提出了的最基本的要求。隨著信息社會(huì)的發(fā)展，電子技術(shù)得到推廣和普及，計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用更加廣泛，電子檔案能夠更好地滿足檔案管理的需要，較大地提升了便捷程度。因此，對(duì)于當(dāng)前的辦公室檔案管理，電子化成為發(fā)展趨勢(shì)和方向。鑒于這種方式的便捷性，被社會(huì)所廣泛接受和運(yùn)用。

二、強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的意義

對(duì)于辦公室的檔案管理工作，其在內(nèi)容和性質(zhì)上各不相同，重要程度也存在差異，甚至有效內(nèi)容屬于機(jī)密性文件，與檔案主體工作的開展。作為管理人員，要重視檔案管理的保密性工作，即使對(duì)于機(jī)密性不強(qiáng)的文件，也要進(jìn)行妥善的處理，設(shè)定相應(yīng)的保密級(jí)別，避免檔案資料出現(xiàn)丟失或者泄露，給檔案主體的工作造成不便和阻力。另外，一些辦公室的文件檔案，能夠有效發(fā)揮對(duì)各項(xiàng)工作的指導(dǎo)作用，是工作方法和思路的設(shè)定。為了方便后期檔案的查閱，要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理領(lǐng)域，一旦需要對(duì)某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行查閱，使用檢索，達(dá)到方便快速地查閱。另外，在執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理的時(shí)候，進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，設(shè)定對(duì)檔案使用和閱讀的級(jí)別，實(shí)現(xiàn)層次化的管理。這種方式，既能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的有效調(diào)用，又有效保護(hù)了辦公室檔案資料。

三、對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理工作不足的分析

1.缺乏較強(qiáng)的管理觀念。在當(dāng)前的辦公室檔案管理中，人員的管理觀念不強(qiáng)，直接影響了工作的效率。很多辦公室檔案管理人員不是專業(yè)出身，缺乏相關(guān)培訓(xùn)，很難準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

2.工作人員的素質(zhì)不高。當(dāng)前，很多檔案主體的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，直接導(dǎo)致人員的重視度不高。很多檔案管理人員不是專業(yè)的管理人員，使得諸多材料處于堆放的狀態(tài)，沒有進(jìn)行有效的整理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料自身的真正價(jià)值。另外，素質(zhì)的不高直接引發(fā)人員態(tài)度不端正。

3.辦公室檔案管理在規(guī)范性與合理性方面不到位。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化程度增強(qiáng)，數(shù)字技術(shù)在辦公室中得到較大范圍的推廣，在一定程度上提供了檔案管理的規(guī)范性與合理性，但是，很多檔案主體卻缺乏先進(jìn)的管理模式，很難與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。

四、如何提供辦公室檔案管理效率

1.對(duì)辦公室檔案管理制度進(jìn)行不斷健全和完善。更好地進(jìn)行辦公室檔案管理工作，需要檔案主體的領(lǐng)導(dǎo)者要增強(qiáng)重視程度，有效推動(dòng)檔案管理機(jī)制的完善，強(qiáng)化辦公室檔案管理制度的建設(shè)。做好各類收發(fā)文登記，要根據(jù)需要，設(shè)立專門的檔案資料室，對(duì)檔案進(jìn)行有序分類，保證其有序地存儲(chǔ)，同時(shí)，要進(jìn)行標(biāo)注，以方便后期進(jìn)行查閱。在進(jìn)行存放的時(shí)候，不讓將其存儲(chǔ)在安全性不高的低樓層，要對(duì)門窗進(jìn)行加固，安裝護(hù)欄，監(jiān)控設(shè)備，防蟲、防鼠保證存放的安全性。對(duì)于內(nèi)部關(guān)鍵性文件，要進(jìn)行單獨(dú)保管，對(duì)保密期限進(jìn)行及時(shí)更新。隨著存放時(shí)間的久遠(yuǎn)，要進(jìn)行檔案機(jī)密程度的調(diào)整，根據(jù)需要升高或者降低保密級(jí)別。對(duì)于一些不具有保密性質(zhì)的文件，要進(jìn)行及時(shí)處理，進(jìn)行重新存放和標(biāo)注。對(duì)于這些工作，為了強(qiáng)化監(jiān)督，要兩個(gè)以上的人員同時(shí)在場(chǎng)，達(dá)到良好的互相監(jiān)督。

2.促進(jìn)辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升。對(duì)于辦公室檔案管理人員而言，要緊跟時(shí)代步伐，積極開展相關(guān)職業(yè)培訓(xùn)，深化對(duì)檔案管理及保密性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)思想觀念，在一定程度上提升檔案管理的水平。對(duì)于管理人員，要重視針對(duì)保密的法制教育，同時(shí)，也要帶動(dòng)企業(yè)人員增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)清其工作的復(fù)雜性和艱巨性，對(duì)檔案管理起到積極的協(xié)助和支持的作用。在培訓(xùn)和教育的作用下，增強(qiáng)人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在具體的培訓(xùn)中，重視人員專業(yè)性的培養(yǎng)，保證管理人員都能夠獨(dú)立開展檔案管理工作，明確工作的核心，掌握操作技能。

3.發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的作用。在辦公室檔案管理中，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的功能，采用電子化的處理手段，強(qiáng)化對(duì)檔案文件的管理。在這種模式的推動(dòng)下，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的分類處理，同時(shí)，提高對(duì)復(fù)雜檔案資料的管理效率，有效對(duì)辦公室的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，避免長(zhǎng)期無(wú)效堆積，提高了檔案管理的效率，同時(shí)，能夠加強(qiáng)資料整理的及時(shí)性，方便資料的檢索，對(duì)于新文件的插入，變得更加方便和迅速。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理，網(wǎng)絡(luò)電子信息化大大提高了工作效率，使得工作的便捷度增強(qiáng)，同時(shí)，強(qiáng)化了辦公室檔案管理工作的精準(zhǔn)性。

4.增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的責(zé)任感。對(duì)于檔案管理中的保密工作，需要將責(zé)任落實(shí)到人。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，員工要認(rèn)清自身的責(zé)任，增強(qiáng)保密人員的責(zé)任意識(shí)。在日常檔案保密工作中，要制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作中的失誤，要進(jìn)行相應(yīng)的懲處。對(duì)于工作優(yōu)秀的員工，要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，不斷提升工作人員的工作熱情和積極性，發(fā)揮工作人員的潛力，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。