利用Excel和Access相結(jié)合解決問(wèn)題

管智贇

摘要：目前Office套件中的Excel和Access組件在職場(chǎng)中都是應(yīng)用很廣的辦公軟件，它們各自都有自己擅長(zhǎng)的領(lǐng)域。在實(shí)際學(xué)習(xí)和使用過(guò)程中它們大多是被作為獨(dú)立的學(xué)習(xí)對(duì)象進(jìn)行的，本文利用實(shí)際案例來(lái)說(shuō)明將Excel和Access結(jié)合起來(lái)解決問(wèn)題，充分利用它們各自的長(zhǎng)處，能夠更好地解決問(wèn)題、提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel;Access;數(shù)據(jù)處理;查詢

中圖分類號(hào)： TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）21-0212-03

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

Abstract： Excel and Access are now used everywhere in the workplace， what they do best are different. Learning and using on them are separate. In this paper， a case study of graduation Qualification illustrates that if we combine respective advantages of Excel and Access to solve questions， we would obtain higher work efficiency and better results.

Key words： Excel;Access ;Data Processing;Query

Office是目前全世界最流行的辦公軟件，包含的組件中又以“Excel”最受職場(chǎng)中的白領(lǐng)們歡迎，堪稱“職場(chǎng)護(hù)身符”，它能在相當(dāng)程度上提高個(gè)人甚至整個(gè)部門的工作效率。全國(guó)各大高校為了滿足學(xué)生們步入職場(chǎng)之后的通用需求基本都在低年級(jí)開設(shè)課程，進(jìn)行包括Office中Word、Excel、PowerPoint、Access組件在內(nèi)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)。在教學(xué)實(shí)踐中，Excel和Access兩個(gè)組件是作為兩個(gè)獨(dú)立的個(gè)體分別進(jìn)行的，在各自的教學(xué)內(nèi)容中不涉及對(duì)方的學(xué)習(xí)。與Access相比，Excel普及性更高、學(xué)習(xí)起來(lái)更容易入手、手動(dòng)數(shù)據(jù)錄入更便捷、圖表樣式豐富而美觀，但是對(duì)于多表聯(lián)合數(shù)據(jù)處理和分析、執(zhí)行復(fù)雜數(shù)據(jù)處理結(jié)果以及對(duì)大量數(shù)據(jù)的處理就方面就力不從心了;而與Excel相比，Access作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件理解起來(lái)有一定的難度，很多學(xué)生對(duì)它的學(xué)習(xí)有畏難情緒，但是它具有數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的一切功能，對(duì)于復(fù)雜數(shù)據(jù)的處理輕而易舉。

本文利用案例說(shuō)明將Excel和Access結(jié)合起來(lái)，充分利用雙方的長(zhǎng)處，能夠更好地解決問(wèn)題、提高工作效率。

1 提出問(wèn)題

某高校教學(xué)干事小吳面臨總有大四學(xué)生以及學(xué)生家長(zhǎng)咨詢還差哪些課程才能按時(shí)畢業(yè)的問(wèn)題，他必須提供還未通過(guò)的課程明細(xì)以及學(xué)分獲得的具體情況才能回答這個(gè)問(wèn)題。為了回答這個(gè)問(wèn)題小吳必須把學(xué)生修讀過(guò)的課程和教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)，學(xué)校的教學(xué)教務(wù)系統(tǒng)提供了Excel文件格式的學(xué)生成績(jī)以及各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃，但有的學(xué)生一門課程重復(fù)重修，每一次修讀記錄都散落在不同的學(xué)期，利用Excel比對(duì)起來(lái)非常麻煩，每回答一名學(xué)生的問(wèn)題都要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，讓他疲憊不堪。

2 分析問(wèn)題

對(duì)于上述問(wèn)題，學(xué)生成績(jī)與教學(xué)計(jì)劃之間是一對(duì)多的關(guān)系，單純依靠Excel來(lái)解決多表之間“一對(duì)多”的問(wèn)題非常麻煩，我們利用Access來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，讓它來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理;而數(shù)據(jù)的錄入明顯使用Excel比較方便，結(jié)果最好也在Excel中顯示。

3 解決問(wèn)題

3.1 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access

源數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在Excel之中，從Excel把數(shù)據(jù)傳遞給Access有三種方法：第一，直接在Excel中復(fù)制數(shù)據(jù)粘貼到Access之中，粘貼結(jié)果作為Access表對(duì)象存在;第二，在Access中通過(guò)外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具把Excel之中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入一個(gè)新表，結(jié)果以Access表對(duì)象存在;第三，仍然是在Access中使用外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，選擇“通過(guò)創(chuàng)建鏈接表鏈接到數(shù)據(jù)源”選項(xiàng)將Excel中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入。最后一種方法與前兩種的區(qū)別為：前兩種導(dǎo)入的結(jié)果為靜態(tài)結(jié)果，不會(huì)隨著Excel中源數(shù)據(jù)的變化而變化，而第三種方法創(chuàng)建的表實(shí)際上維護(hù)的是一個(gè)到Excel中的源數(shù)據(jù)的鏈接，其中的數(shù)據(jù)與Excel源數(shù)據(jù)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系，隨著Excel中數(shù)據(jù)的變化而變化。

在本案例中我們采取第三種方法將Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access，這樣以來(lái)我們就可以通過(guò)在Excel中錄入數(shù)據(jù)來(lái)控制Access實(shí)際處理的數(shù)據(jù)了。導(dǎo)入后的結(jié)果如圖 1、圖 2所示：

3.2 數(shù)據(jù)處理

本案例數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵在于教學(xué)計(jì)劃表中的一門課程在學(xué)生成績(jī)表中可能有多條記錄，在學(xué)生成績(jī)表中我們關(guān)心的只是這門課程所有記錄中分?jǐn)?shù)最高的那一條，我們可以建立查詢“Q成績(jī)整理”來(lái)實(shí)現(xiàn)，如圖 3所示：

下面建立查詢“Q教學(xué)計(jì)劃-成績(jī)”將學(xué)生成績(jī)與教學(xué)計(jì)劃表聯(lián)接起來(lái)，將查詢“Q成績(jī)整理”和表教學(xué)計(jì)劃添加進(jìn)查詢?cè)O(shè)計(jì)的字段列表區(qū)，通過(guò)“課程編號(hào)”字段建立二者之間的聯(lián)接，聯(lián)接屬性選擇“2：包括”教學(xué)計(jì)劃“中的所有記錄和”Q成績(jī)整理“中聯(lián)接字段相等的那些記錄”。此查詢的結(jié)果解決了學(xué)生每門課程通過(guò)的具體情況以及還有哪些課程需要修讀的問(wèn)題。創(chuàng)建過(guò)程如圖 4所示：

下面再創(chuàng)建“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計(jì)”和“Q重修獲得學(xué)分統(tǒng)計(jì)”分別統(tǒng)計(jì)學(xué)生各類型課程已獲得學(xué)分以及通過(guò)重修獲得學(xué)分，在這兩個(gè)查詢中要增加一個(gè)計(jì)算字段“[學(xué)號(hào)]&[課程代號(hào)]”以便下一步二者的聯(lián)接。以”Q重修獲得學(xué)分統(tǒng)計(jì)“為例，創(chuàng)建過(guò)程如圖 5所示：

最后通過(guò)創(chuàng)建查詢“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計(jì)“將“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計(jì)”和“Q重修獲得學(xué)分統(tǒng)計(jì)“兩個(gè)查詢結(jié)果聯(lián)接到一起，創(chuàng)建過(guò)程如圖 6所示：

至此，所有的數(shù)據(jù)處理工作已經(jīng)全部完成。

3.3 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel

打開Excel源數(shù)據(jù)表所在文件，新建“成績(jī)-教學(xué)計(jì)劃比對(duì)”和“學(xué)分獲得情況統(tǒng)計(jì)”兩個(gè)工作表。通過(guò)“數(shù)據(jù)→獲取外部數(shù)據(jù)→自Access”命令將已經(jīng)創(chuàng)建好的“Q教學(xué)計(jì)劃-成績(jī)”和“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計(jì)”兩個(gè)查詢以表的形式分別導(dǎo)入到“成績(jī)-教學(xué)計(jì)劃比對(duì)”和“學(xué)分獲得情況統(tǒng)計(jì)”兩個(gè)工作表，這兩個(gè)表通過(guò)Access與同一個(gè)Excel工作簿中的源數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)聯(lián)接，如圖 7、圖 8所示。當(dāng)源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，我們根本就不需要打開Access程序，直接在Excel中切換到結(jié)果工作表單擊表格工具選項(xiàng)卡下的“刷新”命令按鈕更新數(shù)據(jù)，立即就能獲得與源數(shù)據(jù)匹配的結(jié)果。

現(xiàn)在小吳即便不知道Access為何物，只需把學(xué)生成績(jī)復(fù)制粘貼到Excel中的源數(shù)據(jù)工作表中，切換到結(jié)果工作表點(diǎn)擊刷新按鈕即可獲得答案，也許用不了一分鐘就可以回答學(xué)生或者家長(zhǎng)的提問(wèn)，不但極大降低了工作量、提高了工作效率，同時(shí)也獲得學(xué)生和家長(zhǎng)的稱贊，提高了服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)本文中問(wèn)題解決的過(guò)程，可以看出利用Excel和Access兩種工具相結(jié)合的辦法來(lái)解決問(wèn)題，可以充分利用二者各自擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，能夠極大地提高個(gè)人甚至整個(gè)部門的工作效率。利用Excel和Access相結(jié)合解決問(wèn)題的關(guān)鍵之處在于：Access中進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)以及Excel中展示的結(jié)果數(shù)據(jù)分別與Excel中的源數(shù)據(jù)以及Access中的處理結(jié)果建立了動(dòng)態(tài)聯(lián)系，能夠同步更新，由此才實(shí)現(xiàn)了由Excel錄入數(shù)據(jù)并且由Excel展示結(jié)果，整個(gè)過(guò)程Access根本不用啟動(dòng)似乎從未出現(xiàn)過(guò)，它只是作為一個(gè)幕后英雄為Excel提供數(shù)據(jù)處理和分析服務(wù)?！跋到y(tǒng)”完成之后，即便是根本不知道Access為何物的Excel小白也可以隨手拿來(lái)使用。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】