怎樣提高辦公室檔案管理工作效率的思考探究

曹宇

【摘 要】辦實(shí)事檔案是儲(chǔ)存信息的重要載體之一，在檔案資料中的地位可見一斑?？墒窃诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息越來(lái)越冗雜，管理工作也越來(lái)越困難，因此人們?cè)絹?lái)越傾向于利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理辦公室檔案，一方面，它可以更完整準(zhǔn)確地保存管理檔案;另一方面，它可以提高檔案管理人員的工作效率，讓檔案管理工作條理化，這有利于辦公室相關(guān)部門各項(xiàng)工作的深入開展。本文在提出當(dāng)前辦公室檔案管理工作的一系列主要問題后，將會(huì)針對(duì)這些問題提出解決方案進(jìn)而深入探究如何提高辦公室檔案管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;工作效率;辦公室檔案

社會(huì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步推動(dòng)人類相繼進(jìn)入蒸汽時(shí)代和電氣時(shí)代后，隨后又邁入了信息時(shí)代。信息時(shí)代的重要特點(diǎn)之一就是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)行業(yè)，比如服務(wù)業(yè)，制造業(yè)和通訊業(yè)等，所以為了順應(yīng)社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代的號(hào)召，人們也應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的長(zhǎng)處與檔案管理相結(jié)合，簡(jiǎn)化辦公室檔案管理工作的冗雜步驟，讓此工作更加快捷化便利化。因此催生出了時(shí)代的產(chǎn)物-電子檔案，這一新寵兒的出現(xiàn)為社會(huì)工作和人們生活帶來(lái)了極大方便。所以，檔案的電子化管理引起了辦公室管理的極大注意力，而以便捷化的傳播方式、系統(tǒng)化的管理模式為主要特點(diǎn)電子化檔案憑借其主要管理方式即電子信息技術(shù)成為一個(gè)新課題。

一、為何加強(qiáng)辦公室檔案管理

不同種類的辦公室檔案，它的內(nèi)容不同、性質(zhì)也千差萬(wàn)別，所以基于內(nèi)容和性質(zhì)，檔案的重要程度可以被定位為幾個(gè)不同的等級(jí)[1]。一些是機(jī)密級(jí)別高的內(nèi)部秘密文件，這些檔案都涉及到某公司、單位的業(yè)務(wù)是否能夠正常開展，所以相關(guān)工作人員一定要把這些重要檔案的保密性和管理工作排列在第一位;一些是機(jī)密級(jí)別低的辦公室人事檔案文件，它對(duì)相關(guān)工作人員提出的要求就比較低，只要求管理人員保持資料的完整性和一定的機(jī)密性，防止無(wú)意丟失或者惡意泄露從而影響工作的正常進(jìn)行。兩個(gè)例子如下：

（1）辦公室人事檔案大多數(shù)都是記錄員工所在單位、企業(yè)在員工工作期間所給予他的身份證明，比如職位提升，工作績(jī)效，懲罰等等。所以作為一名員工在各個(gè)時(shí)期工作經(jīng)歷匯總表的人事檔案對(duì)從業(yè)人員來(lái)說(shuō)是十分重要的，因?yàn)樗枰柚鷤€(gè)人檔案來(lái)辦理各種手續(xù)，從而扎根于工作單位，所以單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格保密地做好檔案的記錄工作和管理工作。

（2）指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的辦公室文件檔案資料，它高度匯總了相關(guān)部門的工作理念，因此作為重要檔案資料之一的辦公室文件檔案，管理人員必須使管理工作有序進(jìn)行，提高管理效率，為日后查閱相關(guān)檔案資料打下基礎(chǔ)。所以此時(shí)如果辦公室檔案管理工作中合理采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，那么工作人員就可以利用高級(jí)檢索和模糊檢索等功能[2]，方便快捷地查找所需的員工資料或者業(yè)務(wù)資料，而且如果工作人員在異地，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程管理、查詢資料庫(kù)，讓檔案資料物盡其用。

二、關(guān)于在辦公室提高檔案管理效率的幾點(diǎn)建議

保證檔案的保密性和保證檔案的最大化使用這兩項(xiàng)要求對(duì)辦公室檔案管理人員提出了極大的挑戰(zhàn)。因此將信息化技術(shù)用于辦公室檔案管理不僅是社會(huì)發(fā)展對(duì)他們提出的挑戰(zhàn)，也是管理人員對(duì)自身能力提高提出的挑戰(zhàn)。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該在辦公室內(nèi)部工作中建立一套完整的以檔案管理為核心的機(jī)制，讓檔案管理有章可循;其次相關(guān)管理員應(yīng)該對(duì)自身工作有清楚的認(rèn)知，即這份工作的重要性、特點(diǎn)和要求;最后，檔案資料資源龐大，因此應(yīng)該按照公司的檔案管理機(jī)制分門別類。

1、完備的檔案管理制度的建立

在建立完備的辦公室檔案管理制度的初期階段，公司主要領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該起帶頭作用即重視檔案管理的一系列工作并且引領(lǐng)相關(guān)人員做好辦公室檔案的管理工作，比如設(shè)置單獨(dú)的資料室存放相關(guān)檔案，而且根絕檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度將檔案有理有序地存放在資料室，并且寫上相對(duì)應(yīng)的標(biāo)簽[3];在整理完檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行有序儲(chǔ)存時(shí)應(yīng)該將檔案存放在高層樓或者比較封閉的區(qū)域，并且在這些區(qū)域做好警示牌標(biāo)識(shí)非相關(guān)人等不準(zhǔn)入內(nèi)，以此防止不相干人隨便進(jìn)入資料存放室，偷看或者竊取重要檔案資料。更重要的是管理人員應(yīng)該單獨(dú)放置公司機(jī)密性高的內(nèi)部文件，并且在一定的時(shí)間間隔里細(xì)心跟進(jìn)記錄檔案的保密期限，此外隨著時(shí)間變化和機(jī)密程度變化，相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)對(duì)一些文檔進(jìn)行解密、升密、降密等操作，適時(shí)整理一些不需要保密的文件，將它們做好標(biāo)記重新放在資料室其他地方。這項(xiàng)工作必須由三個(gè)或者三個(gè)以上的管理人員共同進(jìn)行，而且在相關(guān)地點(diǎn)應(yīng)該安裝監(jiān)控，以實(shí)現(xiàn)在工作人員相互監(jiān)督后，日后如果檔案出現(xiàn)紕漏，有監(jiān)控的視屏錄像可以查證。

2、提高相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平

一個(gè)人的提高不僅是社會(huì)發(fā)展、時(shí)代進(jìn)步對(duì)他的要求，也是自身為了實(shí)現(xiàn)最大社會(huì)價(jià)值而對(duì)自身能力提出的要求。因此，一方面，單位檔案管理人員應(yīng)該時(shí)刻保持進(jìn)取心，通過(guò)自主學(xué)習(xí)提升專業(yè)水平，加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)和樹立保密工作的責(zé)任意識(shí);另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該經(jīng)常開展檔案管理工作培訓(xùn)課程和相關(guān)法律知識(shí)培訓(xùn)課程，這些課程都必須要求檔案員參加，否則算作缺勤，以此提高工作人員的專業(yè)水平和法律意識(shí)，讓相關(guān)人員掌握檔案管理的基本技能和中心思想并且知法、懂法和守法。對(duì)單位其他工作人員，管理層應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，營(yíng)造做好檔案管理工作，人人有責(zé)的濃厚氛圍，促使普通工作人員在不自覺地情況下加入?yún)f(xié)助管理員管理檔案的工作。

3、將網(wǎng)絡(luò)電子信息化和檔案管理相結(jié)合

網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)處理檔案管理時(shí)主要利用對(duì)平時(shí)新聞檔案文件的處理而不是集中立卷發(fā)展處理，這種處理方式與后者相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)。首先它可以根據(jù)檔案的不同性質(zhì)，將單位內(nèi)部的資料進(jìn)行分類，從而簡(jiǎn)化了管理程序;其次在整理檔案資料后，管理人員可以補(bǔ)充辦公室各類的不足資料，促進(jìn)檔案資料豐富化、多樣化;最后該種方式使文檔檢索步驟更加簡(jiǎn)單、清晰、易懂。因此電子化檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)法企及的優(yōu)越性：第一，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，只要掌握后就變得十分簡(jiǎn)易，大大簡(jiǎn)化了檔案管理的步驟，提高了檔案管理的有效性;第二，電子化檔案的保密性大大提高，這契合了檔案管理對(duì)工作人員提出的保密性要求;第三，使得檔案管理管理更加有序、準(zhǔn)確，更易于日后對(duì)相關(guān)資料的查找。

4、培養(yǎng)檔案管理人員的高度責(zé)任意識(shí)

檔案管理工作的機(jī)密性不僅只關(guān)系到檔案員，而且還與檔案里的每一個(gè)人息息有關(guān)，所以公司應(yīng)該加強(qiáng)宣傳和號(hào)召，讓全部職員承擔(dān)起自身的隱形責(zé)任，做好檔案管理的保密工作。為了調(diào)動(dòng)全體職工積極性，公司應(yīng)該設(shè)置一套完備的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作績(jī)效好，責(zé)任感強(qiáng)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)從高到低分為一等、二等、三等;相反地，對(duì)于工作績(jī)效差、責(zé)任感低、沒有集體榮譽(yù)感的人進(jìn)行處罰，處罰從高到低分為一等、二等、三等。通過(guò)提供物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)每位員工發(fā)揮潛能，在無(wú)形之中推進(jìn)檔案管理順利進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室檔案管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的主要組成部分，所以提高檔案管理效率是企業(yè)不斷發(fā)展的一個(gè)必要趨勢(shì)，也是企業(yè)對(duì)自身水平提出的一個(gè)重要挑戰(zhàn)，但是要提高其效率又是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，在此過(guò)程中需要領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員和其他企業(yè)職員的共同努力。同時(shí)以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為核心的新式管理模式也需要在辦公室檔案管理內(nèi)部得到不斷革新。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙慧玉. 淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)入高校檔案管理[J]. 山東紡織經(jīng)濟(jì)，2010（8）：10-13.

[2] 李慧敏. 淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化[J]. 現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2011（10）：23-25.

[3]單艷梨. 淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā)（學(xué)術(shù)版），2011（1）：15-17.