論事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

程煥勤

【摘 要】在當前信息化社會，傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案的管理存在著一定的局限性。為了更好的適應新的社會形勢，事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新以及改革將變?yōu)楸厝?。因此，本文分析了事業(yè)單位人事檔案概念以及意義，總結(jié)了當前人事檔案規(guī)范化管理存在的問題，并且針對具體問題提出了應對措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理;重要性

1、事業(yè)單位人事檔案的概念和意義

檔案是在人事管理活動過程中直接產(chǎn)生的。它是一個對個人的人生軌跡進行記錄以及反映的載體，其含有政治思想、學習經(jīng)歷、勞動薪酬、工作狀態(tài)等原始的記錄。組織部門通過這個載體帶來信息作為依據(jù)以及來源，對個人進行系統(tǒng)分析以及了解和評價[1]。事業(yè)單位是我國行政行業(yè)劃分系統(tǒng)當中一個重要的組成部分。在這個體系當中，人員信息真實性以及有效性受到人們的廣泛關(guān)注。將群眾化、公開化以及民主化充分的貫徹在用人工作、選人工作的始終，其是對當前社會發(fā)展所適應的重要環(huán)節(jié)[2]。檔案重要性可體現(xiàn)在多方面，如干部任前公示制度的實施，使個人信息通過報刊、出版物、電臺、電視臺等媒介傳播，公開場合宣讀、播放檔案原文等形式為公眾知曉，接受公眾監(jiān)督，體現(xiàn)了任前公示的制度價值與法律意義，彰顯了檔案的歷史性、權(quán)威性和價值性。

2、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的主要問題

2.1對檔案重要性的忽視，造成制度的缺失和信息的失真

檔案真實性為完整性的一個基礎。完整性往往和真實性所離不開。只有確保檔案真實性以及完整性，才可以更好的對個人情況帶來可靠的保證，反之就會失去檔案多元性、交錯性、共享性以及客觀性等特征。事業(yè)單位個別的領(lǐng)導人員都缺少構(gòu)建完善檔案管理制度意識，進而造成了檔案沒有比較強的完整性以及真實性，對當前人才戰(zhàn)略實施進行滯后[3]。除此之外，員工對檔案重要程度往往認識程度不足，檔案的意識不夠強，進而讓檔案管理人員在整理、保管、收集材料的過程當中發(fā)生不可控的情況，進而使檔案信息失真。

2.2人才的匱乏成為發(fā)展的瓶頸

穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理人才短缺，成為檔案難以得到革新、突破的最大瓶頸。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專業(yè)技術(shù)人員兼任。他們學歷不高、專業(yè)知識不足，他們工作散漫，安于現(xiàn)狀;有些單位檔案工作還停留在手工書寫，人工檢索，人、卡、物對照的“三舊”管理模式中;缺乏保密意識、改革意識和創(chuàng)新意識，單位內(nèi)部人員的基本信息輕易對外泄露;現(xiàn)代化管理設備因人而不能物盡其用，處于癱瘓狀態(tài)，造成資源的極大浪費。

3、建立健全的事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的措施

3.1提升整體管理水平

第一，強化檔案的意識。通過對來源和全宗完整性、原始整理體系進行尊重作為基本原則，強化領(lǐng)導人員以及廣大干部和群眾檔案的意識，進而提升檔案工作認識程度。

第二，領(lǐng)導人員是保障。針對性的組織單位的領(lǐng)導人員學習和檔案有關(guān)的法律和法規(guī)制度，對人們認知觀念進行更新，對檔案重要性進行真正的意識到。除此之外，將檔案管理劃入到日常的議事日程當中，利用強制性以及具體性行政手段來保證單位各種檔案制度充分落實，其是檔案規(guī)范化管理和時代發(fā)展相適應的重要保證。

第三，檔案管理人員為關(guān)鍵。檔案管理人員需要構(gòu)建現(xiàn)代的檔案意識以及溝通意識?，F(xiàn)代檔案意識是隨著現(xiàn)代化進程所發(fā)展的。在形成的方式當中，其不但需要國家機關(guān)、企事業(yè)單位以及團體來順利完成。個體在日常的工作以及生活方面也出現(xiàn)檔案的可能。在記錄形式、書寫材料以及載體材料選取以及使用方面，需要重視未來在保管以及管理方面的要求。和領(lǐng)導人員進行溝通。檔案管理人員需要得到領(lǐng)導人員對檔案工作的支持以及重視，通過各類機會以及形式向領(lǐng)導進行匯報。特別為部門在布置工作以及研究業(yè)務的時候，需要邀請領(lǐng)導人員進行參與，爭取領(lǐng)導發(fā)表意見。積極的溝通能使領(lǐng)導者體察到檔案工作的繁瑣、任務的艱苦、生活的清苦。

3.2建立人才戰(zhàn)略機制

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的重要資源。如何在信息化時代，將傳統(tǒng)檔案工作從收集、整理、保管及被動利用的水平，提升到適應形勢發(fā)展的需要;如何全方位地向社會、單位和個人提供服務，充分發(fā)揮檔案應有的作用;如何建立規(guī)范化的檔案管理機制，實現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康和可持續(xù)發(fā)展，人才戰(zhàn)略機制的建立刻不容緩。

一是領(lǐng)導者要支持、關(guān)心、了解檔案工作，提高檔案管理人的地位、待遇，調(diào)動檔案管理人的積極性、創(chuàng)造性，使其安心本職工作。相關(guān)管理部門及時了解檔案管理人變動情況，抓好各項培訓工作，積極組織學習、交流，提高業(yè)務水平。

二是搭建人才舞臺，盤活人才資源。從社會和高校引進、招聘有技術(shù)、有技能、有知識的專業(yè)人才充實檔案隊伍;樹立“以人為本”的觀念，營造鼓勵、支持、幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，調(diào)動其積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進人才健康成長;保持人才隊伍的穩(wěn)定性，檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強的工作，從維護檔案工作的長遠利益出發(fā)，必須做好穩(wěn)定工作，切實解決他們在工作中、生活中的實際問題，使他們安心、熱愛本職工作，促進檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

三是加快、加強檔案管理人的培養(yǎng)。首先，政治素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理人應加強學習相關(guān)的法律和法規(guī)，貫徹落實國家、機關(guān)、單位關(guān)于檔案工作的重要政策和指示，樹立扎實的政治觀念;遵守檔案工作紀律，在按照規(guī)定進行檔案開發(fā)、開放、公布、利用的基礎上，轉(zhuǎn)變意識觀，培育創(chuàng)新發(fā)展的政治理念。其次，業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)。鞏固加強基礎理論知識的同時，加快學習、了解、熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學技術(shù)等內(nèi)容，成為業(yè)務能力強、協(xié)調(diào)能力強、綜合能力強的現(xiàn)代復合型人才。

3.3完善數(shù)字化建設

將文件轉(zhuǎn)化為檔案是一個專業(yè)性強、程序復雜的工作，每一卷檔案的收集整理，都有非常嚴格的要求，針對檔案材料的特殊屬性，防止人為或自然損毀情況的發(fā)生，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，掌握的檔案管理和保護技術(shù)，還應建立、完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。很多單位都已開發(fā)出文檔一體化管理系統(tǒng)，優(yōu)化和完善了內(nèi)部檔案的網(wǎng)絡化管理與利用，實現(xiàn)了檔案日常工作環(huán)節(jié)的計算機處理，實現(xiàn)了在線借閱、查詢、監(jiān)控等網(wǎng)絡化管理模式。但隨著新型載體檔案的不斷發(fā)展、新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)、新型信息技術(shù)的不斷應用，信息記錄與儲存的特殊要求在不斷變化，基礎的技術(shù)手段已無法確保一體化的先進性，這就要求檔案管理人要適應、學習、掌握新型數(shù)字化檔案管理技術(shù)。

數(shù)字化檔案，以檔案、電子文件、其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象，具有有序處理和集成管理的功能，涵蓋了文件生命周期管理實踐的全過程，遠期目標是建立基礎應用、業(yè)務應用、信息服務應用和系統(tǒng)管理與維護的平臺，從而實現(xiàn)檔案管理真正意義上的標準化、科學化。

經(jīng)過上述分析我們可以看出，隨著科技信息時代的到來，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理逐漸顯現(xiàn)出其局限性，為適應新形勢，事業(yè)單位人事檔案管理的改革、創(chuàng)新成為必然。本文簡析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，對人事檔案規(guī)范化管理中存在的問題進行了論述分析，提出了相應的對策。

【參考文獻】

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