工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑

蔣馥蔚

【摘 要】隨著理念的發(fā)展，我們對于工程建設(shè)的認(rèn)識不斷地深刻，在工程建設(shè)的過程中，對于工程檔案進(jìn)行有效地的管理，能夠準(zhǔn)確地記錄工程建設(shè)的情況，對于后期的運(yùn)營維護(hù)也能夠做出相應(yīng)的依據(jù)。本文結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，首先，探究工程檔案精細(xì)化管理的必要意義，其次，分析工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑，對于今后的工程建設(shè)給出一定的指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】工程檔案;精細(xì)化;必要意義;途徑

一、工程檔案精細(xì)化管理的必要意義分析

1、理念發(fā)展層面的要求

理念體現(xiàn)了我們對于發(fā)展的認(rèn)識，不斷地實(shí)踐新理念，是促進(jìn)實(shí)際工作開展與發(fā)展的關(guān)鍵。首先，新理念下，我們對于建設(shè)工程的認(rèn)識更加全面，意識到了工程建設(shè)開展，要考慮其全壽命期，因此對于整個工程建設(shè)的資料檔案進(jìn)行重視，能夠保證建設(shè)工程的設(shè)計(jì)，施工，運(yùn)營等各個階段的開展，提供了一種資料基礎(chǔ)。其次，新理念下，我們同樣意識到了不斷地對于工程檔案工作進(jìn)行優(yōu)化改革[1]，提升了管理層面的有效性，實(shí)施精細(xì)化管理的模式，也是今后工程建設(shè)開展的趨勢所在?？偟膩碚f，工程檔案精細(xì)化管理，是理念發(fā)展層面的要求。

2、實(shí)踐開展層面的需要

從實(shí)踐的層面進(jìn)行分析，當(dāng)前工程檔案管理層面存在著諸多問題。首先，工程檔案是一個十分廣義的概念，工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等資料均可以稱為工程檔案。因此實(shí)際管理的過程中，十分容易出現(xiàn)紕漏，因此需要強(qiáng)化管理。其次，工程檔案是工程建設(shè)的依據(jù)，尤其是對于建設(shè)工程后期的運(yùn)營維修，精確有效的檔案，能夠真實(shí)反映建設(shè)工程的實(shí)際情況，對于建設(shè)工程的安全性，耐久性有著十分積極的意義，同樣體現(xiàn)了工程檔案精細(xì)化管理的必要性。

二、工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑分析

上文中對于工程檔案精細(xì)化管理的必要意義進(jìn)行了分析，不論是從理念的層面分析，還是從工程實(shí)踐開展的層面探究，均有著十分顯著的必要性體現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際，主要在以下層面，分析工程檔案精細(xì)化管理的有效路徑。

1、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

對于工程檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，首要的途徑即為，要加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，通過制度層面的建設(shè)，促進(jìn)整個檔案管理精細(xì)化，規(guī)范化的開展。首先，當(dāng)前工程建設(shè)的過程中，檔案管理制度不完善，不系統(tǒng)，沒有在具體層面規(guī)定檔案管理規(guī)范，使得工程檔案管理工作以一種較為粗放的模式開展，制約了工程建設(shè)的發(fā)展[2]。其次，加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，主要有著以下層面的具體措施。其一，完善檔案管理制度，不斷地結(jié)合實(shí)際，對于工程檔案管理的工作進(jìn)行細(xì)化，以及制度或者規(guī)范的形式，對于檔案管理的模式進(jìn)行規(guī)定，保證檔案管理精細(xì)化開展。其二，相關(guān)部門也要對檔案管理中各個步驟和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理劃分和分配，使得檔案管理工作有序開展，保證工程檔案管理精細(xì)化開展所需要的時間，避免出現(xiàn)趕資料的現(xiàn)象發(fā)生。其三，建立相應(yīng)的考評機(jī)制，即對于工程檔案管理工作定期開展精細(xì)化考評，設(shè)置一定的激勵制度，保證檔案管理制度落地，促進(jìn)檔案管理精細(xì)化發(fā)展。此外，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，就是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，使得檔案管理工作有據(jù)可依，能夠提升工程檔案管理的精細(xì)化程度，對于后期工程建設(shè)的開展有著十分積極的作用，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

2、規(guī)范檔案管理流程

促進(jìn)工程檔案精細(xì)化管理，完善制度是基礎(chǔ)，還有一個重要的策略就是規(guī)范檔案管理流程。首先，檔案管理精細(xì)化意義是廣泛的，就是要求工程檔案在管理的過程中，要精確化，細(xì)化，有效化，這就對于具體的檔案管理流程提出了要求。首先，工程檔案管理中，要根據(jù)不同類型的檔案，進(jìn)行分類管理。例如，根據(jù)工程建設(shè)開展的周期，依據(jù)項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等程序開展檔案管理[3]。再例如，根據(jù)檔案資料的類型，進(jìn)行分類管理，如紙質(zhì)資料，音樂，圖像，視頻等。其次，規(guī)范檔案管理流程，還要加強(qiáng)檔案管理層面的監(jiān)管，管理檔案的過程中，要做好自檢工作，定期對于檔案進(jìn)行檢查，保證檔案管理的準(zhǔn)確性。此外，規(guī)范檔案管理的流程，促進(jìn)檔案管理精細(xì)化的發(fā)展，還需要不斷地利用信息技術(shù)，基于信息化平臺開展檔案管理。在利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺開展檔案管理工作是，還應(yīng)當(dāng)注重檔案的安全性，保證檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象發(fā)生。總的來說，規(guī)范檔案管理流程，就是對于具體的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，使得整個管理流程能夠高效精確的開展，對于檔案管理精細(xì)化的發(fā)展，有著十分積極的作用。

3、提升檔案管理人員的素養(yǎng)水平

促進(jìn)工程檔案精細(xì)化管理，提升檔案管理人員的專業(yè)水平也是重要的途徑。首先，對于檔案管理工作人員開展意識培訓(xùn)，提升檔案管理人員的意識，使得檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案精細(xì)化管理的意義。只有當(dāng)前管理人員在思想意識的層面提高了認(rèn)識，才能夠在檔案管理工作中積極投入[4]。其次，結(jié)合實(shí)際，對于當(dāng)前管理人員的業(yè)務(wù)水平強(qiáng)化培訓(xùn)，也是重要的思路。其一，在新的檔案管理規(guī)范，制度出臺時，開展培訓(xùn)工作，保證檔案管理人員適應(yīng)新檔案管理規(guī)定。其二，針對工作中的實(shí)際問題，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理的效率，與精細(xì)化水平。此外，對于檔案管理人員的工作能力定期開展考核，針對考核結(jié)果針對性地開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，也是一種重要的思路。例如，對于檔案管理人員的硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、檔案資料收集分類等能力進(jìn)行考核，開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)考核還能夠有效地進(jìn)行崗位調(diào)整，發(fā)揮不同檔案管理人員的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理精細(xì)化發(fā)展。

三、結(jié)語

本文探究工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑，主要從上述三個方面進(jìn)行了分析探究，對于工程檔案工作開展有著針對性的指導(dǎo)作用?？偟膩碚f，在工程檔案管理的過程中，需要我們創(chuàng)新思維，積極引入新理念，新方法，最大程度提升檔案管理的質(zhì)量效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1].密玲. 工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑[J]. 陜西檔案， 2016（4）：43-43.

[2].范小萍. 簡析工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑[J]. 赤子（上中旬）， 2017（03）：180.

[3].蔣曉鳳. 強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式分析[C]// 決策論壇——企業(yè)精細(xì)化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會. 0.

[4].黃楚宜. 淺談工程檔案資料的有效管理措施[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， 298（17）：93.