大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

馬曉婭

【摘要】在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存暴露出了一些問題，如檔案的丟失、檔案的安全問題等。而當(dāng)前檔案的管理工作應(yīng)向信息化的方向發(fā)展，這同時(shí)也是當(dāng)前檔案管理工作的所最需要的。通過分析事業(yè)單位檔案管理工作的重要性和檔案管理中存在的問題，探討事業(yè)單位檔案管理工作結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的方法。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);信息化;事業(yè)單位檔案管理

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境背景下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式在如今必定會(huì)面領(lǐng)著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案是重要的社會(huì)資源，檔案管理的重要性就不言而喻了。在信息大爆炸的如今，信息化趨勢(shì)日益發(fā)展壯大，如果依舊一成不變的檔案管理方法恐怕會(huì)帶來(lái)不便。所以說(shuō)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新，結(jié)合信息技術(shù)加強(qiáng)檔案工作的管理，這具有一定的意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

在大數(shù)據(jù)的背景下，各個(gè)領(lǐng)域的生活都加強(qiáng)了信息技術(shù)的應(yīng)用。在信息社會(huì)發(fā)展的過程中，當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作必須適應(yīng)時(shí)代的演變，遵循檔案信息管理的建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理的效率。

（一）事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的需要

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案的數(shù)量日益增多，如就業(yè)量的增加為事業(yè)單位帶來(lái)了更多的員工檔案，事業(yè)單位自身的發(fā)展同時(shí)也提高了財(cái)務(wù)信息檔案的數(shù)量等。在這個(gè)環(huán)境下，事業(yè)單位如果還是用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就會(huì)造成工作量的增加，檔案管理效率低下的問題。在新時(shí)代的環(huán)境下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理受到了越來(lái)越多人的重視和應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新不僅能保證檔案信息的安全性和保密性，還能及時(shí)的為社會(huì)提供準(zhǔn)確、全面的信息，更好的服務(wù)于社會(huì)。所以說(shuō)，隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新是必然的。

（二）事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是自身發(fā)展的需要

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案主要是依靠紙質(zhì)檔案記錄，手工檢索檔案文件不僅耗時(shí)耗力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案信息更新的速度緩慢，管理設(shè)備技術(shù)落后，現(xiàn)代化管理意識(shí)不強(qiáng)都是事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，這些問題影響著事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)展。在大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，合理的利用一些有價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)信息資源，提供高質(zhì)量，高水平的服務(wù)，能夠加快事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理工作上升到一個(gè)新的層面。

（三）事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是檔案信息安全的保障

在事業(yè)單位檔案信息的管理過程中，電子文檔的電子管理是必要的。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多事業(yè)單位正在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)處理工作中的文檔。如何在檔案管理的過程中使用先進(jìn)的技術(shù)處理電子文檔，有效地促進(jìn)文件信息管理，這是事業(yè)單位檔案管理順利實(shí)施的基本保證，也是事業(yè)單位檔案管理人員必須關(guān)注的問題。事業(yè)單位檔案信息的建設(shè)主要是事業(yè)單位資源的客觀管理，事業(yè)單位資源在檔案管理過程中非常重要。檔案管理人員必須注重事業(yè)單位資源的管理，因?yàn)闄n案管理是事業(yè)單位資源管理的內(nèi)容。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化基礎(chǔ)十分薄弱

隨著數(shù)字化載體的不斷同化，很多檔案管理工作已經(jīng)變成了數(shù)字化載體管理。近些年來(lái)，我國(guó)的事業(yè)單位檔案也正在逐步向這一步發(fā)展和進(jìn)步。但在進(jìn)行事業(yè)單位檔案數(shù)字化載體的過程之中，其檔案的管理手段是相對(duì)落后的。很多數(shù)字化載體是需要人工去維護(hù)和檢查的，但是在后期的檢測(cè)和管理之中似乎這一步并沒有落實(shí)到位。同時(shí)，我國(guó)很多事業(yè)單位檔案管理工作人員的監(jiān)督力度依舊相對(duì)較松，很多同志依舊沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理效率低下，員工形成惰性思維，養(yǎng)成了到點(diǎn)下班的不良習(xí)慣，這不利于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。

（二）檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)較大

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息化管理固然有著很大的好處，但是其安全風(fēng)險(xiǎn)依舊是相對(duì)較大的。在信息化管理的背景之下，一些事業(yè)單很有可能存在著一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)信息傳播速度是十分迅速的，其開放程度也相對(duì)較高，這也就可能會(huì)給一些不法分子提供了一些機(jī)會(huì)，有可能導(dǎo)致國(guó)家一些機(jī)密數(shù)據(jù)的丟失。甚至在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作之中，其信息化安全體系建設(shè)相對(duì)較為落后，依舊存在著一些安全漏洞。另外在職的事業(yè)單位檔案編輯人員很有可能專業(yè)知識(shí)相對(duì)較強(qiáng)，但是對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)較弱。

（三）檔案人員管理制度中存在問題

近些年來(lái)，我們已經(jīng)逐步完成由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的工程。這種數(shù)字化載體依舊需要耗費(fèi)一定的人力物力去維護(hù)，去更新。很多時(shí)候人們對(duì)于自己檔案的調(diào)動(dòng)以及使用依舊相對(duì)較為麻煩。同時(shí)，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案管理依舊是紙質(zhì)檔案，錄入工作過于龐大，工作人員對(duì)于檔案錄入興趣較低，導(dǎo)致錄入效率較慢，載體轉(zhuǎn)換也較慢。同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。除此之外，我國(guó)對(duì)于檔案管理創(chuàng)新工作不夠重視，缺少鼓勵(lì)創(chuàng)新的措施，這就導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

想要進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化開發(fā)與利用必須要有幾點(diǎn)前提基礎(chǔ)，否則及時(shí)完成了開發(fā)工作在后期也需要不斷地進(jìn)行體制更改，容易造成資源浪費(fèi)。筆者就檔案信息化開發(fā)與利用提出幾點(diǎn)個(gè)人建議。

（一）加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化人才建設(shè)

事業(yè)單位檔案的信息化開發(fā)與利用離不開專業(yè)化人才的支持與設(shè)計(jì)。由于檔案管理方式，管理系統(tǒng)發(fā)生了改變，這就需要檔案管理人員和開發(fā)人員提高自身的信息化素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理工作的新要求，讓事業(yè)單位每一個(gè)檔案管理工作者融入到信息化環(huán)境之中。只有基礎(chǔ)人才建設(shè)到位了，在系統(tǒng)的開發(fā)和利用方面才能夠有一個(gè)堅(jiān)硬的基石。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)

建立一套科學(xué)合理的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案信息化管理工作是十分必要的。要讓每一個(gè)人分配到具體的權(quán)限。防止檔案泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，要加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)，追責(zé)到個(gè)人?？蓪⒎稚⒌臋n案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫(kù)之中，如果有需要時(shí)再?gòu)馁Y料庫(kù)之中進(jìn)行調(diào)閱查詢。要加強(qiáng)集中管理力度，建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，避免重復(fù)浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。

（三）做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)工作

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)安全工作大不相同。以往的傳統(tǒng)檔案可能就是鎖在保險(xiǎn)庫(kù)之中。但是，新型的信息化存儲(chǔ)檔案是利用存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。無(wú)論是與網(wǎng)絡(luò)連接的云存儲(chǔ)還是不與網(wǎng)絡(luò)連接的介質(zhì)存儲(chǔ)，都需要定期的進(jìn)行檢查和維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的優(yōu)點(diǎn)是能夠長(zhǎng)久保存并且調(diào)動(dòng)方便，但是缺點(diǎn)是容易遭到黑客襲擊，造成信息泄露、介質(zhì)存的優(yōu)點(diǎn)是不容易被盜取，存儲(chǔ)體積小，存儲(chǔ)量大，但是依舊調(diào)動(dòng)不方便，且介質(zhì)對(duì)于環(huán)境的要求相對(duì)較高，介質(zhì)存在著一定的報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)。因此，可以將檔案進(jìn)行劃分，將不重要的類別存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)之上，將機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行多份介質(zhì)存儲(chǔ)，保證資源的存儲(chǔ)安全。

（四）建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)促進(jìn)資源共享

進(jìn)行檔案信息化開發(fā)的時(shí)候，可以建設(shè)檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有地方的檔案信息匯總于中心數(shù)據(jù)庫(kù)之中。地區(qū)需要使用其余地區(qū)的檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)的時(shí)候可以直接向中央數(shù)據(jù)庫(kù)申請(qǐng)，這樣能夠促進(jìn)地區(qū)間的資源共享。對(duì)于事業(yè)單位數(shù)據(jù)同樣也可以建設(shè)事業(yè)單位檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，為員工設(shè)置賬號(hào)和密碼和訪問權(quán)限，能夠更好地幫助員工利用好公司信息化資源。同時(shí)，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)也能夠集中力量進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，減少了地區(qū)人力、物力、財(cái)力的重復(fù)浪費(fèi)。

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理工作面臨著重要的變革和轉(zhuǎn)型。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下，提高事業(yè)單位檔案信息化管理已經(jīng)逐步成為了一種檔案管理改革的趨勢(shì)，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種信息化管理模式和管理應(yīng)用將會(huì)受到越來(lái)越多的人推崇，充分利用好信息化檔案管理能夠有效地幫助檔案管理工作人員提高其管理效率，事業(yè)單位檔案錄入工作的進(jìn)一步強(qiáng)化也有了一定的保障。但是其發(fā)展過程之中依舊需要注意一些細(xì)節(jié)問題和安全問題的強(qiáng)化。