近時(shí)期人事檔案工作探析

李小靜

摘要：新時(shí)期，資源成為了企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵，加強(qiáng)對(duì)信息的管理，能夠保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的穩(wěn)定開展。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用，很多企業(yè)還維持著紙質(zhì)化的檔案管理，企業(yè)的工作效率較低，因此必須要采取相應(yīng)的對(duì)策強(qiáng)化信息化人事檔案管理建設(shè)，以此從根本上提高管理工作效率。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案;管理工作

一、新時(shí)期人事檔案工作的時(shí)代意義

人事檔案管理工作在新時(shí)期具有十分重要的意義和價(jià)值。具體而言，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①人事檔案管理直接關(guān)系到人力資源管理的質(zhì)量和水平。人力資源管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，人力資源管理的重要性體現(xiàn)在價(jià)值創(chuàng)造和競(jìng)爭(zhēng)力提升的雙重性上;人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，其質(zhì)量高低直接影響到人力資源管理的價(jià)值創(chuàng)造和競(jìng)爭(zhēng)力提升。因此，在社會(huì)發(fā)展的新環(huán)境下，做好人事檔案管理工作才能更好地提升人力資源管理的水平，創(chuàng)造出無(wú)限的價(jià)值，促進(jìn)組織系統(tǒng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。②加強(qiáng)人事檔案管理體現(xiàn)了先進(jìn)的管理思想和理念。先進(jìn)的管理思想和理念是生命力，也是活力，是源源不斷價(jià)值創(chuàng)造的根源。人事檔案管理工作在一定程度上是先進(jìn)的管理思想和理念的充分體現(xiàn);加強(qiáng)人事檔案管理，才能更加充分展現(xiàn)出先進(jìn)管理思想的無(wú)窮魅力。

二、新時(shí)期人事檔案管理的提升措施

（1）搞好宣傳轉(zhuǎn)變企業(yè)人事檔案管理理念。人事檔案不同于其他的檔案資料，是涵蓋領(lǐng)導(dǎo)、普通員工等所有人的檔案，詳細(xì)記錄職員的經(jīng)歷及個(gè)人詳細(xì)信息。由此，人事檔案一般都作為企業(yè)直觀了解和應(yīng)聘員工的關(guān)鍵依據(jù)。同時(shí)，人事檔案管理和企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)，企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視人事檔案管理工作，將其與企業(yè)的發(fā)展并駕齊驅(qū)。企業(yè)的人事管理部門應(yīng)與其他部門及領(lǐng)導(dǎo)保持持續(xù)不斷的聯(lián)系，并向他們宣傳人事檔案管理的重要意義及需要配合的相關(guān)工作。同時(shí)可以通過集體培訓(xùn)會(huì)及實(shí)地業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方式，主動(dòng)對(duì)接，做事周全可靠，提高全體員工的重視程度，盡可能地去改變檔案管理失控的狀況。

（2）創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的智能化、人性化。在智能網(wǎng)絡(luò)普遍化的時(shí)代，檔案管理的模式更新是大趨勢(shì)。面對(duì)這次挑戰(zhàn)和機(jī)遇，企業(yè)務(wù)必要抓住全面革新?lián)Q代的機(jī)會(huì)。將傳統(tǒng)的管理模式逐漸向網(wǎng)絡(luò)智能化管理過渡，進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理手段，不斷提高檔案利用效率，強(qiáng)化調(diào)閱檔案的管控性，進(jìn)一步提升人力資源管理部門的工效，節(jié)約人力、物力、財(cái)力，進(jìn)一步降低公司花費(fèi)。所以要將網(wǎng)絡(luò)智能化管理和人性化管理建設(shè)并駕齊驅(qū)，把人事檔案資料的案卷目錄和案卷姓名統(tǒng)一保存在檔案管理系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門都可以有限共享，一方面保證了保存質(zhì)量，另一方面帶來(lái)了查閱的便利，為公司的快速發(fā)展提供合理的人員優(yōu)化配置的有力資料支持。

（3）健全完善企業(yè)人事檔案管理制度。無(wú)規(guī)矩不成方圓，制度建設(shè)是基礎(chǔ)。由于人事檔案資料的形成時(shí)間不統(tǒng)一，來(lái)源單位較多較分散，所以要想及時(shí)完善資料整理工作，保障檔案資料的規(guī)范性，首先應(yīng)建立人事檔案管理制度。以往的檔案管理更傾向于資料的整理及收集，其中有部分檔案涉及個(gè)人隱私，因此亟需相關(guān)保護(hù)隱私的人性化管理的制度建設(shè)。

（4）建立合理科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)。依照員工工作后的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，依照員工的工種，依照所從事的崗位種類來(lái)分大系統(tǒng)及小專業(yè)。在《干部檔案工作條例》所規(guī)定內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，針對(duì)企業(yè)自身特點(diǎn)進(jìn)行分類，面對(duì)幾千人的員工管理應(yīng)更要注重細(xì)化，對(duì)各專業(yè)技術(shù)人員和生產(chǎn)人員精確到最小范圍的專業(yè)領(lǐng)域。分系統(tǒng)整理后的檔案資料更加清晰更有條理，當(dāng)查閱檔案時(shí)，根據(jù)所從事的崗位種類，可以高效準(zhǔn)確的查閱，十分清晰的查閱出員工的工作經(jīng)歷和工作業(yè)績(jī)等詳細(xì)信息。

（5）增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)意識(shí)。主動(dòng)對(duì)接工作，多角度全方面考慮人事檔案管理，不斷提高服務(wù)意識(shí)。以往簡(jiǎn)單的檔案管理模式不能發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能，檔案管理工作不僅僅停留在保存的層面，更應(yīng)該注重發(fā)揮服務(wù)公司發(fā)展的功能，所以應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的利用率，增強(qiáng)檔案的二次整合服務(wù)功能，深度分析檔案資料，做出領(lǐng)導(dǎo)及員工的工作經(jīng)歷變化折線圖，為公司充分發(fā)掘利用人才提供最準(zhǔn)確最權(quán)威的數(shù)據(jù)支持，讓檔案管理服務(wù)公司全面快速發(fā)展。

（6）建立實(shí)行一體化信息管理。信息化人事檔案管理建設(shè)的過程管理需要引起企業(yè)重視，必須要保證人事資料的準(zhǔn)確、有價(jià)值，讓信息資料能夠得到快速高效的傳遞。這就意味著，在完成了人事檔案管理信息化建設(shè)后，可以應(yīng)用到多種管理工作中，包括檔案的建立、保管、查詢、傳遞等工作。比如，某國(guó)有企業(yè)為了提高企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞效率，實(shí)現(xiàn)一體化的信息化管理，建立了企業(yè)信息綜合管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案的建立、接收、派發(fā)、使用、查詢等功能。

（7）提高管理人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)在建設(shè)了信息化管理平臺(tái)后也不能夠放松，現(xiàn)階段的信息化建設(shè)還需要人來(lái)完成最終的工作，因此在信息化建設(shè)的過程中，還要努力提高人事檔案管理工人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，強(qiáng)化管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，從而促進(jìn)人事檔案管理水平得到全面的提高。比如，某企業(yè)在建立了信息化管理平臺(tái)后，還對(duì)相關(guān)人員展開全面的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，提高工作人員對(duì)文字、圖像、聲音等信息的加工處理能力，滿足新時(shí)期社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的需求。

（8）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理方式。在新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)想要強(qiáng)化人事檔案管理工作，還需要對(duì)人事檔案管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新。例如，可以由原本基層的分散性管理轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)統(tǒng)一性的管理，同時(shí)對(duì)企業(yè)人力資源ERP系統(tǒng)進(jìn)行充分的開發(fā)與合理的利用，以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。當(dāng)前，企業(yè)人事檔案集中性管理工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施基本齊備，管理制度也更加健全，相關(guān)運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)性逐漸提升，在企業(yè)內(nèi)部管理中發(fā)揮了良好的作用，使企業(yè)人事檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、信息化以及規(guī)范化水平得到了充分提升。

三、結(jié)論

新時(shí)代、新要求，人事檔案管理工作的責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)，面對(duì)新環(huán)境和新標(biāo)準(zhǔn)，積極加強(qiáng)人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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