淺析建筑工程檔案管理存在問題及處理措施

張勇

摘 要：建筑工程項目中資料檔案管理的重要性越來越突出，它為過施工過程中的工期預(yù)測、工程竣工后的質(zhì)量驗收、工程檢查等都提供了資料參考，在建筑行業(yè)內(nèi)受到了越來越廣泛的關(guān)注。文章通過分析建筑工程檔案的作用、在管理過程中出現(xiàn)的問題以及相應(yīng)解決措施，以期為提升建筑工程檔案管理水平提供資料參考，促進建筑行業(yè)健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;管理體系

現(xiàn)代化建設(shè)進程不斷深入，建筑行業(yè)的發(fā)展步伐也越來越來快，建筑企業(yè)在規(guī)模擴大的同時也意識到工程檔案管理的重要性以及給企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益。這一環(huán)節(jié)當前已經(jīng)得到許多企業(yè)的廣泛重視，并開始建立起專門管理工程檔案的部門以及管理團隊，將科學的管理理念以及優(yōu)質(zhì)的管理經(jīng)驗融入其中，提高企業(yè)建筑工程檔案管理的水平，從而促進企業(yè)發(fā)展，提升企業(yè)在市場中的競爭力。此外，國家也對工程企業(yè)的檔案管理提出要求并制定規(guī)定，目的是為了防止企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)不當行為，讓企業(yè)管理更為系統(tǒng)化、正規(guī)化、規(guī)范化。

一、建筑工程檔案管理的重要作用

（一）真實記錄建筑工程

建筑工程是一項浩大的工程，施工時間長、施工程序繁瑣、運用的建筑技術(shù)以及建筑材料繁多，因此在施工的整個流程中會出現(xiàn)很多相關(guān)資料。工程檔案資料真實記錄這整個建筑工程，對于評估工程質(zhì)量的好壞、是否按工期完成任務(wù)等都有著重要作用，所以建筑工程檔案的管理就尤為重要。工程檔案包括工程材料的質(zhì)檢報告、復(fù)驗報告、實驗報告以及工程現(xiàn)場的簽認和簽章等。

（二）便捷提供工程信息來源

建立建筑工程檔案的最主要目的就是為相關(guān)工作人員提供資料參考，對工程信息的查詢?yōu)楸憬荨蚀_，為工程的實施和完成提供資料依據(jù)。

（三）為之后的設(shè)施建設(shè)提供參考

建筑工程檔案就是對工程施工過程中采取的技術(shù)、出現(xiàn)的問題以及解決措施、建筑材料信息的反饋等進行記錄，這對之后的工程建設(shè)提供了經(jīng)驗和資料參考，有利于提升工程質(zhì)量和施工效率。

二、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）相關(guān)工作人員意識薄弱

工程檔案資料繁雜，涉及面多，管理工作也極為復(fù)雜繁瑣，但很多檔案管理人員對資料管理的重要性認識存在偏差，管理效率低下。若管理人員在工程交付時不對資料進行仔細審核、確認，就可能造成工程質(zhì)量問題得不到及時解決，從而引發(fā)更為嚴重的問題。此外檔案管理步驟較多，必須定期進行篩查管理，如果在工程全部完成后才對檔案進行分檔、管理，會導(dǎo)致工程過程中資料應(yīng)用率極低，對工程效率及質(zhì)量造成影響。

（二）檔案管理不合理

現(xiàn)如今大多數(shù)企業(yè)都重視對于工程檔案的管理，但是重點大多只放在檔案的收集上，對于檔案質(zhì)量等缺乏認定和評估，造成檔案中存在許多沒有使用價值和保存價值的資料，影響檔案質(zhì)量。此外，檔案管理過程中存在許多實際性的問題：對重要檔案重視度不夠造成檔案遺失或損壞;對檔案信息篩查確認不到位造成資料真實性受到影響等。檔案管理的不合理造成了工程檔案管理難以為工程提供有效資料支持，從而影響工程進展以及工程質(zhì)量。

（三）未建成系統(tǒng)化的檔案管理體系

由于檔案管理對企業(yè)不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，故而企業(yè)以及相關(guān)人員對檔案管理重視度不足，僅局限于單純的收集資料，沒有形成系統(tǒng)化的管理體系。此外，檔案管理人員的專業(yè)性較差，檔案管理過程中規(guī)范性不強，對系統(tǒng)化管理體系的建立造成阻礙。調(diào)查表明，檔案管理體系的有效建立可有效提高工程質(zhì)量，為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，故而企業(yè)一定要對此環(huán)節(jié)加以重視。

三、建筑工程檔案管理的措施

（一）提升資料質(zhì)量

對于檔案管理人員進行培訓(xùn)可在一定程度上提升資料檔案收集時的專業(yè)性和有用性，也可以使員工在面對專業(yè)性較強的文檔時有充分的理解力并對檔案中存在的問題及時提出和解決，從而提升資料的質(zhì)量，減少無用資料的存放。與此同時，企業(yè)一定要制定收集資料的相關(guān)規(guī)范來保證資料來源的真實性、準確性、實用性。此外，資料的編制一定要有明確的規(guī)范，格式等一定要加以統(tǒng)一，從而提升建筑工程檔案管理的質(zhì)量。

（二）優(yōu)化管理體系

優(yōu)化管理體系、完善管理制度需要從政府、企業(yè)、管理人員三個方面入手。政府方面需要在保證合理性、可操作性的基礎(chǔ)上推行有與企業(yè)運行相適應(yīng)的管理制度及相關(guān)法律，并實施相應(yīng)的企業(yè)管理監(jiān)察制度，確保管理制度的推行;建筑企業(yè)方面需要不斷完善自身檔案管理規(guī)范，促進企業(yè)符合社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，提升管理體系的規(guī)范化;檔案管理人員需要加強檔案意識，充分認識到檔案資料管理對于工程、對于企業(yè)的重要性，做好檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，及時篩查檔案，刪除無用信息，對過程中出現(xiàn)的問題進行及時有效處理。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)性

當前大多施工單位的管理人員都具有臨時性，流動性強，這就造成資料只能進行階段性收集，且無法保證工程檔案的完整性和規(guī)范性，加大了資源管理難度。因此，企業(yè)必須招收部分專業(yè)對口的技術(shù)人員，對人員進行檔案管理，保證檔案整合的完整性和專業(yè)性。

與此同時，許多工程的臨時性使得企業(yè)無法對于對應(yīng)的檔案管理人員進行系統(tǒng)的、長時間的培訓(xùn)，這就決定了企業(yè)要對本公司檔案管理人員要加強培訓(xùn)，將專業(yè)訓(xùn)練過的人員直接應(yīng)用于臨時性工程，確保相關(guān)人員對資料管理流程、重要性、問題解決措施有充分的了解，從而保證建筑工程檔案管理質(zhì)量。

管理人員培訓(xùn)后的考核制度也要加以完善，讓完成考核的人員進入檔案管理工作，以此提升檔案管理人員的能力水平。除此以外，政府相關(guān)部門也要定期安排培訓(xùn)，讓檔案管理相關(guān)人員了解最新的法律知識和政策法規(guī)，將法規(guī)融入到檔案管理工作中，促進企業(yè)工程檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)對數(shù)據(jù)進行信息化管理

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展給企業(yè)的檔案管理工作提供了新的路徑，網(wǎng)絡(luò)平臺的使用可大大提升資料管理效率，突破傳統(tǒng)管理模式的束縛。在對建筑工程檔案管理過程中使用計算機技術(shù)建立工程資料數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建適宜管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，對檔案資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)進行信息化編制，實時更新、完善資料。這樣不僅可以將檔案管理流程簡單化，大大提升工作效率，還讓相關(guān)人員對于資料的查詢更加方便快捷，電子檔案的推行和普及也能有效避免傳統(tǒng)模式中紙質(zhì)文檔因不當保存造成的資料丟失。在互聯(lián)網(wǎng)大時代下對于工程檔案的管理進行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化處理，可以推動企業(yè)向信息化方向更好發(fā)展，提升企業(yè)在社會主義市場經(jīng)濟中競爭力。

四、結(jié)語

建筑行業(yè)在城市化程度愈加提升的今天得到了快速的發(fā)展，這也要求建筑企業(yè)在發(fā)展進程中一定要注意各項工作的有序健康進行。部分企業(yè)只將重心放在施工這一可給企業(yè)帶來直接效益的環(huán)節(jié)上，忽視了建筑工程檔案管理等工作的重要性，這會給企業(yè)健康發(fā)展帶來隱患。加強建筑工程檔案管理可以有效提升施工質(zhì)量，為之后的工程施工提供經(jīng)驗和參考，為企業(yè)的競爭力提升帶來積極意義。因此，政府和企業(yè)都應(yīng)該加大重視力度，正視建筑行業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，從提升工程檔案資料質(zhì)量、優(yōu)化檔案管理體系、對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)、利用互聯(lián)網(wǎng)對數(shù)據(jù)進行信息化管理等方面對建筑檔案加強管理，為企業(yè)長期發(fā)展提供資料支持，促進建筑行業(yè)健康發(fā)展，從而推動社會主義市場經(jīng)濟體系的有序發(fā)展。

參考文獻

[1] 王勇.大型工業(yè)建設(shè)項目檔案管理規(guī)劃的作用與編制[J].城建檔案，2018（10）：41-44.

[2] 張彥輝.工程檔案管理在建設(shè)工程中的重要性研究[J].工程技術(shù)研究，2018（06）：194-195.

[3] 歐陽菲.淺析交通工程技術(shù)檔案管理中存在的問題及處理措施[J].江西建材，2017（24）：144+147.

[4] 孫斌.工程檔案管理對建筑工程質(zhì)量的影響分析[J].中華建設(shè)，2017（12）：74-75.

[5] 薛慧.提升建筑工程資料管理規(guī)范化，完善工程質(zhì)量管理[J].居舍，2017（29）：91.

[6] 歐陽劍.芻議建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀與優(yōu)化控制[J].中國管理信息化，2017，20（05）：189-190.