檔案管理中的信息化建設與優(yōu)化

齊璐陽

摘要：隨著現(xiàn)代電子信息技術的不斷發(fā)展和普及，檔案的信息化建設已經(jīng)成為了當前各地各級檔案管理部門的主要任務。在很長的一段時間里，因為對檔案管理的工作沒有做到重點關注，再加上管理不當、管理人員沒有相應的職業(yè)素養(yǎng)、沒有將新的技術應用其中等問題。所以導致7在各級部門中對檔案管理的工作質(zhì)量低下，更沒有做到相應的管理職責。要想避免這種情況，就需要改變管理方法，進一步的優(yōu)化檔案管理工作，運用新的理念、新的管理技術，促進檔案管理工作水平的提高。

關鍵詞：優(yōu)化管理 檔案信息化建設 策略

隨著社會的快速發(fā)展，對各級部門的檔案管理工作進行優(yōu)化，是如今發(fā)展建設的基本要求，同時也是檔案管理長久發(fā)展的必要工作。所以，各級部門的管理人員要改變以前的觀念，加強自身管理工作的責任感，并且找出目前管理工作中存在的問題，根據(jù)實際情況，對其進行優(yōu)化和整改，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，加強管理工作的效率。

一、目前檔案管理依然存在的缺陷

現(xiàn)如今對檔案進行管理是一項非常重要的工作。所以各級部門的管理人員要明確的了解這一點，將自身的管理工作做好，重視現(xiàn)如今管理工作中所存在的缺陷，并將這些缺陷進行整理，根據(jù)這些信息對存在的缺陷進行優(yōu)化完善，擬定與之應對的方案和策略。

（一）工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高

應用新技術對檔案進行信息信息化建設需要相關的專業(yè)技術人員，據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)如今的各級部門的檔案管理人員大多數(shù)都不具備相應的網(wǎng)絡技術，無法對檔案管理的方法進行更好優(yōu)化。

（二）信息信息化建設水平較低

目前為止，大多數(shù)單位在信息數(shù)字化技術的應用上只是簡單地進行檔案信息的記錄，并沒有從根本上將檔案管理變成信息信息化建設。而且，各個各級部門所使用的檔案管理軟件也是各不相同，在這種管理設施無法得到統(tǒng)一的情況下，檔案管理人員所能做的無非就是手動的進行檔案信息錄入，這樣一來，卻并沒有從根本上增加管理工作的效率。

二、檔案信息化管理的方法

對于一般的檔案信息處理工作來說，我們需要建立一個簡單高效的系統(tǒng)。同時我們需要將科學性和規(guī)范性融合進去，并且應該著眼于每個使用單位的不同的實際情況，系統(tǒng)運行是適應不同的使用者的，它的制定必須基于簡單性和可操作性，以便員工能夠更好地堅持和實施有關規(guī)章制度在日常工作。雙向性質(zhì)制度的制約。一旦制定相關的規(guī)章制度，應嚴格執(zhí)行，否則，將成為廢紙。制定部門規(guī)章制度和監(jiān)管機構(gòu)，必須確保全面實施規(guī)章制度。落實規(guī)章制度的過程中，如果系統(tǒng)中出現(xiàn)的失誤，就必須有處罰，充分體現(xiàn)系統(tǒng)的權(quán)威。

（一）提高檔案信息管理人員的個人素質(zhì)

提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能成為實現(xiàn)單位精細化管理的必由之路。其中之一是建議對文件管理工作人員進行全日制培訓，即通過相關測試和評估分析現(xiàn)有文件管理人員在信息化文件管理方面的工作能力，例如收集和分類檔案和數(shù)據(jù)安全的能力，執(zhí)行硬件監(jiān)督和檢查的能力等。根據(jù)現(xiàn)有員工的工作偏好，工作分工和職業(yè)技能培訓將使他們能夠在適當?shù)膷徫簧献畲笙薅鹊匕l(fā)揮他們的工作能力;對于那些有人才空缺的職位，例如網(wǎng)絡安全管理，要錄取高素質(zhì)人才，成為檔案信息管理者中的主力。

（二）建立檔案管理的信息化系統(tǒng)

如果想要有效利用檔案信息資源，我們應該建立一個有效的應用系統(tǒng)。關于現(xiàn)代檔案信息系統(tǒng)，現(xiàn)代信息技術已經(jīng)應用在許多方面的檔案信息系統(tǒng)。然而，建立一個系統(tǒng)的過程是非常復雜的，將使用大量的技術。它是一個全面、系統(tǒng)的項目，主要包括管理體制、收集處理系統(tǒng)，導出系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等。擋案信息的管理者應建立相應的信息平臺，便于檔案的電子化管理。信息平臺的建立應注意：①如果有十分重要的信息，文件要具有高度機密性。泄漏會導致不可預測的后果，因此信息儲存工作應該是安全的，確保文件的安全性：②文件管理工作內(nèi)容多，可以建立一個根目錄。根據(jù)不同的內(nèi)容設置信息平臺的功能，進行設計文件管理的效率是確保工作效率和質(zhì)量的目標：③規(guī)范檔案管理程序。管理方案是否科學，檔案信息的管理者要建立一個嚴格的標準，標準對管理工作的效率影響很大，因此要在設計檔案信息管理系統(tǒng)之初，就要考慮到文件管理的綜合性，使之成為一個完整的系統(tǒng)。

（三）改進檔案信息的管理模式

傳統(tǒng)的文件管理模式不適用于電子管理工作需要相應改進。因此，應使用先進的信息技術將文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式這不僅提高了工作效率。它還降低了工作的難度。此外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有不可穿戴和存儲時間長的優(yōu)點。由于重定位等原因?qū)е聼o法找到紙質(zhì)文件時，電子文件可以作為備份并提供文件管理。一定的保證?？傊?，數(shù)字化管理的發(fā)展促進了文件管理的電子化過程。在提高工作效率的同時，還可以優(yōu)化和合理分配相關資源，進一步推動文件管理的現(xiàn)代化。

三、檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）改變檔案管理的工作觀念

在各級部門的檔案管理工作中，因為沒有相應的監(jiān)管工作，相對于管理所用的軟件和硬件沒有達到標準而言，改變管理人員的I作理念才是從根本上改善檔案管理工作的現(xiàn)狀。因為相關各級部門的特殊性，相對于其他機構(gòu)，在面對時代的變遷上適應能力較慢，并且在檔案管理的工作中，思想觀念容易受到傳統(tǒng)觀念的影響，使其無法更好的適應新時代。所以在面對這種情況時，首先要做的就是改變各級部門和管理人員的思想理念，將管理理念與實際發(fā)展相結(jié)合，運用新的技術手段促進各級部門檔案管理的有效性。并且由于很多檔案具有保密性，所以對檔案安全的設置也同樣需要加強。

（二）創(chuàng)新管理技術及設備的應用

為了使各級部門的檔案管理更加現(xiàn)代化，可以適應當前社會的發(fā)展需求，就需要對檔案管理工作進行科學合理的建設。首先需要的是將檔案庫的管理方式進行變革更新在檔案室中創(chuàng)建現(xiàn)代化管理一體機制，將計算機網(wǎng)絡技術應用其中，使用計算機監(jiān)控技術對檔案庫房進行全天監(jiān)控，保證其進行全天晝夜不間斷的監(jiān)控防護，完善了傳統(tǒng)需要管理人員現(xiàn)場監(jiān)管的問題。利用計算機自動化技術實時對檔案室的溫度、濕度等環(huán)境因素進行監(jiān)控和處理。全方面應用電子檔案存儲，使檔案的查詢、下載、管理等更加的方便快捷，將現(xiàn)代科技管理技術完美的發(fā)揮出來。另一方面，通過電子掃描等技術，將紙質(zhì)檔案完整的進行影像掃描、錄入、存儲并建立相關電子檢索，進一步優(yōu)化了檔案的管理措施。

（三）專業(yè)技能培訓

在進行現(xiàn)代化檔案管理時，除了需要加強檔案的安全管理措施之外，對相關的檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓，專業(yè)的管理人員是檔案管理工作的重點需求，讓檔案管理人員熟練的掌握新型科技管理技術，可以有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量。通過與現(xiàn)代科技管理手段的結(jié)合，全面的優(yōu)化各級部門的檔案管理工作。

四、結(jié)束語

總而言之，在信息科技高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)在的社會發(fā)展需求，所以有關的各級部門必須做到順應時代潮流，在檔案的管理工作中，應用現(xiàn)代化技術管理手段，對檔案管理進行完善與創(chuàng)新，準確的找出依然存在的不足之處，對發(fā)現(xiàn)的問題進行研究和探討，制定合理有效的完善措施，提高檔案管理的安全性和高效性。

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