高校外事檔案的信息化管理與利用

買若毅

摘? ? 要： 國家正在實施的“雙一流”大學(xué)建設(shè)戰(zhàn)略，使高校外事檔案信息化管理和高效利用的重要性日益突出。以往比較多地強調(diào)高校外事檔案保管的安全性和保密性，對于外事檔案中所蘊藏信息的挖掘利用，以促進高校各項相關(guān)工作的開展，卻較少被提及。本文從建設(shè)思路、創(chuàng)建方式、管理與利用和保障措施等方面探討如何建設(shè)信息化條件下的高校外事檔案。

關(guān)鍵詞： 外事檔案? ? 檔案管理? ? 檔案利用? ? 檔案信息挖掘

1.引言

國務(wù)院2015年印發(fā)的《統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，旨在引導(dǎo)高等院校立足中國、放眼世界，在世界高等教育大舞臺上同場競技，以中國特色創(chuàng)世界一流，提升中國高校的國際化水平、國際影響力和全球競爭力。國際化是“雙一流”的突破點和切入點，高等教育國際化是21世紀世界大學(xué)發(fā)展的時代潮流。高校外事檔案是國內(nèi)高校在與國、境外高校、團體或者個人在科研合作、人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文本、圖像及音、視頻材料，是高校國際交流等外事活動的真實記錄和憑證。它是高校對外合作交流過程的客觀真實反映，是高?？蒲小⒔虒W(xué)、人才培養(yǎng)、人才引進和對外交流的資料庫。在此背景下，高校外事檔案的高水平管理和有效利用顯得更加重要。

做好外事檔案開發(fā)利用不僅可以更好地為高校發(fā)展服務(wù)，提高學(xué)校外事工作水平，對于推進高等教育國際化和高校“雙一流”建設(shè)也具有重要意義。目前，高校外事檔案管理普遍存在被動存放式管理、收集方式單一、外事資料分類憑經(jīng)驗、外事專辦員檔案管理水平不足、信息化加工處理水平低等問題，未能充分發(fā)揮外事檔案在服務(wù)高校教學(xué)、科研、對外合作、人才引進和人才培養(yǎng)等方面的作用。

如何不讓外事檔案束之高閣，提高其時效性，充分挖掘利用其價值是當前急需討論和解決的問題。新時期，大數(shù)據(jù)、云存儲、云計算、電子簽章、電子標簽和安全加密等信息技術(shù)的發(fā)展為以上問題的解決提供了技術(shù)支撐。下面從建設(shè)思路、收集與創(chuàng)建、管理與利用和保障措施四個方面探討如何建設(shè)信息化條件下的高水平高校外事檔案。

2.建設(shè)思路

檔案的建設(shè)過程始終以檔案信息的開發(fā)利用為導(dǎo)向，以便于檢索和查找為原則，以數(shù)字化、電子化和系統(tǒng)化為技術(shù)保障，提供支持多級用戶訪問的網(wǎng)絡(luò)化檔案綜合管理平臺，實現(xiàn)外事檔案的集中統(tǒng)一管理，并確保其安全性。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)要求，檔案管理部門可與外事部門協(xié)作，制定出科學(xué)合理的外事類檔案管理細則，形成操作性強的立卷、編檔和歸檔的工作規(guī)范，建立完整、準確和系統(tǒng)的外事檔案案卷。利用電子標簽、二維碼等先進的電子化手段標定每一個案卷的概要和存放信息，實現(xiàn)快速、準確和高效的查檔。外事檔案的數(shù)字化過程以圖像模式為主，盡量保持檔案的原始狀態(tài)，同時對每一個圖像化檔案輔以文本描述，以便于通過文本方式快速搜索圖像相關(guān)內(nèi)容。此外，外事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化檔案綜合管理平臺的建設(shè)應(yīng)該在高校信息化管理部門的協(xié)助下進行。

3.收集與創(chuàng)建

外事檔案的收集和創(chuàng)建的主體是外事部門。高校外事檔案應(yīng)由高校外事部門負責(zé)收集、整理、組卷、匯總，并按照檔案管理部門的要求移交，比如按照事件或者時間組卷。首先，檔案管理部門可在高校信息化管理部門的協(xié)助下建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案綜合管理平臺，該平臺集成統(tǒng)一的外事檔案數(shù)據(jù)資源庫;檔案管理部門負責(zé)平臺的設(shè)計和外事檔案歸檔規(guī)范的設(shè)計，同時為外事專辦員分配一定權(quán)限的用戶名和密碼。

檔案管理部門人員一般不足，如果由檔案管理部門完成外事內(nèi)容的數(shù)字化，那么時效性和準確性就難以保證，故外事檔案的數(shù)字化過程應(yīng)以外事專辦員為主。檔案管理部門負責(zé)檢查外事檔案數(shù)字化的規(guī)范性及其與原始載體的一致性，起到協(xié)助和指導(dǎo)的作用。

4.管理與利用

檔案信息的深挖利用需要在一定的技術(shù)平臺支撐下完成，高校檔案管理部門應(yīng)建設(shè)統(tǒng)一的綜合管理平臺和數(shù)據(jù)資源庫。綜合管理平臺的功能需要由檔案管理部門提出，平臺和數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)應(yīng)該在學(xué)校信息化建設(shè)部門協(xié)助下完成。鑒于外事檔案的安全性和保密性要求較高，建議平臺和資源庫放在學(xué)校統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，通過私有云方式來存儲，而且通過完整的容災(zāi)備份系統(tǒng)保證檔案信息的安全，并由信息管理部門的專業(yè)人員對數(shù)據(jù)和平臺進行日常維護。檔案綜合管理平臺基于B/S或者C/S架構(gòu)，支持多用戶校園內(nèi)網(wǎng)訪問。檔案綜合管理平臺的用戶名和密碼由檔案管理部門負責(zé)創(chuàng)建和下發(fā)。

為了提高查檔效率，應(yīng)該改變現(xiàn)有的查檔人攜帶證件由檔案員查詢的方式，宜采用各部門獨立查詢的方案。校內(nèi)各部門設(shè)置助理檔案員，一般由部門辦公室承擔，檔案管理部門為每個部門分配唯一的用戶名和密碼，該用戶名和密碼具有查看本部門所涉及檔案的權(quán)限，并且不能查看其部門范圍外的內(nèi)容。檔案信息綜合管理平臺的訪問通過電子簽名、密碼等多重身份認證訪問，或者為各單位提供實名制認證的用戶名和密碼，并與手機短信確認結(jié)合起來，密碼和短信驗證通過才可以查閱該部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。這樣既可以提高檔案管理部門的工作效率，又可以為教職工和校友提供便捷的查閱方式，保證檔案信息的安全性。各部門檔案查詢完成后，檔案信息綜合管理平臺提供強制自帶時間水印和學(xué)校檔案管理LOG的打印菜單，允許各部門自行打印，然后攜帶打印好的檔案紙質(zhì)材料到檔案管理部門蓋章，檔案管理部門可以采用電子簽章的方式直接為檔案信息綜合管理平臺產(chǎn)生的檔案蓋章。

通過各部門獨立查詢的方式查檔，可以提高檔案管理部門的工作效率，將檔案工作者從低水平的建檔、查檔工作中解放出來，將更多精力投入檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案研究等工作中。例如，檔案管理部門可通過豐富的數(shù)學(xué)統(tǒng)計工具和數(shù)據(jù)分析手段，挖掘檔案之間的關(guān)聯(lián)信息，將分散的外事檔案信息資源連接起來，深入挖掘分析，形成研究結(jié)論;或是對檔案信息資源進行深加工，為不同的需求者提供分門別類的信息，并不定期地在檔案信息網(wǎng)站發(fā)布，為人才引進、教師進修、學(xué)生留學(xué)、科研合作等提供幫助。再如，青年教師出國比例與學(xué)科提升的關(guān)系，外籍教師的受教育程度與教學(xué)質(zhì)量的關(guān)系，哪所境外高校的哪些專業(yè)更加吸引人，與本?？蒲泻献鬏^多的境外高校有哪些，去哪里留學(xué)容易成行，去哪里留學(xué)更容易找工作，本校哪些專業(yè)最受國內(nèi)外大企業(yè)關(guān)注，教師參加國際會議的次數(shù)與其科研成果的關(guān)系等。檔案綜合管理平臺還應(yīng)該具有常規(guī)（無密級）外事檔案信息查詢功能，發(fā)揮教職工和學(xué)生利用外事檔案信息的主動性，使其可以利用外事檔案信息資源與外界進行溝通和交流，了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動態(tài)，為自己的工作和學(xué)習(xí)做準備。

從檔案信息數(shù)據(jù)資源庫挖掘出的重要信息，可以為學(xué)校對外宣傳提供素材，擴大學(xué)校在國內(nèi)外的知名度，提高學(xué)校在國內(nèi)外的影響力。一般來講，通過大數(shù)據(jù)分析從檔案數(shù)據(jù)資源庫中挖掘出的信息是與本校最貼近，也是最能反映本校特點，又是不能被人們直接發(fā)現(xiàn)的信息。這些信息的發(fā)布和推廣對于提高高校影響力，吸引國內(nèi)外高校和企業(yè)與本校開展合作交流具有非常重要的作用。

5.保障措施

切實提高外事檔案信息化水平單靠高校檔案管理部門是難以完成的，它與高校各個部門和各個方面的支持和配合緊密相關(guān)。提高高校外事檔案信息化水平，首先需要校領(lǐng)導(dǎo)和外事部門負責(zé)人的認可和重視，給予必要的資金和人員支持。人才是做任何事情成功的根本，學(xué)校應(yīng)該高度重視高素質(zhì)檔案人才的隊伍建設(shè)，加強對外事專辦員和檔案工作者的培訓(xùn)和教育，堅持參加國家和省、地、市檔案局組織的各種培訓(xùn)、考察和調(diào)研，有計劃地組織相關(guān)人員進行學(xué)習(xí)深造，拓寬檔案工作人員的知識面和視野。高素質(zhì)檔案人才隊伍是提高高校檔案建設(shè)水平的基本保障。其次，檔案管理部門必須腳踏實地地工作，并且具有不怕困難、勇于克服困難和頂住壓力的精神。同時，檔案管理部門要加強宣傳，提高各方對外事檔案信息化工作重要性的認知度。

6.結(jié)語

通過外事檔案信息化建設(shè)和資源開發(fā)，一方面可以挖掘高校對外合作交流中的亮點，擴大學(xué)校在國際上的知名度和影響力，把學(xué)校的優(yōu)勢和特色展現(xiàn)在世界舞臺。另一方面可以提高教職工、在學(xué)生和畢業(yè)生查檔的便捷性。如果檔案數(shù)據(jù)通過私有云存放在學(xué)校統(tǒng)一的具有容災(zāi)備份功能的數(shù)據(jù)中心，檔案數(shù)據(jù)信息的安全性就可以更好地保證。此外，通過電子簽名、密碼認證和手機短信認證等多重認證，并分權(quán)限控制，檔案資源的保密性也會比現(xiàn)有通過人工保管方式的保密性更高。最重要的是，外事檔案信息以更高的時效性和更便捷的訪問方式呈現(xiàn)給相應(yīng)的群體，并通過數(shù)據(jù)挖掘和大數(shù)據(jù)分析工具發(fā)現(xiàn)其中蘊藏的更有價值的信息，充分發(fā)揮外事檔案信息對高校教育教學(xué)、科研合作、學(xué)科創(chuàng)建、人才交流、社會服務(wù)等相關(guān)工作的提升作用。同時，外事檔案信息話建設(shè)可以把檔案部門從煩瑣的檔案整理和立檔、查檔工作中解放出來，使檔案部門發(fā)揮所長，將主要精力放在檔案管理和檔案研究等工作中。

檔案信息只有得到有效利用才算發(fā)揮其保存的價值，外事檔案的信息化建設(shè)是提高當前高校檔案工作質(zhì)量的有效途徑，其可以促進檔案信息的深處理，發(fā)揮云計算和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對檔案信息深加工的優(yōu)勢，也可以發(fā)現(xiàn)其中潛藏的更有價值的信息，為高校在國內(nèi)外知名度和影響力的提升服務(wù)。外事檔案信息化建設(shè)的成功與校領(lǐng)導(dǎo)的重視、檔案管理部門的引導(dǎo)、外事部門的主觀能動性和信息化建設(shè)部門的協(xié)助密切相關(guān)。本文就外事檔案的建設(shè)思路、收集與創(chuàng)建、管理與利用和保障措施四個方面，探討在國家“雙一流”大學(xué)建設(shè)戰(zhàn)略背景下如何創(chuàng)建和利用信息化外事檔案，希望借此推進高校外事檔案信息化進程。

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