圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的應用研究

摘 要：我國現(xiàn)代科技在經濟發(fā)展的基礎上日漸發(fā)達，人們已不僅僅滿足于物質文明，開始著重于追求精神文明的建設。在此背景下，主要分析近些年來我國在圖書檔案管理過程中所遇到的問題與解決對策，旨在促進圖書館的檔案管理，提高我國人民的個人綜合素養(yǎng)，對信息化時代下圖書館的發(fā)展發(fā)揮重要作用。

關鍵詞：圖書檔案;管理系統(tǒng);圖書管理

隨著數據信息化時代的來臨，我國國民人均生活水平在不斷提升，與此同時，對精神文明的建設也有所提升。因此，圖書館的借閱人員日益增多，在圖書館進行圖書檔案管理系統(tǒng)的使用也必不可少。在圖書館的合理化管理中對圖書的分類是非常重要的，做好圖書分類與歸檔，可大大提高圖書管理工作的效率。

一、傳統(tǒng)的圖書管理方式

圖書管理信息采集工作是館內圖書管理中比較復雜的工作，目前圖書檔案管理工作的現(xiàn)狀并不令人滿意。在圖書館的日常管理中，利用傳統(tǒng)方式進行人工登記時，經常會出現(xiàn)漏記的現(xiàn)象。與此同時，每個借閱人員所需要的圖書并不一樣，用傳統(tǒng)方法查找類似種類的圖書時，耗時較長，付出的精力也比較大。傳統(tǒng)方式都是利用人工對于圖書進行分類與歸檔，如圖書在記錄過程中，出現(xiàn)準確性下降的情況，圖書館內管理人員，只能耗費大量的精力去逐一查找，而最后在時間與精力雙付出后，結果很可能是依然什么也沒有找到。所以說，準確無誤地做好圖書信息的記錄工作，仍然是圖書館的日常管理工作中最關鍵的工作之一。但隨著科技的不斷發(fā)展，信息化時代的到來，對于圖書館的要求與以往任何一個時代有所不同，在現(xiàn)階段進行圖書管理的難度系數在不斷增加，以往傳統(tǒng)的人工管理方法，不再適合現(xiàn)代圖書館對圖書的管理。在圖書繁多的圖書種類面前，如進行人工分類，出現(xiàn)歸類錯誤的機率比較高，為確保分類的正確率，如需在后期進行調整會更加的麻煩。對于處在現(xiàn)代社會中圖書館來說，在圖書的增加與圖書的撤出過程，都完全需要進行人工操作，那么將對時間與精力造成巨大浪費的同時，仍然無法保證其完全準確無誤，這將是一件很無奈的事情。因此，需要引起館內管理人員的高度重視。

1.缺乏管理制度

當今社會經濟快速發(fā)展，而精神文明建設并沒有適時跟上其發(fā)展的腳步，導致大多數的圖書館雖然具有一定的現(xiàn)代化設備配備，但其管理制度卻沒有進行有效的更新，在圖書館內做好圖書檔案管理工作是其工作核心內容，但必須要在一個健全且完善的管理制度下科學有效的進行。在館內管理工作中，因管理制度的不健全，圖書管的日常工作會受到影響。在缺少制度約束的情況下，館內工作人員會有怠慢之心出現(xiàn)，工作效率低。在這種情況下，將影響圖書檔案管理的正常工作。

2.管理制度沒有實質性的落實

雖然每個圖書館都有制定規(guī)章制度，但不一定能夠落實到相應的實際工作中去。在工作過程中，圖書館內的管理工作人員并沒有做到慎獨性，工作態(tài)度不夠端正，忽略其相應的管理制度，隨意性比較大，借閱者對圖書進行借閱時，館內管理人員并沒有盡到相應的義務，在日常工作中，經常會心生怠慢，降低工作效率。

3.管理資金不夠充裕

管理資金不夠充裕。圖書館本就不是一個以盈利為目的的經營場所，其發(fā)展與建設所用資金主要靠政府財政撥款與愛心人士的捐贈。資金的缺乏造成圖書館的圖書資源缺少。作為一個圖書館，當其沒有足量的圖書時，對館內管理工作的開展極其不利。

4.結構不合理

檔案材料保管形式單一，大多為紙質檔案，缺乏其他保管形式，比如應該增加電子檔案的種類和數量。

5.檔案資源浪費

圖書館檔案管理中會有大量的教育教學以及科研的重要資料存檔，但是由于人為的原因，大家并沒有意識到這些檔案的價值，好多學校的檔案管理處于重藏輕用的狀態(tài)，資源嚴重浪費。

6.技術落后

在信息化時代，信息數據化應滲透到各行各業(yè)，也包括對圖書館的管理，而我國大多數的圖書館因其資金匱乏，沒有更換現(xiàn)代化信息數據設備與系統(tǒng)，更別提高薪誠聘專業(yè)人才對其進行科學化、合理化管理與建設。到現(xiàn)在仍有一些圖書館還在使用賬本式的記錄方式進行圖書館內日常管理。

7.部分借閱者的素質有待提升

館內管理工作開展并不順利，有相當大的一部分借閱者個人素質較低，存在很多不良現(xiàn)象，譬如損害館內圖書、亂擺亂放、甚至有人將公共圖書據為己有等。這些都是因借閱者個人素養(yǎng)低下所致，妨礙了圖書統(tǒng)一管理，對圖書館的發(fā)展起到了阻礙的作用。

二、圖書檔案管理工作改進策略的探索

1.管理制度的制定

嚴格管理制度的制定，是圖書檔案管理工作中首要的任務之一，可通過制度的制定與實施，彌補圖書檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞。制度的制定可引導館內的工作人員的工作方向，為圖書檔案管理工作設置了一道底線。制定管理制度時應從以下幾個方面對其深入探討。

（1）圖書檔案管理工作的目的及目標的制定，是為了服務大眾、是為了提高國民素養(yǎng)，提升整個民族綜合素養(yǎng)。

（2）在制度的制定過程中，要注意其細節(jié)的制定，不可遺漏其中的任何一個細小的環(huán)節(jié)，

（3）獎勵制度與懲罰制度的建立，為了提高工作人員的工作積極性，使員工在工作過程中，以圖書館為家，可適當地進行獎勵;而對那些工作態(tài)度不端正工作人員，可相應給予懲戒，以免下次再犯。

2.管理制度的落實圖書館制定的所有制度都是為了更好的服務于借閱者，如只制定，而不能對其進行落實，將是有名無實。因此要做到“制定即執(zhí)行”，在圖書館內，管理制度可覆蓋到每一名工作人員，涉及到工作的任何一個層面，管理部門可根據出現(xiàn)的差錯對照相應的制度，對其進行相應的教育和處罰。

3.引導閱讀的正確方式

用科學、合理的方式引導借閱者進行有效的借閱。借閱者的支持是對圖書檔案管理工作的最好回報，引導借閱者進行有效閱讀，并對其借閱素質進行科學的提升，是靠圖書館所提供給借閱者良好的優(yōu)質化、人性化服務所取得的成效。為了讓借閱者理解什么是正確的借閱方式，在館內進行辯論會、在書簽上寫上宣傳內容進行發(fā)放等各種各樣的方式來進行宣傳。慢慢地將正確的借閱理念灌輸給借閱者，使借閱者的個人素質得以提升，使圖書館的借閱秩序變得井井有條。

4.人員與資金的設入

為了提高圖書館管理工作效率，制定能夠服務于館內圖書檔案管理的制度，各地政府相關門部都投入了大量的資金用于圖書館的建設與從業(yè)人員的培訓。資金主要用于圖書管的書籍購置，滿足社會大眾對讀書的渴望;對館內從業(yè)人員的技能培訓，并制定培訓制度并盡快開展，在培訓過程中提升圖書檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、使館內每一位工作人員都能熟練地掌握先進的圖書檔案管理方法，使其明確自身的管理職責。

5.先進技術的引進

近些年來，我國經濟與科技發(fā)展都很迅速，數據信息技術不再是可望不可及的，正以方便快捷的優(yōu)勢悄然走進人們的生活中，遍布于各行各業(yè)?，F(xiàn)階段圖書檔案的管理正在向數字化、信息化的體系發(fā)展。數字化管理的儲存功能與其計算功能是任何一個時期的傳統(tǒng)管理都無法與之相抗衡的。各市政府職能部門已經給予圖書館各種扶持政策，在人力方便，已有相關專業(yè)的技術人員步入我館進行工作，還輪流對全館人員進行定期培訓，定期做好數據信息化設備的殺毒工作，有助于提高我館數據信息的安全防范意識，用以提高所有工作人員的個人素質;在物力方面，針對圖書館，配置信息技術以及專業(yè)的圖書館專用檔案管理系統(tǒng)軟件，將其合理的運用到圖書館的日常工作中。與傳統(tǒng)方式對圖書館的管理相比，數字化圖書檔案管理體系運用到工作中，其質量及效率大大提高。

三、結束語

圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的應用與研究是一個新的課題，在現(xiàn)代化信息化社會，圖書管理的質量與效率進行有效的提升，是我們在圖書檔案管理過程中所需要解決的一大難題。為便于圖書館內的管理工作，一方面需利用現(xiàn)化代信息化設備與數字技術進行有效的管理，另一方面著重于對人的綜合素養(yǎng)進行提高，減少對公共圖書的損害與丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。

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作者簡介：丁虹（1974-）女，漢族，西南民族大學圖書館，職稱：講師。