基于RFID的低利用率文獻(xiàn)集中存儲研究

摘 要：結(jié)合國內(nèi)北大、清華等圖書館的實踐，提出基于RFID 層架標(biāo)排架模式對低利用率 RFID 圖書密集建庫儲存，即利用RFID 標(biāo)簽對圖書進(jìn)行定位并將定位信息與圖書館管理系統(tǒng)整合，從而實現(xiàn)對低利用率RFID圖書基于圖書館原有管理系統(tǒng)的一站式管理與預(yù)約外借服務(wù)。

關(guān)鍵詞：RFID;密集書庫;集中存儲;圖書定位

館藏印刷文獻(xiàn)增長與館舍空間不足是圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)過程中長期存在的矛盾，為此大多數(shù)圖書館采取了下架低利用率文獻(xiàn)并將它們集中存儲的辦法，國內(nèi)外的實踐都已證明上述兩項措施是可行的。RFID 技術(shù)自2009引入到國內(nèi)圖書館以來，在降低館員重復(fù)勞動、加快圖書流通方面效果顯著，但也面臨著剔舊的現(xiàn)實問題，因為圖書的流通和利用都是有時效性的，經(jīng)過一段時間的積淀，總有一些利用率低的圖書會被圖書館下架保存以便節(jié)約空間給新上架的圖書，因此對于低利用率 RFID 圖書采取有效的管理與服務(wù)模式是多數(shù)圖書館亟待解決的問題。

一、國內(nèi)外圖書館密集存儲庫建設(shè)實踐

1986 年建成的哈佛大學(xué)儲存圖書館是最早的高密度存儲書庫的實踐，緊隨其后國外許多圖書館開展了集中存儲圖書館的建設(shè)實踐，建成了不同形式和層次的集中存儲圖書館，在緩解館藏增加與館舍不足和降低管理成本方面取得了可喜的經(jīng)驗。例如哈佛大學(xué)儲存庫、康奈爾大學(xué)圖書館附加館、科羅拉多圖書館存取中心、華盛頓研究圖書館聯(lián)盟以及五所高校圖書儲存館等，前兩者是單館建設(shè)，而后三者是多館聯(lián)合建設(shè)。這些儲存館的建成為后續(xù)其他圖書館在安全保存本館有潛在利用價值圖書層面提供了明晰的操作指南。國內(nèi)中科院成都文獻(xiàn)中心儲備書庫、清華大學(xué)昌平書庫、北京大學(xué)昌平儲存館等，他們都在遠(yuǎn)離原館的郊區(qū)建成了專門的低利用率圖書儲存館;上海交通大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、南京大學(xué)圖書館等在本館內(nèi)劃出單獨(dú)區(qū)域建成了高密度存儲書庫。

二、基于RFID的高密度存儲庫建設(shè)的關(guān)鍵問題

1.排架與定位模式的選擇

國外儲存圖書館大多采用流水號按照圖書開本大小排架，并通過建立館藏流水號、書架與館藏數(shù)據(jù)之間的對應(yīng)關(guān)系來實現(xiàn)精確定位。國內(nèi)圖書館在借鑒國外經(jīng)驗的基礎(chǔ)上采取了按索書號與流水號兩種定位排架方式。

（1）索書號。該模式以圖書原有的索書號作為圖書排架與查找的依據(jù)，圖書移送至密集存儲庫時不需二次加工，只需根據(jù)書標(biāo)上已有索書號排序上架。清華大學(xué)遠(yuǎn)程書庫、上海交通大學(xué)密集庫均采用此種模式建設(shè)，選擇此種模式需要為后續(xù)入庫的圖書預(yù)留存儲空間。

（2）流水號。以流水號作為圖書排架與查找依據(jù)，按開本大小排架，使用流水號組成的架位碼系統(tǒng)定位（需要給每本書粘貼流水號標(biāo)簽并錄入管理系統(tǒng)）。該模式可精確定位，方便圖書排架與查找;缺點(diǎn)是粘貼標(biāo)簽需要額外增加工作量和財力，而且密集書庫的圖書累積到需要倒架或剔舊時會造成部分流水號空缺，后續(xù)需要調(diào)撥其他圖書填補(bǔ)空號，北京大學(xué)昌平儲存庫、復(fù)旦大學(xué)江灣校區(qū)密集書庫均采用這種模式建設(shè)密集書庫。

以上兩種模式的建設(shè)為國內(nèi)低利用率圖書的密集存儲提供了可借鑒的經(jīng)驗，兩種模式的優(yōu)缺點(diǎn)也是明顯的。筆者認(rèn)為可取兩者的優(yōu)點(diǎn)采取一種新的模式來低成本和快速建設(shè)密集書庫，即RFID 層架標(biāo)排架模式。這種模式只需按照圖書的開本大小排架，不需考慮圖書索書號次序，也不需另貼流水號，借助 RFID 芯片即可實現(xiàn)圖書的精確定位。首先為每本圖書粘貼電子標(biāo)簽，同時為每層書架粘貼層架標(biāo)簽，然后對圖書的電子標(biāo)簽與條形碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)注冊。圖書上架完成后，使用智能書車對圖書標(biāo)簽及其所在書架的架位標(biāo)簽進(jìn)行強(qiáng)制關(guān)聯(lián)并將關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)寫入數(shù)據(jù)庫，完成圖書的精準(zhǔn)定位。該模式排架工作量小，可以對圖書精確定位，管理成本較低，缺點(diǎn)是粘貼 RFID 標(biāo)簽需要投入較大的人力、財力。

2.定位信息揭示

按索書號排架的模式以索書號定位，不需要在系統(tǒng)中額外錄入定位信息;按流水號排架的模式以流水號為定位依據(jù)，需將流水號信息錄入系統(tǒng)揭示定位信息，由于圖書外借服務(wù)在原來的圖書管理系統(tǒng)中提供，工作人員接到讀者請求后需要獲知該書的確切位置才能及時為讀者提供服務(wù)：即需要調(diào)用RFID架位碼數(shù)據(jù)庫的位置信息，因此必須將這兩個系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來才能為讀者提供及時便捷地服務(wù)，將RFID 系統(tǒng)中的架位碼數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入自動化管理系統(tǒng)作為“第二索書號”字段，通過該字段數(shù)據(jù)來揭示圖書定位信息，實現(xiàn)用一套系統(tǒng)對密集存儲庫中RFID圖書的管理。

3.具體措施

低利用率圖書下架時要遵循一定的原則：具體來說可根據(jù)圖書流通率的高低、進(jìn)入流通的年代、復(fù)本多少等，當(dāng)然也要考慮圖書的潛在使用價值。原則確定后可按照原則列出需要下架的圖書書單，然后據(jù)此逐本抽取需下架的圖書，下架過程中需使用條碼采集器逐一掃描條形碼獲取條碼信息，接著可按圖書開本大小打捆并移至密集存儲庫，需要指出的是，下架時必須對其館藏信息進(jìn)行修改，修改單冊的館藏信息（這個可依據(jù)掃描采集到的條碼數(shù)據(jù)批量更改），暫時將圖書狀態(tài)更改為“非流通狀態(tài)”，將它們暫時屏蔽，杜絕出現(xiàn)能夠查詢而無法借閱的尷尬局面。入庫后的圖書先按開本大小排列，緊接著以定制“活動書盒”為地址編碼單元，以“固定書格”為儲存地址單元，根據(jù)架號、列號、層號對儲存的文獻(xiàn)進(jìn)行三維定位、矩陣排列，然后粘貼層架編碼和編碼層架編碼，工作人員可根據(jù)書架的結(jié)構(gòu)選取一定數(shù)量的格（通用做法是選取2格）作為基本的定位單元，每兩格粘貼一枚層架標(biāo)簽，在偶數(shù)層 2、4、6 層的擱板側(cè)面粘貼架位標(biāo)簽。一般的RFID標(biāo)簽都采用 14 位數(shù)字對層架標(biāo)進(jìn)行編碼，技術(shù)人員可將標(biāo)識單元格地址的代碼寫入標(biāo)簽內(nèi)并翻譯成人工可讀語言，格式為“分館標(biāo)識 + 書庫標(biāo)識 + 書架編號 + 列號 + 格號”。層架標(biāo)粘貼且編碼完成后需將書架上每一格內(nèi)的圖書上取下，使用智能書車逐本讀取圖書標(biāo)簽并使其與所在格的架位標(biāo)簽關(guān)聯(lián)并寫入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)是重中之重，千萬不能出錯，因為它關(guān)系到讀者預(yù)約服務(wù)時兩個數(shù)據(jù)庫中圖書信息的同時調(diào)動，這樣就完成了圖書的精準(zhǔn)定位和定位信息的存儲。

為了將讀者書目查詢和工作人員的架位查找功能關(guān)聯(lián)在一起，需要將圖書信息和定位信息關(guān)聯(lián)集成在圖書館原有管理系統(tǒng)中，一般的圖書館管理系統(tǒng)均有“第二索書號”字段，可將RFID位置管理系統(tǒng)中的圖書注冊數(shù)據(jù)翻譯后導(dǎo)入圖書館管理系統(tǒng)的“第二索書號”字段，這樣架位信息就能在OPAC系統(tǒng)中呈現(xiàn)，方便工作人員查找，這兩部分組成密集存儲庫圖書的“館藏位置識別碼”，館員據(jù)此信息便可獲知文獻(xiàn)的具體物理位置，使得館藏檢索、定位和存取都可以通過原有的集成管理系統(tǒng)系統(tǒng)進(jìn)行，實現(xiàn)一站式服務(wù)。

三、思考與建議

本文提出的基于RFID的層架標(biāo)定位存儲省卻了人工粘貼流水號書標(biāo)和手工錄入將定位信息的環(huán)節(jié)，減少了出錯的概率;同時本文提出的模式將RFID層架標(biāo)數(shù)據(jù)和圖書館OPAC書目數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)在一起不需要額外開發(fā)新的服務(wù)系統(tǒng)，使用圖書館原有的系統(tǒng)便能實現(xiàn)圖書定位和書目數(shù)據(jù)管理功能，大大降低了密集存儲庫的運(yùn)行和管理成本。

1.轉(zhuǎn)變觀念，實現(xiàn)館藏動態(tài)管理

圖書館資源建設(shè)是一動態(tài)過程，不斷地上架新書和下架舊書是永恒的主題，因此集中存儲的密集庫的管理與維護(hù)也是動態(tài)的。密集存儲庫建成后若發(fā)現(xiàn)一些圖書需要調(diào)回流通書庫或需永久剔除的圖書時，可直接通過在管理系統(tǒng)中更改館藏地與層架標(biāo)信息調(diào)動圖書，反之后續(xù)利用率圖書需要下架至密集書庫時，僅需將其根據(jù)開本大小排在空閑書架上并對其進(jìn)行定位與館藏信息整合，這種操作簡單快捷不會對已典藏圖書造成影響。因此各館要在密集書庫的建設(shè)初期就做好規(guī)劃，動態(tài)考慮書架的布局和低利用率圖書的下架，要多方權(quán)衡資源數(shù)量、空間條件、服務(wù)模式等因素，科學(xué)持續(xù)地將低利用率文獻(xiàn)進(jìn)行高密度存儲，達(dá)到降低文獻(xiàn)儲存和管理的成本， 發(fā)揮文獻(xiàn)效用的目的。

2.重視編目與館藏書目數(shù)據(jù)維護(hù)

為了保證低利用率圖書進(jìn)入儲存庫后的準(zhǔn)確定位和揭示，必須要在其進(jìn)入儲存書庫前應(yīng)先進(jìn)行編目和館藏數(shù)據(jù)維護(hù)，保證書目和館藏信息正確，通過儲存定位規(guī)則實現(xiàn)數(shù)據(jù)與館藏物理位置的一一對應(yīng)，這樣館員和讀者才能找到儲存庫里所收藏的文獻(xiàn)。另外文獻(xiàn)在進(jìn)行高密度儲存之前必須先進(jìn)行復(fù)選，由專門負(fù)責(zé)館藏管理工作的工作組提出適用全館的文獻(xiàn)復(fù)選原則和標(biāo)準(zhǔn)，各庫室依此原則并在充分調(diào)查不同類型流通書庫的架位情況、圖書價值、復(fù)本量、利用率、學(xué)科保障需求等因素后，確定復(fù)選圖書的去向（儲存、贈送、交換、剔除），確保儲存書庫既不保存冗余文獻(xiàn)，又不會造成文獻(xiàn)缺失。

3.依據(jù)館情因地制宜地推進(jìn)密集儲存庫建設(shè)

為節(jié)約成本，國內(nèi)外的儲存圖書館多選擇建在郊區(qū)，以預(yù)約的方式提供服務(wù)，但國內(nèi)大部分圖書館綜合實力不強(qiáng)，沒有財力建設(shè)專門的儲存圖書館，筆者認(rèn)為可充分利用現(xiàn)有的館舍條件，因地制宜地開辟空間建設(shè)密集儲存庫室，例如許多圖書館的老館舍由于開間面積不夠大，不適宜開架借閱，可考慮改造為密集存儲庫室，這可以節(jié)約很大一筆費(fèi)用。此外本文提出的通過文獻(xiàn)流水號和架位地址碼組合來精確定位館藏?zé)o需投入大量資金便可達(dá)到與RFID跟蹤定位技術(shù)相同的功效，但不存在芯片壽命問題，實現(xiàn)了一勞永逸的目的，不失為圖書館管理低利用率圖書的一種經(jīng)濟(jì)選擇。

參考文獻(xiàn)：

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基金項目：本文系2016年重慶市高校圖工委項目《重慶市高校圖書館紙質(zhì)文獻(xiàn)聯(lián)合存儲研究》研究成果

作者簡介：蘇建華（1974-），女，漢族，甘肅莊浪人，職稱：副研究館員，研究方向：信息檢索與用戶教育。