試論如何做好地方志檔案管理工作

王宏英

摘 要：現(xiàn)階段隨著我國現(xiàn)代化進(jìn)程的深入開展，使得檔案管理也得到了良好發(fā)展，但是地方志檔案管理工作在新時(shí)期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和需求與以往不同，合理有效運(yùn)用地方志檔案資源，并確保地方志檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而為社會(huì)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，主要從地方志檔案出發(fā)，對(duì)其管理工作有效推進(jìn)進(jìn)行探究和分析。

關(guān)鍵詞：地方志;檔案;管理

在編修地方志的過程中，使其中的圖表、照片以及文字資料等材料具有保存和利用價(jià)值，這一材料就是地方志檔案。地方志檔案不僅是所有編修地方志工作人員付出心血和努力的見證，并且也是國家和社會(huì)的寶貴財(cái)富。地方志檔案涉及大量資料，并且內(nèi)容較為豐富，基本上可以說是其他類型檔案都沒辦法趕超的存在。

一、專業(yè)地方志檔案創(chuàng)建的實(shí)際意義

1.地方志這一著述本身就較為嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、詳實(shí)，不管是編修舊志還是新志，第一步都是收集并整理資料，需要具備分類細(xì)、內(nèi)容廣、高要求等特點(diǎn)，且其任務(wù)就是廣征博采、存真求實(shí)。地方志的編修起源于國家七五計(jì)劃中的重要項(xiàng)目，在2000年就達(dá)到五十億的總字?jǐn)?shù)，成為我國有史以來規(guī)模最大的文字工程。與此同時(shí)，各地區(qū)為了搜集豐富且詳細(xì)的資料用于編修地方志，就全面調(diào)查了當(dāng)?shù)氐默F(xiàn)狀和歷史，而在當(dāng)?shù)匦枰鸭幕⒐I(yè)、衛(wèi)生、教育、農(nóng)業(yè)、科技等系統(tǒng)部門內(nèi)的相關(guān)專業(yè)資料，還需要在志書的基礎(chǔ)上走訪并普查當(dāng)?shù)氐姆窖浴⑷宋?、民情風(fēng)俗、姓氏等方面，并派遣專業(yè)人員到全國各地的檔案館和圖書館中搜集與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的信息和資料。通過地方志檔案編修經(jīng)驗(yàn)可以得知，所搜集到著書的所有資料字?jǐn)?shù)在志書的總體字?jǐn)?shù)中的比例則為20：1，這也就是說對(duì)于一部百萬字縣志的編修就需要至少兩千萬字的資料，一旦全國所有志書加起來達(dá)到五十億字，就會(huì)需要一千億以上的資料，這就意味著所用資料內(nèi)容的全面、范圍的廣泛，這一點(diǎn)是之前地方志檔案編修也無法相比較的，并且也不是任何一個(gè)檔案管理館都能有的實(shí)力。

2.在編修地方志時(shí)不可或缺的一部分就是地方志資料，且其也是編修基礎(chǔ)。

雖然認(rèn)識(shí)到歷代修志者的重要性，但是卻因?yàn)樾拗痉?wù)的限制，使得在完成地方志之后無法系統(tǒng)整理歸類所征集到的大量資料，無法對(duì)這些資料進(jìn)行有效保管，也不會(huì)充分考慮對(duì)地方志檔案創(chuàng)建的科學(xué)性和有效性。直到目前為止，各個(gè)地區(qū)普遍在修志單位資料時(shí)存在重用輕管的問題，因此出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，阻礙了后期對(duì)方志的順利復(fù)核，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)還沒有使用資料就發(fā)生資料丟失的現(xiàn)象，這些都會(huì)嚴(yán)重影響編修志書的質(zhì)量和進(jìn)度。

3.現(xiàn)階段新編地方志檔案工作歷時(shí)已有多年，但是仍然有大部分的地方志

編修人員認(rèn)為修志機(jī)構(gòu)屬于臨時(shí)編湊部門，在修志行業(yè)已經(jīng)如日中天時(shí)認(rèn)為修志的完成時(shí)期就是部門的解散時(shí)間。因此在完成志書編修后就抱有一種在其位、謀其政的想法和心態(tài)看待數(shù)量較大沒有被編入志書中并具有一定價(jià)值的資料，使資料只會(huì)存在短期的保管和運(yùn)用，最終致使大量資料出現(xiàn)散落丟失的問題，而這也加大了下批修志人員的難度，在修志之前需要對(duì)之前勞動(dòng)成果運(yùn)用大量的財(cái)力、物力及人力進(jìn)行重復(fù)修整，從而造成勞民傷財(cái)?shù)慕Y(jié)果。

4.地方志檔案又可被稱為信息庫，這是因?yàn)槠浔旧韮?nèi)容豐富、范圍廣闊的原因，也是其他專業(yè)學(xué)科都無法趕超的一點(diǎn)，并且地方志檔案的作用不僅僅局限于教化、資治和存史三個(gè)方面，其主要是將新的信息提供給各項(xiàng)科學(xué)研究。因?yàn)橹緯旧韺?duì)于篇幅是有限制的，而與志書總體數(shù)量相比所需資料的字?jǐn)?shù)有十幾二十倍，能夠確保信息的豐富和充實(shí)，是各項(xiàng)科學(xué)研究的有效依據(jù)。與此同時(shí)一旦不是修志所需要的資料，就不會(huì)對(duì)這一類資料進(jìn)行廣泛搜集。部分存放在旮旯角落中罕為人知但卻較為珍貴的資料很有可能會(huì)永遠(yuǎn)被閑置，因此對(duì)于各類科學(xué)研究以及編制工作，在實(shí)際工作中可以對(duì)現(xiàn)有的方志資料進(jìn)行充分全面挖掘。

二、實(shí)施檔案管理的必要性

因?yàn)榈胤街緳n案本身較為珍貴的保存價(jià)值的歷史記錄，使其在很多方面都具有極其重要的作用和價(jià)值，且我國想要實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)以及宣示主權(quán)都離不開檔案管理。現(xiàn)階段我國各個(gè)地區(qū)民間和官方都具有較為充足和豐富的檔案記錄，而我國在進(jìn)行政策的改革與制定過程中這些檔案處于主要地位。我國的領(lǐng)土疆域在豐富和充足的檔案中都有所記錄，因此在解放后劃分我國領(lǐng)土這一環(huán)節(jié)中起到了極為重要的作用。我國在面對(duì)部分通過謊言編造方式想要占領(lǐng)我國南海、釣魚島等地區(qū)甚至部分反華勢(shì)力時(shí)，這些領(lǐng)土疆域的地方志檔案就成為有力的反擊武器。我國在發(fā)展三峽水電站等水利工程以及農(nóng)業(yè)發(fā)展技術(shù)過程中，豐富的水文水利檔案資料則成為最為有效的資料和依據(jù)。在文學(xué)創(chuàng)造中檔案資料屬于較為重要的靈感源泉，這也是文學(xué)創(chuàng)作者在進(jìn)行情節(jié)構(gòu)建時(shí)所需要的重要依據(jù)。在現(xiàn)如今我國經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的情況下，只有確保檔案管理工作的順利有效進(jìn)行，才能對(duì)地方志檔案當(dāng)?shù)匕l(fā)展現(xiàn)狀以及具體成績進(jìn)行全面反映，而當(dāng)?shù)匕l(fā)展與檔案的有機(jī)結(jié)構(gòu)也能夠?qū)ζ涔芾硇蔬M(jìn)行積極提高，并且當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的市場競爭力也得以有效提高。

三、地方志檔案管理存在的不足

1.過于忽視檔案管理

因?yàn)榈胤街緳n案中所涉及的資料較為豐富，因此對(duì)這些資料進(jìn)行合理運(yùn)用能促進(jìn)當(dāng)?shù)氐慕】盗己冒l(fā)展。只有加強(qiáng)對(duì)地方志檔案的有效管理，才能夠確保編修地方志檔案的全過程不出現(xiàn)紕漏。但是很多地區(qū)卻較為忽視對(duì)地方志檔案的管理、宣傳和使用，使得人們并不清楚地方志檔案對(duì)國家發(fā)展的重要性，無法對(duì)檔案資料進(jìn)行深入全面挖掘，進(jìn)而使各類編制工作以及科學(xué)研究無法發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。

2.設(shè)施不完善

隨著科技的普及以及社會(huì)的迅猛發(fā)展，使得地方志檔案管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得到有效結(jié)合，但是卻仍然有部分地區(qū)沒有明確了解檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)的重要性和便利性，他們沒有采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行地方志檔案管理，仍是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案收集和保存模式，這樣不僅不能提高對(duì)地方志檔案管理的效率，并且加大了人力投入，加大了管理難度，并對(duì)檔案的有效管理和開發(fā)造成不利影響，阻礙了檔案信息的傳遞和交流。

3.制度體系殘缺

很多地區(qū)并沒有建立一套適宜且完整的檔案管理體系，部分地區(qū)雖然創(chuàng)建了地方志檔案管理體系，但該體系卻并不完善，甚至存在很多不足，使得在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)無法依據(jù)制度體系進(jìn)行管理。例如檔案管理人員不具備較強(qiáng)的責(zé)任心，不能嚴(yán)格整理檔案，使得檔案被隨意放置，并堆積成山;在搜集檔案時(shí)沒有搜集到完整的信息資料，使檔案出現(xiàn)殘缺或者丟失的現(xiàn)象;而沒有及時(shí)記載已被借走的檔案，長久以往就會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的問題;部分人員在借閱檔案時(shí)，被某些心思目的不純的人進(jìn)行私自涂改，使檔案成為對(duì)自己有力的資料，破壞了檔案的真實(shí)性。

四、有效管理地方志檔案的幾點(diǎn)思考

1.加強(qiáng)管理意識(shí)

各個(gè)地區(qū)首先需要認(rèn)識(shí)到管理檔案的必要性，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，時(shí)刻謹(jǐn)記自身責(zé)任，加強(qiáng)管理人員對(duì)自身責(zé)任與義務(wù)的認(rèn)知，創(chuàng)新思想、改變觀念、緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，有效改進(jìn)并加強(qiáng)檔案的管理工作，利用現(xiàn)代化技術(shù)打造齊全設(shè)備設(shè)施，完善服務(wù)質(zhì)量，普及信息科學(xué)設(shè)備的全方位現(xiàn)代化管理體系。

2.運(yùn)用信息化策略

因?yàn)榈胤街緳n案中記錄了大量資料，匯聚了完善指標(biāo)，使其成為信息資源有限傳播的媒介。但是因?yàn)闄n案管理工作較為繁雜，且內(nèi)容較多、強(qiáng)度較大，因此可以運(yùn)用信息技術(shù)設(shè)備對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分完善，從而加強(qiáng)管理效率。這就意味著管理人員需要具備扎實(shí)且過硬的專業(yè)知識(shí)和技能，以及良好的道德品質(zhì)及責(zé)任感，并且需要有著細(xì)致周密的處事心態(tài)和樂于奉獻(xiàn)的精神，從科學(xué)技術(shù)著手掌握檔案管理先進(jìn)技能。

3.健全管理體系

不斷加強(qiáng)地方檔案管理體系建設(shè)，需要對(duì)現(xiàn)有規(guī)章制度以及管理體系進(jìn)行完善。隨著社會(huì)的發(fā)展需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度體系進(jìn)行提高和更新，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理體系的有效完善。檔案管理人員建立完善的制度體系，提高業(yè)務(wù)水平，第一步需要對(duì)管理體系進(jìn)行完善和健全，例如考核、獎(jiǎng)懲、考勤、評(píng)估等;第二步建立約束和鼓勵(lì)機(jī)制，這樣可以增強(qiáng)管理人員的危機(jī)意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的及時(shí)更新，如此方能提高檔案管理人員的專業(yè)能力和水平。

4.提高學(xué)習(xí)能力

檔案管理人員需要對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行及時(shí)更新，僅埋頭苦干是不夠的，需不斷更新管理理念，再加上創(chuàng)新理念的引導(dǎo)，找到有效的工作途徑加強(qiáng)便利性，從而在改善觀念的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的有效提高。

（1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，使得檔案管理人員在新型管理模式和技術(shù)受到了威脅和挑戰(zhàn)，以此提出更高的需求。這樣檔案管理人員就需要勇于實(shí)踐、勇于挑戰(zhàn)，從而形成新的發(fā)展局面，樹立新觀念，將創(chuàng)新與修志相結(jié)合，從而在管理方面取得一定成果。檔案管理人員需要全面掌握操作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)以及各類管理的方法，從而在務(wù)實(shí)的前提下實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新。

（2）建立不同檔案管理模式

隨著社會(huì)多樣性發(fā)展，呈現(xiàn)多樣化的檔案需求，在面對(duì)這些需求時(shí)則需要管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理中的缺陷。檔案管理人員要依據(jù)資料進(jìn)行信息的儲(chǔ)存，并有效結(jié)合不同的需求，在進(jìn)行資源搜集時(shí)進(jìn)行有目標(biāo)、有重點(diǎn)的搜集，并不斷更新、分類、優(yōu)化、集成檔案管理的各類資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范、完整及有序，進(jìn)而提高服務(wù)水平。

五、結(jié)束語

總而言之，通過對(duì)地方志檔案的有效分析，在明確其重要性的基礎(chǔ)上，通過增強(qiáng)管理意識(shí)，提高管理人員的專業(yè)能力，再加上應(yīng)用信息化設(shè)備等有效對(duì)策在檔案管理中的全面實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理質(zhì)量的有效提高。

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