新時期高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)研究

摘 要：新時期，信息化革命為進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理模式，有效提升其工作效率及質(zhì)量帶來了莫大機(jī)遇，但同時其本身的創(chuàng)新性，亦對高校檔案管理工作開展提出了諸多挑戰(zhàn)，有效應(yīng)對挑戰(zhàn)是當(dāng)下高校檔案管理必須深度思考的問題。在這樣的環(huán)境背景下，有關(guān)高校檔案管理方面的研究備受關(guān)注和熱議?；趯π聲r期高校檔案管理面臨挑戰(zhàn)的概述分析，著重探究其發(fā)展相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;挑戰(zhàn);發(fā)展

大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)已然成為人類生產(chǎn)資料和社會資源中的重要構(gòu)成部分，并為人類各項活動的開展提供了廣泛的信息支持。在這樣的環(huán)境生態(tài)下，我國檔案局專門成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理工作。對此，高校檔案管理亦需緊跟時代發(fā)展潮流，實時動態(tài)關(guān)注現(xiàn)代科技創(chuàng)新，主動迎接挑戰(zhàn)，砥礪前行，推進(jìn)檔案管理工作的深化變革，從而提升工作效率及質(zhì)量。事實上，很多高校已逐步推廣信息化技術(shù)在檔案管理體系中的植入，并取得了顯著成效，但某些方面仍有不足，面臨著諸多挑戰(zhàn)。

一、新時期高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

檔案本身作為高校重要的資源承載，包括人事檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案等多種類型，為高校系列活動開展提供了必要的信息支持，同時亦是高校管理工作體系的有機(jī)構(gòu)成部分，歷來受到高度重視，事實上也取得了顯著成效。但是，在新時期，受多重因素影響，現(xiàn)階段的高校檔案管理面臨著重重挑戰(zhàn)，其發(fā)展由此邁入了一個新的征程。具體而言，近年來，隨著高等教育的普及化、大眾化，在國家擴(kuò)招政策的導(dǎo)向下，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張，生源數(shù)量亦是同步增長，加之各項配套的逐步完善，聚集了海量信息資源，使得高校檔案管理面臨著空前壓力。在這樣的環(huán)境生態(tài)下，信息化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用植入，為之帶來了巨大發(fā)展機(jī)遇，但同時亦提出了二重挑戰(zhàn)。具體而言，大數(shù)據(jù)時代，高校檔案的應(yīng)用價值不斷被挖掘，相關(guān)信息構(gòu)成更是趨于多樣化、復(fù)雜化，傳統(tǒng)管理模式下，其功能定位局限于被動提供查閱服務(wù)，并且紙質(zhì)承載方式，導(dǎo)致其服務(wù)效率大大降低，無法滿足師生實際需求。雖然部分高校檔案管理信息化建設(shè)已取得一定成效，但整體水平不高，利用率偏低，該方面的挑戰(zhàn)仍舊客觀存在。同時，在高度開放、自由化的互聯(lián)網(wǎng)空間內(nèi)，高校檔案管理逐漸信息化，實現(xiàn)了部分信息資源共享，方便了師生使用，但亦暴露在相對復(fù)雜的安全環(huán)境下，信息安全問題日益突出，嚴(yán)重?fù)p害高校及全體師生利益的問題。除此之外，在宏觀信息化建設(shè)趨勢下，人依舊是高校檔案管理的主體，其本身業(yè)務(wù)能力及職業(yè)素養(yǎng)亦面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

二、高校檔案管理發(fā)展建議

面對高等教育發(fā)展新趨勢，加之信息化變革導(dǎo)向，高校檔案管理應(yīng)主動迎接挑戰(zhàn)，提高綜合工作水平。因此，基于上述分析，結(jié)合實際情況，針對性地提出了以下幾種高校檔案管理發(fā)展建議，以供參考和借鑒。

1.強(qiáng)化思想認(rèn)知

思想認(rèn)知是行為實踐的根源，該方面的建設(shè)對高校檔案管理工作發(fā)展至關(guān)重要。新時期，高校檔案管理工作的完美蛻變，始終離不開校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理人員的支持。在以往的工作模式下，高校檔案管理的價值未充分體現(xiàn)出來，導(dǎo)致其存在感不斷降低，人們的重視程度亦然逐步削弱。對此，高校及全體工作人員應(yīng)從充分重視檔案管理工作開始，無論從思想建設(shè)還是行動上都要做出適時的轉(zhuǎn)變。與此同時，信息化變革環(huán)境下，還需樹立高度的大數(shù)據(jù)意識，充分借助網(wǎng)絡(luò)推動檔案管理工作理念及方向的轉(zhuǎn)變，主動提升服務(wù)水平?；诖耍咝n案管理信息化建設(shè)，還需物力、財力以及技術(shù)的多重支持，如此才能最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有價值。對此，高校需結(jié)合自身實際情況，協(xié)調(diào)好各項建設(shè)投入，適度加大對檔案管理工作的資源投入，改善其運(yùn)行環(huán)境，并緊密關(guān)注相關(guān)行業(yè)發(fā)展動態(tài)，及時導(dǎo)入先進(jìn)科技，加強(qiáng)與其他院校的互動交流，共享有效實踐經(jīng)驗，構(gòu)建自身完善的檔案管理運(yùn)行機(jī)制體系，為后續(xù)系列活動開展奠定扎實的基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建大數(shù)據(jù)庫

傳統(tǒng)高校檔案管理模式，以紙質(zhì)記載為主，信息丟失現(xiàn)象尤為普遍，并且服務(wù)效率極低，很大程度上降低了檔案信息的利用率。隨著高等教育普及化，辦學(xué)規(guī)模、生源數(shù)量、師資力量、教學(xué)研究等諸多方面的發(fā)展，匯聚了龐大的檔案信息數(shù)據(jù)，一定程度上加大了檔案管理難度。而信息化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用植入，則使得上述問題迎刃而解。對此，高校應(yīng)加緊大數(shù)據(jù)庫建設(shè)與開發(fā)，根據(jù)檔案管理工作需求，合理設(shè)定相關(guān)功能板塊，在實際踐行過程中，還需嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證足夠的人力、物力投入，依托現(xiàn)代科技，生成不同層級的數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)之上，明確檔案管理的核心價值及任務(wù)目標(biāo)，制定科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制，引導(dǎo)相關(guān)工作人員緊密關(guān)注學(xué)校各項活動發(fā)展，并做好相關(guān)記錄工作，生成真實、可靠的數(shù)據(jù)信息，及時錄入到檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，同時注重做好分類、整理等工作，以便于更好地服務(wù)師生需求，提高工作效率及質(zhì)量。前期來看，檔案大數(shù)據(jù)庫建設(shè)可能需要較大的資源、人力投入，但長遠(yuǎn)上卻效益非凡。

3.優(yōu)化管理平臺

綜合來講，高校檔案管理所輻射到的工作內(nèi)容極其寬泛，既包括學(xué)生檔案管理，又有教師檔案管理等，對于不同目標(biāo)人群而言，其性質(zhì)亦存在較大的差異。為了進(jìn)一步提升高校檔案信息的利用價值，在當(dāng)下的信息化環(huán)境下，應(yīng)結(jié)合實際情況具體分析，制定一套滿足目標(biāo)用戶需求的大數(shù)據(jù)分析工具。以學(xué)生檔案管理為例，高校在充分發(fā)揮自身人才培育主陣地優(yōu)勢的同時，加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)的合作，實現(xiàn)資金、人力、物力等優(yōu)質(zhì)資源的高度融入，進(jìn)一步挖掘和利用學(xué)生數(shù)字檔案資源作用，為系列教學(xué)活動開展提供導(dǎo)向支持之余，創(chuàng)新企業(yè)聘任服務(wù)。除此之外，如上分析所述，高校檔案管理涉及到很多私密信息，一旦泄露可能會給師生造成不必要的困擾，甚至是經(jīng)濟(jì)、名譽(yù)等損失。正是由于高校檔案豐富的價值，加之高度開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，使之日漸成為信息犯罪的高發(fā)地。新時期，高校檔案管理必須重視和加強(qiáng)信息安全方面的建設(shè)，定期更新防火墻、病毒查殺等軟件，并設(shè)置用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)，實現(xiàn)“平安校園建設(shè)”目標(biāo)。

4.提升服務(wù)水平

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理不應(yīng)僅局限于記錄保存，其關(guān)鍵和要點則在于應(yīng)用，只有如此才能最大限度地釋放該項工作價值，從而獲得相關(guān)參與要素的支持和幫助。信息化時代，網(wǎng)絡(luò)最突出的特點是資源共享。對此，高校應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理工作平臺建設(shè)，實現(xiàn)線上線下服務(wù)一體化發(fā)展，在充分確保安全的環(huán)境下，促進(jìn)海量檔案信息共享，提高其利用率。在此過程中，要著力加強(qiáng)對訪問權(quán)的分配及把控，避免保密信息泄露，給校園安全造成不必要的影響。除此之外，基于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，高校檔案實施分類管理，通過對各類電子數(shù)據(jù)資源的收集和整合，確保系列工作及時到位，并提升信息的準(zhǔn)確定和專業(yè)性，幫助用戶更加精準(zhǔn)、快速地查找所需信息。例如，區(qū)別各個學(xué)科的優(yōu)劣所在，可通過制圖表的方式一目了然。某種維度上講，高校檔案管理作為一項系統(tǒng)化服務(wù)工程，除了共享建設(shè)之外，相關(guān)管理人員還需全方位考察收錄信息的準(zhǔn)確性、實用性以及真實性、及時性等，針對性地查找不足予以改善，并主動提供服務(wù)，提高檔案資源利用率。

5.重視人才隊伍建設(shè)

知識經(jīng)濟(jì)時代，人才是推動社會發(fā)展的恒動力，亦是高校檔案管理有效應(yīng)對新時期挑戰(zhàn)的核心資本。信息化時代，先進(jìn)科技在高校檔案管理中的植入，形成了新的工作模式格局，同時多重方面的挑戰(zhàn)，亦對相關(guān)從業(yè)人員提出諸多要求。事實上，人才業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的挑戰(zhàn)是高校檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵，包括知識結(jié)構(gòu)、能力組成、實踐經(jīng)驗等。因此，新時期，高校必須提高對人才戰(zhàn)略地位的重視，了解現(xiàn)代檔案管理工作挑戰(zhàn)的本質(zhì)與核心，重視專業(yè)化人才發(fā)展，充分發(fā)揮自身人才培育主陣地優(yōu)勢的同時，適度加大該方面的建設(shè)投入?；诖?，高校定期或不定期組織多樣化的培訓(xùn)教研活動，及時更新檔案管理工作人員思想理念，強(qiáng)化其服務(wù)意識，宣導(dǎo)先進(jìn)科技，廣泛邀請學(xué)術(shù)大家、行業(yè)領(lǐng)袖參與，共享行業(yè)發(fā)展經(jīng)驗，提高他們的綜合能力素質(zhì)，從而為高校檔案管理發(fā)展提供必要的智力支持。同時，對于高校檔案管理工作人員個體而言，其本身亦需關(guān)注新時期所面臨的挑戰(zhàn)，不斷加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，了解大數(shù)據(jù)科技發(fā)展，關(guān)注檔案管理最新發(fā)展動態(tài)，充實自身學(xué)識涵養(yǎng)，更好地應(yīng)用于工作實踐中。

三、結(jié)語

總而言之，新時期，高校檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)，要實現(xiàn)最大效益產(chǎn)出，應(yīng)重視先進(jìn)科技導(dǎo)入，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)支持，不斷創(chuàng)新工作模式，同時注重轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，提高重視程度，加強(qiáng)管理建設(shè)、服務(wù)建設(shè)以及人才建設(shè)。綜合來講，高校檔案管理作為一項系統(tǒng)化工程，其在未來的發(fā)展還有很長一段路，希望學(xué)術(shù)界大家持續(xù)關(guān)注此課題研究，結(jié)合實際情況，全方位解析高校檔案管理所面臨著的各項挑戰(zhàn)，并依托現(xiàn)代科技，針對性地提出更多有效發(fā)展策略，不斷優(yōu)化其服務(wù)結(jié)構(gòu)，最大限度地實現(xiàn)其價值產(chǎn)出，從而推動高等教育持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：楊柳（1983-），女，山西壽陽，本科，晉中師范高等?？茖W(xué)校館員，研究方向：檔案管理。