做好高校文書檔案管理工作之我見

孫紅源

摘 要：分析高校文書檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展中的作用及存在的問題，并提出規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接;重視人才引進(jìn)，加大培訓(xùn)力度;領(lǐng)導(dǎo)重視，做好文書檔案管理工作;提高創(chuàng)新能力，提高服務(wù)效率;加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度等五個方面措施做好高校文書檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校;文書檔案;管理

文書檔案管理工作是高等學(xué)校內(nèi)部管理工作中的一個重要組成部分，是衡量一所高校管理水平的重要指標(biāo)之一。文書工作是對文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個完整的運(yùn)動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。如何提高高校文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地為廣大師生提供更為全面系統(tǒng)的檔案信息，更好地為教學(xué)、科研、行政管理服務(wù)，已成為高校管理工作的重要內(nèi)容之一。為進(jìn)一步加深對文書檔案管理工作的認(rèn)識，根據(jù)本人工作實踐和理論學(xué)習(xí)，結(jié)合目前高等學(xué)校文書檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀，從如何做好高校文書檔案管理工作方面進(jìn)行一些探討。

一、高等學(xué)校文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是高校管理的一個重要組成部分，是學(xué)校各項綜合工作的重要組成部分。做好文書檔案管理工作，不僅有助于提高公文質(zhì)量，健全文書處理工作制度，而且有助于提高高校工作效率及作風(fēng)建設(shè)。

1.助手作用

文書檔案管理工作是高校的服務(wù)性、輔助性工作。規(guī)范、準(zhǔn)確、高效的文書檔案管理工作，可以通過協(xié)助行政領(lǐng)導(dǎo)和各個職能部門做好信息的收集、傳遞和處理工作，為行政領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供準(zhǔn)確、及時的信息和咨詢服務(wù)，促進(jìn)高校各項工作的順利開展。

2.紐帶作用

文書檔案管理工作是高校傳遞和處理信息的工作。行政管理的政策、方針都要通過文書工作渠道進(jìn)行傳達(dá)和督辦，正是由于文書部門的信息傳遞，才能使高校的各項工作得以落實。

3.窗口作用

文書檔案是一項業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作。無論是下級請示工作、上級下達(dá)工作，還是各部門間相互聯(lián)系，都要通過文書、檔案部門。因此，文書檔案在一定意義上就成了高校信息傳遞的窗口。

二、高等學(xué)校文書檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1.文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

“文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理則是文書工作的繼續(xù)和延伸，兩者密不可分。而在實際工作中，文書和檔案往往實行分塊管理體制，在某種程度上拉大了文書工作與檔案管理的距離?！睓n案管理人員很少接觸文書工作，文書工作人員的檔案意識也比較淡薄，致使兩者在銜接過程中會出現(xiàn)脫節(jié)。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

作為一所高校，檔案管理水平的高低，取決于檔案管理人員先進(jìn)的工作方法、專業(yè)技術(shù)水平和較強(qiáng)的管理能力。隨著計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，高校檔案管理也急需一批在自身領(lǐng)域有著扎實專業(yè)知識的管理人才和有著復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的檔案隊伍。目前，高校文書檔案管理水平普遍較低，與高校文書檔案隊伍專業(yè)人才匱乏有著極其密切的關(guān)系。

3.檔案意識不強(qiáng)

高校文書檔案管理工作離不開高校各級領(lǐng)導(dǎo)、全院師生的支持、協(xié)助與配合。但在實際工作中，工作常常處于被動狀態(tài)，檔案管理部門得不到領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生的重視，部分師生檔案意識不強(qiáng)，認(rèn)為檔案只不過是儲存文件的倉庫，對檔案管理工作的程序、要求及檔案工作的意義認(rèn)識不夠。

4.繼續(xù)教育力度薄弱

在大多數(shù)高校中，由于檔案管理工作沒有得到足夠重視，在檔案管理人員隊伍的配備上，沒有堅持科學(xué)合理配置，檔案管理人員偏少，在繼續(xù)教育以及人才引進(jìn)方面沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，缺少專業(yè)化水平較高的檔案管理隊伍，文書檔案管理者往往都是身兼數(shù)職，還有部分領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致每年的培訓(xùn)都向教師隊伍傾斜，檔案管理人員很少有機(jī)會出去進(jìn)修和學(xué)習(xí)。

5.缺乏制度創(chuàng)新，與科學(xué)化管理的要求不相適應(yīng)

在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的進(jìn)程中，近年來大部分高等學(xué)校創(chuàng)新力度都很大，大的制度建設(shè)有領(lǐng)導(dǎo)主抓，層層落實，而具體到檔案方面的規(guī)章制度就很少有領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)，親自督辦，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化，與新的外部環(huán)境不相適應(yīng)。文書檔案管理工作帶有明顯的黨政機(jī)關(guān)檔案管理的色彩，基本上是幾十年一貫制。同時，檔案人員將大部分精力集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，在實際工作中也一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)檔案價值的服務(wù)，工作手段相對落后，與信息時代高效便捷的要求不相適應(yīng)。

三、提高高校文書檔案管理水平的對策

1.規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接

“文件是檔案的前身， 文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量， 沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案， 高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的?！蔽臅藛T要有非常強(qiáng)的檔案意識，形成良性互動的行動路線，在參與實際活動過程中履行指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)職責(zé)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中， 要時刻想到檔案工作， 實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。文件處理要及時、準(zhǔn)確， 收發(fā)文件要及時登記，發(fā)現(xiàn)缺失要及時查找。只有這樣， 才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的互動、銜接、協(xié)調(diào)機(jī)制，使文書檔案工作的生成和利用環(huán)節(jié)順利對接。

2.重視人才引進(jìn)，加大培訓(xùn)力度

做好高校文書檔案工作的關(guān)鍵是建立一支穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)精通的檔案管理隊伍，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員的培養(yǎng)，通過對檔案管理人員的培養(yǎng)教育，增強(qiáng)檔案工作的技術(shù)含量，提高檔案工作效益，多渠道、多形式地培養(yǎng)、引進(jìn)人才，逐步優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，提高檔案隊伍的整體水平。切實加大對檔案人員培訓(xùn)的經(jīng)費投入，通過走出去引進(jìn)來等方式提高檔案隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，選拔一些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)技能高的專業(yè)人才充實到檔案管理隊伍，建立切實可行的人才培養(yǎng)方案和激勵機(jī)制。采用全方位、多層次的培養(yǎng)手段，定期開設(shè)培訓(xùn)課堂，講授檔案管理的專業(yè)知識、先進(jìn)的管理經(jīng)驗和信息化的管理方式，重視崗位培訓(xùn)，不定期地進(jìn)行考核，加強(qiáng)各學(xué)校間檔案管理交流溝通，以適應(yīng)高校文書檔案管理工作的要求。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視，做好文書檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好文書檔案工作的前提。采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和教職員工宣傳檔案法律法規(guī)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及教職員工們對檔案工作的認(rèn)識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)。在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。

4.增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提高服務(wù)效率

要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，無論是檔案管理工作、檔案信息交流，還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，都應(yīng)以現(xiàn)代化技術(shù)手段作為媒介，充分利用網(wǎng)絡(luò)及計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，提高管理水平和效率，幫助解決問題。要確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對檔案管理無效益的片面認(rèn)識，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強(qiáng)烈使命感。

5.加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

“著力推進(jìn)制度創(chuàng)新工作，根據(jù)學(xué)校的管理體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)變化，甄別廢除完全不適宜的規(guī)定，修改完善部分不相適宜的規(guī)則，建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，建立階段性修編檔案規(guī)范制度，為檔案工作提供強(qiáng)有力的組織制度保障?！痹跈n案部門外圍環(huán)境不斷變化的過程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就。為此，我們要定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評審，組織系統(tǒng)內(nèi)的管理力量集中進(jìn)行篩選、修訂或補(bǔ)充，以使我們的制度符合實際和切實行之有效。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實面貌的一項重要工作;它不僅要求文書工作和文書檔案管理人員具有良好的工作能力和業(yè)務(wù)能力，有良好的職業(yè)道德和高度的責(zé)任心，而且也要求各級高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，為文書檔案管理工作提供各項保障。只有這樣，才能提高高校文書檔案管理水平，發(fā)揮文書檔案在高校改革發(fā)展中的作用，更好地為學(xué)校和社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周暉蓉.高校文書檔案管理中存在的問題及對策[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2010（5）

[2]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2011（6）

[3]劉廷霞 孫秀梅.做好檔案管理工作之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，0（9S）.

[4]姜文燦.做好檔案管理工作之我見[J]. 蘭臺內(nèi)外，2015，0（6）.

[5]李雅麗.做好藝術(shù)類高校檔案工作之我見[J]. 科學(xué)中國人，2014，0（3X）.

[6]馬金寶，李艷飛.高校班干部管理工作之我見[J]. 文教資料，2017，0（30）：217.

[7]閆立萍，李海艷.做好博物館檔案管理工作之我見[J]. 蘭臺內(nèi)外，2014，0（1）.