淺析中小型醫(yī)院的檔案管理

劉云潔

摘 要：隨著國家醫(yī)療制度的改革，尤其實(shí)行全民醫(yī)保、新農(nóng)合、推進(jìn)分級診療制度使優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉等惠民政策之后，解決了百姓看病難就醫(yī)難等問題的同時(shí)，中小型醫(yī)院也有了更大的生存空間。在實(shí)際工作中，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成，直接影響著醫(yī)院的整體發(fā)展水平。但對于中小型醫(yī)院，由于醫(yī)院本身規(guī)模小，人員緊張，一般沒有專門的檔案管理專業(yè)人員管理醫(yī)院檔案，且往往一人身兼數(shù)職，因此，必須及時(shí)對醫(yī)院檔案管理問題進(jìn)行妥善的解決。。因此針對現(xiàn)階段情況進(jìn)行梳理，并提出具有可行性的改善對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

在現(xiàn)在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，檔案管理工作顯得尤為重要。在實(shí)際工作中，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成，是醫(yī)院資料的匯集處;是醫(yī)院工作開展的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)研究的基礎(chǔ)，通過檔案資料分析開展醫(yī)療教育管理工作，促使其發(fā)展的科學(xué)性、合理性，直接影響著醫(yī)院的整體水平。只有真正抓好醫(yī)院的檔案管理工作，才能為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理及教學(xué)等方面做出新貢獻(xiàn)。然而，長期以來，不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)甚至檔案管理工作者本人都沒有真正意識到這項(xiàng)工作的重要意義，一度認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理工作無足輕重，再加上中小型醫(yī)院本身規(guī)模小，人員緊張，優(yōu)先保證醫(yī)療一線的人員配備，重視醫(yī)療技術(shù)建設(shè)，而忽視醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為普遍狀況，一般沒有專門的檔案管理專業(yè)人員管理醫(yī)院檔案，且往往一人身兼數(shù)職，。這與檔案管理的直接輸出的效益有關(guān)，由于其不能直接創(chuàng)造價(jià)值，由此在檔案管理工作上缺乏積極性，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案無專人管理，兼職人員工作態(tài)度消極、效率低下，檔案分類混亂、文件缺頁丟失、紅頭文件發(fā)錯(cuò)文號等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，背離了應(yīng)有的發(fā)展軌道。檔案工作建檔是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，利用是目的。如果不能充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，則難以挖掘檔案管理的使用價(jià)值，也就不能真正為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

2.檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中，醫(yī)院制度的制定通常要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際管理情況，適合本院的行政管理、認(rèn)識管理和制度安排，但是在檔案管理上制度不健全，落實(shí)不到位。健全檔案管理其所涉及到的內(nèi)容繁多，包括檔案的收集、歸類、保存、借閱等。就目前來說，雖然很多醫(yī)院建立了檔案管理制度，但是由于缺乏科學(xué)、統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理模式，各個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作遠(yuǎn)未達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。尤其中小型醫(yī)院由于管理制度的不健全，很多重要的材料信息得不到重視和收集整理，造成檔案收集效率低下，檔案不齊全，而檔案資料的匱乏進(jìn)一步制約了檔案的使用，失去了檔案管理的完整性。

3.檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

目前，在中小型醫(yī)院的檔案管理中，很多管理人員身兼多職，并不是專職進(jìn)行檔案分管，其不僅缺乏專業(yè)性，也缺乏工作時(shí)間的有效、合理分配，更多人員則是借調(diào)各個(gè)科室的行政人員，缺乏專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，知識面窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，管理理念及管理水平相對滯后，與當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的要求差距較大，難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。

以往的醫(yī)院檔案管理以收集工作為主，隨后進(jìn)行整理歸類和存儲。在新的環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)更迭，在檔案管理上也有了更為嚴(yán)格的要求，即從業(yè)人員需要具有綜合分析能力、協(xié)調(diào)溝通能力和歸納總結(jié)能力，不僅要具備一定的醫(yī)學(xué)知識，也要具備熟練操作電腦設(shè)備技能。而現(xiàn)階段的情況則是缺乏高層次、專業(yè)對口的醫(yī)學(xué)檔案管理人員。在人員招聘上要么為醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)生、要么為檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，缺乏兩者的結(jié)合人員，因此，在醫(yī)院檔案資料的管理上需要耗費(fèi)更多的時(shí)間進(jìn)行普及教育，這對于現(xiàn)代化管理進(jìn)程的推進(jìn)造成了一定的障礙。有時(shí)隨著醫(yī)院崗位的調(diào)整，管理檔案的人員也會隨之變動(dòng)，檔案管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定也給醫(yī)院檔案管理帶來一定的難度。

4.檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

在一些中小型醫(yī)院中，不僅沒有專人管理檔案，且沒有專門的檔案室，醫(yī)院各種檔案分散在各個(gè)科室，由于各科室人員對檔案工作重要性認(rèn)識不足，許多檔案資料處于長期堆放狀態(tài)，得不到及時(shí)的整理歸檔，不便于綜合利用。各科室分散管理，往往造成檔案的重復(fù)保存，同時(shí)造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。各科室檔案往往存放在各辦公室，很難做到防火、防潮、防塵、防蟲等，不利于檔案的完整和安全。因?yàn)闄n案的保存不僅要安全，而且對于環(huán)境的溫濕度也有很高的要求，一般辦公室很難達(dá)到。

5.對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

現(xiàn)在國家雖然出臺了《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局也出臺了一系列檔案管理辦法和管理?xiàng)l例，但是到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。各大醫(yī)院有自己的一整套檔案管理人員，根據(jù)自己的理解和實(shí)踐形成自己的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。但在中小型醫(yī)院中，檔案管理不僅人員兼職，而且也沒有形成相應(yīng)規(guī)范的檔案管理制度，以至對檔案內(nèi)容界定不清，在管理范圍上缺乏明確的要求。隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步，社會的變革與發(fā)展，在檔案管理的內(nèi)容上也發(fā)生了內(nèi)外部的改變。但是對于醫(yī)院制度發(fā)展本身欠缺，對于中小醫(yī)院，其檔案管理制度更是“紙上談兵”，難以落實(shí)，更談不上制度的更新，結(jié)果會使許多檔案沒有納入管理。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施及對策

醫(yī)院檔案管理存在著諸多亟待解決的弊病，應(yīng)采取有力的措施加以改善。

1.突出檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識

在中小型醫(yī)院中，無論身兼多少職位，平時(shí)有多忙，作為合格的檔案管理者都需要做好檔案知識的宣傳工作，讓更多的同事、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。當(dāng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理的重要性后，則會更關(guān)注其內(nèi)部發(fā)展，更好地聽詢?nèi)绾胃纳茩n案管理制度的建議，將其納入重要的議事工作中。而醫(yī)院員工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性后，則可以與日常工作的需求相聯(lián)系，更好地進(jìn)行歸檔準(zhǔn)備，做最好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持工作。無論是病患資料，還是科研資料，這些都是醫(yī)院發(fā)展中的寶貴財(cái)富。作為醫(yī)院檔案管理人員，在進(jìn)行信息收集、歸納、整理的工作之外，還應(yīng)充分發(fā)揮其利用價(jià)值，積極為各個(gè)科室部門提供查詢、借閱、工作指導(dǎo)等服務(wù)，為醫(yī)院的醫(yī)療、護(hù)理、科研教學(xué)等發(fā)展起到推動(dòng)的作用。同時(shí)，還應(yīng)積極為醫(yī)院檔案管理工作提供建設(shè)性的建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作內(nèi)容和實(shí)際問題，并加深院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的了解，提出具有建設(shè)性的建議。

2.健全檔案管理制度

建立科學(xué)的檔案管理體系，做好檔案管理制度的建設(shè)是關(guān)鍵性問題，只有這樣才可以促使檔案管理行為具有規(guī)范性，保證管理工作的開展具有目標(biāo)性和計(jì)劃性。醫(yī)院檔案管理工作的性質(zhì)不同于其他檔案，其材料構(gòu)成復(fù)雜，所涉及的數(shù)據(jù)則為臨床結(jié)果，涉及到患者隱私等。從類別上看，也涉及到科研成果、特殊病例、醫(yī)院職能、醫(yī)療器械和治療方案等。而對于中小型醫(yī)院，其不能照搬大醫(yī)院的管理制度，需要結(jié)合自身發(fā)展做好規(guī)劃。首先，在檔案管理制度建設(shè)上，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障、歸檔管理、借閱制度等，其次，做好檔案的分類和編號，促使其與工作掛鉤，能及時(shí)調(diào)閱不同年限、不同科室所開展的相關(guān)醫(yī)療活動(dòng)的資料。在編制上也需要有一定的邏輯、次序，而不是將資料隨意堆放。最后，則是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的開展與落實(shí)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，并爭取得到更多資金的支持。

3.提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

由于檔案管理人員素質(zhì)將直接影響檔案管理水平，醫(yī)院檔案管理人員除要熟悉檔案工作法律法規(guī)及相應(yīng)的檔案工作程序外，還應(yīng)掌握一些現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和管理技巧，努力學(xué)習(xí)掌握和了解醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等各方面的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。這主要可以通過以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)：一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì);二是引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，其可以通過院內(nèi)人員選拔、社會招聘、校園招聘等形式選擇對口專業(yè)人才;三是對檔案人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，一方面是技能培訓(xùn)，另一方面則是醫(yī)院檔案管理中的基礎(chǔ)醫(yī)療知識培訓(xùn)，更好地促使檔案管理人員了解工作的內(nèi)容，適應(yīng)醫(yī)院管理模式;四是提高醫(yī)院社會群體的檔案意識，即檔案管理人員要認(rèn)識到工作的重要性，其所涉及到的企業(yè)利益、經(jīng)濟(jì)利益和社會價(jià)值，從而提升工作的準(zhǔn)確性、專業(yè)性和自覺性。

4.實(shí)行醫(yī)院檔案管理信息化

國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求醫(yī)院檔案建設(shè)信息化，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化也是當(dāng)今信息社會發(fā)展的必然趨勢。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。一方面醫(yī)院檔案信息化可以拓展醫(yī)療科技檔案及臨床檔案的服務(wù)領(lǐng)域;另一方面醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能使檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果。

5.檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理

醫(yī)院的檔案管理應(yīng)當(dāng)具有統(tǒng)一性，其表現(xiàn)在操作、制度、保管等多個(gè)方面，要貫徹落實(shí)檔案管理規(guī)范，并能夠做好組織、監(jiān)督工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的收集和利用的全面性，更好地解決經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備之間的矛盾，并加強(qiáng)醫(yī)院檔案的存儲安全性、完整性，為后續(xù)的檔案使用提供保障。在院內(nèi)管理上可以由院長進(jìn)行分管，由科室主任負(fù)責(zé)執(zhí)行和監(jiān)督，并設(shè)立檔案專職管理員，完善三級管理模式。

總之，一項(xiàng)工作開展得好壞與領(lǐng)導(dǎo)的重視是分不開的，得到領(lǐng)導(dǎo)的支持是院內(nèi)工作開展的必要前提。在醫(yī)院檔案信息管理工作中，要加強(qiáng)內(nèi)部體制改革，并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策，將業(yè)務(wù)的開展推進(jìn)到各個(gè)部門的日常工作中，加強(qiáng)管理手段的革新。而這些都需要醫(yī)院管理者的支持，在高度統(tǒng)一下、全力支持下，能夠盡可能地發(fā)揮人力、物理資源，促使檔案管理工作具有特色化發(fā)展道路，促使信息資源得到廣泛的應(yīng)用。

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