數(shù)據(jù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理帶來的改變

摘 要：數(shù)據(jù)發(fā)展使醫(yī)院檔案管理的信息化水平越來越高，也面臨著越來越龐大的檔案數(shù)據(jù)信息，以及非傳統(tǒng)檔案管理模式下的數(shù)據(jù)信息安全風險等。在分析數(shù)據(jù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理的影響及現(xiàn)實挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，提出數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動背景下醫(yī)院檔案管理對策，對做好新時期檔案管理具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案管理;變化;對策

檔案管理作為醫(yī)院一項基礎(chǔ)性工作，對規(guī)范醫(yī)院行政管理、提升醫(yī)療業(yè)務(wù)水平、維護醫(yī)患雙方權(quán)益等方面發(fā)揮著重要作用。數(shù)據(jù)發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理的信息化水平越來越高，同樣，數(shù)據(jù)發(fā)展也使得醫(yī)院檔案管理面臨著越來越龐大的檔案數(shù)據(jù)信息，以及非傳統(tǒng)檔案管理模式下的數(shù)據(jù)信息安全風險等。因此，要準確把握數(shù)據(jù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理帶來的深刻影響，針對數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理存在的現(xiàn)實問題，有針對性地提出解決對策，切實做好新時代醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展過程中的應(yīng)有作用，為新時期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革提供有力支持和保障。

一、數(shù)據(jù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理的影響

1.檔案數(shù)據(jù)來源更廣

一直以來，檔案館（室）是專門負責保管醫(yī)院檔案的專門部門，也是醫(yī)院管理和醫(yī)患等不同群體利用檔案的中心所在，這在一定程度上限定了醫(yī)院檔案的來源。即，醫(yī)院檔案的來源多為各業(yè)務(wù)科室或辦公室、醫(yī)務(wù)科等行政管理部門后期整理后的“成品”。數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)來源突出表現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化特點，OA辦公自動化，以及HIS醫(yī)院管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)來源更加廣泛，既有業(yè)務(wù)科室的檔案資料，也有行政管理部門的檔案數(shù)據(jù)，還有醫(yī)患在日常診療活動中形成的，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)來源更加常態(tài)化、寬泛化。

2.檔案數(shù)據(jù)量更龐大

就醫(yī)院檔案管理部門而言，數(shù)據(jù)信息資源是檔案管理的客體，也是后期檔案查詢利用的主體，數(shù)量越多、門類越齊全，越有利于醫(yī)院檔案價值功能的發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)資源總量迅猛增加，診療業(yè)務(wù)的開展、人事、黨建等行政管理業(yè)務(wù)的推進，都留下了大量的珍貴數(shù)據(jù)資源。此外，為了適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要，各個醫(yī)療機構(gòu)紛紛加快了館藏檔案資源的數(shù)字化進程。無論是存量檔案的數(shù)字化，還是增量檔案的電子化都呈現(xiàn)出了大幅增長態(tài)勢，各級檔案管理部門所收錄館藏的檔案數(shù)據(jù)資源從最初的TB級增長至PB級，檔案數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)海量規(guī)模。

3.檔案數(shù)據(jù)類型更多

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，檔案表現(xiàn)形式主要有紙質(zhì)類、聲像類、視頻類，以及實物類等。在數(shù)據(jù)時代，又增加了電子類檔案資料，不同載體類型的檔案管理要求、管理方法和特征表現(xiàn)，以及結(jié)構(gòu)差異都有較大差異，增添了數(shù)據(jù)檔案管理的難度。此外，電子文檔、表格、網(wǎng)頁、視音頻等類型的異構(gòu)化數(shù)據(jù)成為檔案管理的重要組成部分，而且數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理朝著非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和類型多樣方向發(fā)展。

4.檔案數(shù)據(jù)價值密度高

傳統(tǒng)檔案管理模式下，醫(yī)院紙質(zhì)類、聲像類，實物類等檔案資料雖然承載了重要的信息資源，但一旦移交至醫(yī)院檔案室（館）后，限于技術(shù)因素的制約等，檔案多處于“休眠”狀態(tài)，利用率不高。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案中具有最真實的、價值高的歷史記錄能夠快速、高效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的提取、查找和應(yīng)用，尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，醫(yī)院檔案實現(xiàn)了“收”“管”“用”的全流程自動化，數(shù)據(jù)信息處理速度快，密切了信息間的關(guān)聯(lián)度，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)價值得以提升。

二、數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)據(jù)發(fā)展改變了醫(yī)院檔案管理模式，也使得傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案管理面臨著諸多的現(xiàn)實觀念、技術(shù)和安全的挑戰(zhàn)。

1.醫(yī)院檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)背景下的醫(yī)院檔案管理主要依靠人工收集和整理，即便有計算機技術(shù)的應(yīng)用也只是作為輔助性工具。檔案收集時通常先對其作出價值判斷，再依照檔案管理法律法規(guī)或技術(shù)標準進行歸檔管理和服務(wù)。數(shù)據(jù)化發(fā)展深刻地影響了醫(yī)院檔案管理模式，數(shù)字化、電子化成為醫(yī)院業(yè)務(wù)、人事以及其他行政管理類檔案工作的首要特點，重實體、重保存輕信息、輕利用的傳統(tǒng)管理模式受到了挑戰(zhàn)，迫切需要建立以信息資源共享、利用觀念基礎(chǔ)上的新的數(shù)據(jù)檔案管理新模式。

2.醫(yī)院檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理主要依靠人工操作模式，無論是檔案收集、登記、還是保存和利用等，“粗放性”是醫(yī)院檔案管理首要特點。在信息時代，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化，這些都給傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理帶來了技術(shù)上的新要求和新變革，不僅要注重依托新技術(shù)做好醫(yī)院檔案管理，還需要善于利用數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的安全存儲和共享應(yīng)用。

3.醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案管理面臨的安全威脅主要為傳統(tǒng)意義上的，如火災(zāi)、盜竊、蟲蛀等，數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理面臨著新的安全威脅——數(shù)據(jù)安全風險。即非傳統(tǒng)意義上的安全威脅，包括黑客攻擊、木馬病毒、數(shù)據(jù)丟失或被惡意篡改，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)面臨著信息泄露的風險和非傳統(tǒng)安全的挑戰(zhàn)。

4.醫(yī)院檔案歸檔及保存挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)背景下醫(yī)院檔案歸檔和保存嚴格按照相關(guān)規(guī)定，采取人工操作為主。數(shù)據(jù)發(fā)展提升了醫(yī)院檔案分類的科學性，可以通過檔案信息保存年限設(shè)定相應(yīng)類別，也可以通過醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)對其信息進行分類保存。在利用方面還可以通過“云存儲”的方式進行。但這也使得醫(yī)院檔案的歸檔形式更加多樣，歸檔分類的難度增加，對檔案管理人員的計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用要求較高。

三、數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動下醫(yī)院檔案管理對策

數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動下醫(yī)院檔案管理應(yīng)適應(yīng)新形勢新標準新要求，通過革新數(shù)據(jù)技術(shù)、標準規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施和人員素能等方面，切實滿足數(shù)據(jù)發(fā)展時代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實需要。

1.構(gòu)建標準化檔案數(shù)據(jù)管理機制

數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理面臨著急需信息的收集、存儲、管理標準，影響了數(shù)據(jù)檔案管理的質(zhì)量和效率。為此，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際，堅持精簡與優(yōu)化的原則，切實做好醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的自動化采集、傳輸和保存，最大限度實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的信息共享。此外，結(jié)合醫(yī)院檔案管理特點，構(gòu)建標準化檔案數(shù)據(jù)管理機制。成立數(shù)據(jù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，成立數(shù)據(jù)檔案管理小組，以及組成部門和人員，明確醫(yī)院內(nèi)設(shè)各部門在數(shù)據(jù)檔案管理中的職責，完善人員分工，建立明確的獎懲機制。

2.強化安全性檔案數(shù)據(jù)管理措施

數(shù)據(jù)發(fā)展深刻地改變著醫(yī)院檔案管理面臨的安全形勢，為此，在積極應(yīng)對分布式大數(shù)據(jù)映射條件下，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的安全形勢及現(xiàn)實要求，強化數(shù)據(jù)檔案安全方案，抵御非傳統(tǒng)安全威脅。一方面，要在醫(yī)院局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)中積極強化防火墻技術(shù)的應(yīng)用，防止非法軟件、黑客以及病毒的入侵。另一方面，要加大網(wǎng)絡(luò)防御系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用，與相關(guān)科研院所合作，加強醫(yī)院內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)信息的安全，減少“垃圾信息”。此外，還要在醫(yī)院內(nèi)部各數(shù)據(jù)流與檢測端口間構(gòu)建滑動映射關(guān)系矩陣，為醫(yī)院內(nèi)部各部門及科室之間的數(shù)據(jù)信息流提供安全穩(wěn)定的運行環(huán)境。

3.加大檔案數(shù)據(jù)管理軟硬件投入

數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動下的醫(yī)院檔案管理需要強有力的軟件、硬件支持和保障。為此，醫(yī)院管理者要高度重視醫(yī)院檔案信息化、數(shù)據(jù)化工作，加大醫(yī)院檔案管理的資金投入，添置必要的計算機、掃描儀，以及專門檔案管理軟件，持續(xù)加大軟件、硬件的投入力度。在此基礎(chǔ)上，要結(jié)合數(shù)據(jù)發(fā)展的新情況新變化，不斷對相關(guān)的設(shè)備設(shè)施以及系統(tǒng)進行優(yōu)化，為數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動條件下醫(yī)院檔案管理提供可靠軟硬件支持。

4.培育專業(yè)化檔案數(shù)據(jù)管理隊伍

數(shù)據(jù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和要求更高，不僅需要其掌握基本的檔案學知識、情報學理論，還要具備一定的信息素養(yǎng)和計算機應(yīng)用水平。一方面，加強在職檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識培訓，設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)、信息業(yè)務(wù)知識培訓內(nèi)容，選派優(yōu)秀業(yè)務(wù)骨干赴先進醫(yī)院或地區(qū)進行參觀考察和學習，提升信息化應(yīng)用能力和水平。另一方面，根據(jù)醫(yī)院人員編制現(xiàn)狀，適當給予醫(yī)院檔案管理崗位編制數(shù)量上的傾斜，加大人才引進力度，積極招錄具備檔案學專業(yè)背景，掌握一定的數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的復(fù)合型人才力度，為數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動下醫(yī)院檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

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作者簡介：高麗春（1975-），女，福建醫(yī)科大學護理系 副研究館員。