網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的高校學(xué)籍檔案管理研究

摘 要：學(xué)籍管理是高校教育運(yùn)作環(huán)節(jié)中不可缺少的組成部分，是對(duì)高校學(xué)生的入學(xué)情況以及在校狀況與畢業(yè)狀況的記錄形式;對(duì)學(xué)校的招生工作、平常對(duì)學(xué)生的管理工作、學(xué)生獎(jiǎng)罰工作以及留學(xué)升級(jí)、就業(yè)工作等均具有不可或缺的重大意義。因而伴隨著各種技能的不斷發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的弊端也逐步顯現(xiàn)，特別是對(duì)這種中外協(xié)同辦學(xué)的新式辦學(xué)方案造成很大的困難。在此環(huán)境中，從中國(guó)高校學(xué)籍檔案管理的狀況與的問題著手，對(duì)中國(guó)高校管理學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)化軟件的運(yùn)用狀況與其高校檔案學(xué)籍管理的有效手段實(shí)行研究以及探析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)教務(wù);高校;學(xué)籍檔案管理

檔案管理工作本身具備必然的復(fù)雜性以及繁瑣性，因此需要耗損大量財(cái)力、物力以及人力。除此之外，檔案管理工作對(duì)檔案管理機(jī)制以及管理檔案體系均具有極高的需求，反之又使管理檔案體系以及管理檔案工作產(chǎn)生了問題，帶來一系列麻煩，因而管理檔案的工作成效大幅度的降低。而管理檔案也是高校日常工作中極其重要的一部分，學(xué)生的檔案學(xué)籍管理是高校管理檔案工作的重中之重。學(xué)生檔案學(xué)籍管理不但與學(xué)生的入學(xué)、在校以及畢業(yè)全進(jìn)程記錄完善準(zhǔn)確緊密相關(guān)，還關(guān)系到學(xué)校是否能夠使用有關(guān)的信息展開更好的檔案管理工作。然而，現(xiàn)階段中國(guó)高校學(xué)生檔案學(xué)籍管理的現(xiàn)狀讓人堪憂，而且對(duì)高校檔案學(xué)籍的網(wǎng)絡(luò)化變革也變得十分迫切。

一、現(xiàn)階段高校檔案學(xué)籍管理的狀況

當(dāng)下中國(guó)高校學(xué)生檔案學(xué)籍管理已然產(chǎn)生了重大的改變，其最顯著的特征體現(xiàn)在學(xué)生檔案學(xué)籍管理內(nèi)容的變革以及檔案學(xué)籍管理形式的變革上。在傳統(tǒng)階段，學(xué)生檔案學(xué)籍管理內(nèi)容基本上是學(xué)生的考試成績(jī)以及平常學(xué)習(xí)或生活中的獎(jiǎng)罰情況這兩部分。因而由于網(wǎng)絡(luò)化以及信息化的到來而改變了這兩種性能的原始記錄以及運(yùn)行狀態(tài)，我國(guó)學(xué)生檔案學(xué)籍管理內(nèi)容也逐步豐富起來?？偟膩碇v，高校學(xué)生檔案學(xué)籍管理的內(nèi)容基本上記錄了學(xué)生在學(xué)校全部重要的事情，不僅包括獎(jiǎng)罰狀況、成績(jī)狀況等一些重要事情，而且已然達(dá)到了對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全進(jìn)程管理。在檔案學(xué)籍管理的形式上，我國(guó)高校檔案學(xué)籍管理也由單一紙質(zhì)的管理檔案向紙質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合的管理形式轉(zhuǎn)變。這種管理形式不但能夠促使對(duì)學(xué)生檔案學(xué)籍的記錄、保存以及查詢工作成效的提高，還能在最大程度上促進(jìn)高校學(xué)生檔案學(xué)籍管理上的進(jìn)步和轉(zhuǎn)變，并從整體上給高校檔案學(xué)籍管理工作帶來切合實(shí)際的好處。從細(xì)節(jié)上來講，我國(guó)高校學(xué)生檔案學(xué)籍管理還存在很多問題，而這種問題不但將給我國(guó)高校檔案學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化的改變引來很大的妨礙，而且還會(huì)對(duì)高校未來的發(fā)展產(chǎn)生一定的危害。我國(guó)近期也就此推出了一些政策，而這些政策必將給檔案學(xué)籍管理工作提出新的需求，也為新階段檔案管理工作帶來新的機(jī)遇。

二、目前高校檔案學(xué)籍管理中所存留的問題

目前雖然我國(guó)高校普遍引進(jìn)與運(yùn)用了數(shù)字化以及信息化管理檔案的體系，但相比西方的高校而言，中國(guó)的高校檔案學(xué)籍管理的網(wǎng)絡(luò)化程度仍舊偏低。而且在中國(guó)一些高校中，檔案學(xué)籍的數(shù)字化管理只實(shí)現(xiàn)了把紙質(zhì)信息檔案記錄在信息體系中的功能，而這種基本的性能并未能把檔案學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)化管理體系的作用發(fā)揮到極致。致使高校檔案學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化管理程度偏低的因素表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，大部分高校在使用數(shù)字化檔案學(xué)籍管理體系的進(jìn)程中，不但使用了網(wǎng)絡(luò)化的管理體系，而且引用管理觀念，促使所引入的學(xué)籍檔案管理體系未能很好的在高校環(huán)境中運(yùn)用。第二，高校在引入網(wǎng)絡(luò)化檔案學(xué)籍管理體系時(shí)容易忽略本身實(shí)際管理狀況，也就是說大多數(shù)高校的網(wǎng)絡(luò)化管理學(xué)籍體系并未與平常檔案學(xué)籍管理工作相結(jié)合。目前，中國(guó)高校網(wǎng)絡(luò)化檔案學(xué)籍管理體系具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先是和開發(fā)系統(tǒng)公司合作，引入已有的檔案學(xué)籍管理體系。其次是運(yùn)用校內(nèi)已有的資源對(duì)學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化體系實(shí)行自主研發(fā)。對(duì)引入的檔案學(xué)籍管理體系來講，出于系統(tǒng)并非私人訂制，因此極有可能產(chǎn)生對(duì)有些管理工作在系統(tǒng)中所不能實(shí)現(xiàn)的具體問題，還會(huì)產(chǎn)生系統(tǒng)中要記錄的內(nèi)容在學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中不存在的情況。除此之外，由于學(xué)校學(xué)籍管理信息的體系是先進(jìn)的，因此，當(dāng)管理體系需要更改亦或產(chǎn)生問題需要處理時(shí)，處理問題的時(shí)間由學(xué)校和網(wǎng)絡(luò)公司一起商量，導(dǎo)致若學(xué)校聯(lián)系不上公司，那么這些問題將沒法獲得處理。但是對(duì)學(xué)校自主研發(fā)的檔案學(xué)籍管理體系來講，有些學(xué)校在研發(fā)程序的進(jìn)程中只關(guān)注引進(jìn)有關(guān)軟件設(shè)置，而忽視對(duì)軟件管理的升級(jí)以及修護(hù)，容易導(dǎo)致檔案學(xué)籍管理體系在現(xiàn)實(shí)使用的進(jìn)程中由于數(shù)據(jù)過大等因素出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰。綜上所述，這些問題都是高校檔案學(xué)籍管理中網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程偏低的主要原因。

三、高校學(xué)籍檔案管理的有效舉措

要想有效地做好高校檔案學(xué)籍管理工作，需從檔案管理的內(nèi)部因素以及外部因素著手。而且只有當(dāng)這兩方面均做出相對(duì)應(yīng)的完善時(shí)，才有可能促使高校檔案學(xué)籍管理工作效率有效提高。

1.對(duì)檔案學(xué)籍管理的內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行完善

相比檔案學(xué)籍管理工作的外部因素來講，內(nèi)部因素主要指檔案學(xué)籍管理人員的管理水準(zhǔn)以及檔案學(xué)籍的管理機(jī)制和管理內(nèi)容。

在檔案學(xué)籍管理人員水準(zhǔn)方面，為了能夠促使管理人員熟練地使用網(wǎng)絡(luò)化的檔案學(xué)籍管理手段對(duì)學(xué)生的學(xué)籍實(shí)行管理，促使管理人員更好地把網(wǎng)絡(luò)化的管理觀念應(yīng)用于日常的管理工作中，學(xué)校應(yīng)依據(jù)現(xiàn)實(shí)的管理狀況，組織人員培訓(xùn)以及溝通的活動(dòng)，促使目前檔案學(xué)籍管理團(tuán)隊(duì)獲得最佳的管理觀念和操縱技能的培養(yǎng)，因而使其管理水準(zhǔn)具有更高的提高空間。而且為了確保高校檔案學(xué)籍管理團(tuán)隊(duì)的工作動(dòng)力以及創(chuàng)新能力，學(xué)校適當(dāng)?shù)亟o予管理團(tuán)隊(duì)一些高品質(zhì)以及專業(yè)高的管理模式，因而促使整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)主動(dòng)積極。

在檔案學(xué)籍管理機(jī)制和管理內(nèi)容方面，學(xué)?？梢詮南旅鎺c(diǎn)著手：第一，有效調(diào)節(jié)學(xué)籍管理的概論以及思想。不管是對(duì)檔案學(xué)籍管理工作來講，還是對(duì)檔案學(xué)籍管理體系來講，學(xué)籍概論以及其思想均是各項(xiàng)管理工作最基本的根據(jù)。為此，學(xué)校應(yīng)依據(jù)現(xiàn)實(shí)的辦學(xué)狀況，就當(dāng)下這種學(xué)籍理念和學(xué)籍內(nèi)容實(shí)行有效的調(diào)節(jié)，比如個(gè)人信息、畢業(yè)狀況等。第二，學(xué)校應(yīng)采取一些相對(duì)應(yīng)的舉措而減少檔案學(xué)籍各個(gè)部分內(nèi)容相互間的多種管理或交叉管理。多種管理和交叉管理影響學(xué)校檔案學(xué)籍管理的成效以及其準(zhǔn)確度。為此，學(xué)校應(yīng)盡快健全檔案學(xué)籍管理機(jī)制，并且也需確立不同專業(yè)和不同類別學(xué)生學(xué)籍管理的歸屬地，從而明確不同部門檔案學(xué)籍管理的工作內(nèi)容，從而有效減少多種管理以及交叉管理狀況的發(fā)生。

2.高校檔案學(xué)籍管理外部因素的完善

在學(xué)校完善學(xué)籍檔案管理外部條件的進(jìn)程中，需對(duì)檔案學(xué)籍管理體系進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)以及改善。主要從下面幾點(diǎn)入手：第一，提升學(xué)籍檔案管理體系的網(wǎng)絡(luò)化制度。學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化制度的低下是限制提高檔案學(xué)籍管理成效的主要因素之一。為此，高校應(yīng)經(jīng)過多方面的努力提升學(xué)籍檔案管理體系的網(wǎng)絡(luò)化水準(zhǔn)。基于從外部引入學(xué)籍檔案管理體系的高校來講，高校里的有關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)與開發(fā)軟件公司相互間的溝通，而且在溝通中把此系統(tǒng)在運(yùn)用的進(jìn)程中的弊端表述出來，因而促使軟件公司依據(jù)學(xué)校的現(xiàn)實(shí)狀況對(duì)檔案學(xué)籍信息管理的系統(tǒng)給予有效的保護(hù)和升級(jí)，并且做到及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。對(duì)自主研發(fā)的檔案學(xué)籍管理體系的高校來講，有關(guān)人員應(yīng)在平常的工作中加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的檢測(cè)以及修護(hù)數(shù)量，而且依據(jù)有關(guān)成果對(duì)此系統(tǒng)實(shí)行合理的調(diào)節(jié)和發(fā)展，因而有效的促使管理系統(tǒng)適應(yīng)性增強(qiáng)。

第二，改善紙質(zhì)學(xué)籍向網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍的轉(zhuǎn)換過程。紙質(zhì)學(xué)籍向網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍的轉(zhuǎn)換是目前學(xué)籍檔案管理工作中最重要的一項(xiàng)工作。為了有效的提升此管理工作的效率，在網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍的檔案管理體系中應(yīng)加入對(duì)外部數(shù)據(jù)的引入形式。在現(xiàn)階段我國(guó)所運(yùn)用的外部數(shù)據(jù)引入形式大部分都是人為導(dǎo)入，因而在現(xiàn)在技術(shù)的支持下，外部數(shù)據(jù)的引入形式能夠自動(dòng)形成。同時(shí)，在引入網(wǎng)絡(luò)化技能的進(jìn)程中還涉獵到對(duì)數(shù)字的檢驗(yàn)?；诖耍咝？梢砸刖W(wǎng)絡(luò)化簽字亦或技能檢驗(yàn)等形式對(duì)其所引入的數(shù)據(jù)實(shí)行更加明確的學(xué)籍檔案管理形式，從而促使學(xué)籍檔案管理體系工作更加高效地進(jìn)行。

四、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)化高校檔案學(xué)籍管理形式在網(wǎng)絡(luò)化教務(wù)環(huán)境中的使用是高校平常管理工作中最重要的一步。雖然目前此管理形式和管理體系中仍然存在一些問題，但是這些因素不應(yīng)成為高校放棄或暫緩運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化管理學(xué)籍體系的理由，而應(yīng)依據(jù)現(xiàn)實(shí)的工作狀況。目前，針對(duì)高校管理工作中對(duì)新政策的執(zhí)行情況，通過加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍體系開發(fā)公司的合作交流，對(duì)檔案學(xué)籍管理的形式不斷進(jìn)行健全以及實(shí)現(xiàn)完整性，因而促使高校檔案學(xué)籍管理體系可以為高校的檔案學(xué)籍管理帶來更大的好處。

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作者簡(jiǎn)介：梁西峰（1989-），男，漢族，陜西，寧夏大學(xué)，助理館員，研究方向：高校學(xué)籍檔案管理。