信息化管理在水電工程檔案工作中的應(yīng)用

陳秀麗

摘 要：從前我們傳遞信息，可能會用飛鴿傳信，快馬加鞭，再到后來的驛站，然后打電話，甚至到現(xiàn)在的email、QQ、微信聊天、電話等等進(jìn)行信息傳遞。我們每天所面臨的信息越來越多，信息整合就成為一項(xiàng)重要的工作?，F(xiàn)在是一個信息量爆發(fā)的時代，信息圍繞著我們，我們每天都在進(jìn)行著信息交換。隨著中國網(wǎng)民數(shù)量的上升，使得網(wǎng)絡(luò)信息與我們的生活密切相關(guān)。因此，結(jié)合實(shí)踐案例分析信息化管理在水電工程檔案工作中應(yīng)用的合理性。

關(guān)鍵詞：信息化管理;水電工程檔案;管理

現(xiàn)在是一個信息爆炸的時代，秉承時間就是金錢的信念。很多人做事情都在追逐質(zhì)量的同時，更加注重完成的效率。信息化管理在水電工程檔案工作中的應(yīng)用，就具有節(jié)省時間，提高效率、更加方便和快捷的優(yōu)點(diǎn)。那么，作為基礎(chǔ)定義，水電工程檔案是干什么的呢？我們大家都知道，在老師講到重要的內(nèi)容的時候，需要做筆記，以便后續(xù)閱讀、回憶復(fù)習(xí)的時候，能夠方便快捷地銜接知識。水電工程檔案是指從水電工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是水電工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。建立與加強(qiáng)水電工程檔案管理工作，是水電項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要，也是國家和水利部的共同要求。水電工程項(xiàng)目檔案未通過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，水電工程建設(shè)項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。水電工程檔案信息化的目的是為更好地完成現(xiàn)實(shí)與歷史的重任，更科學(xué)地管理水電工程檔案。檔案信息化管理是運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信息化管理是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。因此，后續(xù)將結(jié)合實(shí)際，把水電工程檔案信息化所帶來的超脫事物本身的影響也一一舉措。

一、這是一個新時代所必需的產(chǎn)物

1.時代的發(fā)展為信息化管理在水電工程檔案工作奠定了基礎(chǔ)

最近一次的人口普查表明，截止到2017年，中國人口已經(jīng)有將近十三億九千零八萬，雖然計(jì)劃生育等政策依舊在執(zhí)行，但老齡化的結(jié)局加劇又使政府推出了單獨(dú)二孩兒政策等來控制人口“三角塔”的措施?？傮w而言，中國人口還是在持續(xù)緩慢增長的。

人口居多，水電工程等影響人們生活的工程不可避免地在量的方面必定要得以提升。水電工程檔案，便出現(xiàn)了一個龐大的數(shù)字。在網(wǎng)絡(luò)科技不發(fā)達(dá)的“昨日”。記錄這么多的數(shù)據(jù)，需要相當(dāng)多的時間。那時候，人們只能憑借自己勤勞的雙手和簡單的工具，如使用記號筆、本子進(jìn)行很大篇幅的運(yùn)算和很多手繪的圖紙修改，甚至需要三五百人先互相交流幾天，然后才能登記在記錄冊上。這種靠人力手工管理水電工程檔案的方法，極大浪費(fèi)時間和人力資源。如果能夠每次都把檔案記錄得完全正確，固然是我們所希望的，然則人非圣賢，孰能無過，因?yàn)槭侨耍覀冇懈行?、理智、七情六欲等等，很多因素可能會影響到我們的工作效率，或者有其他事情暫時等情況，就可能造成信息不夠準(zhǔn)確，出現(xiàn)記錄紕漏。同時這種僅靠人力管理水電工程檔案的情況，復(fù)查起來比較困難。如果有其他學(xué)者對水電工程檔案有所疑惑，來復(fù)查的時候，又會浪費(fèi)很大一部分時間。比如我們以往的查字典，無論是按照筆畫還是拼音，都不如現(xiàn)在直接下載一個軟件進(jìn)行搜查來得迅速，這就是隨著時代變遷網(wǎng)絡(luò)給我們帶來的便捷。

2.信息化管理在水電工程檔案能夠節(jié)約時間，提升效率

信息化管理在水電工程檔案中的應(yīng)用，能夠很好地節(jié)約資本、人力和物力。它僅僅需要一臺計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)制作表格，僅僅依靠簡單的數(shù)字和圖畫，就能清晰明白地記錄水電工程檔案。同時，它不再需要人力一筆一劃的寫，一點(diǎn)一滴的手繪，優(yōu)化了操作記錄過程，能夠節(jié)約很多時間。以往我們對書的保存成為難題之一，書籍的保存往往是曬不得、潮不得，保存它對環(huán)境的要求較高。它不能放在角落，以免老鼠啃，撕毀書籍;也不能放在潮濕的地方，以免受潮紙張破損，或者粘結(jié)成一塊兒，而不易翻動;同時還需定期清理這些書籍，以免灰塵覆蓋，污染字跡;再者，如果保存時間過久，還會造成字跡不清晰等現(xiàn)象。綜上所述，保存書籍是一個艱難的問題。同理，如果水電工程檔案繼續(xù)沿襲僅僅依靠人力手動的老方法記錄，實(shí)在弊端良多。

如今社會在不斷的更新變化，人們不斷地把科技運(yùn)用于日常生活、學(xué)習(xí)、工作、娛樂等等之中。信息化管理水電工程檔案就是科技進(jìn)步的體現(xiàn)，它能夠完美地避免以往的依靠人力記錄水電工程檔案的弊端。以往可能需要工作一個月、兩個月工作量，現(xiàn)在在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的幫助下，很可能只需要兩三個小時就能完成。而且所有存放在計(jì)算機(jī)內(nèi)部的有關(guān)知識，客觀上來講不占用任何空間。電腦還是原來所占的空間，不需要專門建立倉庫進(jìn)行信息存儲，甚至以往需要存放的幾萬盒水電工程的檔案，現(xiàn)在能夠壓縮到僅僅一兩個G的電腦儲存空間。僅需幾秒就可以任意調(diào)用有關(guān)水電工程建設(shè)的所有檔案，科技為我們帶來不可估量的便捷。

3.水電工程檔案工作信息化的借鑒意義

水電工程檔案工作的信息化證明水電工程信息規(guī)劃的集中，這樣再建立水電工程的時候，可以依據(jù)氣候、地理位置、蓄水時期等等進(jìn)行綜合檢索，找到相似的情況，結(jié)合最新的建筑原理進(jìn)行設(shè)計(jì)，修改方案，從而節(jié)省時間。同時記錄水電工程檔案的信息化，能夠幫助利用者更加容易地了解一些工程材料的耐腐蝕性能以及絕緣性能等，為后續(xù)的修復(fù)或重建等提供有力的依據(jù)。

4.水電工程檔案工作信息化能夠節(jié)約政府資金

以往人們需要查閱資料時，只能去圖書館借閱，而現(xiàn)在水電工程檔案工作信息化則更加方便了知識的傳播，同時也能減少政府對檔案室建設(shè)的財(cái)力投資，減少不必要的開支。

二、信息化管理水電工程檔案所帶來的便捷

1.水電工程檔案信息化的建設(shè)具有社會意義和生態(tài)意義

水電工程是一項(xiàng)造福全人類的工程，它具有蓄水、儲存、灌溉、發(fā)電、旅游等一系列妙用。它是豐富的可再生資源，對環(huán)境友好、生態(tài)友好。水電工程檔案信息化的建設(shè)給后人對水電工程的相關(guān)資料查詢考證利用提供了便捷。

2.水電工程信息化的建設(shè)給職能部門帶來的效率

（1）水電工程檔案信息化管理省時省力

傳統(tǒng)檔案管理人員手工收集、整編、管理、利用，工作量大、效率很低，費(fèi)力費(fèi)時。實(shí)行信息化管理后，檔案管理達(dá)到自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需要一次錄入便可多次利用，在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便打印相關(guān)文字材料、單據(jù)、匯總表等、檔案脊背、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由檔案信息管理系統(tǒng)處理，極大地提高了管理人員的效率。

（2）檔案檢索方便

傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需要的檔案，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳查詢方式，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（3）有效提供服務(wù)

水電工程檔案管理的信息化，使工程項(xiàng)目管理人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案，提高了工作效率，同時檔案的信息化便于項(xiàng)目管理人員的二次利用和開發(fā)，提高了科學(xué)護(hù)發(fā)管理的工作效率和競爭力，檔案職能部門不再是單純檔案保管，而是企業(yè)的內(nèi)部信息中心。

三、結(jié)束語

運(yùn)用信息化管理水電工程檔案，具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

總體而言，新時代網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)嚴(yán)重沖擊到了我們的生活，作為新時代的弄潮人，我們應(yīng)該勇敢地緊跟時代的浪潮，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理水電工程檔案工作。這就需要相關(guān)機(jī)構(gòu)工作人員對于不同難以解決的問題，充分了解信息化的優(yōu)勢，合理地采用相關(guān)機(jī)制，積極創(chuàng)作適宜的方案，提升信息管理水平和安全保護(hù)意識，從而推動水電企業(yè)更好的發(fā)展。盡管我們在摸索新方法的道路上可能不是一帆風(fēng)順，但一定要努力克服弊端，擴(kuò)大優(yōu)勢，爭取在信息化管理水電工程檔案工作做出一番更優(yōu)異的成績。

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