基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景探索高校檔案利用服務(wù)開(kāi)放、共享創(chuàng)新

任世忠 劉瑞強(qiáng)

摘 要：21世紀(jì)信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，各類新技術(shù)與新應(yīng)用層出不窮，其中以互聯(lián)網(wǎng)為依托創(chuàng)新一個(gè)又一個(gè)的奇跡。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理人員如何應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)+創(chuàng)新檔案管理工作，使檔案充分發(fā)揮自身效能，與現(xiàn)實(shí)緊密結(jié)合，使用戶感受到檔案的價(jià)值與方便，這是一項(xiàng)亟待探究的重點(diǎn)課題。基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下分析并探究高校檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，并提出具體的共享創(chuàng)新策略，旨在促進(jìn)高校檔案能夠提供開(kāi)放式服務(wù)，充分發(fā)揮自身價(jià)值與功能。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;高校檔案;利用服務(wù);開(kāi)放;共享;創(chuàng)新

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)高校檔案利用服務(wù)的重要性

互聯(lián)網(wǎng)+對(duì)于高校檔案管理工作有著至關(guān)重要的意義，它能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使檔案管理工作發(fā)生天翻地覆的改變，有助于打造服務(wù)公眾的檔案管理工作平臺(tái)。提供開(kāi)放式檔案服務(wù)，加強(qiáng)檔案信息與價(jià)值的共享，有助于解決高校檔案發(fā)展的多類問(wèn)題。由于近幾年高校檔案工作呈現(xiàn)不斷發(fā)展趨勢(shì)，雖然有關(guān)高校檔案利用服務(wù)的相關(guān)研究逐步升溫，但是數(shù)量卻差強(qiáng)人意，視角并不寬廣，大部分探究是基于某一方面，例如基于服務(wù)視角或者是技術(shù)視角展開(kāi)探究。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案應(yīng)用服務(wù)存在的不足之處

1.缺乏“互聯(lián)網(wǎng)+”工作思維

互聯(lián)網(wǎng)+檔案是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)在高校檔案管理中的有效應(yīng)用，這種應(yīng)用并不是互聯(lián)網(wǎng)與檔案的簡(jiǎn)單相加，而是在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用搜索工具查找檔案，稱之為互聯(lián)網(wǎng)+檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)+檔案代表著傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，逐步轉(zhuǎn)型升級(jí)為現(xiàn)代化檔案服務(wù)，在轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中，主要包括開(kāi)發(fā)并利用檔案信息資源有效實(shí)現(xiàn)檔案工作的跨界融合與開(kāi)放協(xié)同工作，同時(shí)也包括檔案利用服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新。

但是檔案管理工作不能夠有效地與服務(wù)意識(shí)相互融合，缺乏互聯(lián)網(wǎng)和工作思維相互聯(lián)系的意識(shí)，導(dǎo)致服務(wù)工作無(wú)法有效的進(jìn)行提升，服務(wù)質(zhì)量也無(wú)法得到拓展。

2.存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，既有利也有弊。所以互聯(lián)網(wǎng)能夠給高校檔案資源利用提供快速查詢、及時(shí)調(diào)用的便利，同時(shí)也可能隱藏著巨大的不安全因素與網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源應(yīng)用情況而言，數(shù)字檔案面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)，由于互聯(lián)網(wǎng)上各類信息良莠不齊，再加之互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放共享這一特征，所以難免會(huì)存在各式各樣的網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題，必須要引起我們的重視，雖然這一問(wèn)題難以避免，但是卻可以進(jìn)行有效規(guī)避。

3.在線服務(wù)工作質(zhì)量較差

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的高校檔案管理部門應(yīng)用檔案門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了信息公開(kāi)與預(yù)約查檔、信息推送與在線留言等各類信息服務(wù)。通過(guò)提供各類服務(wù)有助于精簡(jiǎn)查檔手續(xù)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用服務(wù)方式，有效地加強(qiáng)人員與檔案之間的聯(lián)系，為檔案管理工作人員帶來(lái)諸多的方便，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是當(dāng)前高校檔案部門在線服務(wù)，卻缺乏以線下為基礎(chǔ)的工作支撐，提供的線上服務(wù)內(nèi)容與信息極為有限，線下資源與線上服務(wù)間存在脫節(jié)現(xiàn)象，用戶滿意度較低。部分高校檔案部門即便能夠提供在線檔案預(yù)約服務(wù)，但是大部分用戶在提交檔案預(yù)約申請(qǐng)后，通常難以得到高校檔案部門及時(shí)反饋的信息，通常是在預(yù)約之后，需要親自去高校檔案部門調(diào)取檔案，所以此種在線檔案預(yù)約服務(wù)形同虛設(shè)，也難以在高校檔案利用工作中得到有效應(yīng)用，無(wú)法發(fā)揮真正效能。

4.檔案利用現(xiàn)代化程度低

目前大部分高校檔案利用服務(wù)現(xiàn)代化程度較低，高校檔案管理室主要是檔案管理和應(yīng)用這兩環(huán)節(jié)，由于檔案管理工作缺乏相對(duì)應(yīng)的專業(yè)性指導(dǎo)，檔案管理室過(guò)于落后，無(wú)法利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理和應(yīng)用，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作的重要性，并且在學(xué)校的建設(shè)過(guò)程中缺乏對(duì)檔案管理室的技術(shù)設(shè)備安裝和應(yīng)用，從而無(wú)法真正提高檔案的存儲(chǔ)和使用水平，檔案管理人員缺乏相對(duì)應(yīng)的專業(yè)性，服務(wù)意識(shí)較低，無(wú)法進(jìn)行細(xì)致耐心的檔案管理工作，并且不能夠及時(shí)的創(chuàng)新和提升，使得檔案在規(guī)定時(shí)限存在眾多的問(wèn)題，甚至?xí)?dǎo)致工作遺漏或重復(fù)。由于高校檔案大部分是紙質(zhì)檔案，以原始的狀態(tài)保存于庫(kù)房之中，在檔案查詢過(guò)程中通常需要手工翻動(dòng)，而且檔案管理室也難以進(jìn)行系統(tǒng)的封閉和維護(hù)，很容易將檔案保護(hù)不當(dāng)，出現(xiàn)破損和老化，再加之檔案管理缺乏相對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新和改善，基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較為落后，大部分只是配備了溫度計(jì)和空調(diào)常規(guī)設(shè)備，卻極少配備現(xiàn)代化數(shù)字柜或者是消防控制系統(tǒng)等等，所以在保管過(guò)程中極容易出現(xiàn)檔案資源丟失、破損等問(wèn)題。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案利用服務(wù)開(kāi)放、共享創(chuàng)新策略

1.加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案宣傳，提高工作人員檔案認(rèn)知度

由于高校檔案的利用人員大部分是在校師生，也有校友或者是社會(huì)人員，如果檔案利用人員無(wú)法了解學(xué)校的檔案機(jī)構(gòu)，也并未了解學(xué)校的檔案資源，難以正確有效應(yīng)用檔案解決實(shí)際問(wèn)題。所以高校必須加強(qiáng)檔案服務(wù)的宣傳，才能夠科學(xué)有效地提供檔案服務(wù)。高?？梢詷?gòu)建檔案網(wǎng)站以及檔案微博、播放屏幕、網(wǎng)絡(luò)直播等各類新媒體平臺(tái)，加強(qiáng)學(xué)校檔案的宣傳以及校史和相關(guān)知識(shí)的普及與教育。通過(guò)進(jìn)行多形式的檔案宣傳教育，才能夠有效發(fā)揮檔案文化教育功能，使檔案利用人員認(rèn)識(shí)到檔案資源的服務(wù)內(nèi)容以及相關(guān)程序、作用及價(jià)值，切實(shí)提高檔案認(rèn)知程度與利用效率。

2.設(shè)置檔案利用服務(wù)方案，搭建好檔案利用服務(wù)平臺(tái)

基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，高校檔案部門必須樹(shù)立互聯(lián)網(wǎng)思維，并且以大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等各項(xiàng)技術(shù)為依托，有效規(guī)劃?rùn)n案利用服務(wù)方案，開(kāi)發(fā)更加便捷且快速的服務(wù)模式。例如，針對(duì)校內(nèi)用戶，高?？梢越⑿?nèi)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)設(shè)立檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)校內(nèi)檔案的收集管理及應(yīng)用工作，幫助檔案管理工作，針對(duì)于數(shù)字檔案的管理和儲(chǔ)存以及數(shù)據(jù)之間的傳輸和數(shù)據(jù)之間的保護(hù)，提高安全性，更方便用戶的使用和學(xué)習(xí);對(duì)于校外的檔案利用者，可以構(gòu)建以學(xué)校為中心的公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)檔案與檔案門戶網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)有效融合，通過(guò)設(shè)置在線咨詢與館藏建設(shè)、在線查閱資料以及檔案預(yù)約、個(gè)性化定制等多元服務(wù)窗口，滿足校外人員的多元檔案應(yīng)用需求。在檔案利用服務(wù)工作中切實(shí)扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)落后的被動(dòng)式服務(wù)觀念，積極主動(dòng)以開(kāi)放的姿態(tài)融入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，提供異地檔案查詢與咨詢、等多元化服務(wù)有助于加強(qiáng)檔案信息的在線互動(dòng)交流。

3.加強(qiáng)各部門協(xié)作交流，推進(jìn)檔案利用服務(wù)工作開(kāi)展

高校檔案部門如果只憑借自身的力量，難以制定科學(xué)完善的互聯(lián)網(wǎng)+檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，所以高校檔案部門必須加強(qiáng)各部門間的交流協(xié)作，可以組織跨學(xué)科與多部門、跨領(lǐng)域等進(jìn)行聯(lián)合攻關(guān)。高校檔案部門以高校數(shù)字校園為依托，有效選取智慧校園的建設(shè)成果，搭建對(duì)外服務(wù)檔案平臺(tái)，以高校師生熟悉的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作。在此基礎(chǔ)上有效借鑒圖情領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究成果，將檔案利用服務(wù)的特殊理念以及體系進(jìn)行規(guī)范創(chuàng)新，引入到數(shù)字檔案信息服務(wù)中。通過(guò)開(kāi)展高校檔案協(xié)會(huì)與中國(guó)檔案協(xié)會(huì)、檔案協(xié)會(huì)等多重機(jī)構(gòu)的協(xié)作與交流，在互聯(lián)網(wǎng)新形勢(shì)下，利用檔案管理工作的理論和實(shí)踐進(jìn)行相互的磨合和提升，使得檔案管理服務(wù)工作能夠與時(shí)代接軌，并且利用信息化進(jìn)行拓展和提升，通過(guò)相應(yīng)的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)更好地完善檔案管理工作的正常進(jìn)行。進(jìn)行聯(lián)合開(kāi)發(fā)檔案利用服務(wù)平臺(tái)或系統(tǒng)，有助于解決系統(tǒng)的兼容性，切實(shí)提高網(wǎng)絡(luò)安全防范能力，有助于確保數(shù)字檔案信息資源安全。通過(guò)加強(qiáng)國(guó)際與檔案行業(yè)間的交流合作，積極有效的學(xué)習(xí)并借鑒國(guó)內(nèi)外高校先進(jìn)的檔案利用工作理論及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷地結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行完善，才能夠推動(dòng)檔案利用服務(wù)工作實(shí)際性開(kāi)展。

4.加強(qiáng)檔案利用服務(wù)信息化管理，優(yōu)化現(xiàn)代化服務(wù)環(huán)境

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，高校提供檔案利用服務(wù)，必須要有豐富的檔案資源，能夠?qū)崿F(xiàn)查什么有什么這一目標(biāo)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)應(yīng)用現(xiàn)代化條件，在各部門檔案管理系統(tǒng)中，確保系統(tǒng)能夠有效的銜接和半互通，還可以將各類信息進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和整理，實(shí)行有效的分類。在管理的過(guò)程中避免信息傳遞不夠及時(shí)和信息管理不夠整齊，使得檔案管理工作無(wú)法正常的進(jìn)行。所以利用信息化管理平臺(tái)能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案更加有利于信息的保存和傳播。擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，精簡(jiǎn)檔案管理的流程，更加便捷和高效地提高檔案管理的完整性和多元性，從而在檔案共享的過(guò)程中更加便捷和開(kāi)放。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，高校檔案資源利用服務(wù)面臨著新的發(fā)展契機(jī)。如何使檔案服務(wù)工作結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展思維，是高校檔案部門亟待探究的重點(diǎn)問(wèn)題。高校領(lǐng)導(dǎo)人員必須正確認(rèn)識(shí)檔案資源利用服務(wù)工作的重要意義，樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，積極有效地學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)操作技術(shù)。高校檔案管理服務(wù)工作，應(yīng)當(dāng)隨著科學(xué)社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，利用先進(jìn)的電子技術(shù)和二維碼掃描技術(shù)來(lái)提高檔案服務(wù)的管理。

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作者簡(jiǎn)介：任世忠（1964-），男，漢族，山東省臨沂市，博士，教授，碩士生導(dǎo)師，研究方向：檔案學(xué);

劉瑞強(qiáng)（1972-），男，漢族，山東省臨沂市，副研究館員，研究方向：檔案管理。